Enregistrement d’urgence dans les opérations impliquant les réfugiés

Objectifs de protection

L'enregistrement dans les situations d'urgence aide à garantir que :

• les personnes relevant de la compétence du HCR reçoivent une protection initiale de base contre l'arrestation arbitraire, le recrutement forcé, la détention et le refoulement ;
• les personnes à risque et présentant des besoins spécifiques sont identifiées et orientées vers des services de protection appropriés ;
• la protection, les interventions d'assistance et les programmes pour assurer des solutions durables et efficaces sont planifiés, coordonnés et mis en place ;
• s'assurer que les personnes relevant de la compétence du HCR et/ou de celle du gouvernement du territoire d'asile sont connues individuellement et qu'hommes et femmes reçoivent des documents d'identité sur une base d'égalité.

Principes et normes sous-jacents

Les États sont les premiers responsables de l'enregistrement. Le HCR peut aider à la planification ou à la conduite de l'enregistrement, soit conjointement avec le gouvernement, soit en son nom. Le HCR peut aussi mener l'enregistrement de manière indépendante, conformément à son mandat.

Dans les situations d'urgence, il convient d'utiliser les normes d'enregistrement du HCR pour identifier les lacunes dans les systèmes d'enregistrement existants, planifier les processus d'enregistrement dans les situations d'urgence, évaluer les implications des décisions prises en matière de protection et fixer les priorités adéquates dans les ressources destinées à l'enregistrement.

L'enregistrement n'est pas un préalable à la distribution de nourriture ou à d'autres formes d'assistance apportées aux personnes relevant de la compétence du HCR. Cela est aussi vrai dans les situations où les conditions du MoU (mémorandum d'accord) entre le HCR et le PAM s'appliquent.

Toutefois, un enregistrement précoce renforce la redevabilité et facilite la mise en œuvre d'activités de protection et d'assistance.

Risques en matière de protection

Les activités d'enregistrement dans les situations d'urgence initiées sans planification adéquate, sans les ressources ou l'expertise nécessaires sur le terrain, pourraient se solder par un sous-enregistrement ou des enregistrements multiples. Les résultats pourraient faire échouer l'assistance prévue ou retarder la planification et la gestion de la population, mais aussi des réponses efficaces en matière de protection.

Risques pour la protection associés à un non-enregistrement :

• les personnes relevant de la compétence du HCR risquent de ne pas avoir accès aux services ou à l'assistance comme il se doit ;
• les personnes relevant de la compétence du HCR peuvent être arrêtées, détenues ou refoulées.

Risques pour la protection associés à un enregistrement :

• Visibilité. Les demandeurs d'asile et les réfugiés pourraient ne pas vouloir se faire enregistrer par peur d'être identifiés par un gouvernement ou des communautés locales.
• Sécurité. Lorsqu'il est mal planifié et mis en œuvre, l'enregistrement peut exposer les réfugiés, les demandeurs d'asile et le personnel à des risques physiques. Par exemple, si l'enregistrement est mené dans des lieux trop proches d'une frontière, des éléments armés pourraient être présents ou s'immiscer dans les activités.
• Priorisation. L'enregistrement ne doit jamais avoir priorité quand la vie est menacée ni être considéré comme un préalable pour bénéficier de l'assistance censée sauver la vie. Lorsque des activités d'urgence sont nécessaires, les activités d'enregistrement peuvent devoir être reportées.
• Fuite. Si les réfugiés n'ont pas encore atteint une destination finale, les formalités d'enregistrement risquent de compromettre leur fuite vers un lieu sûr. Ils risquent aussi d'être contraints à des enregistrements multiples.
• Erreurs d'inclusion et d'exclusion. Les erreurs d'exclusion surviennent lorsque des personnes concernées qui doivent s'enregistrer ne sont pas en mesure de le faire ou ne veulent pas le faire. Les erreurs d'inclusion concernent les cas où les programmes enregistrent des personnes, tels que des ressortissants nationaux ou des combattants, qui ne devraient pas être enregistrés.

Autres risques

Les enregistrements dans les situations d'urgence mal dirigés aboutissent à une population de référence inexacte, ce qui peut affecter négativement :

• l'efficacité et la rapidité de la protection et de l'assistance du HCR, du gouvernement ou des partenaires ;
• la crédibilité de l'opération, ce qui pourrait compromettre les efforts de plaidoyer auprès des gouvernements et des donateurs.

Pour atténuer les risques décrits ci-dessus, veuillez vous reporter à la section « Étapes principales » ci-dessous.

Points de décision clés

Pourquoi faut-il un enregistrement ? Établir des objectifs d'enregistrement dans une situation d'urgence, en même temps que des objectifs de protection avec d'autres collègues chargés de la protection et les responsables principaux de la phase d'intervention d'urgence. Les questions les plus essentielles à se poser sont les suivantes : quel est le but de l'enregistrement ? Qui est enregistré  ? Comment l'information sera-t-elle utilisée ? De quelles données est-ce que je dispose et de quelles données est-ce que j'ai besoin ? Ces questions permettront de définir les données qu'il faut recueillir, de se concentrer sur le recueil des données les plus importantes et de concevoir une méthodologie d'enregistrement rigoureuse. Lorsque les objectifs d'enregistrement d'urgence sont établis, se souvenir que les activités d'enregistrement menées en situation d'urgence serviront de fondement aux enregistrements suivants. Les objectifs devraient anticiper les éventuels besoins à plus long terme.

Qui participe à l'enregistrement ?De nombreuses parties prenantes participent aux activités d'enregistrement, notamment les gouvernements, les partenaires opérationnels et la communauté déplacée. Pour réussir l'enregistrement, il est essentiel de répertorier les partenaires clés et de veiller à ce que leurs rôles et attributions au cours de l'enregistrement soient clairs et compris. Pour le moins, le rôle des autorités nationales et de ceux qui doivent être enregistrés doit être très clair : ils doivent participer pleinement à la conception et à l'exécution des activités d'enregistrement. Les activités d'enregistrement servent les besoins de nombreux prestataires de services et d'assistance. Les dispositions pour le partage des données détermineront le type de données à recueillir et comment elles seront protégées et administrées. Les partenaires peuvent également apporter leurs propres ressources et expertises aux activités d'enregistrement, qui sont précieuses.

