تسجيل اللاجئين في حالات الطوارئ

أهداف الحماية

يساعد التسجيل في حالات الطوارئ في ضمان:

• حصول الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية على الحماية الأساسية الأولية من الاعتقال التعسفي والتجنيد القسري والاحتجاز والطرد.
• تحديد ذوي الاحتياجات الخاصة وإحالتهم للحصول على خدمات الحماية المؤاتية.
• التخطيط لتدخلات الحماية والمساعدة وتنسيقها.
• إصدار الوثائق للأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية و/أو حكومة بلد اللجوء.

المبادئ والمعايير الجوهرية

في حين تتحمل الدول المسؤولية الرئيسية المتعلقة بالتسجيل، إلا أنه يمكن أن تقدم المفوضية المساعدة من خلال تنفيذ التسجيل أو التخطيط له، وذلك سواء بصورة مشتركة مع الحكومة أو بالنيابة عنها. ويمكن للمفوضية أيضاً إجراء عملية التسجيل بصورة مستقلة بما يتوافق مع ولايتها.

وفي حالات الطوارئ، يجب استخدام معايير التسجيل الخاصة بالمفوضية لتقييم الثغرات في أنظمة التسجيل القائمة والتخطيط لعمليات التسجيل في حالات الطوارئ وتحديد تداعيات القرارات على الحماية وتحديد أولويات موارد التسجيل بالشكل المناسب. انظر معايير التسجيل الخاصة بالمفوضية (UNHCR Registration Standards).

لا يُعدّ التسجيل شرطاً مسبقاً لتقديم المواد الغذائية أو أي شكل من أشكال المساعدة المقدّمة إلى الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية. وينطبق ذلك أيضاً على الحالات التي تنطبق عليها أحكام مذكرة التفاهم المبرمة بين المفوضية وبرنامج الأغذية العالمي.

مخاطر الحماية

قد تؤدي أنشطة التسجيل في حالات الطوارئ والتي يتم تنفيذها من دون إجراء التخطيط الملائم أو توفير الموارد أو الخبرات المناسبة على أرض الواقع إلى نقص في التسجيل أو إلى تسجيلات متعددة. وقد يؤدي ذلك إلى نتائج تعيق أو تحول دون تقديم المساعدة في مجال التخطيط للسكان وإدارتهم واستجابات الحماية الفعّالة.

مخاطر الحماية المرتبطة بعدم التسجيل:

• قد لا يستطيع الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية الحصول على الخدمات أو المساعدة في حال لم يتم تسجيلهم
• يمكن أن يتعرض الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية للاحتجاز والاعتقال أو قد يتم طردهم.

مخاطر الحماية المتعلقة بالتسجيل:

• تسليط الضوء على الأفراد: قد لا يرغب طالبو اللجوء واللاجئون في تسجيل أنفسهم خوفاً من التعرّف عليهم من قِبل الحكومات أو المجتمعات المحلية.
• الأمان: قد يؤدي عدم تصور أو التخطيط لعملية التسجيل بشكل جيد إلى تعرض اللاجئين وطالبي اللجوء والموظفين إلى خطر جسدي. وعلى سبيل المثال، إذا تم إجراء التسجيل في مواقع قريبة جداً من الحدود، قد تكون العناصر المسلحة منتشرةً في المكان أو قد تتدخّل في أنشطة التسجيل.
• تحديد الأولويات: لا يجب منح الأولوية للتسجيل على حساب إنقاذ الأرواح كما لا يجب اعتباره شرطاً مسبقاً لتقديم المساعدة المنقذة للحياة. وعندما تكون الأنشطة الملحة ضروريةً، أو عندما لا تُطبّق الاستجابة الإنسانية بالكامل، قد يكون هناك حاجة إلى تأخير أنشطة التسجيل.
• الرحلة: إذا لم يكن اللاجئون قد وصلوا إلى الوجهة النهائية المرجوة، قد تعيق إجراءات التسجيل رحلتهم للوصول إلى بر الأمان. وقد يزيد هذا الأمر أيضاً من خطر التسجيلات المتعددة.
• أخطاء الإدراج والاستبعاد: قد لا يكون الأشخاص الذين يجب تسجيلهم قادرين على التسجيل أو راغبين في ذلك (أخطاء الاستبعاد)؛ وقد يُسجّل أشخاص لا يجب أن يُسجّلوا على غرار المواطنين أو المقاتلين (أخطاء الإدراج).

مخاطر أخرى

يؤدي سوء التسجيل في حالات الطوارئ إلى تحديد غير دقيق لعدد السكان. وقد ينعكس ذلك سلباً على:

• فعالية ودقة توقيت استجابة المفوضية أو الحكومة أو الشركاء في مجال تقديم الحماية والمساعدة.
• مصداقية العملية ما من شأنه أن يعيق جهود حشد الدعم مع الحكومات والجهات المانحة.

للحدّ من المخاطر المذكورة أعلاه، يُرجى العودة إلى قسم "الخطوات الأساسية" المذكور أدناه.

نقاط اتخاذ القرارات الرئيسية

لِم يُطبّق التسجيل؟ يجب تحديد أهداف التسجيل في حالات الطوارئ إلى جانب أهداف الحماية بالتشاور مع الزملاء الآخرين المعنيين بالحماية وكبار المدراء المسؤولين عن مرحلة الاستجابة في حالات الطوارئ. وتشمل الأسئلة المهمّة التي يجب طرحها: ما هي الغاية من التسجيل؟ منَ هم الأشخاص الذين يتم تسجيلهم؟ كيف ستُستخدم المعلومات؟ ما هي البيانات المتاحة وما هي المعلومات الضرورية؟ ستساعد هذه الأسئلة في: تحديد البيانات التي يجب جمعها، وجمع البيانات مع التركيز على العناصر الأكثر أهميةً، وتصميم منهجية تسجيل قوية. ولدى تحديد أهداف التسجيل في حالات الطوارئ، يجب الأخذ في الاعتبار أنّ أنشطة التسجيل التي تتم خلال حالات الطوارئ ستشكل أساس أنشطة التسجيل اللاحقة. ويجب أن تتوقّع الأهداف الاحتياجات المحتملة على المدى الطويل.

