Регистрация лиц в контексте чрезвычайной ситуации

Последнее обновление: 17 ноября 2023

Данная запись устарела и находится в стадии редактирования. Пожалуйста, вернитесь позже.

Основные идеи

УВКБ ООН следует как можно скорее направить квалифицированный регистрационный персонал для оценки, поддержки и разработки стратегии регистрации и плана осуществления.
Регистрация представляет собой экономически затратный процесс. Убедитесь, что для проведения регистрационных мероприятий выделены достаточные людские и финансовые ресурсы.
Выявляйте лиц с особыми потребностями и определяйте их приоритетность на всех этапах регистрации.
Вовлекайте в процесс регистрации правительство, родственные учреждения ООН (ВПП, ЮНИСЕФ и т. д.), НПО и сообщество беженцев и координируйте с ними свои действия.
Подробно информируйте все заинтересованные стороны о процедурах регистрации, уделяя особое внимание защите данных и используя различные форматы и каналы связи.

Общая информация

Регистрация насильственно перемещенных лиц и лиц без гражданства играет решающую роль в осуществлении мер реагировании УВКБ ООН на чрезвычайные ситуации, в первую очередь сосредоточенных на жизненно важных аспектах оказания гуманитарной помощи и предоставления защиты нуждающимся лицам, включая выявление и направление на получение услуг лиц с особыми потребностями, требующими целенаправленного вмешательства. Регистрация в чрезвычайной ситуации обеспечивает доступ затронутых граждан к документации, помощи, защите и услугам, а также гарантии от задержания и принудительного возвращения. УВКБ ООН может также регистрировать ВПЛ или другие группы населения в чрезвычайных ситуациях с конкретной целью, например, для управления программами оказания помощи или мероприятиями в области защиты. Необходимость регистрации возросла в связи с тем, что УВКБ ООН все чаще предоставляет именно денежную помощь, учитывая финансовые правила, которые требуют строгой практики управления личными данными получателей такой помощи. Программы регистрации всегда должны учитывать конкретные цели операции, роль правительства и партнеров, а также то, куда и как беженцы прибывают и где именно проживают в стране предоставления убежища.

Регистрация лиц в чрезвычайной ситуации отличается от таковой в других ситуациях с точки зрения объемов и срочности собираемых данных, а также ограничений, налагаемых инфраструктурой и потенциалом на местах. В чрезвычайных ситуациях особое внимание уделяется индивидуальной регистрации, позволяющей собрать минимальные необходимые данные о каждом отдельном человеке и домохозяйстве. Более подробную информацию, включая руководство по проведению регистрационных мероприятий, методологии, инструменты и полезные ресурсы, можно найти в модуле, посвященном чрезвычайным ситуациям, Руководства УВКБ ООН по регистрации и управлению личными данными и Контрольном перечне для регистрации лиц в чрезвычайных ситуациях. Эта информация учитывает различные факторы, гарантирующие соответствие процесса конкретным условиям и потребностям чрезвычайной ситуации.

Актуальность для операций в чрезвычайных ситуациях

Регистрация является важнейшим инструментом адресной помощи и достижения целей в области защиты. Целостность и точность процессов регистрации важны для надлежащего оформления документации и предоставления денежной помощи, особенно при оказании такой помощи через поставщиков цифровых платежей.

Регистрация осуществляется путем индивидуального опроса перемещенных лиц. Собираемые данные жизненно важны для выявления конкретных потребностей, для обеспечения которых может быть необходимо срочное вмешательство конкретных партнеров. Агрегированные данные, полученные в результате индивидуальной регистрации, также используются для планирования использования ресурсов, сбора средств и оценки эффективности помощи во время реагирования на чрезвычайные ситуации.

Важное значение также имеет координация действий растущего числа правительственных и неправительственных организаций, участвующих в реагировании на чрезвычайные ситуации, с целью снижения риска дублирования усилий в области регистрации. В контексте перемещения беженцев УВКБ ООН часто берет на себя ведущую роль в координации ответных мер, используя предоставленные учреждению полномочия и обширный опыт в области регистрации персональных данных и управления ими. Там, где позволяют инфраструктура и уровень грамотности, внедрение инновационных технологий, таких как удаленная (предварительная) регистрация и цифровое подтверждение регистрации, может расширить доступ к перемещенному населению и повысить эффективность обработки данных. Это особенно ценно в сложных ситуациях массового перемещения и согласуется с неизменной приверженностью УВКБ ООН эффективному и оперативному оказанию помощи.

