Registro de emergencia en operaciones de refugiados

Objetivos de protección

El registro en situaciones de emergencia ayuda a garantizar que:

• las personas de la competencia del ACNUR reciban una protección básica contra los arrestos arbitrarios, el reclutamiento forzoso, la detención y la devolución;
• las personas con necesidades especiales sean identificadas y remitidas a servicios de protección adecuados;
• se planifiquen y coordinen intervenciones de protección y asistencia;
• se conozca individualmente a las personas de la competencia del ACNUR y/o del Gobierno o el territorio de asilo, y que se expida documentación a hombres y mujeres en igualdad de condiciones.

Principios y normas subyacentes

Aunque la responsabilidad de las labores de registro recae en primer lugar en los Estados, el ACNUR puede ayudar a planificar o efectuar registros, sea conjuntamente con el Gobierno o por cuenta propia. Su mandato también faculta a este organismo para realizar tareas de registro de manera independiente.
En situaciones de emergencia deberán seguirse las normas de registro del ACNUR para evaluar las deficiencias que puedan presentar los sistemas de registro existentes, planificar los procesos de registro de emergencia, identificar las implicaciones de las decisiones adoptadas desde el punto de vista de la protección y priorizar adecuadamente los recursos disponibles para las labores de registro.
El registro no es un requisito previo para la provisión de alimentos u otras formas de asistencia a las personas de la competencia del ACNUR. Esto también es aplicable a las situaciones en las que sean de aplicación los términos del memorando de entendimiento firmado entre el ACNUR y el Programa Mundial de Alimentos (PMA).

Riesgos de protección

Las actividades de registro de emergencia que se ponen en marcha sin una planificación, una dotación de recursos o unos conocimientos especializados adecuados sobre el terreno pueden generar resultados deficientes, en forma de personas que quedan sin registrar o que son registradas en múltiples ocasiones. En consecuencia, es posible que los resultados de estos registros no resulten útiles o que dificulten la planificación y gestión de la población y de unas respuestas eficaces en términos de protección.

La falta de registro conlleva los riesgos siguientes desde el punto de vista de la protección:

• es posible que las personas de la competencia del ACNUR no puedan acceder a los servicios o la asistencia si no están registradas;
• las personas de la competencia del ACNUR pueden ser arrestadas, detenidas o enfrentarse a una devolución.

El registro conlleva los riesgos siguientes desde el punto de vista de la protección:

• Visibilidad: los solicitantes de asilo y los refugiados pueden no desear registrarse por temor a que los gobiernos o las comunidades locales los identifiquen.
• Seguridad: si no se planifica y diseña adecuadamente el procedimiento, el registro puede entrañar riesgos físicos para los refugiados, los solicitantes de asilo y el personal. A modo de ejemplo, si se lleva a cabo el registro en localidades excesivamente próximas a la frontera, puede que haya grupos armados presentes o que interfieran con las actividades de registro.
• Definición de prioridades: nunca debe priorizarse el registro frente a cualquier actividad que pueda salvar vidas, ni considerarse un requisito previo para la provisión de asistencia vital. Cuando sea necesario realizar actividades urgentes o cuando la respuesta humanitaria no se haya implementado todavía por completo, puede que sea necesario dejar para otro momento las labores de registro.
• Vuelos: si los refugiados todavía no han llegado a su destino final, los trámites de registro pueden poner en peligro su trayecto en busca de seguridad e incrementar el riesgo de que sean objeto de múltiples registros.

Errores de inclusión y exclusión: hay personas que deben registrarse pero que no pueden o no están dispuestas a ser registradas (errores de exclusión); otras son registradas sin estar obligadas a ello, como los nacionales o combatientes (errores de inclusión).

Otros riesgos

Un registro de emergencia deficientemente efectuado implicará el establecimiento de una base inicial de población errónea. Esto puede afectar negativamente a:

• la eficacia y oportunidad de la respuesta de protección y asistencia del ACNUR, del gobierno o de los socios;
• la credibilidad de la operación, lo que puede poner en peligro las iniciativas de promoción que se estén llevando a cabo con gobiernos y donantes.

Para mitigar los riesgos anteriormente descritos, puede consultarse la sección "Pasos clave".

