Registro de emergencia

1. Objetivos: Se deben establecer objetivos de registro claros que abarquen tanto las perspectivas de protección como de prestación de asistencia.
2. Análisis de brechas: Se deben identificar y analizar las brechas reconociendo cuáles son los procesos o estructuras de registro existentes que necesitan mejorarse o reemplazarse.
3. Análisis de riesgos: Se deben evaluar los riesgos a los que se enfrentan tanto las personas desplazadas como el personal, lo que incluye posibles amenazas, así mismo, se deben establecer estrategias de mitigación.
4. Elementos de datos por recopilar: Se deben describir los datos específicos por recopilar, incluida la información personal y cualquier otro tipo de información de protección individual.
5. Uso apropiado de la biometría: Se debe determinar si se utilizarán datos biométricos y cómo, de forma tal que se garantice un manejo ético y seguro. Si no se dispone de tecnologías biométricas, es fundamental incluir otros elementos de integridad en la planeación.
6. Métodos y tecnologías: Se deben determinar los métodos y tecnologías de registro que se utilizarán, los cuales han de adaptarse a las necesidades y limitaciones específicas de la operación.
7. Ubicación de centros de registro y su designación: Se debe designar los lugares donde se llevará a cabo el registro, de modo que se garantice la accesibilidad, la eficiencia y la seguridad en la disposición del emplazamiento.

La estrategia también debe analizar estos elementos para determinar las necesidades de apoyo técnico y de personal, las funciones y responsabilidades de las partes interesadas, y los requisitos financieros y de equipamiento. El Oficial de Registro puede solicitar ayuda a sus colegas regionales de las dependencias de Datos, Gestión de la Identificación y Análisis (DIMA, por sus siglas en inglés) o a la Sección de Identidad Digital y Registro (DIRS, por sus siglas en inglés) de la sede para conocer y seguir las mejores prácticas y políticas organizativas.