مَن سيشارك في التسجيل؟ ينخرط عدد كبير من أصحاب المصالح في أنشطة التسجيل بما في ذلك الحكومات والشركاء التشغيليون ومجتمع النازحين. ولنجاح عملية التسجيل، من الضروري تحديد أصحاب المصالح الرئيسيين، وعند الإمكان، ضمان فهم وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم في ما يتعلق بالتسجيل بشكل واضح. وكحدّ أدنى، يجب أن تكون أدوار السلطات الوطنية والأشخاص الذين سيتم تسجيلهم واضحةً بالكامل؛ ويجب أن يشاركوا في تصميم وتنفيذ أنشطة التسجيل على حدّ سواء. وتلبي أنشطة التسجيل احتياجات العديد من مقدّمي المساعدة والخدمات. وستحدّد ترتيبات تشارك البيانات المعلومات التي يجب جمعها وكيفية حمايتها وإدارتها. ويمكن للشركاء أيضاً تقديم موارد وخبرات قيّمة لأنشطة التسجيل.

كيف سيُطبّق التسجيل؟ يتطلّب تحديد منهجية التسجيل المناسبة والموارد الضرورية ذات الصلة (المواقع، طرق إجراء المقابلات، التوقيت، المعدات، التوظيف، التدريب، المعلومات المطلوبة، إجراءات تقديم الشكاوى، اجتلاب البيانات، الميزانيات) الوقت وفهم الحماية والبرامج والإدارة وتكنولوجيا المعلومات والتسجيل. ويجب تشكيل فريق لتصميم وتحقيق نتائج تسجيل ناجحة.

الخطوات الرئيسية

يتعين تطبيق عملية التسجيل الرسمي في الأشهر الثلاثة الأولى من تدفّق اللاجئين وذلك وفقاً لمعايير التسجيل التي تتبعها المفوضية. وكهدف يجب السعي إلى تحقيقه، يتعين أن يبدأ التسجيل في حالات الطوارئ، في غضون سبعة أيام من التدفق الأولي. وبما أنّ عدد السكان يزداد مع مرور الوقت، يجب أن تدعم إجراءات التسجيل والبنى التحتية احتياجات التسجيل طيلة فترة حالة الطوارئ.

يعتبر التسجيل مكلفاً من حيث الموارد المادية والبشرية وهو يتطلب تخطيطاً جيداً من قِبل أشخاص مدربين جيداً. ويجب تنفيذ أنشطة التسجيل من قِبل مسؤولين مؤهلين في مجال التسجيل.

إجراء تقييم أولي: ما هو الوضع الحالي لإدارة بيانات الأفراد؟
يعتبر التسجيل جزءاً من النهج الشامل المعتمد لإدارة بيانات الأفراد في عملية محدّدة، وهو مرتبط ارتباطاً وثيقاً بالأنواع الأخرى من إدارة بيانات الأفراد. وهو يشمل التقدير وتقييم الاحتياجات وتعقّب التحركات وإعداد التقارير الإحصائية. ولا يمكن التخطيط لأنشطة التسجيل من دون الحصول على المعلومات الأساسية المرتبطة بالحجم التقريبي للفئات المتضررة وديناميكيات تحركات الأفراد والمعلومات السياقية بشأن الأماكن التي استقر وأقام فيها اللاجئون فيها في بلد اللجوء وكيفية قيامهم بذلك.

من الضروري توحيد وتقييم البيانات الأساسية القائمة. ويساهم كل من استخدام مصادر متعددة لجمع البيانات والقيام بأنشطة المراقبة المؤاتية للحدود في تحديد وتقييم الثغرات المحتملة. وينبغي وضع قوائم بنقاط الدخول الرسمية وغير الرسمية، وتقدير عدد الوافدين يومياً إلى كلّ نقطة دخول، وتأكيد أنماط وطرق الوصول، وتحديد الوجهات المحتملة، وتوقّع مواصفات الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية.

قد يكون من الضروري تقدير حجم ومواصفات السكان في حال عدم توفر أي سجلات أو مصادر أخرى للمعلومات. انظر المدخل حول تقنيات تقدير عدد السكان.

يجب تصميم استراتيجيات تسجيل من أجل تسجيل الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية أينما كانوا يقيمون في بلد اللجوء. وقد يستقر الوافدون الجدد في القرى الريفية أو المخيمات أو المناطق الحضرية. وعندما يكون مكان إقامة الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية في المخيمات أو التجمعات الشبيهة بالمخيمات، يجري التسجيل عادةً في الموقع. وعندما ينتشر اللاجئون في المناطق الريفية أو الحضرية، يُعدّ رسم خرائط المواقع أو القرى التي يقيم فيها اللاجئون خطوةً ضروريةً عندما يجري التخطيط للتسجيل. ويتعين تحديد المواقع المركزية التي يمكن التسجيل فيها بالقرب من مجموعات القرى، والطلب منها نشر فرق تسجيل متجولة. ثمة قيود مفروضة على التسجيل المتنقل. ومن غير الممكن إجراء التسجيل في المنازل أو القرى عندما تكون المواقع غير معروفة والموارد محدودة والاستجابة السريعة ضرورية.

وضع استراتيجية للتسجيل: لِمَ يُطبّق التسجيل؟
بغض النظر عن السياق التشغيلي، يجب أن تشكل استراتيجية التسجيل إطار تنفيذ التسجيل الفردي في حالات الطوارئ بشكل متسارع وجمع البيانات الدنيا الخاصة بالأفراد فضلاً عن بيانات محدودة على مستوى الأسر على النحو المبيّن أدناه.