Puntos de decisión claves

¿Por qué se llevan a cabo tareas de registro? Establezca los objetivos del registro de emergencia conjuntamente con los objetivos de protección, debatiendo al respecto con otros colegas encargados de las cuestiones de protección y con los altos directivos responsables de la fase de respuesta de emergencia. Las preguntas cruciales que se deben formular son: ¿Cuál es el propósito del registro? ¿A quién se está registrando? ¿Cómo se va a utilizar la información? ¿De qué datos disponemos y qué información necesitamos? Estas preguntas le ayudarán a definir los datos que es necesario recopilar, centrar la recogida datos en los elementos más importantes y diseñar una metodología de registro sólida. Al definir los objetivos del registro de emergencia, tenga presente que las actividades de registro que se llevan a cabo durante las emergencias sentarán las bases de las actividades de registro ulteriores. Los objetivos deben prever las necesidades que pueden surgir a más largo plazo.
¿Quién va a participar en las labores de registro? Son muchas las partes interesadas que se implican en las actividades de registro. Entre otras, los gobiernos, los socios operativos y la comunidad de personas desplazadas. Para que el registro tenga éxito, es esencial identificar a las principales partes interesadas y, cuando proceda, garantizar la comprensión y articulación de sus funciones y responsabilidades durante las labores de registro. Como mínimo, debe quedar perfectamente claro el papel de las autoridades nacionales y de las personas que se deban registrar, que deberán participar plenamente tanto en el diseño como en la ejecución de las actividades de registro. Estas actividades responden a las necesidades de muchos proveedores de asistencia y de servicios. Las disposiciones relativas al intercambio de datos determinarán qué información es necesario recopilar y cómo se debe proteger y gestionar. Los socios también pueden aportar unos recursos y conocimientos especializados muy valiosos a las actividades de registro.
¿Cómo se van a efectuar las tareas de registro? La determinación de la metodología de registro adecuada y de los recursos necesarios para llevar a cabo esta labor (instalaciones, métodos de realización de entrevistas, cronograma, equipos, personal, capacitación, necesidades de información, procedimientos de reclamación, obtención de datos, expedición de documentación, presupuestos) requiere tiempo y una adecuada comprensión de la protección, la programación, la administración, la tecnología de la información y el registro. Es necesario que un equipo se encargue de diseñar el registro y efectuarlo con todas las garantías de éxito.

Pasos clave

Las normas de registro del ACNUR establecen que se debe llevar a cabo un registro formal dentro de los tres primeros meses siguientes a una entrada de población. Se debe intentar iniciar el registro de emergencia en un plazo de siete días a contar desde el momento en que se produzca dicha entrada. Dado que las poblaciones aumentan con el tiempo, los procedimientos y la infraestructura de registro deberán dar respuesta a las necesidades de registro mientras dure una emergencia.
El registro conlleva un costo elevado en términos de recursos humanos y materiales, y exige una planificación apropiada por parte de profesionales bien capacitados. Las actividades de registro deben ser realizadas por oficiales de inscripción calificados.
Llevar a cabo una evaluación inicial: ¿cuál es la situación actual con respecto a la gestión de los datos poblacionales?
El registro forma parte de un enfoque general de gestión de datos poblacionales en una operación, y guarda una relación estrecha con otros tipos de gestión de datos poblacionales. Incluye la estimación, la evaluación de las necesidades, el seguimiento de movimientos y la elaboración de informes estadísticos. Los ejercicios de registro no se pueden planificar sin contar con información esencial sobre el tamaño aproximado de la población afectada, la dinámica del movimiento de la población e información contextual sobre los emplazamientos y la forma en que se han asentado y alojado los refugiados en el país de asilo.
Es fundamental consolidar y evaluar los datos iniciales de referencia. La triangulación de los datos disponibles y unas actividades adecuadas de vigilancia fronteriza ayudan a identificar y evaluar posibles carencias. Elabore listas de puntos de entrada formales e informales, realice una estimación del número de llegadas diarias que se producen en cada punto de entrada, confirme los patrones y los medios de llegada, identifique los destinos probables y anticipe el perfil de las personas de la competencia del ACNUR.
Es posible que sea necesario estimar el tamaño y el perfil de una población, en el caso de que no se disponga de otros registros o fuentes de información. Consulte el artículo en el que se exponen las técnicas de estimación poblacional.
Deberán diseñarse estrategias de inscripción con el fin de registrar a las personas de la competencia del ACNUR, con independencia del lugar del país de asilo en el que residan. Las personas recién llegadas pueden instalarse en aldeas rurales, en campamentos o en zonas urbanas. Cuando las personas de la competencia del ACNUR residen en campamentos o asentamientos similares, el registro se suele llevar a cabo dentro de sus instalaciones. Cuando los refugiados se encuentran dispersos en zonas rurales o urbanas, a la hora de planificar el registro es obligatorio identificar los lugares o las aldeas donde se hayan asentado. Identifique ubicaciones centralizadas en las que se pueda organizar el registro, cercanas a grupos de aldeas, y asígneles equipos de registro itinerantes. Este tipo de registro presenta algunas limitaciones. El registro puerta a puerta o aldea a aldea resulta imposible cuando no se conocen las ubicaciones, los recursos sin limitados y se requiere una respuesta rápida.
Desarrollo de una estrategia de registro: ¿por qué se lleva a cabo el registro?
Con independencia del contexto operativo, la estrategia de registro debe ser el marco utilizado para ejecutar el registro individual de emergencia, a fin de recopilar un conjunto mínimo de datos sobre todas las personas y un conjunto limitado de datos relativos a los hogares, tal como se describe a continuación.
El registro es una actividad multidisciplinar compleja. Desde el primer momento, es necesario preparar y realizar las actividades de registro en colaboración con otros colegas encargados de la protección y de la ejecución de los diferentes programas, así como con las secciones de administración y suministros.
El Oficial de Inscripción es responsable del diseño y la aplicación de una estrategia de registro de emergencia, que debería basarse en la planificación de emergencia para imprevistos (si está disponible). La estrategia de registro es un documento (o grupo de documentos) en el que se establecen los objetivos del registro desde el punto de vista operativo y de protección; se analizan los riesgos que afrontan las personas de la competencia del ACNUR y el personal (véase supra); se describen los datos que se deben recabar, los métodos de registro que emplear y las ubicaciones en las que se llevará a cabo el registro; y se enumeran las necesidades de personal y asistencia técnica, las funciones y responsabilidades de las partes interesadas y los requisitos financieros y de equipos.
En consulta con otros colegas responsables de las actividades de protección, defina los criterios de admisibilidad del registro y los mecanismos para remitir a las personas que no cumplan dichos criterios a un organismo adecuado. La determinación de la condición de refugiado puede resultar particularmente útil para definir el conjunto de datos que se deben obtener y los criterios que se han de aplicar. Asegúrese de que dichos criterios se den a conocer a través de la campaña de información y se documenten en los procedimientos operativos estándar (POE). Póngase en contacto con el Oficial Superior de Inscripción Regional o con la Sección de Apoyo a la Información y la Coordinación sobre el Terreno de la sede del ACNUR.
Analice y debata las necesidades de información de otros asociados clave para garantizar que se puedan llevar a cabo las intervenciones necesarias de protección y asistencia, de la manera más eficaz posible y con el mínimo riesgo para las personas de la competencia del ACNUR. A modo de ejemplo, se puede consultar con socios especializados en nutrición, salud y otras materias, y dichos socios también pueden estar presentes en las actividades de registro. De ese modo la respuesta humanitaria será más eficaz, los recursos se utilizarán de forma más eficiente y se contribuirá a evitar la duplicación de esfuerzos.
Selección de ubicaciones y preparación de instalaciones para las tareas de registro: ¿dónde se llevará a cabo esta labor?
El registro no debe efectuarse en puntos fronterizos, en los que se debe dar prioridad a la protección de la seguridad de los refugiados y solicitantes de asilo (consúltense los riesgos de protección expuestos anteriormente). El registro suele tener lugar en centros o instalaciones de recepción inicial situados a corta distancia de la frontera, o en los destinos finales en el país de asilo. La expedición de documentos a las familias en la frontera puede ayudar a los refugiados a llegar sin incidencias a sus destinos finales, donde se efectuará el registro.
Las instalaciones de recepción deben proteger en todo momento la seguridad y la dignidad de las personas de la competencia del ACNUR y la seguridad del personal.
Al seleccionar un lugar de recepción o registro, tenga en cuenta lo siguiente:

• su accesibilidad, tanto para los refugiados como para el personal;
• las opciones disponibles para la remisión inmediata de personas que presenten necesidades de atención médica;
• la distancia a la frontera y a las oficinas del ACNUR;
• los requisitos relativos a la seguridad (para ello, póngase en contacto con la Administración y con los Asesores en materia de Seguridad sobre el Terreno);

Asigne un equipo de registro encargado de efectuar visitas a domicilio para garantizar que se incluya a las personas que tengan dificultades para llegar al lugar de registro.

Asegúrese de que el espacio disponible es suficiente para acoger al número de personas que se calcula que se deben registrar; dicho espacio debe incluir zonas de espera situadas entre las diferentes zonas de tratamiento. Cerciórese de que las instalaciones disponibles tengan capacidad para soportar un aumento de la demanda de registros.

Diseñe el centro de manera que las personas puedan realizar el proceso de registro con rapidez.

En el centro de registro, disponga:

• filas separadas para los diferentes requisitos de tratamiento (una fila para las personas a las que se cita nuevamente, otra para las programadas ese día, etc.);
• controles de seguridad para garantizar la ausencia de armas en las zonas de recepción y registro;
• espacios adecuados para que el personal dedicado a tal efecto proceda a identificar y priorizar a las personas con necesidades específicas (por ejemplo, un mostrador dedicado a las cuestiones relacionadas con la protección y atendido por personal calificado en la materia);
• entradas y salidas separadas para asegurar un flujo unidireccional para el proceso;
• toldos o calefacción, protección frente a los elementos y zonas de espera con suficientes asientos;
• instalaciones de saneamiento separadas para mujeres y hombres, y un suministro adecuado de agua, electricidad e iluminación;
• un espacio privado para que las madres puedan amamantar a sus hijos y un espacio vigilado apto para niños (si es posible);
• espacios que ofrezcan confidencialidad para la realización de entrevistas;
• zonas de almacenamiento seguras para los equipos y archivos de registro;
• una zona separada para exámenes médicos y vacunaciones, en colaboración con socios sanitarios, según proceda;
• un adecuado control de masas mediante la contratación de empresas de seguridad, de personal de seguridad del país de acogida o con la ayuda de los líderes comunitarios o de ONG;
• vallados o barreras sencillas para reducir la presión de la multitud;
• unos sistemas de comunicación adecuados si las instalaciones son amplias, como megáfonos o altavoces;