Цели в области защиты

Лица получают первоначальную базовую защиту от произвольного ареста, насильственной вербовки, задержания и принудительного возвращения.

Появляется возможность выявить лица, подверженные риску и имеющие особые потребности, чтобы затем направить их в соответствующие службы в области защиты.

Планируются, координируются и осуществляются мероприятия в области защиты и оказания помощи, проводится подготовка программ по обеспечению долгосрочных и эффективных решений.

Обеспечение учета каждого отдельного лица, а также выдачи документов мужчинам и женщинам на равных условиях.

Обеспечение этичного и ответственного использования полученных в ходе регистрации данных, а также защиты прав, достоинства и неприкосновенности частной жизни зарегистрированных лиц.

Building a Registration Response in Emergencies

Основополагающие принципы

Несмотря на то, что именно государства несут основную ответственность за регистрацию, УВКБ ООН оказывает поддержку правительству в области планирования и проведения регистрации или осуществляет регистрацию от его имени. УВКБ ООН может также самостоятельно проводить регистрацию в соответствии с собственным мандатом, в том числе в целях планирования и оказания помощи в конкретной форме, такой как помощь в виде денежных средств.

В чрезвычайных ситуациях следует использовать принципы и стандарты регистрации УВКБ ООН для выявления пробелов в системах регистрации, планирования процессов регистрации в чрезвычайных ситуациях, оценки последствий решений для защиты и надлежащего распределения ресурсов на регистрацию согласно установленным приоритетам.

Мероприятия в области экстренной регистрации, которые проводятся слишком долго после первоначальных этапов принудительного перемещения или без надлежащего планирования, ресурсов или экспертных знаний на местах, могут привести к неполной регистрации или многократной регистрации одних и тех же лиц. Это, в свою очередь, приведет к результатам, которые окажутся бесполезны для населения или будут препятствовать планированию, управлению и эффективным мерам защиты.

Ключевые решения

С какой целью проводится регистрация? Решающее значение имеет определение целей регистрации в чрезвычайных ситуациях совместно с коллегами в области защиты. Понимание того, кто должен быть зарегистрирован и почему, позволяет определить потребности в данных как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Понимание этих аспектов имеет важное значение для планирования и осуществления эффективных мер реагирования на чрезвычайные ситуации и достижения соответствующих результатов. Следует также отметить, что потребности в данных будут меняться с течением времени и должны быть соотнесены с реальными возможностями. Первоначально в чрезвычайной ситуации следует проводить минимальный сбор данных, чтобы обеспечить оказание немедленной, жизненно важной гуманитарной помощи и защиту.

Кто должен участвовать в регистрации? В регистрации участвуют многие заинтересованные стороны, зачастую с конкурирующими приоритетами, включая правительства, партнеров и перемещенное сообщество. Соглашения об обмене данными должны быть разработаны до начала обмена данными с третьими сторонам. В целях избежания дублирования данных при регистрации и обеспечении скоординированной помощи и других мероприятий необходимо согласовать действия партнеров в самом начале чрезвычайной ситуации.

Как следует проводить регистрацию? Выбор подходящих методов регистрации и распределение связанных с ней ресурсов требует тщательного планирования и понимания различных факторов, при этом достичь такого понимания необходимо в сжатые сроки. Для этого необходимо рассмотреть такие аспекты, как объекты, где проводится регистрация, методы проведения интервью, сроки, персонал, оборудование, обучение, требования к информации, процедуры подачи жалоб, сбор данных, выдачу документации и составление бюджета. Совместная работа экспертов по защите, программированию, администрированию, информационным технологиям и регистрации необходима для обеспечения всестороннего и эффективного процесса.