ويُعدّ التسجيل نشاطاً معقّداً ومتعدّد الاختصاصات. ومنذ البداية، يجب إعداد وتنفيذ أنشطة التسجيل بالتعاون مع الزملاء المعنيين بالحماية والزملاء في البرامج وأقسام الإدارة والتوريد.
يكون موظف التسجيل مسؤولاً عن تصميم وتقديم استراتيجية تسجيل في حالات الطوارئ قائمة على التخطيط للطوارئ (إن وُجد). وتُعدّ استراتيجية التسجيل وثيقةً (أو مجموعة من الوثائق) تحدّد أهداف التسجيل على صعيد الحماية وعلى الصعيد التشغيلي؛ وتحلّل المخاطر التي يواجهها الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية والموظفون (انظر أعلاه)؛ وتصف البيانات التي ينبغي جمعها وطرق التسجيل التي يجب استخدامها والمواقع التي سيُطبّق فيها التسجيل؛ وتحدّد شروط التوظيف ومتطلبات الدعم الفني، وأدوار ومسؤوليات أصحاب المصالح، والمتطلبات المالية والمعدات المطلوبة.

بالتشاور مع الزملاء الآخرين المعنيين بالحماية، يجب تحديد المعايير التي يعتبر بموجبها الأفراد مؤهلين للتسجيل وآليات إحالة الأشخاص غير المؤهلين إلى الهيئات المناسبة. ويمكن لموظفي تحديد صفة اللجوء تقديم المساعدة بصورة خاصة في مجال تحديد مجموعة البيانات التي يجب جمعها والمعايير التي ينبغي تطبيقها. ويجب التأكد من الترويج لهذه المعايير في الحملة الإعلامية وتوثيقها في إجراءات التشغيل المعيارية. ويتعين الاتصال بكبير موظفي التسجيل الإقليميين أو قسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني/المقر الرئيسي للحصول على المشورة.

يجب تحليل ومناقشة البيانات التي يحتاج إليها الشركاء الأساسيون الآخرون لضمان إمكانية تطبيق التدخلات الضرورية في مجالي الحماية والمساعدة بفعالية أكبر مع الحد من تعرض الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية للخطر قدر الإمكان. وعلى سبيل المثال، يمكن التشاور مع الشركاء المعنيين بالتغذية والصحة ومجالات أخرى وإشراكهم في أنشطة التسجيل. ومن شأن ذلك أن يجعل الاستجابة الإنسانية والموارد المستخدمة أكثر فعاليةً ويساعد في الحد من ازدواجية الجهود.

اختيار المواقع وإعداد مرافق التسجيل: المكان الذي سيتم فيه التسجيل
لا يجب إجراء التسجيل في المعابر الحدودية حيث يجب إعطاء الأولوية فيها للحفاظ على سلامة وأمن اللاجئين وطالبي اللجوء (انظر مخاطر الحماية أعلاه). يجري التسجيل عادةً في المواقع أو مرافق الاستقبال الأولية المنشأة على بُعد مسافة قصيرة من الحدود أو في الوجهات النهائية في بلد اللجوء. وقد يساهم إصدار بطاقات رمزية للعائلات على الحدود في مساعدة اللاجئين على الوصول إلى وجهاتهم النهائية بأمان حيث يجب القيام بالتسجيل.

ويجب على مرافق الاستقبال أن تحرص دائماً على الحفاظ على سلامة وكرامة الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية وسلامة وأمن الموظفين.

لدى اختيار موقع الاستقبال أو التسجيل، يجب الأخذ في الاعتبار ما يلي:

• إمكانية الوصول إلى اللاجئين والموظفين
• خيارات للإحالات الطبية الملحة
• المسافة من الحدود ومن مكاتب المفوضية
• متطلبات الأمن (التواصل مع الاستشاريين في مجالي الإدارة والسلامة في الميدان)

يجب الطلب من أعضاء فريق التسجيل القيام بزيارات منزلية للتأكّد من تسجيل الأفراد الذين يواجهون صعوبات في الوصول إلى مواقع التسجيل.

يجب التأكد من أنّ المساحة كافية لاستيعاب العدد المقدّر من الأفراد الذين يجب تسجيلهم بما في ذلك مناطق الانتظار الواقعة بين مختلف مناطق معالجة الطلبات. ويتعين الأخذ في الاعتبار احتمال ارتفاع الطلب على التسجيل.

يتعين تصميم الموقع بطريقة تسمح للأفراد بالتنقل بسرعة خلال عملية التسجيل.

في موقع التسجيل، يتعين توفير ما يلي:

• طوابير منفصلة لمختلف طلبات المعالجة (طابور واحد للأفراد الذين سيُستدعون من جديد، وطابور آخر للأشخاص الذين من المقرر معالجة طلباتهم في اليوم المحدّد إلخ).
• التفتيش الأمني للتأكّد من أنّ مناطق الاستقبال والتسجيل خالية من السلاح.
• مساحة ملائمة للموظفين المتخصصين من أجل تحديد الأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة ومنحهم الأولوية (على سبيل المثال مكتب حماية يتواجد فيه دائماً موظفو حماية يتمتعون بالأهلية).
• مداخل ومخارج منفصلة لضمان تدفق العمليات في اتجاه واحد.
• أمكان مغطاة أو وسيلة تدفئة، والحماية من عناصر الطبيعة، ومناطق انتظار مع توفير مقاعد كافية.
• مرافق منفصلة للصرف الصحي للرجال والنساء وإمدادات مؤاتية من المياه والكهرباء والإضاءة.
• مساحة خاصة للأمّهات المرضعات، ومساحة صديقة للأطفال خاضعة للمراقبة (إذا أمكن).
• مساحات لإجراء المقابلات تضمن السرية.
• مناطق تخزين آمنة لمعدات وملفات التسجيل.
• منطقة منفصلة للفحص الطبي واللقاحات بالعمل مع الشركاء الصحيين على النحو الملائم.
• ضبط الحشود على نحو مخطّط له باستخدام شركات أمن أو موظفين أمنيين تابعين للبلد المضيف أو من خلال الحصول على مساعدة قادة المجتمع أو المنظمات غير الحكومية.
• أسيجة أو حواجز بسيطة للحدّ من ضغط الجماهير.
• أنظمة اتصالات ملائمة على غرار مضخمات أو مكبرات الصوت في المواقع الكبيرة.