Determinación de las necesidades de información acerca de las personas y los hogares: ¿qué información se debe verificar o recabar?
Es importante recopilar datos básicos sobre los hogares lo antes posible, de manera que se pueda planificar y programar adecuadamente una reubicación organizada de las personas que vayan llegando y el registro individual de emergencia de estas personas en su destino final. No obstante, la recogida de información a nivel de los hogares por sí sola (también denominada "de nivel 1") no se considera un registro formal para fines más allá de los descritos en la sección 5.1.1 del Manual de Registro.
Información sobre grupos (hogar, familia o caso) que se debe recoger:

• tamaño del grupo;
• nombre de ambos representantes del hogar (normalmente, un hombre y una mujer);
• número total de miembros de la familia;
• desglose por sexo y edad;
• necesidades específicas de la familia u hogar;
• número de documento (u otro identificador único expedido al grupo).

El registro de coordenadas GPS es opcional, y solamente se lleva a cabo cuando el pre-registro se realiza por medios móviles y no en un centro de registro.

En el destino final deberá procederse al registro individual de todas las personas de la competencia del ACNUR si no se ha podido efectuar antes.
El conjunto mínimo de datos que se debe recopilar o verificar de cara al registro individual de emergencia es:
Acerca del solicitante principal o cabeza de hogar del grupo (normalmente un hogar o una familia):

• lugar de origen;
• fecha de llegada;
• fecha de registro;
• número de identificación del hogar (documento, número de cartilla de racionamiento, número del formulario de registro, etc.);
• ubicación en el país de asilo;
• número del documento de identidad individual nacional (si dispone de él);
• dirección y número de teléfono (si dispone de ellos).

Acerca de todos los miembros del grupo, incluido el solicitante principal o cabeza de hogar:

• nombre y apellido(s);
• sexo;
• fecha de nacimiento;
• relación con el solicitante principal o cabeza de hogar;
• necesidades de protección específicas;
• foto (altamente recomendado);
• datos biométricos (recomendado).

Se recomienda utilizar datos biométricos desde el inicio de una emergencia con el fin de evitar múltiples registros y de poder efectuar la identificación en ausencia de otras referencias (como los documentos nacionales de identidad, por ejemplo). Póngase en contacto con la Sección de Apoyo a la Información y la Coordinación sobre el Terreno para obtener orientación y asistencia en el establecimiento de sistemas de gestión de la identidad.
Se podrán recabar datos adicionales sobre el grupo, según el contexto, si bien en general esto se desaconseja. Dependiendo de la situación, puede ser esencial o importante obtener datos individuales adicionales de cara a otros procesos de protección o programas de asistencia; no obstante, esto siempre supondrá la dedicación de tiempo y recursos añadidos para la realización de las actividades de registro.
Adapte el modelo de formulario de registro según las necesidades, y ponga a prueba los formularios antes de utilizarlos a gran escala. Esto permitirá ahorrar tiempo durante el registro, pues se garantizará un uso eficiente de los formularios, las preguntas, los cuadros de codificación y los guiones de entrevista.
Una vez establecido el conjunto de datos, adopte los códigos normalizados del ACNUR para crear un documento de referencia, que será utilizado por los entrevistadores y por el personal de registro. Utilice los mismos códigos para configurar la base de datos de registro (niveles de ubicación, campos obligatorios, valores por defecto, plantillas).
Cerciórese de que se dispone de información coherente al nivel de desagregación adecuado tanto sobre las ubicaciones existentes en el país de asilo como en el país de origen. Puede que necesite crear sistemas básicos de localización en un campamento si no existe un sistema de este tipo.
Procedimientos operativos estándar (POE) por escrito: cómo documentar la forma de trabajar
Los POE reducen el riesgo de que los mecanismos de registro sean subjetivos, restrictivos o incoherentes. Aclaran los roles específicos de las personas y los socios (incluidos los organismos de las Naciones Unidas y las ONG), incrementan la transparencia del proceso de registro, disminuyen los intercambios de datos inadecuados y reducen los riesgos de protección de datos.
Elabore y documente lo antes posible POE de registro:

• describa brevemente los pasos de los que consta el proceso de registro y los criterios que deben cumplir las personas para ser registradas, según lo acordado con otros colegas encargados de las labores de protección;
• describa las funciones, autoridades, responsabilidades y mecanismos de rendición de cuentas de cada uno de los agentes que intervengan en las tareas de registro;
• enumere los elementos de información que se deben consignar durante el registro, incluidas las necesidades específicas relacionadas con la protección;
• describa los mecanismos de remisión de los que se disponga en el marco del proceso de registro;
• describa las disposiciones adoptadas para garantizar la continuidad del proceso de registro;
• incluya un gráfico de flujos del proceso de registro de manera que se pueda visualizar fácilmente cada uno de sus pasos;
• incluya como anexo cualquier formulario y modelo normalizado pertinente.