Ключевые шаги

См. Руководство в области регистрации и управлению идентификационными данными для получения более подробной информации о каждом из следующих шагов.
Регистрация должна начинаться как можно скорее после того, как отдельные лица и семьи из числа перемещенного населения прекратят перемещение и поселятся в определенном месте. Ожидание прекращения или стабилизации перемещения дает преимущества с точки зрения обеспечения точности данных, распределения ресурсов и способности оказывать своевременную и многократную помощь.
Проведите первоначальную оценку, в том числе определите, сколько лиц нуждается в регистрации, показатели прибытия, демографические данные населения, включая местоположение, где может проходить регистрация, потребности в людских и материальных ресурсах.
В контексте регистрации в чрезвычайных ситуациях необходимо подготовить всеобъемлющую стратегию или план, учитывающие различные аспекты процесса. Сотрудник по регистрации, работающий совместно с коллегами в области защиты, подготовки программ, администрирования, управления персоналом, снабжения и других областях, должен учитывать следующие аспекты:

Цели: установите четкие цели регистрации, охватывающие как защиту, так и перспективы оказания помощи.
Анализ пробелов: выявите и проанализируйте любые пробелы или недостатки, принимая во внимание существующие процессы регистрации или структуры, которые нуждаются в дополнении или замене.
Анализ рисков: оцените риски, с которыми сталкиваются перемещенные лица и персонал, включая потенциальные угрозы и стратегии их смягчения.
Элементы данных для сбора: опишите конкретные данные, подлежащие сбору, включая персональную информацию и другую информацию о защите персональных данных.
Надлежащее использование биометрических данных: определите, будут ли использоваться биометрические данные и каким образом, обеспечивая этичное и безопасное обращение с такими данными. При отсутствии биометрических данных включите в планирование другие элементы обеспечения целостности данных.
Методы и технологии: с учетом уникальных потребностей и ограничений операции определите методы регистрации и технологии, которые будут использоваться.
Местоположения и обозначение местоположения объекта: обозначьте места, где будет проходить регистрация, уделив внимание доступности, эффективности и безопасности при подготовке макета объекта.

Эти элементы также должны быть проанализированы в стратегии для определения потребностей в персонале и технической поддержке, ролей и обязанностей заинтересованных сторон, а также необходимого финансирования и оборудования. Сотрудник по регистрации может обратиться за помощью к региональным коллегам по управлению идентификацией данных и анализу (DIMA) или в отдел цифровой идентификации и регистрации (DIRS) в штаб-квартире для обеспечения соответствия своей деятельности передовой практике и политике организации.