تحديد المعلومات الأسرية والبيانات الفردية المطلوبة: المعلومات التي يجب التحقق منها أو جمعها
يمكن جمع البيانات الأساسية على مستوى الأسر في أقرب وقت ممكن للتمكّن من إعداد خطط وجداول مناسبة لنقل الوافدين الجدد إلى مواقع أخرى بشكل منظم وإجراء تسجيل فردي في حالات الطوارئ في الوجهة النهائية. ولكنّ جمع المعلومات على مستوى الأسر وحده (المشار إليه أيضاً بـ "المستوى 1") لا يُعتبر تسجيلاً رسمياً نظراً للأغراض التي تتخطى تلك المحدّدة في القسم 5.1.1 من دليل التسجيل.

المعلومات الجماعية (الأسر، العائلات، أو الحالات) التي يجب جمعها:

• إسم ممثلَي الأسرة (عادةً رجل واحد وامرأة واحدة)
• حجم العائلة
• التصنيف بحسب نوع الجنس والعمر
• الاحتياجات المحددة للعائلة أو الأسرة
• رقم البطاقة الرمزية (أو أي بطاقة معرّفة أخرى صادرة للمجموعة)

في الوجهة النهائية، يتعين تسجيل كافة الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية بشكل فردي إذا لم يكن ذلك ممكناً من قبل.
تشمل مجموعة البيانات الدنيا التي ينبغي جمعها أو التحقق منها لتشكل بيانات التسجيل الفردي في حالات الطوارئ:
لمقدّم الطلب الأساسي أو رب الأسرة في المجموعة (عادةً أسرة أو عائلة):

• مكان المنشأ
• تاريخ الوصول
• تاريخ التسجيل
• رقم التعريف عن الأسرة (رقم البطاقة الرمزية أو رقم بطاقة التموين أو رقم استمارة التسجيل إلخ)
• الموقع في بلد اللجوء
• رقم وثيقة الهوية الوطنية الفردية (إن وُجدت)
• العنوان ورقم الهاتف (إن وجد)

لكافة أفراد المجموعة، بما في ذلك مقدم الطلب الأساسي أو رب الأسرة:

• إسم الفرد
• نوع الجنس
• تاريخ الولادة
• العلاقة بمقدّم الطلب الأساسي أو رب الأسرة
• احتياجات الحماية المحددة
• الصورة (يوصى بها جداً)
• السمات البيولوجية (يوصى بها)

يوصى باستخدام السمات البيولوجية منذ بداية حالة الطوارئ لتجنب التسجيلات المتعددة والتحقق من الهويات عندما لا تتوفر أي نقاط مرجعية أخرى (على غرار وثائق الهوية الوطنية). يجب الاتصال بقسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني للحصول على التوجيهات والمساعدة في وضع أنظمة لإدارة الهويات.

يمكن جمع بيانات إضافية على المستوى الجماعي بحسب السياق، إلا أنه لا يتم تشجيع ذلك بشكل عام. وبحسب الوضع، يمكن أن تكون البيانات الفردية الإضافية أساسيةً أو مهمّةً لعمليات الحماية أو برامج المساعدة؛ ولكنّ جمع البيانات الإضافية من الأفراد سيزيد من الوقت المستغرق والموارد الضرورية لتنفيذ أنشطة التسجيل.

يتعين تعديل استمارة التسجيل بحسب الاقتضاء وتجربة الاستمارات قبل استخدامها على نطاق واسع. سيساهم ذلك في توفير الوقت خلال التسجيل من خلال التأكد من استخدام الاستمارات والأسئلة وجداول الرموز والوسائل المساعدة للموظفين الذين يجرون المقابلات بفعالية أكبر.

فور إنشاء مجموعة البيانات، يتعين اعتماد الرموز المعيارية للمفوضية من أجل إعداد وثيقة مرجعية لاستخدامها من قِبل موظفي التسجيل وإجراء المقابلات. ويجب استخدام الرموز نفسها لإنشاء قاعدة بيانات التسجيل (مستويات المواقع، المجالات الإلزامية، القيم الافتراضية، النماذج).
يتعين التأكد من توافر المعلومات المتسقة والمصنفة بشكل ملائم لكل من بلد اللجوء وبلد المنشأ. وقد يكون هناك حاجة إلى وضع أنظمة أساسية خاصة بعناوين اللاجئين في مخيّم محدّد إذا لم تكن متاحةً.

وضع إجراءات التشغيل المعيارية: توثيق كيفية القيام بالأمور
تحدّ إجراءات التشغيل المعيارية من خطر تحوّل آليات التسجيل إلى آليات ذاتية أو مقيّدة أو غير متسقة. وهي توضح الأدوار المحدّدة للأفراد والشركاء (بما في ذلك وكالات الأمم المتحدة والمنظمات غير الحكومية) وتجعل عملية التسجيل أكثر خضوعاً للمساءلة وتحدّ من التبادل غير المؤاتي للمعلومات ومن المخاطر المحيطة بحماية البيانات.
يتعين صياغة إجراءات التشغيل المعيارية في أقرب وقت ممكن:

• وصف موجز لخطوات عملية التسجيل ومعايير قبول تسجيل الأفراد على النحو المتوافق عليه مع الزملاء الآخرين المعنيين بالحماية.
• وصف أدوار وسلطات ومهام ومسؤوليات كلّ جهة فاعلة منخرطة في التسجيل.
• ذكر عناصر المعلومات التي يجب تسجيلها خلال التسجيل بما في ذلك الاحتياجات المحدّدة المرتبطة بالحماية
• وصف آليات الإحالة في عملية التسجيل.
• وصف الترتيبات الخاصة بمواصلة عملية التسجيل.
• إدراج مخطط خاص بسير العملية يسهّل التحقق من كلّ خطوة في عملية التسجيل.
• إرفاق الاستمارات والنماذج المعيارية ذات الصلة.