Implantación de mecanismos de reclamación y gestión de fraudes
La planificación de las labores de registro debe incluir procedimientos dirigidos a evitar fraudes en los que se vea involucrado el personal. Los POE deberán incluir una división clara de responsabilidades. Una supervisión rigurosa y un mecanismo de reclamación eficaz son también componentes muy importantes de los procedimientos destinados a identificar e impedir el fraude.

• Los materiales utilizados en las labores de registro deben inventariarse y conservarse en lugar seguro.
• Los materiales y procesos que se usen para la expedición y renovación de documentos deben someterse a estrictos controles.

Deberán crearse mecanismos de reclamación confidenciales para permitir la presentación de quejas, la notificación de personas que afirmen no haber sido registradas cuando debieran haberlo sido y la interposición de denuncias por comportamiento inapropiado contra el personal encargado de las labores de registro. Estos mecanismos de reclamación deben incluir procedimientos adecuados para llevar a cabo un seguimiento eficaz de la tramitación de dichas reclamaciones.
Los procedimientos de reclamación deben:

• incluir un modelo de reclamación normalizado;
• garantizar que toda reclamación recibida, en cualquier forma, sea examinada y tramitada adecuadamente;
• ofrecer a las personas que interpongan una reclamación la oportunidad de identificarse ante la dirección (si así lo desean), respetando en cualquier caso su derecho al anonimato en el caso de que teman ser objeto de represalias;
• otorgar al reclamante el derecho a presentar su queja a través de un miembro del personal diferente de aquel al que se refiera la reclamación;
• alentar a que cualquier persona denuncie los comportamientos inapropiados las actividades relacionadas con las tareas de registro.

Elaboración de acuerdos de intercambio de datos: definición de términos y condiciones
Los gobiernos de los países de acogida, y también los socios como el PMA, suelen necesitar datos de registro para la realización de sus actividades o para garantizar la seguridad y la protección. Las cuestiones relativas a la propiedad y la protección de los datos deberán aclararse antes de que comience el registro. Para garantizar un nivel adecuado de intercambio de datos, es extremadamente importante que, cuando se establezcan las prácticas adecuadas de intercambio, las partes comprendan y acuerden con detalle el modo en que se procesarán los datos. Cuando sea probable que se vaya a efectuar un intercambio de datos a gran escala, o cuando este esté institucionalizado o se realice de manera reiterada, puede ser necesario negociar acuerdos formales de intercambio de datos con los asociados.
El intercambio de datos con socios y otras oficinas debe:

• diseñarse de manera que evite duplicidades, contradicciones y confusiones;
• estar diseñado de modo que reduzca el riesgo de fraude;
• reflejar los objetivos concretos de la recogida de datos;
• ser proporcional a los beneficios previstos;
• maximizar las respectivas fortalezas y oportunidades;
• respetar los principios internacionales de protección de datos.

Consúltese la Política del ACNUR sobre la protección de los datos personales de las personas de la competencia del ACNUR (Política de protección de datos).
Diseño y ejecución de una campaña informativa: cómo garantizar que la población conozca los beneficios y los riesgos
La difusión clara, oportuna y sistemática de información normalizada es crucial y constituye un elemento esencial para el éxito del registro. Las personas de la competencia del ACNUR pueden no ser conscientes de sus derechos y obligaciones; en consecuencia, las campañas informativas proactivas revisten una importancia vital. Una información precisa incrementa el acceso al registro, reduce la ansiedad, evita los malentendidos y asegura la participación de las personas de la competencia del ACNUR.
Cerciórese de que las campañas informativas integren el enfoque relativo a la edad, el género y la diversidad, y de que se llegue a los grupos marginados y aislados y estos puedan entender los mensajes que vayan dirigidos a ellos. Cuando se lleve a cabo un registro itinerante, las campañas informativas deberán incluir información sobre los equipos itinerantes.
La información se puede divulgar por radio, a través de reuniones y por medios de folletos o carteles, en encuentros masivos y en puntos de entrada, a través de asociados, de trabajadores sanitarios, sociales y comunitarios, de líderes locales, religiosos o tradicionales, etc.
La información dirigida a la comunidad siempre debe indicar claramente:

• los motivos por los que se lleva a cabo el registro, con quién se compartirá la información recabada y para qué fines;
• los criterios que se aplicarán para determinar qué personas se deben registrar;
• que el registro está abierto a todas aquellas personas que cumplan los criterios establecidos, con independencia de su género, etnia, edad, religión y otras características;
• que el registro es gratuito;
• que (a menos que se establezca otra cosa) el registro no implica derecho alguno a recibir asistencia material;
• que la información proporcionada debe ser veraz;
• los procedimientos específicos disponibles para personas con necesidades concretas;
• el momento, lugar y proceso de registro, incluidos los métodos y materiales empleados, el horario de apertura, los procedimientos para solicitar cita para el registro y la programación de entrevistas;
• el vínculo entre registro y protección, para evitar temores y preocupaciones;
• el funcionamiento de los procedimientos de reclamación, incluidos los utilizados para denunciar dificultades en el acceso al ACNUR o a las instalaciones en las que se efectúa el registro, así como los comportamientos inadecuados por parte del personal;
• el compromiso del ACNUR de prevenir y erradicar el fraude.