Выберите и подготовьте объекты и помещения для регистрации. Объекты, где будет проводиться регистрация, должны располагаться вдали от районов, затронутых вооруженными конфликтами и насилием, или небезопасных районов. Объекты должны быть доступны как для беженцев, так и для персонала. Разработайте макет объекта, позволяющий лицам быстро проходить процесс регистрации таким образом, чтобы поток лиц двигался только в одно сторону. Обеспечьте проверку безопасности, контроль толпы, систему очередей, зоны ожидания, тень, туалеты и санитарные помещения, освещение, уединенные места для интервью и т. д.
Определите потребности в данных домохозяйств и отдельных лиц. Потребности в данных в первую очередь определяются целью регистрации. Групповая предварительная регистрация – это сбор основных данных о группе лиц, путешествующих вместе. Как правило, этот процесс не считается официальной регистрацией. Групповая предварительная регистрация в основном используется для организации передвижения населения, облегчения распределения первоначальной помощи (включая наличные деньги) и составления графика индивидуальной регистрации. В ситуациях достаточных инфраструктуры, уровня грамотности и навыков работы с компьютером рассмотрите возможность внедрения цифровых или удаленных методов (предварительной) регистрации. Они могут включать онлайн-инструменты, предназначенные для самостоятельной предварительной регистрации и записи на прием, выдачу цифрового подтверждения регистрации и предоставление информации онлайн перед интервью в целях регистрации. Эти технологии повышают доступность, сокращают избыточность данных и расширяют охват регистрацией, особенно в сложных ситуациях, связанных с массовым перемещением. Интеграция цифровых стратегий с традиционными методами регистрации позволит обеспечить комплексный подход.
Проведите индивидуальную регистрацию всех лиц как можно скорее. Подробную информацию о минимальном наборе данных для различных уровней индивидуальной регистрации см. в Руководстве по регистрации.
Подготовьте стандартные операционные процедуры (СОП), описывающие, как выполнять каждый шаг процесса регистрации, как вести учет данных, ролей и обязанностей, механизмов направления в другие службы и т. д.
Создайте механизмы борьбы с мошенничеством и подачи жалоб. Строгий надзор и эффективный механизм подачи жалоб также являются важными компонентами процедуры выявления и предотвращения случаев мошенничества. Обязанности должны быть четко распределены и отражены в СОП.
Подготовьте соглашения об обмене данными и определите условия обмена данными. Правительствам принимающих стран и партнерам часто требуется доступ к определенным элементам регистрационных данных для целей планирования и осуществления своей собственной деятельности. Прежде чем заключать соглашение об обмене данными (DSA) или подписывать соглашения о партнерстве, УВКБ ООН должно оценить уровень защиты данных, предоставляемый правительством или другими партнерами, участвующими в регистрации. Провести проверку уровня защиты данных можно с помощью анализа воздействия на защиту данных (DPIA), чтобы гарантировать, что системы и инструменты правительства или другой третьей стороны обеспечивают уровень защиты данных, сопоставимый с тем, который обеспечивает УВКБ ООН согласно Общей политике в отношении защиты персональных данных и неприкосновенности частной жизни (GDPP) и Политике защиты персональных данных лиц, подмандатных УВКБ ООН.
Разработайте и проведите информационную кампанию по разъяснению преимуществ и рисков регистрации. Люди могут не иметь представление о деятельности УВКБ ООН, поэтому не до конца понимать причины регистрации. Чтобы предоставить людям информацию, связанную с процессом регистрации, организуйте информационную кампанию с использованием различных средств массовой информации и форматов распространения информации. Точная информация улучшает доступ к регистрации, снижает уровень беспокойства, позволяет избежать недоразумений и способствует добровольному участию лиц. Убедитесь, что язык и форматы распространения информации соответствуют культурным особенностям, учитывайте общий уровень грамотности и разнообразие языков, а также используйте иллюстрации, которые точно передают основные идеи.
Обучите персонал, который будет задействован в рамках регистрации. Подготовьте руководство по принципам защиты данных и процедурам регистрации. Качественное обучение является важным предварительным условием эффективной регистрации и обеспечения защиты данных. После начала регистрационных действий за формальным обучением должен последовать инструктаж на рабочем месте.
Проведите интервью в целях регистрации с каждым человеком. Интервью следует проводить либо очно, либо, если это возможно, удаленно. Вместе с коллегами в области защиты уточните содержание интервью в целях регистрации. Включите соответствующее руководство по проведению опросов. Руководство должно соответствовать конкретному оперативному контексту чрезвычайной ситуации. Запись на прием может осуществляться с помощью приложения, где лицо регистрируется самостоятельно, что позволит сократить количество лиц, прибывающих на объект, где проводится регистрация. Предоставление информации заранее перед интервью в целях регистрации, например, онлайн, может сократить время такого интервью.
Качество и целостность данных. Поддержание высочайших стандартов качества данных играет важную роль в процессе регистрации. К основополагающим соображениям относятся:

Точность и проверка данных: проверку собранных данных должен проводить специально привлеченный для этой цели персонал. Перед выдачей документов требуется непосредственная валидация путем проверки точности имен и дат рождения у субъекта данных после сбора данных. Отдельно также можно провести рутинные запросы на проверку данных и составить отчеты для усиления гарантии качества.
Предотвращение дублирования регистрации: обеспечение уникальности идентификационных данных имеет жизненно важное значение, особенно в том случае, когда оказание помощи напрямую связано с процессом регистрации. Дублирование может непреднамеренно привести к определенным последствиям, таким как предоставление чрезмерной помощи одним и тем же лицам. Меры по предотвращению дублирования регистрации включают:

предотвращение дублирования как в рамках конкретной операции УВКБ ООН, так и на региональном уровне;
управление внешними дубликатами данных, когда отдельные лица могут быть зарегистрированы как в УВКБ ООН, так и в других организациях;
внедрение цифровых стратегий и технологий для повышения уникальности идентификационных данных и уменьшения избыточности данных.
Создание механизмов направления в другие службы. Выявляйте лиц с особыми потребностями и уделяйте им приоритетное внимание. Процессы регистрации в чрезвычайных ситуациях всегда должны включать процедуры регистрации, направления в другие службы и отслеживания лиц с особыми потребностями. Это ключевая цель в области обеспечения защиты при регистрации.
Дети без сопровождения и разлученные дети особенно уязвимы. Они должны быть зарегистрированы сразу же после их выявления, и о каждом случае следует немедленно сообщать специалисту УВКБ ООН по защите.
Предоставление документов. В сотрудничестве с коллегами в области защиты и высшим руководством определите наиболее подходящий тип документов, которые будут выдаваться, и орган, выдающий эти документы. Учитывайте возможности операции при определении срока действия документов, таких как удостоверения личности, документы, подтверждающие регистрацию, сертификаты и аттестации (с государственным логотипом или без него). Поскольку наблюдается растущая тенденция к цифровой идентификации, крайне важно изучить потенциальные цифровые средства, позволяющие отдельным лицам удостоверять и аутентифицировать свою личность, облегчая тем самым их доступ к услугам.

Основные соображения в области управления

Руководители полевых операций, включая представителей и руководителей отделений, несут ответственность за проведение мероприятий по регистрации и управлению демографическими данными, соблюдение максимально высоких стандартов и обеспечение соблюдения оперативных требований сейчас и в дальнейшем.

Мероприятия по регистрации оказывают непосредственное влияние как на общие меры в области защиты, так и на планирование и осуществление программной деятельности. С самого начала чрезвычайной ситуации опыт регистрации имеет жизненно важное значение для обеспечения надзора, разработки и реализации стратегии регистрации, а также для стимулирования мер оперативного реагирования.

Ресурсы и партнерские отношения

Внешние партнеры. К ключевым заинтересованным сторонам относятся принимающее правительство, перемещенные лица, другие учреждения ООН и НПО, как те, которые осуществляют деятельность, так и те, которые отвечают за ресурсы. С самого начала реагирования на чрезвычайные ситуации УВКБ ООН следует привлекать все соответствующие заинтересованные стороны и стремиться к налаживанию и поддержанию сотрудничества и взращиванию чувства сопричастности к достижению общих целей. Исходя из этого, УВКБ ООН и его партнеры должны сотрудничать в целях сокращения дублирования усилий, повышения прозрачности и улучшения коммуникации. Соответствующие координационные форумы включают, среди прочего, рабочие группы в области защиты или межучрежденческие рабочие группы, занимающиеся вопросом денежной помощи. УВКБ ООН, как правило, оказывает поддержку своим партнерам в рамках соглашений о партнерстве по проектам (которые включают соглашения об обмене данными) посредством обучения и управления служебной деятельностью.

Внутренние ресурсы. Сотрудникам, занимающимся регистрацией лиц, как правило, необходимо координировать свои действия со многими внутренними партнерами в УВКБ ООН, включая сотрудников по связям с общественностью, управлению информацией и ИКТ, охране на местах, противодействию сексуальному и гендерному насилию и другим специальным отделам в области защиты, снабжения/логистики и администрации/персонала. Им также может потребоваться заручиться поддержкой региональных бюро или штаб-квартиры или получить у них консультацию. Специалист по управлению идентификационными данными и регистрации может создать механизмы координации и коммуникации для обеспечения того, чтобы действия по регистрации лиц достигали своей цели и оказывали предполагаемое воздействие в области защиты и помощи.

База данных. В чрезвычайных ситуациях сотрудники могут использовать инструменты экосистемы регистрации населения и управления идентификационными данными (PRIMES), включая Rapid Application (Rapp), для быстрого сбора данных о записи на прием и регистрации, которые затем следует синхронизировать с proGres, инструментом корпоративной регистрации, идентификации и ведения дел УВКБ ООН. Также рекомендуется проводить сбор биометрических данных с помощью системы управления биометрической идентификацией (BIMS), если такое возможно в конкретном оперативном контексте. В зависимости от оперативного контекста правительству и партнерам может быть предоставлен доступ к инструментам PRIMES. Также следует рассмотреть инструменты для предварительной регистрации и инструмент самостоятельной записи на регистрацию. Консультации оказывают DIRS штаб-квартиры или региональные коллеги DIMA.

Предметы снабжения, необходимые для проведения регистрации. Подготовьте список всех необходимых материалов (включая их технические характеристики). DIRS располагает запасом материалов, необходимых для проведения регистрации, в Копенгагене, которые могут быть использованы для быстрого развертывания на местах. Материалы для регистрации, указанные в запросах в DIRS, следует ограничить материалами, которые невозможно своевременно приобрести на местах. Более подробная информация о хранилище, запасах и процедурах оформления заказов представлена здесь (доступ только для сотрудников УВКБ ООН).

Кадровое обеспечение. Если сотрудники на местном уровне не располагают необходимыми экспертными знаниями, следует привлечь опытных и квалифицированных сотрудников для участия в операции, оформив им командировку или краткосрочное назначение. Запросы о направлении сотрудников в области регистрации для планирования и надзора за персоналом в области регистрации следует направлять ОЧСБС. Дополнительная информация представлена в разделах «Запрос на экстренное развертывание, направленный внутренним механизмом развертывания |УВКБ ООН» и «Запрос на развертывание от резервных партнеров в чрезвычайных ситуациях | УВКБ ООН».

Потребности в персонале могут быть рассчитаны путем оценки численности соответствующего населения, планируемой пропускной способности каждого объекта регистрации и предполагаемого подхода к регистрации, включая наборы данных, инструменты и процесс регистрации. Примите во внимание масштаб и тип мер реагирования на чрезвычайную ситуацию. Так, в масштабных операциях руководители групп должны быть назначены на каждый этап процесса регистрации для координации персонала; мобильная регистрация или регистрация в каждом конкретном убежище может потребовать большего количества персонала, чем регистрация, которая проводится на одном объекте. В тех случаях, когда правительство принимающей страны руководит регистрацией в чрезвычайных ситуациях, УВКБ ООН, возможно, потребуется выделить меньшее количество сотрудников или сотрудников с другими компетенциями.

Определите, какой дополнительный персонал требуется, включая количество сотрудников каждой категории. В зависимости от срочности операция может предусматривать присутствие международного персонала, группы реагирования на чрезвычайные ситуации (ERT), временные назначения или контракты, договоренности о привлечении сотрудников аффилированных организаций и т. д. Местный персонал может быть первоначально набран по индивидуальным контрактам с подрядчиками, а также через партнеров. Ситуацию с кадровыми ресурсами необходимо регулярно пересматривать по мере развития чрезвычайной ситуации.

В обязанности персонала входят:

вход и обеспечение безопасности,
прием и допуск;
сбор данных и проведение интервью;
оценка сотрудниками в области защиты или общественных служб,
контроль качества данных;
фотография/сбор биометрических данных,
выдача документа;
супервизия (специалист по регистрации, управлению операционными данными, руководитель группы);
помощники беженцев, охранники и сотрудники по борьбе с массовыми беспорядками, переводчики, административные служащие и регистраторы, водители.

Весь персонал должен быть обучен выполнять соответствующие функции. Проводите регулярные собрания персонала и создавайте механизмы обратной связи и подачи жалоб; прислушивайтесь к предложениям ваших сотрудников.

Бюджетные средства. После того, как все аспекты обеспечения ресурсами, описанные выше, будут включены в согласованную стратегию и методологию регистрации, следует подготовить подробный бюджет. В процессе подготовки бюджета поддерживайте связь с коллегами по программе, чтобы убедиться в наличии средств. Бюджет должен охватывать (в зависимости от обстоятельств):

все оборудование, необходимое для поддержки действий по регистрации;
персонал, питание персонала, суточные и стимулирующие выплаты для сотрудников правительства и служб безопасности,
размещение персонала и инфраструктуру;
арендную плату за объекты регистрации (общественные залы, школы, другие помещения),
транспорт для персонала, включая аренду транспортных средств и топливо.

Период после чрезвычайной ситуации

Регистрация в чрезвычайной ситуации, как правило, является начальным этапом поддержки реагирования УВКБ ООН на приток беженцев в чрезвычайной ситуации, который затем преобразуется в более детальную индивидуальную регистрацию, например, для определения статуса беженца или изучения путей долгосрочного решения. Следовательно, процессы регистрации со временем эволюционируют, и заинтересованные стороны могут меняться, как это видно при передаче обязанностей по регистрации от УВКБ ООН правительству. Крайне важно распознать эту динамику на ранней стадии.