وضع آليات لمكافحة الغش وتقديم الشكاوى
يجب أن يشمل التخطيط للتسجيل إجراءات مكافحة الغش من قبل الموظفين. ويجب تقسيم المسؤوليات بشكل واضح وإدراجها في إجراءات التشغيل المعيارية. ويعد كل من الإشراف القوي وآلية تقديم الشكاوى عنصراً مهماً في الإجراءات لتحديد عمليات الغش والحدّ منها.

• يجب جرد مواد التسجيل والاحتفاظ بها بشكل سري وآمن.
• يجب مراقبة المواد والعمليات المرتبطة بإصدار الوثائق وتجديدها بشكل دقيق.

ينبغي وضع آليات سرية لتقديم الشكاوى لتمكين الأفراد من تقديم الشكاوى والإبلاغ عن الأشخاص الذين يدعون بأنّهم لم يتمكّنوا من تسجيل أنفسهم، والإبلاغ عن أي سلوك سيء يظهره الموظفون المعنيون بالتسجيل. ويجب أن تشمل آليات تقديم الشكاوى إجراءات مؤاتية تضمن المتابعة الفعالة.
ويجب على إجراءات تقديم الشكاوى أن:

• تشمل نموذجاً عن استمارة الشكوى
• تضمن استعراض ومتابعة أي شكوى تُستلم، وبأي شكل كانت، بطريقة مؤاتية
• تمنح الأفراد الذين يقدّمون شكوى فرصة التعريف عن أنفسهم أمام الإدارة (إذا كانوا يرغبون بذلك) مع احترام حقهم في عدم الكشف عن هوياتهم إذا كانوا يخافون من الانتقام.
• تسمح لمقدم الشكوى بتقديم الشكوى من خلال موظف آخر غير الموظف الذي تُقدّم الشكوى بحقّه.
• تشجّع الجميع على الإبلاغ عن سوء السلوك في الأنشطة المرتبطة بالتسجيل.

إعداد اتفاقيات تشارك البيانات: تحديد أحكام وشروط تشارك البيانات
غالباً ما تحتاج حكومات البلدان المضيفة والشركاء على غرار برنامج الأغذية العالمي إلى البيانات الخاصة بالتسجيل لتنفيذ أنشطتهم أو ضمان سلامة الأفراد وحمايتهم. ويجب توضيح المسائل المتعلقة بملكية البيانات وحمايتها قبل بدء التسجيل. لضمان تشارك البيانات بالشكل المناسب، من المهمّ جداً لدى تحديد الممارسات المناسبة لتشارك البيانات فهم الطريقة التي ستُعالج من خلالها البيانات والموافقة عليها بالتفصيل. وعندما يكون من المحتمل تشارك البيانات على نطاق أوسع، أو إضفاء الطابع المؤسسي عليه أو تكراره، قد يكون من الضروري التفاوض بشأن اتفاقيات تشارك البيانات مع الشركاء.

يجب أن تكون عملية تشارك البيانات مع الشركاء والمكاتب الأخرى:

• مصممة لتفادي الازدواجية والتعارض والالتباس
• مصممة للحدّ من خطر الغش
• تعكس الأهداف المحددة لجمع البيانات
• متوافقة مع الفوائد المتوقعة
• تستمثل نقاط القوة والفرص ذات الصلة
• تحترم المبادئ الدولية لحماية البيانات

انظر سياسة المفوضية بشأن حماية البيانات الشخصية للأشخاص الذين تُعنى بهم UNHCR Policy on the Protection of Personal Data of Persons of Concern. (سياسة حماية البيانات).

تصميم وإطلاق حملة إعلامية: التأكد من أنّ الأفراد على اطلاع على الفوائد والمخاطر
يعتبر النشر الواضح والمناسب والمنظم للمعلومات المعيارية إجراءً مهمّاً وضرورياً لنجاح عملية التسجيل. فقد لا يكون الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية على علم بحقوقهم وواجباتهم؛ وبالتالي تعتبر الحملات الإعلامية الاستباقية ضروريةً. وتزيد المعلومات الدقيقة من فرص الوصول إلى التسجيل وتحدّ من القلق وتساعد في تجنب سوء الفهم وتضمن مشاركة الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية.

يتعين التأكد من أنّ الحملات الإعلامية تضمّ نهج مراعاة العمر ونوع الجنس والتنوع، ومن أنه يمكن الوصول إلى الفئات المهمشة والمعزولة ومن أن هذه الأخيرة قادرة على فهم الرسائل التي تعنيها. وعندما تكون عملية التسجيل متنقلة، يجب أن تشمل الحملات الإعلامية معلومات عن الفرق المتنقلة.

يمكن نشر المعلومات عن طريق الراديو والاجتماعات والكتيبات أو الملصقات في التجمعات الكبيرة وعند نقاط الدخول وذلك من خلال الشركاء والعاملين في مجال الصحة والمجتمع والعاملين الاجتماعيين والقادة المحليين أو الدينيين أو التقليديين إلخ.

يجب على المعلومات المقدمة للمجتمع أن تحدّد دوماً وبشكل واضح:

• سبب إجراء التسجيل؛ والجهة التي سيتم تشارك المعلومات معها ولأي غاية.
• المعايير التي ستُطبّق لتحديد الأشخاص الذين سيتم تسجيلهم.
• أن التسجيل متاح أمام كافة الأشخاص الذين يستوفون المعايير بغض النظر عن نوع الجنس والعرق والعمر والدين ومواصفات أخرى.
• أن التسجيل مجاني.
• أن التسجيل لا يعني الحق في الحصول على المساعدة المادية (ما لم يرد خلاف ذلك).
• أن المعلومات المقدمة صحيحة.
• الإجراءات المحددة المتوفرة للأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة.
• الوقت والمكان والعملية بما في ذلك الطرق والمواد وساعات العمل والإجراءات الخاصة بطلب موعد للتسجيل والجدول الزمني للمقابلات.
• الرابط بين التسجيل والحماية لمعالجة المخاوف ومصادر القلق.
• طريقة عمل إجراءات تقديم الشكاوى بما في ذلك إجراءات الإبلاغ عن الصعوبات في الوصول إلى المفوضية أو مراكز التسجيل وسوء السلوك من قبل الموظفين.
• التزام المفوضية بمكافحة الغش وقمعه.