Capacitación del personal encargado de las tareas de registro: provisión de orientaciones sorbe los principios de protección y los procedimientos de registro
En las situaciones de emergencia puede resultar complicado encontrar tiempo para capacitar adecuadamente al personal responsable de las labores de registro. No obstante, una capacitación adecuada es una condición esencial para llevar a cabo de manera eficaz las tareas de registro y protección. La capacitación formal debe ir seguida de una tutorización en el puesto de trabajo cuando comiencen las actividades de registro.
Las siguientes actividades de capacitación se deben organizar conjuntamente con otros colegas encargados de la protección y con las personas que se ocupen de la protección comunitaria. La capacitación se debe ofrecer a todo el personal y a los socios:

• la respuesta operativa general de emergencia: las actividades de registro previstas; los vínculos existentes entre las diferentes actividades relacionadas con el registro (vigilancia de fronteras, movimiento y preinscripción organizados, recepción y registro individual de emergencia, etc.); las actividades posteriores de protección y asistencia;
• el Código de Conducta del ACNUR;
• funciones y responsabilidades;
• flujo del proceso;
• mecanismos de remisión;
• procedimientos de reclamación;
• programa introductorio sobre protección (si está disponible y el tiempo lo permite).

Puede ser necesario organizar cursos de capacitación impartidos por personal especializado en cuestiones de protección (infantil, por ejemplo) con el fin de que el personal encargado de las tareas de registro pueda identificar los grupos o personas en situación de riesgo y trabajar con ellas. Identifique de manera proactiva a los socios que posean conocimientos especializados y al personal que pueda encontrarse en posición de respaldar el proceso de registro en esas esferas.
Antes de llevar a cabo una actividad de registro, todo el personal, el personal de los socios y el personal de seguridad deben recibir capacitación sobre el Código de Conducta del ACNUR y la política de prevención de la explotación sexual y el abuso sexual, y deben firmar el formulario del Código de Conducta. El personal de seguridad contratado por el ACNUR también debería recibir una capacitación básica con fines de concienciación.
Véase:
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/Code_of_conduct_ethics/Standards_of_Conduct___UNHCR_s_Code_of_Conduct.html y
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/administrative_forms/code_of_conduct.html

Realización de entrevistas de registro: necesidad de reunirse con toda persona a la que se deba registrar
En colaboración con los colegas responsables de las cuestiones de protección, defina el contenido de las entrevistas de registro, incluido un guion adecuado. Este debe ser específico al contexto operativo en el que se desarrolle la operación de emergencia.
Los entrevistadores y el personal encargado de las tareas de registro deberán:

• presentarse y explicar brevemente el propósito de la entrevista;
• verificar si las personas que se presentan ya se han registrado con anterioridad (por ejemplo, consultando la base de datos con antelación);
• pedir autorización a la persona entrevistada para compartir sus datos con otros agentes humanitarios (por ejemplo, a través de acuerdos de confidencialidad) e informarle de cómo se van a utilizar sus datos;
• identificar a presuntos combatientes, miembros de la población local u otras personas que no se deban registrar y a las que se deba remitir al mostrador de protección. La ropa y el lenguaje corporal pueden proporcionar indicaciones iniciales al respecto, pero no deben ser los únicos factores que se tengan en cuenta;
• en la medida de lo posible, incluir personas que puedan identificar el país o zona de origen a través de las diferencias lingüísticas;
• incluir preguntas diseñadas para verificar el conocimiento de la zona de procedencia manifestada. Se deberá consultar a personas que conozcan dichas zonas. Para facilitar las comprobaciones, los equipos encargados de las labores de registro deberán reunir mapas y listas de acontecimientos en coordinación con otros colegas responsables de la protección;
• consultar a las poblaciones de la competencia del ACNUR, que normalmente colaboran en las técnicas de identificación para verificar el origen (conocimiento de zonas geográficas o particularidades lingüísticas);
• remitir a las personas con necesidades específicas que se hayan identificado durante la entrevista de registro a personal o socios que cuenten con la cualificación adecuada.

Garantizar la calidad de los datos
Se deberá supervisar la calidad de los datos a lo largo de todo el proceso de registro. Las labores de recogida de datos deberán ser examinadas por personal específicamente dedicado a ello. Se deberán efectuar controles diarios de calidad, tanto cuando se recojan datos en papel como tras su introducción en la base de datos.