• Selección y preparación de centros e instalaciones para las tareas de registro: los centros de registro deben estar situados lejos de zonas afectadas por conflictos armados, inseguridad y violencia. Su ubicación debe ser de fácil acceso, tanto para las personas refugiadas como para el personal. Los centros de registro deben estar diseñados de forma tal que las personas avancen en el proceso de registro en un flujo unidireccional. Se deben tener en cuenta los controles de seguridad, el control de masas, el sistema de filas, las zonas de espera, la sombra, los retretes y el saneamiento, la iluminación, la privacidad en el sitio donde se llevarán a cabo las entrevistas, etc.
• Determinación de los datos que será necesario recopilar acerca de las personas y los hogares: los datos que habrá que recopilar dependerán principalmente de la finalidad del registro. El prerregistro grupal consiste en la recopilación de datos básicos de un grupo que viaja de forma conjunta. En general, no se admite como registro formal. El prerregistro grupal se utiliza principalmente para organizar los movimientos de población, facilitar la distribución inicial de asistencia (incluida la asistencia en efectivo) y programar el registro individual. En entornos donde la infraestructura, la alfabetización y los conocimientos informáticos lo permitan, se debe considerar la implementación de métodos de registro o prerregistro digitales o remotos. Esto podría comprender el uso de herramientas de autoservicio en línea que faciliten el prerregistro, la programación de citas, la emisión de comprobantes digitales de registro y el suministro de información previa a la entrevista de registro en línea. Estas tecnologías pueden mejorar la accesibilidad, reducir la redundancia y ampliar el alcance, sobre todo en situaciones complejas de desplazamiento masivo. La combinación de estrategias digitales con métodos tradicionales de registro puede garantizar que se siga un enfoque integral.
• Registro individual de todas las personas tan pronto como sea posible: véase la guía sobre registro para obtener información detallada sobre el conjunto mínimo de datos para los distintos niveles de registro individual.
• Preparación de procedimientos operativos estándar: el objetivo debe ser describir cada paso del proceso de registro, el método utilizado para registrar los datos, las funciones y responsabilidades, los mecanismos de remisión, etc.
• Creación de mecanismos de reclamación y gestión de fraudes: una supervisión estricta y un mecanismo de reclamación eficaz son también componentes importantes de los procedimientos para identificar y prevenir el fraude. Los procedimientos operativos estándar deberán prever una división clara de responsabilidades.
• Elaboración de acuerdos de intercambio de datos y establecimiento de las condiciones y términos de dicho intercambio: los gobiernos de acogida y los socios suelen requerir acceso a determinados datos registrados con el propósito de llevar a cabo sus propias actividades y planificar. Antes de celebrar un acuerdo de intercambio de datos o de firmar acuerdos de asociación, el ACNUR debe evaluar el nivel de protección de datos que ofrecen el gobierno u otros socios implicados en el registro. Puede hacerlo mediante una evaluación del impacto sobre la protección de datos para garantizar que los sistemas y herramientas del gobierno o de terceros proporcionen un nivel de protección de datos comparable al que ofrecen la política general de protección de datos personales y privacidad y la política sobre la protección de datos personales de las personas de interés del ACNUR.
• Diseño y ejecución de una campaña informativa que explique los beneficios y riesgos de registrarse: las personas pueden no estar familiarizadas con el ACNUR, y es posible que no comprendan bien la finalidad del registro. Para proporcionar información sobre el proceso de registro, es necesario organizar una campaña informativa utilizando múltiples medios de comunicación y formatos de difusión de mensajes. Proporcionar información precisa contribuirá a mejorar el acceso al registro, reducirá la ansiedad, evitará malentendidos y promoverá la participación voluntaria. Es esencial asegurarse de que el lenguaje y los formatos utilizados sean culturalmente apropiados, tengan en cuenta los niveles generales de alfabetización y la diversidad de lenguas habladas, y empleen imágenes que retraten con precisión los mensajes subyacentes.
• Formación del personal encargado de las tareas de registro: se debe proporcionar orientación sobre los principios de protección y los procedimientos de registro. Una formación de calidad es un requisito esencial para lograr una protección y un registro efectivos. La formación oficial debe ir seguida de tutorías en el puesto de trabajo cuando comiencen las actividades de registro.
• Realización de entrevistas de registro: Las entrevistas pueden tener lugar de forma presencial o, si las condiciones lo permiten, a distancia. Es necesario definir el contenido de las entrevistas de registro en colaboración con los colegas del área de protección. Se debe proporcionar una orientación adecuada sobre las preguntas que se realizarán. Dicha orientación debe ser específica para el contexto operacional de la operación de emergencia. La programación de citas puede gestionarse mediante una aplicación de autoservicio y puede reducir el número de veces que las personas acuden a un centro de registro. Proporcionar información antes de la entrevista de registro, por ejemplo, en línea, puede disminuir la duración de esta.
• Calidad e integridad de los datos: Durante el proceso de registro, es esencial garantizar el más alto nivel de calidad de los datos. Entre las principales cuestiones, se incluyen las que se describen a continuación.

1. Precisión y validación: La recopilación de datos debe ser revisada por personal específicamente dedicado a ello. Antes de emitir la documentación pertinente, se requiere una validación directa tras la recopilación de datos, en la que se verifique la precisión de los nombres y fechas de nacimiento con la persona registrada. También se deben realizar consultas e informes periódicos de validación de datos de manera independiente para reforzar el aseguramiento de la calidad.
2. Prevención de registros duplicados: Es fundamental asegurarse de que cada persona tenga una identificación única, sobre todo cuando la asistencia se vincula al proceso de registro. La duplicación puede tener consecuencias no deseadas, como la concesión de beneficios excesivos a una misma persona. Entre las medidas para evitar la duplicación de registros, se incluyen:

• prevenir los registros duplicados tanto dentro de una operación específica del ACNUR como a nivel regional,
• gestionar los registros duplicados externos cuando las personas puedan estar registradas tanto en el ACNUR como en otras organizaciones, y
• aplicar estrategias y tecnologías digitales para mejorar la unicidad de las identificaciones y reducir la redundancia.
   
• Creación de mecanismos de remisión: Se deben identificar y priorizar a las personas con necesidades específicas. Como objetivo clave de registro desde el punto de vista de la protección, los procesos de registro de emergencia deben incluir siempre procedimientos para registrar y llevar a cabo un seguimiento de las personas con necesidades específicas.
• Los niños no acompañados y separados de sus familias son especialmente vulnerables. Deben registrarse tan pronto como se identifiquen, y sus casos deben ponerse inmediatamente en conocimiento del Oficial de Protección del ACNUR.
• Provisión de documentación: Se debe definir junto a los colegas de protección y el personal administrativo superior cuál es el tipo de documentación más apropiado y quién debe encargarse de emitirla. Se debe tener en cuenta la capacidad de la operación a la hora de determinar el periodo de validez de los documentos, como tarjetas de identificación, comprobantes de registro, certificados y certificaciones (con o sin el logotipo del gobierno). Dado que existe una tendencia creciente hacia el uso de identidades digitales, es crucial explorar posibles medios digitales para que las personas verifiquen y autentiquen su identidad, facilitando así su acceso a los servicios.

Principales consideraciones con respecto a la gestión

Los responsables de las operaciones sobre el terreno, incluidos los representantes y jefes de oficina, se encargan de garantizar que se lleven a cabo las actividades de gestión de los datos de registro y de población, que se respeten los estándares más elevados posibles y que se cumplan en todo momento los requisitos operacionales.

Las actividades de registro tienen un impacto directo tanto en la respuesta global de protección como en la planificación y ejecución de los programas. Desde el inicio de una situación de emergencia, es vital contar con personas especializadas en el registro para garantizar la supervisión, formular y ejecutar la estrategia de registro y fortalecer la respuesta operacional.

Recursos y asociaciones

Socios externos: Las principales partes interesadas son el gobierno de acogida, las personas desplazadas, otros organismos de las Naciones Unidas y las ONG, tanto las que llevan a cabo actividades como las que proporcionan recursos. Desde el inicio de la respuesta a situaciones de emergencia, el ACNUR debe involucrar a todas las partes interesadas y esforzarse por establecer y mantener la colaboración y el compromiso respecto a los objetivos en común. En este sentido, el ACNUR y sus socios deben cooperar para reducir la duplicación, aumentar la transparencia y mejorar la comunicación. Los foros de coordinación relevantes engloban grupos de trabajo de protección o grupos interagenciales de trabajo sobre asistencia en efectivo, entre otros. Por lo general, el ACNUR apoya a sus socios bajo acuerdos de asociación para la ejecución de proyectos (que incluyen acuerdos de intercambio de datos) mediante la formación y la gestión del desempeño.

Recursos internos: Por lo general, el personal de registro debe colaborar con multiplicidad de socios internos del ACNUR, como los colegas de Información Pública y Comunicaciones, Gestión de la Información y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Protección sobre el Terreno, Suministros y Logística, Administración y Recursos Humanos, así como unidades de trabajo de protección relacionadas con la violencia sexual y de género, entre otras. También pueden necesitar apoyo y asesoramiento de las oficinas regionales o de la sede. El Oficial de Gestión de la Identificación y Registro puede implementar mecanismos de coordinación y comunicación para asegurarse de que las actividades de registro cumplan su propósito y generen el impacto previsto en la protección y la asistencia.

Bases de datos: En situaciones de emergencia, el personal puede utilizar las herramientas del Ecosistema de Registro y Gestión de la Identidad de la Población (PRIMES), incluida la aplicación RApp que permite recopilar de forma acelerada datos de recepción y registro, para luego sincronizarlos con ProGres, la herramienta institucional del ACNUR para el registro, la identidad y la gestión de casos. Si el contexto operacional lo permite, también se recomienda la recopilación de datos biométricos a través del Sistema Biométrico de Gestión de la Identidad. Dependiendo del contexto operacional, el gobierno y los socios pueden tener acceso a las herramientas de PRIMES. También podrían tenerse en cuenta herramientas para el prerregistro, así como herramientas de autoservicio para la programación de citas. Solicite asesoramiento a la DIRS en la sede central o a los colegas regionales de las dependencias de DIMA.