تدريب موظفي التسجيل: تقديم التوجيهات بشأن مبادئ الحماية وإجراءات التسجيل
في حالات الطوارئ، قد يكون من الصعب إيجاد الوقت الكافي لتدريب موظفي التسجيل بالشكل المناسب. ولكنّ التدريب الجيد هو شرط أساسي للتسجيل وتوفير الحماية بشكل فعال. ويجب أن يتبع التدريب الرسمي تدريباً عملياً عند بدء أنشطة التسجيل.

ويجب تنظيم الأنشطة التدريبية التالية بصورة مشتركة مع الزملاء المعنيين بالحماية والحماية القائمة على المجتمع، وهي تُقدّم إلى كافة الموظفين والشركاء:

• الاستجابة التشغيلية الشاملة في حالات الطوارئ؛ وأنشطة التسجيل المخطط لها؛ والروابط بين مختلف الأنشطة المتعلقة بالتسجيل (مراقبة الحدود، والحركة المنظمة والتسجيل المسبق، والاستقبال والتسجيل الفردي في حالات الطوارئ، إلخ)؛ وأنشطة الحماية والمساعدة اللاحقة.
• مدونة قواعد السلوك الخاصة بالمفوضية
• الأدوار والمسؤوليات
• تدفق العمليات
• آليات الإحالة
• إجراءات تقديم الشكاوى
• برامج التوجيه الخاصة بالحماية (إن وُجدت وإذا كان الوقت يسمح بذلك)

قد يكون التدريب الذي يقدمه موظفو الحماية المتخصصون (في مجال حماية الطفل مثلاً) ضرورياً لتمكين موظفي التسجيل من تحديد الفئات أو الأشخاص المعرّضين للخطر والعمل معهم. ويتعين القيام مسبقاً بتحديد الشركاء ذوي الخبرة والموظفين المدربين الذين يمكنهم دعم عملية التسجيل في هذه المجالات.
وقبل القيام بأي نشط تسجيل، يجب أن يخضع كافة الموظفين وموظفي الشركاء وموظفي الأمن للتدريب على مدونة قواعد السلوك الخاصة بالمفوضية وسياسة الوقاية من الاستغلال الجنسي والاعتداء الجنسي ويجب أن يوقّعوا على استمارة مدونة قواعد السلوك. كما يجب أن يحصل موظفو الأمن في المفوضية على تدريب أساسي على التوعية.
انظر:
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/Code_of_conduct_ethics/Standards_of_Conduct___UNHCR_s_Code_of_Conduct.html
و
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/administrative_forms/code_of_conduct.html

إجراء مقابلات التسجيل: الاجتماع بكل شخص سيتم تسجيله
يتعين العمل مع الزملاء في مجال الحماية لتحديد محتوى مقابلات التسجيل بما في ذلك التوجيهات المؤاتية بشأن طرح الأسئلة. ويجب أن يكون ذلك مرتبطاً بالسياق التشغيلي لعملية الطوارئ.

يجب على الموظفين المعنيين بإجراء المقابلات وموظفي التسجيل:

• التعريف بأنفسهم وشرح هدف المقابلة بإيجاز.
• التحقّق مما إذا كان الأفراد مسجيلن مسبقاً (على سبيل المثال من خلال البحث مسبقاً في قاعدة البيانات).
• الحصول على موافقة الشخص الذي يتم إجراء المقابلة معه على تشارك البيانات الخاصة به مع الجهات الأخرى الفاعلة في المجال الإنساني (على سبيل المثال عن طريق إخلاء المسؤولية) وإطلاعه على الطريقة التي سيتم فيها استخدام البيانات الخاصة به.
• تحديد الأشخاص المشتبه بأنّهم مقاتلون أو أفراد المجتمع المحلي أو الأشخاص الآخرين غير مؤهلين الذين يجب إحالتهم إلى مكتب الحماية. ويمكن أن تشكل الملابس ولغة الجسد مؤشرات أولية ولكن لا يجب أن تكون العامل الوحيد المحدّد.
• قدر الإمكان، استخدام الأشخاص الذين يستطيعون تحديد بلد أو منطقة المنشأ من خلال اختلافات اللغة.
• إدراج الأسئلة المصمّمة للتحقق من معرفة منطقة المنشأ المحدّدة. ويجب استشارة الأشخاص الذين هم على اطلاع على هذه المناطق. ولتسهيل إعادة الفحص والتدقيق، يجب على فرق التسجيل جمع الخرائط وقوائم الأحداث بالتنسيق مع الزملاء الآخرين العاملين في مجال الحماية.
• التشاور مع الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية والذين يتعاونون عادةً في مجال تحديد تقنيات التحقّق من أصول الأفراد (معرفة المناطق الجغرافية أو اللغات).
• إحالة الأفراد ذوي الاحتياجات الخاصة والمحدّدين خلال المقابلات الخاصة بالتسجيل إلى الموظفين أو الشركاء الذين يتمتعون بالمؤهلات المناسبة.

ضمان جودة البيانات:
يجب مراقبة جودة البيانات طيلة عملية التسجيل. ويجب أن يتولى موظفون متخصصون مراجعة عملية التقاط البيانات. كذلك، يتعين القيام بعمليات ضبط الجودة اليومية عند جمع البيانات المطبوعة وبعد إدخال البيانات في قاعدة البيانات.

إدراج آليات الإحالة: تحديد الأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة ومنحهم الأولوية
كهدف حماية أساسي مرتبط بالتسجيل، يجب على عمليات التسجيل في حالات الطوارئ أن تشمل دوماً إجراءات تسجيل ذوي الاحتياجات الخاصة وتعقّبهم.

يجب إيلاء الأولوية للأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة في عملية التسجيل. ويجب نقل أسمائهم إلى أعلى قائمة التسجيل أو نقلهم شخصياً إلى مقدّمة خط الانتظار وجمع المزيد من المعلومات منهم (على سبيل المثال، حسب مدى إلحاح وطبيعة احتياجاتهم الطبية) لتقديم المساعدات المناسبة إليهم.

يشمل الأشخاص الذين يجب منهم الأولوية في التسجيل في حالات الطوارئ:

• الأطفال غير المصحوبين والمفصولون عن ذويهم
• الأسر التي يعيلها أطفال
• الكبار في السن خصوصاً إذا كانوا غير مصحوبين
• المعوقون وعائلاتهم
• الأشخاص الذين لديهم مخاوف محدّدة مرتبطة بالحماية وعائلاتهم
• النساء غير المتزوجات اللواتي يعانين من ظروف محدّدة
• الأشخاص الذين لديهم احتياجات طبية محدّدة

عندما يكون الوقت أو قدرات الموظفين محدودةً، يمكن أن يقتصر جمع المعلومات خلال التسجيل في حالة الطوارئ على احتياجات محدّدة وذلك بناء على اتفاقات يتم التوصل إليها في المكتب على المستوى الداخلي..

تقديم الوثائق: تلبية الاحتياجات الخاصة بوثائق الهوية والأهلية
بحسب الحالة والظروف، قد تأخذ الوثائق شكلَ بطاقة أهلية (على غرار بطاقة التموين) أو بطاقة تسجيل. ويتعين الاتفاق مع الزملاء الآخرين المعنيين بالحماية وموظفي الإدارة العليا على نوع الوثائق التي ستُصدَر مع تحديد الجهة التي ستُصدرها. ويجب تحديد فترة صلاحية الوثائق مع الأخذ في الاعتبار القدرات التشغيلية المرتبطة بتجديد الوثائق (بطاقات التموين لأغراض المساعدة، وإثبات التسجيل، والتصريحات، والشهادات، مع أو من دون شعار الحكومة، والوثائق الأخرى).

في الأشهر القليلة الأولى من حالة الطوارئ، من غير المناسب عموماً إصدار بطاقات هوية للاجئين بما أنّ إصدار الوثائق الفردية يستغرق وقتاً طويلاً ويتطلب عادةً مناقشات مستفيضة مع السلطات الوطنية وتدخّلات متعدّدة مع الأشخاص الذين تُعنى بهم المفوضية. ولكن بعد الانتهاء من عملية التسجيل، وكدليل يثبت التسجيل، يجب إصدار الوثائق لرب (أرباب) الأسرة ويجب أن تحتوي على معلومات خاصة بأفراد الأسرة/العائلة. وفي بعض الحالات، يمكن إصدار الوثائق ومنحها لكلّ فرد. ويمكن بالتالي أن تستخدم المفوضية أو الشركاء هذه الوثائق لتحديد الأسر والأفراد.

في حال تم إصدار بطاقات رمزية أو أساور في وقت مبكر من عملية التسجيل، يتعين استبدالها (على النحو المتّفق عليه مع موظفي الحماية الآخرين) ببطاقات تموين (لتوزيع المساعدة) و/أو دليل على شهادة أو تصريح التسجيل. يتعين دائماً تسجيل محدد الهوية في قاعدة البيانات (رقم بطاقة التموين، الرقم التسلسلي للتصريح، إلخ).

عند الإمكان، يتعين إصدار وثائق الأهلية، لا سيما بطاقات التموين، وتقديمها إلى ربات الأسر. قد تواجه النساء وأطفالهنّ صعوبات إذا كان الأزواج قد تركوا عائلاتهم أو لا يفكّرون في مصالحها. وفي الحالات التي لا يكون من المقبول فيها على المستوى الثقافي إصدار وثائق الأهلية إلى النساء، يجب أن تتضمن بطاقات التموين أسماء ربات الأسر وأرباب الأسر على حدّ سواء.

ولا يجب أن تحتوي الوثائق على أي معلومات قد تنتهك مبادئ السرية من دون داعٍ. ولاحترام مبدأ خصوصية الأفراد والعائلات، لا يجب أن تحتوي هذه الوثائق أيضاً على المعلومات الإضافية الضرورية لبلوغ الهدف.

للاطلاع على المزيد من الإرشادات، يرجى الرجوع إلى المداخل التالية:

• تحديد الأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة
  
• التغذية في المخيمات
• توزيع السلع
• تقنيات تقدير عدد السكان
• تحديد صفة اللاجئ
  

الاعتبارات الإدارية الرئيسية

يتحمّل مدراء العمليات الميدانية بما في ذلك ممثلو ورؤساء المكاتب مسؤولية التأكّد من تطبيق أنشطة التسجيل وإدارة بيانات السكان، وبلوغ أعلى مستوى ممكن من المعايير، ومراعاة المتطلبات التشغيلية والمضي قدماً في استيفائها.

تؤثّر أنشطة التسجيل بشكل مباشر على الاستجابة في مجال الحماية فضلاً عن إدارة وتخطيط السكان. وتعتبر الخبرات الفنية في التسجيل ضروريةً لتوفير الرقابة المؤاتية منذ بداية حالة الطوارئ.

نظراً لأن المفوضية مسؤولة بالكامل عن توفير الحماية الدولية للاجئين، يجب عليها نشر موظفي تسجيل مؤهلين في أقرب وقت ممكن لدعم التقييم ووضع استراتيجية خاصة بالتسجيل ودعم الاستجابة التشغيلية.

الموارد والشراكات

الشركاء الخارجيون
من الضروري التنسيق والتعاون مع الشركاء في الأنشطة المتعلقة بالتسجيل. ويشمل الشركاء النظراء الحكوميين وبرنامج الأغذية العالمي والمنظمة الدولية للهجرة والمنظمات غير الحكومية إلخ. وتشمل منتديات التنسيق ذات الصلة مجموعة العمل المعنية بالحماية ومجموعة العمل المعنية بإدارة المعلومات المرتبطة باللاجئين، وغيرها.

الموارد الداخلية

الميزانيات
يتعين وضع ميزانية مفصلة. وقد تم إرفاق نموذج للميزانية. ويجب التواصل مع الزملاء المعنيين بالبرامج لتأكيد توفر الأموال.
يجب أن تشمل الميزانية بحسب الاقتضاء:

• كافة التجهيزات الضرورية لدعم أنشطة التسجيل
• الموظفون، وجبات الطعام الخاصة بالموظفين، بدل الإقامة اليومي، الحوافز المقدّمة للموظفين الحكوميين والأمنيين
• الإقامة والبنية التحتية الخاصة بالموظفين
• رسوم الإيجار الخاصة بمواقع التسجيل (القاعات المجتمعية، المدارس، الأماكن الأخرى)
• نقل الموظفين بما في ذلك كلفة استئجار السيارات والوقود

قاعدة البيانات
بانتظار تطوير أداة التسجيل في حالات الطوارئ، يوصى باستخدام التطبيق الخاص ببرنامج proGres v3. وغالباً ما يكون جمع المعلومات حول السمات البيولوجية خلال المراحل المبكرة من حالة الطوارئ ضرورياً.

الاستمارات المعيارية والمواد
يتعين استخدام الاستمارات المعيارية قدر الإمكان. وعندما تحتاج أي عملية لجمع البيانات على مستوى الأسر (على سبيل المثال لإدارة التحركات المنظمة)، يجب استخدام ورقة ضبط معيارية تتيح جمع وتحليل هذه المعلومات. ويمكن استخدام البطاقات الرمزية كتذاكر للنقل، وعند الاقتضاء، يمكن استخدام الأساور لتحديد فئة مستهدفة.

متطلبات التسجيل
يتعين إعداد قائمة بالمستلزمات الضرورية للتسجيل (بما في ذلك المواصفات). ويجب التفكير في خيارات مرتبطة بالمشتريات المحلية والمشتريات الدولية من خلال قسم إدارة المشتريات والعقود، والمشتريات من قسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني.

يحتفظ قسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني بمخزون من مواد التسجيل لنشرها سريعاً في الميدان. ويجب أن تقتصر الطلبات المقدّمة إلى قسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني المرتبطة بمواد التسجيل على المواد التي لا يمكن شراؤها محلياً (على سبيل المثال بطاقات التموين المعيارية وبعض معدات تكنولوجيا المعلومات التي يجب أن تمتثل لمعايير المفوضية). ويجب نسخ الطلبات وتقديمها إلى موظفي دعم التسجيل الإقليميين.

التوظيف
إذا لم تكن الخبرات الضرورية متاحةً محلياً، يجب أن يُطلب من الموظفين المؤهلين والمتمتعين بالخبرة الانضمام إلى العملية من خلال بعثة محدّدة أو لأداء مهام قصيرة الأمد. ويتعين الاتصال بشعبة الطوارئ والأمن والإمدادات لطلب نشر موظفي التسجيل للتخطيط والإشراف على موظفي التسجيل.

يتعين تحديد احتياجات التوظيف الإجمالية قبل تجميع عناصر الميزانية النهائية. ويجب أن تكون الموارد البشرية كافيةً لإدارة حجم الوافدين وجمع المعلومات الضرورية للتسجيل. ويجب إعادة تقييم احتياجات التوظيف على أساس منتظم.

يتعين احتساب عدد الوظائف وعدد الموظفين الذين يجب تعيينهم ودرجاتهم، مع الأخذ في الاعتبار الأدوار التالية:

• الدخول والأمن
• الاستقبال والقبول
• جمع البيانات/إجراء المقابلات
• التقييم من قِبل موظفي الحماية أو موظفي الخدمات المجتمعية
• إدخال البيانات (في حال كان هناك قاعدة بيانات مستخدمة، وعملية إدخال البيانات منفصلة عن المقابلات)
• الصور/السمات البيولوجية، عند الإمكان
• إصدار الوثائق
• مساعدو اللاجئين، موظفو ضبط الحشود، والمترجمون الفوريون، والموظفون الإداريون وموظفو إعداد الملفات، والسائقون.

يجب الأخذ في الاعتبار عدد الموظفين في كلّ خطوة من العملية للتأكّد من أنّ اللاجئين قادرون على الخضوع للعملية بسلاسة. ويجب الاستعداد لتكليف الموظفين بأدوار جديدة واتّخاذ الخطوات لتخطّي العقبات. ويتعين تحديد واستخدام موظفي تسجيل يمكنهم التواصل بلغة يفهمها اللاجئون ويتحدّثون اللغة الرسمية الخاصة بالأمم المتحدة المرتبطة بالعملية القطرية.

يتعين استخدام عدد متكافئ من الموظفين والموظفات. ويجب التأكد من أنّ المساعدين في مجالي التسجيل وإدخال البيانات يعرفون استخدام أجهزة الكمبيوتر. وقد يكون هناك حاجة إلى المزيد من الموظفين لإجراء التسجيل المتنقل في حالات الطوارئ في المخيمات غير النظامية.

في البداية، يمكن تعيين موظفي التسجيل من خلال اتفاقيات مؤقتة مع الشركاء المحليين. وبعد فترة ثلاثة أشهر من التعيين الأولي، ولتجنب الدوران السريع للموظفين، يجب التواصل مع موظفي الإدارة العليا والموارد البشرية للنظر في تحويل الاتفاقيات التعاقدية إلى عقود مساعدة مؤقتة (وثيقة الميزانية الإدارية والموجبات) أو العقود مع مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع/متطوعي الأمم المتحدة الوطنيين.