Comment l'enregistrement sera-t-il effectué ?Déterminer la bonne méthodologie d'enregistrement et les ressources associées (sites, méthodes d'entretien, moment propice, matériel, personnel, équipement, formation, besoins d'information, procédures de réclamation, saisie de données, émission de documents, budgets) prend du temps et exige une bonne compréhension de ce que représentent la protection, la programmation, l'administration, les technologies de l'information et l'enregistrement. Il faut une équipe pour concevoir et mettre sur pied un enregistrement réussi.

Etapes clés

Un enregistrement doit être mené dès que possible lorsque la population concernée a cessé de se déplacer. Dans une situation d'urgence, des efforts doivent être entrepris pour démarrer l'enregistrement, ou du moins le pré-enregistrement, dans les sept jours suivant un afflux initial.

L'enregistrement est coûteux en matériel et ressources humaines ; il nécessite une bonne planification par des professionnels bien formés. Les activités d'enregistrement doivent être menées par des responsables compétents.


Mener une première évaluation. Quelle est la situation actuelle dans la gestion des données de la population ?
L'enregistrement fait partie d'une approche globale de la gestion des données de la population au cours d'une opération ; il est étroitement associé à d'autres types de gestion des données de la population. Il comprend l'estimation, l'évaluation des besoins, le suivi des déplacements et la rédaction de rapports statistiques. Les exercices afférents à l'enregistrement ne peuvent pas être planifiés en l'absence de renseignements de base sur la taille approximative de la population affectée, la dynamique des déplacements de population et d'informations sur le contexte, le lieu et le mode d'installation des réfugiés et la façon dont ils sont logés dans le pays d'asile.

Il est essentiel de consolider les données de base existantes et de les évaluer. La triangulation des données disponibles et une bonne surveillance des activités à la frontière aident à cerner et à évaluer les lacunes éventuelles. Établir des listes de points d'entrée officiels ou officieux, évaluer le nombre d'arrivées par jour à chaque point d'entrée, confirmer les schémas et les moyens d'arrivée, identifier des destinations possibles et, enfin, anticiper le profil des personnes relevant de la compétence du HCR.

La taille et le profil d'une population peuvent devoir être évalués en l'absence d'autres registres ou sources d'information. Voir le chapitre sur les techniques d'évaluation de la population.

Les stratégies d'enregistrement doivent être conçues pour inscrire des personnes relevant de la compétence du HCR, où qu'elles vivent dans le pays d'asile. Les nouveaux arrivants peuvent s'installer dans des villages ruraux, des camps de base ou des zones urbaines. Lorsque des personnes relevant de la compétence du HCR vivent dans des camps ou dans des structures de type camps, l'enregistrement est habituellement mené in situ. Lorsque des réfugiés sont dispersés dans des zones rurales ou urbaines, il convient de cartographier les lieux ou les villages où les réfugiés se sont installés. Déterminer des lieux où l'enregistrement peut être centralisé et leur attribuer des équipes d'enregistrement itinérantes pour se rendre dans les villages voisins. Il y a des limites à l'enregistrement mobile. Il est impossible de mener l'enregistrement en porte à porte ou de village en village lorsque les lieux sont inconnus, que les ressources sont limitées ou qu'une réponse rapide est nécessaire.


Élaboration d'une stratégie d'enregistrement. Pourquoi faut-il effectuer un enregistrement ?
L'enregistrement est une activité multidisciplinaire complexe. Dès le début, préparer les activités d'enregistrement et les mettre en œuvre en collaboration avec des collègues de la protection et du programme et avec des collègues de l'administration et de l'approvisionnement.

Une réponse impliquant l'enregistrement peut être lancée avant qu'une véritable stratégie d'enregistrement complète et détaillée n'ait été finalisée. Une stratégie est néanmoins nécessaire. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Module 6 du document Guidance on Registration and Identity Management (Guide d'enregistrement et de gestion des identités).


En concertation avec d'autres collègues chargés de la protection, définir des critères d'admissibilité à l'enregistrement et les mécanismes d'orientation des personnes refusées vers un organisme compétent. Convenir des données à recueillir, en coordination avec le personnel déterminant le statut des réfugiés. S'assurer que ces critères et décisions figurent dans la campagne d'information (voir ci-dessous) et sont documentés dans les procédures opératoires normalisées (SOP). Prendre contact avec le responsable régional de l'enregistrement ou la section d'enregistrement et de gestion des identités (IMRS) pour obtenir des conseils.

Analyser et confirmer les besoins en matière de données avec les partenaires clés, y compris le PAM et d'autres acteurs concernés par l'intervention, pour s'assurer que les interventions de protection et d'assistance peuvent être entreprises sans dupliquer les données collectées. En outre, consulter les partenaires spécialisés en nutrition, en soins de santé, en protection des enfants et autres ; s'assurer qu'ils peuvent être présents pendant les activités d'enregistrement en cas de besoin. Adopter une approche inclusive rendra la réponse humanitaire plus efficace et permettra d'utiliser judicieusement les ressources et d'éviter le dédoublement des efforts.

Le responsable de l'enregistrement est chargé de la conception et de la mise en œuvre des stratégies d'enregistrement dans les situations d'urgence, lesquelles se fondent sur la planification dans les situations d'urgence (le cas échéant). La stratégie d'enregistrement est un document (ou un ensemble de documents) qui : fixe les objectifs de l'enregistrement d'un point de vue de la protection et dans une perspective opérationnelle ; analyse les risques auxquels sont exposées les personnes relevant de la compétence du HCR et le personnel (voir ci-dessus) ; décrit les données à collecter, les méthodes d'enregistrement à utiliser et les lieux où se tiendra l'enregistrement ; répertorie les besoins de personnel et d'appui technique, les rôles et responsabilités des parties prenantes et les besoins financiers et matériels. Le responsable de l'enregistrement doit consulter les membres de la communauté des réfugiés, ainsi que les collègues de la protection, des services aux communautés, du terrain, du programme et de l'approvisionnement et coopérer étroitement avec eux. Les premières activités d'enregistrement en situation d'urgence doivent correspondre aux priorités et aux besoins de l'opération.