Inclusión de mecanismos de remisión: identificación y priorización de personas con necesidades específicas
Como objetivo clave del registro desde el punto de vista de la protección, los procesos de registro de emergencia deberían incluir siempre procedimientos para registrar y llevar a cabo un seguimiento de las personas con necesidades específicas.
Se debe dar prioridad al registro de las personas que presenten necesidades específicas. Estas deberán pasar a los primeros lugares de la fila o lista de registro, y se recogerá información adicional sobre ellas (por ejemplo, acerca de la urgencia y naturaleza de sus necesidades médicas) de manera que se les pueda prestar una asistencia individualizada.
Entre las personas a las que se debe dar prioridad en las tareas de registro de emergencia figuran las siguientes:

• los menores no acompañados y separados;
• los hogares encabezados por menores;
• las personas de edad avanzada, sobre todo si no van acompañadas;
• las personas con discapacidad y sus familias;
• las personas con preocupaciones específicas desde el punto de vista de la protección y sus familias;
• las mujeres solteras en determinadas circunstancias;
• las personas con necesidades médicas específicas.

Cuando la disponibilidad de tiempo o personal sea limitada, la recogida de datos durante un registro de emergencia se podrá ceñir a determinadas necesidades concretas, con base en los acuerdos alcanzados internamente en la oficina.

Menores no acompañados y separados
Los menores no acompañados y separados son particularmente vulnerables. Deben registrarse tan pronto como se identifiquen, y sus casos deben ponerse inmediatamente en conocimiento del Oficial de Protección del ACNUR.


Provisión de documentación: satisfacción de las necesidades de documentación, tanto identificativa como sobre los derechos de la persona
Dependiendo de la situación y de las circunstancias, la documentación puede adoptar la forma de una cartilla de derechos (de racionamiento, por ejemplo) o de una tarjeta de registro. Póngase de acuerdo con otros colegas responsables de las cuestiones de protección y con la alta dirección acerca del tipo de documentación que se expedirá, y quién se encargará de expedirla. Establezca el período de validez de los documentos teniendo en cuenta la capacidad de la operación para tramitar las renovaciones (cartillas de racionamiento con fines de asistencia, comprobantes de registro, certificados, certificaciones con o sin el logotipo del gobierno y otros documentos).
En los primeros meses de una emergencia no suele ser factible expedir documentos de identidad para los refugiados, puesto que la emisión de documentación individual requiere mucho tiempo y, a menudo, un debate en profundidad con las autoridades nacionales, así como múltiples intervenciones con las personas de la competencia del ACNUR. Sin embargo, una vez finalizado el proceso de registro, deberá expedirse documentación acreditativa de este al cabeza o cabezas de hogar; dichos documentos deben contener información acerca de las personas que componen su hogar o familia. En algunos casos se podrá expedir documentación individual a cada persona. Posteriormente, el ACNUR o sus socios podrán utilizar esa documentación para identificar a las personas y los hogares.
Si se entregaron documentos o pulseras al inicio del proceso de registro, sustitúyalos (según lo acordado con el personal encargado de las labores de protección) por cartillas de racionamiento (con fines de distribución de asistencia) y/o por un certificado de registro. Registre siempre el identificador único en la base de datos (número de cartilla de racionamiento, número de serie del certificado, etc.).
Siempre que resulte posible, expida los documentos de derechos, en especial si se trata de cartillas de racionamiento, a nombre de las mujeres cabeza de hogar. Las mujeres y sus hijos pueden sufrir penurias si el esposo/padre abandona la familia o no tiene en cuenta sus intereses. En las situaciones en las que, desde el punto de vista cultural, no sea aceptable la expedición de documentos de derechos a nombre de las mujeres, en las cartillas de racionamiento se deberán indicar los nombres tanto de la mujer como del hombre que encabecen el hogar.
Los documentos no deben contener información que pongan en peligro de manera innecesaria los principios de confidencialidad. Con el fin de respetar la privacidad de las personas y familias, estos documentos no deberán contener más información que la necesaria para cumplir su cometido.
Para obtener orientaciones adicionales, consúltense los artículos siguientes:

• Identificación de personas con necesidades específicas
• La nutrición en los campamentos
• Distribución de productos básicos
• Técnicas de estimación de la población
• Determinación de la condición de refugiado (RSD)

Consideraciones principales en materia de gestión

Los responsables de las operaciones sobre el terreno, incluidos los Representantes y Jefes de Oficina, se encargan de garantizar que se lleven a cabo las actividades de gestión de los datos de registro y de población, que se respeten los estándares más elevados posibles y que se cumplan en todo momento los requisitos operativos.
Las actividades de registro afectan directamente a la respuesta global de protección, así como a la planificación y gestión de la población. Es necesario contar con asesores técnicos en cuestiones de registro que supervisen adecuadamente el procedimiento desde el inicio de una emergencia.
Dado que el ACNUR ostenta la responsabilidad general en lo que atañe a la protección internacional de los refugiados, la organización debería desplegar personal de registro calificado lo antes posible con objeto de respaldar la evaluación, diseñar una estrategia de registro y apoyar la respuesta operativa.