Suministros para las labores de registro: Se debe confeccionar una lista de todos los artículos necesarios (con sus respectivas especificaciones). En Copenhague, la DIRS mantiene una reserva de materiales empleados en las labores de registro para su rápida distribución sobre el terreno. Solo deben solicitarse a la DIRS aquellos materiales empleados en las labores de registro que no puedan ser obtenidos de manera oportuna a nivel local. Véase más información sobre las reservas, las existencias y los procedimientos de solicitud aquí (solo disponible para el personal del ACNUR).

Personal: Si en el ámbito local no se dispone de los conocimientos especializados necesarios, se deberá solicitar la dotación de personal experimentado y cualificado para que se incorpore a la operación, ya sea en misiones o en encargos breves. Póngase en contacto con la División de Emergencia, Seguridad y Suministros para solicitar oficiales de registro encargados de la planeación y de supervisar al personal de registro. Para obtener más información, véanse las entradas “Solicitud de despliegues de emergencia al mecanismo de despliegue interno del ACNUR” y “Solicitud de despliegues a los socios de reserva de emergencia”.

Las necesidades de personal pueden calcularse estimando el tamaño de la población afectada, el rendimiento esperado en cada lugar de registro y el enfoque de registro previsto, incluidos los conjuntos de datos, las herramientas y el proceso. Se debe tener en cuenta el tipo de respuesta de emergencia y la escala que esta tendrá. En operaciones de gran envergadura, por ejemplo, deben asignarse jefes de equipo a cada etapa del proceso de registro que se encarguen de coordinar el personal. El registro móvil o de refugio a refugio puede requerir más personal que el registro en un lugar fijo. Cuando el gobierno de acogida dirige el registro de emergencia, es posible que el ACNUR tenga que reducir y modificar el personal asignado.

Es necesario determinar qué personal adicional se necesita, así como cuántos de cada categoría. En función de la urgencia, la operación puede considerar incorporar personal internacional que se encuentre en misión, personal asociado o equipos de intervención en situaciones de emergencia, o efectuar nombramientos o asignaciones temporales, entre otros. El personal local puede contratarse inicialmente mediante acuerdos contractuales individuales o a través de socios. Todas las disposiciones relativas al personal deberán reevaluarse periódicamente a medida que evolucione la emergencia.

Entre las funciones del personal, cabe mencionar las siguientes:

• Acceso y seguridad
• Recepción y admisión
• Recopilación de datos y realización de entrevistas
• Evaluación por parte del personal de protección o de servicios comunitarios
• Control de calidad de los datos
• Recogida de fotos o datos biométricos
• Expedición de documentos
• Supervisión (Oficial de Registro, gestión de datos de las operaciones, jefe de equipo)
• Ayudantes de refugiados, guardias de seguridad y personal de control de masas, intérpretes, empleados administrativos y oficinistas archivadores, y conductores

Todo el personal deberá recibir capacitaciones relacionadas con sus respectivas funciones. Deberán celebrarse reuniones periódicas de personal y establecer mecanismos de recepción de comentarios y quejas; es fundamental escuchar las sugerencias del personal.

Presupuestos: Una vez que todos los aspectos de la provisión de recursos descritos previamente se encuentren integrados en una estrategia y metodología de registro consensuada, es necesario elaborar un presupuesto exhaustivo. Al hacerlo, es necesario ponerse en contacto con los colegas del programa para confirmar que se dispone de fondos. El presupuesto deberá incluir, según aplique:

• todos los equipos necesarios para respaldar las actividades de registro;
• personal, comidas del personal, dietas e incentivos para el personal gubernamental y de seguridad;
• alojamiento e infraestructura de acceso al personal;
• costos de alquiler de los lugares de registro (salones comunitarios, escuelas, otros establecimientos);
• transporte del personal, incluido el alquiler de vehículos y el combustible.