Sélection des sites et préparation des bureaux d'enregistrement. Où aura lieu l'enregistrement ?
L'enregistrement ne se fait pas à la croisée des frontières. Il doit être éloigné des zones touchées par les conflits armés, l'insécurité et la violence (voir les risques en matière de protection ci-avant). L'enregistrement a généralement lieu sur des sites ou dans des structures de réception initiales, établis non loin des frontières ou dans les destinations définitives prévues dans le pays d'asile. Il peut être utile de donner des jetons pour aider les familles à la frontière à prendre des transports et bénéficier d'une assistance pour atteindre leur destination en toute sécurité. Si possible, l'enregistrement doit avoir lieu une fois que les réfugiés sont arrivés à destination.

Les bureaux de réception doivent toujours être en mesure d'assurer la sécurité et la dignité des personnes relevant de la compétence du HCR, ainsi que la sûreté et la sécurité du personnel.

Quand on sélectionne un lieu de réception ou d'enregistrement, garder à l'esprit les éléments suivants :

• l'accessibilité pour les réfugiés et le personnel ;
• les options d'orientation médicale immédiate ;
• la distance de la frontière et des bureaux du HCR ;
• les exigences en matière de sécurité (consulter l'administration et les conseillers en matière de sécurité sur le terrain) ;
• la situation environnementale (risque d'inondation, orages, etc.).

Assigner aux membres des équipes d'enregistrement la charge de rendre visite aux gens pour inclure les personnes qui ne peuvent pas venir s'enregistrer.

S'assurer que l'espace est suffisant sur le site pour le nombre estimé de personnes devant s'enregistrer. Affecter des zones d'attente entre les différentes zones de traitement. Prévoir que la demande d'enregistrements puisse augmenter.

Organiser le site pour que les gens puissent progresser rapidement lors de la procédure.

Sur le site d'enregistrement, veiller à :

• établir des files séparées pour les différents processus d'enregistrement (une file pour les personnes qui reviennent, une autre file pour ceux ayant rendez-vous ce jour-là, etc.) ;
• assurer des contrôles de sécurité au niveau des zones de réception et d'enregistrement afin qu'il n'y ait pas d'armes sur les lieux ;
• réserver un espace approprié au personnel dédié pour identifier les personnes présentant des besoins spécifiques et leur accorder la priorité (par exemple, un bureau de protection permanente géré par un personnel de protection qualifié) ;
• avoir des entrées et des sorties séparées pour assurer un flux à sens unique ;
• protéger contre les aléas atmosphériques (ombre ou soleil) dans les zones d'attente et assurer suffisamment de sièges ;
• prévoir des installations sanitaires séparées pour les femmes et les hommes et des réserves d'eau suffisantes, sans oublier de veiller à l'électricité et à l'éclairage  ;
• prévoir un espace privé pour les mères allaitantes et un espace de jeux surveillé pour les enfants (si possible) ;
• prévoir des espaces discrets pour l'entretien afin de respecter la confidentialité ;
• prévoir un espace pour le stockage du matériel et des dossiers d'enregistrement ;
• réserver un espace pour le contrôle médical et les vaccinations, en association avec les partenaires du domaine de la santé, le cas échéant  ;
• planifier le contrôle des mouvements de foule en faisant appel aux services de compagnies de sécurité, au personnel de sécurité du pays hôte ou à des responsables de la communauté ou des ONG ;
• utiliser de simples clôtures ou barrières pour réduire la pression de la foule ;
• mettre en œuvre des systèmes de communication adéquats, comme des mégaphones ou des haut-parleurs quand les sites d'enregistrement sont très grands.

Déterminer les besoins de données des individus et des ménages. Quelles informations faut-il vérifier ou collecter ?

Le pré-enregistrement de groupe équivaut au recueil des données essentielles d'un groupe. Cette opération est principalement utilisée pour organiser des déplacements de population, faciliter la distribution de l'assistance initiale et planifier l'enregistrement individuel. Elle ne constitue pas un enregistrement officiel, car les informations recueillies au niveau du groupe n'indiquent pas si un individu est inadmissible à l'enregistrement. Un entretien de pré-enregistrement de groupe, mené avec une famille de cinq personnes, ne doit prendre qu'environ 3 minutes.


Informations sur les groupes (ménages, familles ou cas particuliers) à collecter

• taille du groupe ;
• répartition par âges et sexes ;
• nom du représentant du groupe ;
• pays d'origine du représentant du groupe ;
• besoins spécifiques du groupe ;
• identifiant unique du groupe ;
• date du pré-enregistrement.

L'enregistrement de coordonnées GPS est facultatif et n'a lieu que lorsque le pré-enregistrement est mobile, et non dans un centre d'enregistrement.

À la destination finale, si cela n'a pas été possible avant, enregistrer toutes les personnes relevant de la compétence du HCR individuellement.
Pour un enregistrement d'urgence individuel (IER), les données minimum sont les suivantes :
Données extraites de l'enregistrement du représentant du groupe :

• date d'arrivée ;
• date d'enregistrement ;
• identifiant unique du groupe ;
• statut juridique ;
• adresse temporaire actuelle (si disponible) ;
• numéro de téléphone (si disponible) ;
• accord/refus de partage d'informations.

Données à recueillir auprès de chaque individu du groupe :

• nom complet ;
• sexe ;
• date de naissance ;
• relation au représentant du groupe ;
• statut marital ;
• pays d'origine ;
• besoins spécifiques ;
• photo ;
• données biométriques.

L'IER permet au HCR et à ses partenaires de créer des listes de distribution, d'identifier et d'orienter les personnes ayant des besoins spécifiques et d'émettre des documents d'identité individuels, ainsi que des cartes de rationnement, ce qui permet aux réfugiés d'avoir accès à l'assistance et aux services. L'IER doit être mené à l'aide de RApp ou de proGres. Il faut en moyenne 15 minutes pour enregistrer une famille de cinq personnes. Le recueil des données biométriques (iris uniquement) pour une famille de cinq personnes prend 4 minutes de plus, alors que le recueil des iris et des empreintes digitales prend 10 minutes de plus. D'autres informations peuvent être intégrées dans les données standards, en fonction des besoins de l'opération d'urgence. Le responsable de l'enregistrement doit définir les données de l'IER avec ses collègues de la protection, en considérant :

• Les besoins en données spécifiques au contexte. Il s'agit de données sur des besoins spécifiques, afin de permettre l'évaluation et l'orientation vers des services disponibles ou planifiés.
• Des critères d'admissibilité individuels. Ceux-ci sont nécessaires pour l'enregistrement en situation d'urgence et pour produire les données requises, afin d'identifier les personnes qui ne sont pas concernées par l'opération ou qui ne sont pas admissibles.

Il faut se rappeler que l'ajout de champs de données supplémentaires aux données IER minimums augmente le temps et les ressources requis pour l'enregistrement. Les données supplémentaires sont subordonnées à l'objet de l'enregistrement, la façon dont les programmes utiliseront les données pour fournir services et protection et la disponibilité des ressources humaines et autres.

L'enregistrement de base individuel (IBR, anciennement appelé niveau 2) et l'enregistrement complet individuel (ICR, anciennement niveau 3) doivent avoir lieu, le cas échéant, au cours des activités de vérification ou d'enregistrement suivant la phase d'urgence. Voir le document du HCR Guidance on Registration and Identity Management (Guide d'enregistrement et de gestion des identités) (en anglais) pour plus d'informations sur les données servant à l'enregistrement.

Adapter les modèles de formulaires d'enregistrement comme il convient et les tester avant de les utiliser à grande échelle. Cette démarche fera gagner du temps au cours de l'enregistrement et donnera à l'intervieweur le sentiment que les formulaires, les tableaux de codes et les outils sont adaptés et peuvent être utilisés efficacement.

Une fois les données établies, adopter les codes normalisés du HCR pour créer un document de référence à utiliser pour l'enregistrement et les entretiens avec le personnel.

S'assurer de la cohérence de l'information au bon niveau de désagrégation et qu'elle existe à la fois pour le pays d'asile et pour le pays d'origine. On pourra aussi avoir besoin d'établir des systèmes d'adresse des camps de base, le cas échéant.

Rédaction de procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour documenter la procédure

Les SOP décrivent chaque étape du processus d'enregistrement et les actions à engager à chaque étape avant de passer à la suivante. Elles servent de « guide de l'utilisateur » pour le personnel et garantissent des processus complets, prévisibles et moins sujets à l'erreur.

Les SOP doivent :

• définir brièvement les objectifs de l'enregistrement ;
• définir de manière exhaustive les critères d'admissibilité à l'enregistrement ;
• décrire clairement les étapes clés du processus d'enregistrement, de la réception (accès) à la sortie ; inclure un diagramme pour visualiser le processus d'enregistrement ;
• décrire les rôles, pouvoirs et redevabilités de chaque acteur participant aux enregistrements ; inclure un organigramme du personnel, s'il est disponible ;
• décrire la procédure de planification pour l'enregistrement, y compris la méthodologie à utiliser pour prioriser les personnes ayant des besoins spécifiques ;
• décrire les étapes d'un entretien d'enregistrement, notamment les conseils, le groupage, le recueil des données, l'orientation et la documentation ;
• répertorier les données à saisir pendant l'enregistrement (données biométriques, besoins spécifiques à la protection, etc.) ; la SOP doit décrire chaque information et indiquer comment saisir correctement des données dans proGres ;
• indiquer les données biométriques à inscrire ; les tâches annexes doivent être décrites, notamment la façon d'expliquer l'enregistrement biométrique aux personnes ou de conseiller ces dernières en la matière ;
• décrire les mécanismes d'orientation dans le processus d'enregistrement, y compris la présence des bureaux de protection et de litiges ;
• décrire les dispositions prises pour un enregistrement en continu ;
• décrire les dispositions prises pour délivrer chaque type de documentation ;
• annexer les formulaires, documents et modèles normalisés.

Institution de mécanismes de gestion de la fraude et des réclamations
La planification de l'enregistrement doit comporter des procédures de prévention de la fraude. Une répartition claire des responsabilités doit être établie dans les SOP. Une supervision exigeante et un mécanisme de réclamation efficace sont aussi des éléments importants des procédures afin d'identifier et de prévenir les fraudes.

• Les supports servant à l'enregistrement sont inventoriés et gardés sous clés pour en assurer la sécurité.
• Les supports et les processus d'émission et de renouvellement de documents sont strictement contrôlés.
• Utiliser les données biométriques pour déterminer et vérifier l'identité.
• S'assurer que les techniques d'entretien et les normes de recueil de données sont cohérentes.
• Établir un bureau des litiges avec le personnel nécessaire, ayant la capacité d'enquêter sur les incohérences ou soupçons de fraude.
• Installer des contrôles d'audit et établir des lignes claires pour la redevabilité et la supervision du personnel.
• Former le personnel.
• Lancer des campagnes d'information pour faire savoir que le HCR ne tolère ni la fraude ni la corruption.

Créer des mécanismes de réclamation confidentiels pour permettre aux personnes de constituer des dossiers de réclamations, d'identifier les personnes qui prétendent avoir manqué l'enregistrement et de rapporter toute inconduite de la part du personnel affecté à l'enregistrement. Les mécanismes de réclamation doivent intégrer les procédures adéquates pour un suivi efficace. Les procédures de réclamation doivent :

• inclure un formulaire de dépôt de réclamation normalisé ;
• veiller à ce que chaque réclamation reçue, quelle que soit la forme, soit examinée et fasse l'objet d'un suivi adéquat ;
• donner aux personnes qui déposent réclamation la possibilité de s'identifier auprès de la direction (si elles le souhaitent), tout en respectant leur droit à l'anonymat, si elles ont peur de subir des représailles ;
• autoriser le plaignant à soumettre sa réclamation à un membre du personnel autre que celui mis en cause dans la réclamation  ;
• encourager tout le monde à rapporter toute inconduite se produisant au cours des activités liées à l'enregistrement.

Préparer des accords de partage de données et définir les conditions générales du partage de données
Les gouvernements hôtes et les partenaires ont souvent besoin de certaines données d'enregistrement pour mener leurs activités ou pour assurer la planification. Avant de conclure un accord de partage de données (DSA), le HCR doit évaluer le niveau de protection des données assuré par le gouvernement ou le tiers concerné. Pour cela, il peut utiliser une évaluation de l'impact de la protection des données (DPIA), afin de s'assurer que les systèmes et outils du gouvernement ou du tiers assurent un niveau de protection des données comparable à celle fournie par la Politique relative à la protection des données du HCR. La Partie 6 de la Politique relative à la protection des données des personnes relevant de la compétence du HCR et la Partie 9 du document Data Protection Guidance (Guide de protection des données) contiennent des directives particulières quant à l'exigence d'un DSA et aux principales dispositions qu'elle doit contenir. Des exemples d'accords de partage de données ont été développés au siège et sont disponibles dans la Boîte à outils de protection des données. Le siège partagera les modèles de DSA avec les opérations sur simple demande et fournira des directives et une assistance. Le responsable de la protection des données et le LAS doivent revoir et clarifier tous les DSA avant de les finaliser.
Rappelons que :

• Les DSA ne sont normalement pas nécessaires pour les partenaires de mise en œuvre car les accords de partenariat de projet (PPA) couvrent le partage de données et les questions de transfert. Toutefois, pour un usage conjoint de la plate-forme PRIMES (Population Registration and Identity Management EcoSystem, Écosystème de gestion des identités et d'enregistrement des populations), un addendum au modèle de PPA est disponible dans la Boîte à outils de protection des données.
• Le document Global Data Sharing Addendum (Addendum sur le partage des données mondial) du PAM-HCR de septembre 2018, ajouté au Mémorandum d'accord (MoU) de 2011, a pour but de simplifier le partage de données entre les deux agences, au niveau opérationnel. Lorsque les données standard couvertes par l'addendum ne suffisent pas, le personnel doit se référer aux principes généraux du partage des données de la Politique relative à la protection des données et des guides du HCR.

Les accords de partage des données avec des partenaires et autres bureaux doivent :

• éviter le dédoublement, la contradiction et la confusion ;
• réduire le risque de fraude ;
• refléter les objectifs spécifiques du recueil de données ;
• être nécessaires et proportionnels à la finalité indiquée ;
• être proportionnels aux avantages escomptés ;
• maximiser les forces et opportunités de chaque partie ;
• respecter les principes internationaux de protection des données.

Tout traitement de données, y compris le partage de données avec des partenaires, doit respecter les principes établis au point 2.1 de la Politique relative à la protection des données du HCR. Le partage de données doit avoir un fondement légitime et une finalité spécifique et légitime. Il doit être nécessaire et proportionné et respecter les principes d'exactitude, de confidentialité et de respect des droits des personnes dont les informations sont partagées. Consulter la partie 2 de la Politique relative à la protection des données du HCR pour une interprétation de ces principes, ainsi que le document connexe Guidance on data protection (Guide de protection des données), pour de plus amples explications et discussions.

Lors de l'enregistrement, il est important que toutes les personnes relevant de la compétence du HCR soient averties de leurs droits quant au recueil, à l'accès et au transfert de leurs données personnelles et aux accords de partage de données avec les partenaires. Les personnes doivent donner un consentement libre et informé au HCR, avant que le HCR puisse partager leurs données avec des partenaires. En situation d'urgence, il est parfois impossible de demander un consentement par avance. Lorsque c'est le cas, une base légitime alternative est requise. Le HCR peut avancer qu'il est « vital ou dans le meilleur intérêt » des personnes concernées de partager des données (par exemple pour distribuer une assistance vitale sur la base de données de pré-enregistrement) ou que certaines données doivent être partagées « pour permettre au HCR de réaliser son mandat » (par exemple si un gouvernement hôte exige du HCR qu'il fournisse des données biométriques de base).

Conception et organisation d'une campagne d'information pour expliquer les avantages et les risques de l'enregistrement
L'enregistrement doit être la première procédure officielle des nouveaux arrivants dans le pays d'asile. De nombreuses personnes peuvent ne pas connaître le HCR et son mandat et les motifs de l'enregistrement peuvent ne pas être bien compris. Pour fournir ces informations, organiser une campagne d'informations. Adopter une approche participative afin de toucher tout le monde, y compris les groupes marginalisés et les personnes à risque. Le fait de demander à différents groupes leurs besoins d'informations et la façon dont ils reçoivent l'information rend la campagne plus efficace et accroît la participation et l'acceptation de l'enregistrement. Les produits d'informations doivent être testés avant d'être déployés, afin de s'assurer que les messages soient facilement compris et n'exigent ni clarification ni connaissances supplémentaires. La campagne d'information doit tenir compte de la diversité des besoins d'informations identifiés par les différents groupes, tout en s'assurant que tous aient accès aux mêmes informations essentielles à propos de la procédure d'enregistrement et de ses implications. Des informations exactes améliorent l'accès à l'enregistrement, réduisent les craintes, évitent les incompréhensions et favorisent la participation volontaire. S'assurer que la langue et les formats soient adaptés à la culture, tenir compte des niveaux d'alphabétisation généraux et de la diversité des langues parlées et utiliser des images qui montrent les messages sous-jacents avec précision. Vérifier que les traductions soient précises et reflètent les besoins d'informations des différentes communautés. Les canaux d'informations choisis dans un contexte d'urgence doivent :

• être acceptables pour la population ciblée ;
• utiliser plusieurs formats, notamment le format écrit, oral et pictural ;
• répondre à différents besoins d'informations ;
• transmettre des messages crédibles ;
• prendre des mesures pour que ces informations ne soient pas manipulées.

Si possible, la majorité du public ciblé doit recevoir les mêmes informations (ou des informations similaires) via au moins deux sources (par exemple discussions du groupe visé, panneaux d'affichage du HCR, pages des réseaux sociaux du HCR, annonces publiques). Cela réduit le risque que les messages ne soient pas entendus ou soient mal compris. Les informations peuvent être transmises par radio, dans des réunions, sur des prospectus ou des affiches, lors de rassemblements de masse, aux points d'entrée, etc. et par des partenaires, des travailleurs de la santé, du social ou de la communauté et des leaders locaux, religieux ou traditionnels, etc.

Les informations données à la communauté doivent toujours préciser :

• pourquoi l'enregistrement a lieu ;
• avec qui les informations recueillies seront partagées et dans quel but ;
• les conditions générales et les critères qui s'appliqueront pour déterminer qui peut être enregistré ;
• que l'enregistrement est ouvert à tous ceux qui répondent aux critères, sans tenir compte de leur genre, âge, religion ou appartenance ethnique, entre autres caractéristiques ;
• que l'enregistrement est gratuit ;
• que, sauf mention contraire, l'enregistrement n'implique pas systématiquement le droit à l'assistance matérielle ;
• que l'information donnée pendant les entretiens d'enregistrement doit être véridique ;
• qu'il existe des procédures spécifiques destinées aux personnes dont les besoins sont spécifiques ;
• le jour, le lieu et le processus d'enregistrement, notamment les méthodes et le matériel, les heures d'ouverture, les procédures pour demander un rendez-vous pour s'enregistrer et l'organisation des entretiens ;
• le lien entre enregistrement et protection pour dissiper la peur et l'inquiétude ;
• comment fonctionnent les procédures de réclamation, notamment les procédures pour signaler les difficultés qu'il y a à accéder au HCR ou aux lieux de l'enregistrement, ou encore pour rapporter l'inconduite du personnel ;
• l'engagement du HCR pour prévenir et traiter les fraudes.

Voir le module 4 du document Guidance on Registration and Identity Management (Guide d'enregistrement et de gestion des identités) pour plus d'informations sur la planification et la mise en œuvre des campagnes d'informations.

Former le personnel d'enregistrement. Donner des conseils en matière de principes de protection et de procédures d'enregistrement.

Dans les situations d'urgence, il peut être difficile de trouver le temps de former adéquatement le personnel d'enregistrement. Cependant, une bonne formation demeure essentielle pour arriver à un enregistrement et à une protection efficaces. La formation formelle est suivie d'un encadrement sur place lorsque les activités d'enregistrement débutent.

Les activités de formation suivantes sont organisées conjointement avec les collègues de la protection et de la protection basée sur la communauté et proposées à tous les personnels et partenaires :

• réponse opérationnelle d'urgence générale ; activités d'enregistrement planifiées ; liens entre les différentes activités d'enregistrement (surveillance des frontières, déplacement organisé et pré-enregistrement, réception et enregistrements individuels dans les situations d'urgence, etc.) ; et activités ultérieures de protection et d'assistance ;
• code de conduite du HCR ;
• rôles et attributions ;
• flux du processus ;
• mécanismes d'orientation ;
• procédures de réclamation ;
• programme d'initiation à la protection (selon la disponibilité et si le temps le permet).

La formation donnée par le personnel spécialisé dans la protection (protection des enfants, par exemple) peut se révéler nécessaire pour permettre au personnel chargé de l'enregistrement d'identifier les personnes à risque et de s'entretenir avec elles. Faire appel à des partenaires expérimentés pour aider à former le personnel et appuyer le processus d'enregistrement dans ces régions, si besoin est.

Avant d'entreprendre une activité d'enregistrement, tout le personnel, le personnel des partenaires et le personnel de sécurité suivent la formation sur le Code de conduite et la politique du HCR de prévention de l'exploitation et des abus sexuels et signent le formulaire du Code de conduite. Le personnel de sécurité recruté par le HCR suit également une formation de sensibilisation adaptée.

Voir :
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/Code_of_conduct_ethics/Standards_of_Conduct.

https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/administrative_forms/code_of_conduct.html.

Mise en œuvre des entretiens d'enregistrement et rencontre de toutes les personnes
Ensemble, avec les collègues chargés de la protection, définir en quoi consistent les entretiens d'enregistrement. Inclure des directives appropriées sur les questions à poser. Elles doivent être spécifiques au contexte opérationnel de l'opération en situation d'urgence.

Les intervieweurs et le personnel d'enregistrement :

• se présentent et expliquent brièvement le but de l'entretien ;
• vérifient si la personne a déjà été enregistrée (par exemple, en cherchant dans la base de données à l'avance) ;
• demandent à la personne si elle consent (par exemple, au moyen de décharges de responsabilité) à ce que d'autres acteurs humanitaires aient accès à ses renseignements personnels et l'informent de la manière dont ses données biométriques seront communiquées au gouvernement d'accueil ;
• appliquent les SOP pour détecter toute présence d'un combattant, d'un membre de la population locale ou d'une autre personne non admissible ; orientent les personnes non admissibles vers le bureau ou le point focal approprié ;
• si possible, les équipes d'intervieweurs comprennent des personnes qui peuvent identifier le pays ou la région d'origine de la personne interrogée en fonction de la langue parlée ;
• incluent des questions conçues pour vérifier la connaissance par la personne de la région d'origine déclarée ; les personnes-ressources connaissant ces régions doivent être consultées. Pour faciliter les vérifications croisées, les équipes d'enregistrement utilisent des cartes du pays et vérifient les listes d'événements qui s'y seraient produits, en coordination avec d'autres collègues de la protection ;
• consultent les populations concernées qui, généralement, coopèrent pour identifier des techniques de vérification de l'origine (connaissance des régions géographiques ou des langues) ;
• orientent les individus présentant des besoins spécifiques identifiés au cours de l'entretien vers un personnel qualifié dans le domaine ou vers les partenaires.

Surveillance de la qualité des données
La qualité des données est surveillée tout au long du processus d'enregistrement. Les données collectées sont examinées par un personnel dédié. Les contrôles de vérification quotidiens sont effectués lorsque les données papier sont collectées et après qu'elles ont été entrées dans la base de données.

Inclusion de mécanismes d'orientation. Identifier les personnes présentant des besoins spécifiques et leur accorder la priorité.
Les enregistrements en situation d'urgence doivent toujours inclure les procédures d'enregistrement, d'orientation et de suivi des personnes présentant des besoins spécifiques. C'est l'un des principaux objectifs de l'enregistrement.

Les individus présentant des besoins spécifiques sont prioritaires. Les équipes doivent les inviter physiquement à se placer au début de la file d'enregistrement afin de leur demander un complément d'information (par exemple, sur l'urgence et sur la nature de leurs besoins médicaux). Cela permet d'assurer qu'ils reçoivent une assistance ciblée.

Les personnes ayant priorité à l'enregistrement dans les situations d'urgence sont les suivantes :

• enfants isolés et non accompagnés ;
• ménages avec enfants ;
• personnes âgées, surtout si elles ne sont pas accompagnées ;
• personnes présentant des handicaps et leur famille ;
• personnes ayant besoin d'une protection spécifique et leur famille ;
• femmes seules, dans certains cas  ;
• personnes présentant des besoins médicaux spécifiques.

Lorsque la capacité du personnel ou le temps est limité, la collecte de données au cours de l'enregistrement dans les situations d'urgence peut être restreinte à certains besoins spécifiques convenus en interne dans les bureaux.
Enfants isolés et non accompagnés
Les enfants isolés et non accompagnés (UASC) sont particulièrement vulnérables. Ils doivent être enregistrés dès qu'ils sont identifiés et leurs cas déclarés immédiatement au responsable chargé de la protection du HCR.
Émission de documents. Satisfaire les besoins d'identification et d'admissibilité.
Selon les circonstances, les documents à donner sont soit des cartes d'admissibilité (une carte de rationnement, par exemple), soit une carte d'enregistrement. Convenir avec la direction et avec d'autres collègues chargés de la protection des types de documents à émettre et déterminer qui les émettra. Déterminer la période de validité des documents, en tenant compte de la capacité de l'opération à traiter le renouvellement des documents (cartes de rationnement dans des buts d'assistance, preuves d'enregistrement, certificats, attestations avec ou sans logo gouvernemental et autres documents).

Dans les premiers mois d'une urgence, il n'est généralement pas possible d'émettre des cartes d'identité de réfugiés, puisque l'émission de documents individuels prend beaucoup de temps, nécessite de longues discussions avec les autorités nationales et de multiples rencontres avec les personnes relevant de la compétence du HCR. Cependant, à la fin de la procédure, les documents prouvant l'enregistrement sont émis pour le ou les responsables des ménages et contiennent des renseignements sur chaque membre du groupe. Lorsque c'est possible, les documents peuvent être émis pour chaque individu. Le HCR ou ses partenaires peuvent par la suite utiliser ces documents pour identifier les ménages et les individus. Les cartes d'identité sont émises pendant la vérification ou l'enregistrement en continu, lorsque cela est faisable et adapté.

Si des jetons ou des bracelets ont été émis avant l'enregistrement, les remplacer par des cartes de rationnement (pour la distribution d'assistance) et/ou par des preuves d'enregistrement, certificats, attestations. Toujours relever l'identifiant unique dans la base de données (numéro de la carte de rationnement, numéro de série de l'attestation, etc.).

Dans la mesure du possible, délivrer les documents d'admissibilité, en particulier les cartes de rationnement, aux femmes responsables d'un ménage. Dans des situations où, culturellement, il n'est pas acceptable que la femme soit détentrice de la carte d'admissibilité, les cartes de rationnement doivent indiquer les noms de l'homme et de la femme responsables du ménage.

Les documents ne doivent porter que les informations requises pour satisfaire le but indiqué et ne doivent comporter aucune information qui pourrait entraîner une discrimination, comme l'origine ethnique ou d'autres données sensibles d'une personne.

Pour plus d'informations, veuillez lire les chapitres suivants :

• Identification des personnes présentant des besoins spécifiques (PWSN)
• La nutrition dans les camps
• Distribution de produits
• Techniques d'évaluation de la population
• Détermination du statut de réfugié (DSR)

Considérations essentielles pour la gestion

Les responsables des opérations sur le terrain, notamment les chefs de bureaux et représentants, sont chargés d'entreprendre les activités d'enregistrement et de gestion des données de la population, de veiller à ce que cela soit fait dans les normes les plus rigoureuses et que les besoins opérationnels soient respectés et continuent à être satisfaits.

Les activités d'enregistrement affectent directement la réponse de protection globale, ainsi que la planification et la gestion de la population. L'expertise technique en matière d'enregistrement est requise, car elle apporte une vision fiable dès le début de l'urgence.

Étant donné que le HCR affiche une redevabilité globale en ce qui concerne la protection internationale des réfugiés, il se doit de déployer un personnel d'enregistrement qualifié dès que possible afin de soutenir l'évaluation, de développer une stratégie d'enregistrement et d'appuyer la réponse opérationnelle.

Ressources et partenariats

Partenaires externes
Les principaux partenaires comprennent le gouvernement d'accueil, les populations relevant de la compétence du HCR, d'autres agences des NU et des ONG, qu'elles mettent en œuvre des activités ou apportent des ressources ou non. Dès le début de l'intervention d'urgence, le HCR doit engager toutes les parties prenantes concernées et s'efforcer de bâtir et de maintenir une collaboration et un sens de l'appropriation des objectifs partagés. Dans cet esprit, le HCR et ses partenaires doivent coopérer pour réduire les doublons et accroître la transparence et la communication. Les forums de coordination concernés comprennent le Groupe de travail chargé de la protection et le Groupe de travail chargé de la gestion de l'information sur les réfugiés. Le HCR doit également soutenir ses partenaires de mise en œuvre dans le cadre d'accords de partenariat de projet (PPA), via la formation et la gestion des performances, par exemple. Pour plus d'informations, se reporter au chapitre sur le travail avec les partenaires.
Ressources internes
Le personnel d'enregistrement peut être amené à collaborer avec de nombreux partenaires internes du HCR, par exemple des collègues des PI/Communications, de la Gestion de l'information et des TIC, de la Protection sur le terrain, SGBV et autres unités de travail spécifiques sur la protection, Approvisionnement/Logistique et Administration. Il peut aussi devoir obtenir le soutien et les conseils du bureau régional ou du siège. Le responsable de l'enregistrement et de la gestion des identités peut établir des mécanismes de communication et de coordination, afin de s'assurer que les activités d'enregistrement atteignent leur but et aient l'impact voulu sur la protection et l'assistance.

Budgets
Préparer un budget détaillé. Un modèle de budget est fourni en annexe. Prendre contact avec des collègues des programmes afin de confirmer la disponibilité des fonds.

Le budget comprend, le cas échéant :

• tout le matériel d'appui requis pour les activités d'enregistrement ;
• le personnel, ses repas, les indemnités journalières de subsistance (DSA) et incitations pour le gouvernement et le personnel de sécurité ;
• l'hébergement du personnel et l'infrastructure connexe ;
• les frais de location des lieux d'enregistrement (salles communes, écoles et autres lieux) ;
• le transport du personnel, notamment la location de véhicules et le carburant.

Base de données
Dans les situations d'urgence, il est conseillé au personnel d'utiliser RApp pour rassembler les données de réception et d'enregistrement, lesquelles doivent être synchronisées avec proGres. L'utilisation des données biométriques (BIMS) est recommandée. Lorsque l'enregistrement doit être rapide, l'opération peut recueillir un indicateur (au lieu des 10 doigts et 2 iris). Ce faisant, elle doit continuer à assurer la redevabilité.
Formulaires et matériels standards
Autant que possible, utiliser les formulaires standards. Lorsqu'une opération nécessite des données au niveau d'un ménage (par exemple, pour organiser des déplacements), utiliser la Feuille de contrôle standard ou RApp, qui permet la collecte et l'analyse de l'information voulue. Les jetons peuvent être utilisés comme tickets de transport. Le cas échéant, utiliser des bracelets pour identifier une population cible.
Fournitures requises pour l'enregistrement
Préparer une liste de toutes les fournitures requises (spécifications comprises). L'IMRS tient en réserve des stocks de supports relatifs à l'enregistrement pour permettre un déploiement rapide sur le terrain. Les demandes adressées à l'IMRS pour le matériel d'enregistrement sont limitées aux supports qui ne peuvent pas être achetés localement (par exemple, les cartes de rationnement normalisées, d'autres documents avec un numéro de série centralisé et certains produits informatiques qui doivent répondre aux normes du HCR). Les demandes sont adressées en copie au personnel régional d'appui à l'enregistrement.
Personnel
S'il n'est pas possible de recruter des experts localement, le personnel compétent et expérimenté sera appelé à se joindre à l'opération, en mission ou pour de brèves missions. Prendre contact avec la Division de l'urgence, de la sécurité et de l'approvisionnement (DESS) pour les demandes de déploiement de responsables de la planification et de la supervision du personnel d'enregistrement. Toujours évaluer en premier lieu les capacités existantes en personnel.

Les besoins en personnel peuvent être calculés en estimant la taille de la population concernée, le débit prévu sur chaque site d'enregistrement et l'approche d'enregistrement prévue, y compris les données, les outils et les processus. Tenir compte de l'échelle et du type d'intervention d'urgence. Ainsi, dans de grandes opérations, des chefs d'équipe sont affectés à chaque étape du processus d'enregistrement afin de coordonner le personnel. L'enregistrement mobile ou d'abri en abri peut nécessiter plus de personnel que l'enregistrement en un lieu fixe. Lorsque le gouvernement hôte dirige l'enregistrement en situation d'urgence, le HCR peut avoir à affecter moins de personnel ou des personnels différents. Il peut alors devoir se concentrer davantage sur la formation, par exemple.

Pour déterminer les compétences et personnels supplémentaires qui sont nécessaires, évaluer la capacité du personnel sur place. Vérifier les fonctions et grades du personnel supplémentaire, ainsi que l'urgence, et déterminer le type d'accords contractuels nécessaires :

o Le personnel international qui doit répondre aux besoins ne pouvant pas être satisfaits par l'opération dans le pays ou la région doit d'abord être issu de la liste de l'équipe d'intervention d'urgence (ERT). Les déploiements ERT ont une durée maximum de trois mois. Prévoir de remplacer les intervenants ERT déployés à la fin de cette période (sauf si leur remplacement est inutile). Le personnel international peut aussi être recruté via des missions (auprès des bureaux régionaux, d'autres opérations ou de l'IMRS), via des affectations temporaires ou sur rendez-vous et des contrats avec des équipes affiliées (dont UNOPS, IUNV et des programmes de partenaires de réserve).
o Selon l'ampleur de l'urgence, un personnel d'enregistrement et de gestion des données de l'opération sera souvent nécessaire pendant une période prolongée. Le cas échéant, les opérations peuvent être amenées à créer et annoncer le poste via des procédures Fast Track (au lieu du déploiement d'urgence ou après lui).

o Au début, un personnel local peut être recruté à la faveur de contrats temporaires individuels. Toutes les dotations en personnel doivent être régulièrement réévaluées, au fil de l'évolution de l'urgence. Les contrats à plus long terme comprennent des contrats TA, UNOPS et UNV, ainsi que des contrats pour de nouveaux postes du personnel local ou des postes montés en gamme. Les partenaires de mise en œuvre peuvent aussi procéder à l'enregistrement, s'ils sont convenablement formés, à condition que du personnel expérimenté du HCR soit disponible pour assurer la supervision.

Déterminer le total des besoins en personnel avant d'établir un budget définitif. Prévoir suffisamment de ressources humaines pour gérer le volume des arrivées et recueillir les informations d'enregistrement requises. Réévaluer régulièrement les besoins en personnel.

Calculer les fonctions, les nombres et les grades du personnel à recruter, en tenant compte des rôles suivants :

• entrée et sécurité ;
• réception et admission ;
• collecte des données et entretiens ;
• évaluation par le personnel de la protection ou des services communautaires ;
• saisie de données et contrôle qualité des données (si l'on utilise une base de données et que la saisie des données est séparée de l'entretien) ;
• photo/capture des données biométriques, si applicable ;
• émission de documents ;
• supervision (responsable de l'enregistrement, gestion des données opérationnelles, chef d'équipe) ;
• personnel d'aide aux réfugiés, personnel de régulation des foules, interprètes, employés administratifs et d'archivage, chauffeurs.

Évaluer le nombre des membres du personnel à chaque étape de l'enregistrement pour s'assurer que les réfugiés puissent passer sans encombre à travers le processus. Être prêt à réaffecter le personnel à d'autres postes et prendre les mesures nécessaires pour résoudre les goulots d'étranglement. Identifier et recruter le personnel d'enregistrement pouvant parler la langue comprise par les réfugiés et la langue du responsable des NU dans le pays d'opération.

Recruter le personnel avec une proportion égale de femmes et d'hommes, lorsque c'est faisable. S'assurer que les assistants affectés à l'enregistrement et à la saisie des données savent utiliser l'ordinateur. On pourra avoir besoin de personnel supplémentaire pour les enregistrements mobiles dans les camps improvisés en cas de situations d'urgence.

Prévoir d'assurer le bien-être du personnel. Envisager divers scénarios de conditions de travail (de mauvaises à bonnes) et prévoir les services, les pauses, les zones du personnel, le logement et les repas en conséquence. Organiser des réunions régulières du personnel et mettre en place des mécanismes pour les retours d'informations et les réclamations. Écouter les suggestions du personnel.