Recursos y asociaciones de colaboración

Socios externos
Es fundamental coordinar a los socios, colaborar con ellos e involucrarlos en las actividades relacionadas con el registro. Entre los socios figuran contrapartes gubernamentales, el Programa Mundial de Alimentos (PMA), la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), ONG, etc. Los foros de coordinación incluyen el Grupo de Trabajo sobre Protección y el Grupo de Trabajo sobre Gestión de la Información sobre los Refugiados, entre otros.

Recursos internos

Presupuestos
Elabore un presupuesto detallado (se adjunta un modelo). Póngase en contacto con los colegas encargados de los programas para confirmar la disponibilidad de fondos.
El presupuesto deber incluir, según proceda:

• todos los equipos necesarios para respaldar las actividades de registro;
• gastos de personal, manutención del personal, dietas e incentivos para el personal gubernamental y de seguridad;
• alojamiento del personal e infraestructura;
• gastos de alquiler de las instalaciones en las que se llevarán a cabo las labores de registro (centros comunitarios, escuelas u otras);
• transporte del personal, incluido el alquiler de vehículos y el combustible.

Base de datos
Mientras se desarrolla la Herramienta de Registro de Emergencia, se recomienda utilizar la aplicación informática proGres v3. A menudo se requiere recoger información biométrica en las fases iniciales de una emergencia.
Formularios normalizados y material necesario
Utilice en la medida de lo posible formularios normalizados. Cuando una operación necesite recabar datos a nivel de los hogares (por ejemplo, con el fin de gestionar movimientos organizados), utilice la Ficha de Control normalizada, que permite recoger y analizar este tipo de información. Se podrán utilizar los documentos como billetes de transporte y, si es necesario, las pulseras podrán usarse para identificar una determinada población.
Suministros para las labores de registro
Elabore una lista de todos los artículos requeridos (incluidas sus especificaciones). Estudie las opciones disponibles de adquisición local, adquisición internacional a través del Servicio de Gestión de las Adquisiciones y Contratación (SGAC) y la adquisición por medio de la Sección de Apoyo a la Información y la Coordinación sobre el Terreno.

La Sección de Apoyo a la Información y la Coordinación sobre el Terreno mantiene un archivo de diversos materiales de registro que posibilita un despliegue rápido sobre el terreno. Las solicitudes de materiales de registro dirigidas a la citada Sección deben limitarse a materiales que no sea posible adquirir en el mercado local (por ejemplo, cartillas de racionamiento normalizadas y determinados equipos de TI que deben cumplir las normas del ACNUR). Las solicitudes se deberán enviar con copia al personal de apoyo al registro a nivel regional.

Personal
Si no se dispone de los conocimientos especializados necesarios en el ámbito local, se deberá solicitar la dotación de personal experimentado y calificado para que se incorpore a la operación en misiones o para encargos breves. Si desea solicitar el despliegue de oficiales de registro que se encarguen de planificar y supervisar al personal responsable de las tareas de registro, póngase en contacto con la División de Emergencias, Seguridad y Suministros.
Determine las necesidades totales de personal antes de elaborar el presupuesto definitivo. Los recursos humanos han de ser suficientes para gestionar el volumen de llegadas y recopilar la información de registro necesaria. Cada cierto tiempo, vuelva a evaluar las necesidades de personal.
Calcule las funciones, el número y las categorías profesionales del personal que se debe contratar teniendo en cuenta las funciones siguientes:

• acceso y seguridad;
• recepción y admisión;
• recogida de datos/realización de entrevistas;
• evaluación por parte del personal de protección o de servicios comunitarios;
• introducción de datos (si se utiliza una base de datos y su introducción se realiza en un momento distinto del de la entrevista);
• recogida de fotos/datos biométricos, si procede;
• expedición de documentos;
• personal de ayuda a los refugiados, personal de control de masas, intérpretes, personal administrativo y de archivo, conductores.

Prevea un número adecuado de empleados en cada etapa del proceso para garantizar que los refugiados puedan pasar rápidamente de una fase a la siguiente. Esté preparado para reasignar funciones entre el personal en caso necesario y adopte las medidas pertinentes para solucionar los posibles cuellos de botella. Identifique y contrate personal de registro que se pueda comunicar en un idioma que entiendan los refugiados y que hable la lengua oficial de la operación de las Naciones Unidas en el país.
Contrate personal masculino y femenino a partes iguales. Asegúrese de que los auxiliares de registro e introducción de datos estén familiarizados con la informática. Es posible que necesite personal adicional para realizar tareas de registro de emergencia de manera itinerante en asentamientos informales.
En un primer momento se podrá contratar personal de registro a través de acuerdos temporales con socios locales. En el plazo de tres meses de la contratación inicial y con el fin de evitar una rotación rápida del personal, póngase en contacto con la dirección superior y con los oficiales de recursos humanos para valorar la posibilidad de convertir esos acuerdos contractuales en contratos de asistencia temporal (Documento de Presupuestos y Obligaciones) o en contratos nacionales de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) o para Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU).