Регистрация лиц в контексте чрезвычайной ситуации

Основополагающие принципы

Несмотря на то, что именно государства несут основную ответственность за регистрацию, УВКБ ООН оказывает поддержку правительству в области планирования и проведения регистрации или осуществляет регистрацию от его имени. УВКБ ООН может также самостоятельно проводить регистрацию в соответствии с собственным мандатом, в том числе в целях планирования и оказания помощи в конкретной форме, такой как помощь в виде денежных средств.

В чрезвычайных ситуациях следует использовать принципы и стандарты регистрации УВКБ ООН для выявления пробелов в системах регистрации, планирования процессов регистрации в чрезвычайных ситуациях, оценки последствий решений для защиты и надлежащего распределения ресурсов на регистрацию согласно установленным приоритетам.

Мероприятия в области экстренной регистрации, которые проводятся слишком долго после первоначальных этапов принудительного перемещения или без надлежащего планирования, ресурсов или экспертных знаний на местах, могут привести к неполной регистрации или многократной регистрации одних и тех же лиц. Это, в свою очередь, приведет к результатам, которые окажутся бесполезны для населения или будут препятствовать планированию, управлению и эффективным мерам защиты.

Ключевые решения

С какой целью проводится регистрация? Решающее значение имеет определение целей регистрации в чрезвычайных ситуациях совместно с коллегами в области защиты. Понимание того, кто должен быть зарегистрирован и почему, позволяет определить потребности в данных как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Понимание этих аспектов имеет важное значение для планирования и осуществления эффективных мер реагирования на чрезвычайные ситуации и достижения соответствующих результатов. Следует также отметить, что потребности в данных будут меняться с течением времени и должны быть соотнесены с реальными возможностями. Первоначально в чрезвычайной ситуации следует проводить минимальный сбор данных, чтобы обеспечить оказание немедленной, жизненно важной гуманитарной помощи и защиту.

Кто должен участвовать в регистрации? В регистрации участвуют многие заинтересованные стороны, зачастую с конкурирующими приоритетами, включая правительства, партнеров и перемещенное сообщество. Соглашения об обмене данными должны быть разработаны до начала обмена данными с третьими сторонам. В целях избежания дублирования данных при регистрации и обеспечении скоординированной помощи и других мероприятий необходимо согласовать действия партнеров в самом начале чрезвычайной ситуации.

Как следует проводить регистрацию? Выбор подходящих методов регистрации и распределение связанных с ней ресурсов требует тщательного планирования и понимания различных факторов, при этом достичь такого понимания необходимо в сжатые сроки. Для этого необходимо рассмотреть такие аспекты, как объекты, где проводится регистрация, методы проведения интервью, сроки, персонал, оборудование, обучение, требования к информации, процедуры подачи жалоб, сбор данных, выдачу документации и составление бюджета. Совместная работа экспертов по защите, программированию, администрированию, информационным технологиям и регистрации необходима для обеспечения всестороннего и эффективного процесса.

Ключевые шаги

• См. Руководство в области регистрации и управлению идентификационными данными для получения более подробной информации о каждом из следующих шагов.
• Регистрация должна начинаться как можно скорее после того, как отдельные лица и семьи из числа перемещенного населения прекратят перемещение и поселятся в определенном месте. Ожидание прекращения или стабилизации перемещения дает преимущества с точки зрения обеспечения точности данных, распределения ресурсов и способности оказывать своевременную и многократную помощь.
• Проведите первоначальную оценку, в том числе определите, сколько лиц нуждается в регистрации,  показатели прибытия, демографические данные населения, включая местоположение, где может проходить регистрация, потребности в людских и материальных ресурсах.
• В контексте регистрации в чрезвычайных ситуациях необходимо подготовить всеобъемлющую стратегию или план, учитывающие различные аспекты процесса. Сотрудник по регистрации, работающий совместно с коллегами в области защиты, подготовки программ, администрирования, управления персоналом, снабжения и других областях, должен учитывать следующие аспекты:

1. Цели: установите четкие цели регистрации, охватывающие как защиту, так и перспективы оказания помощи.
2. Анализ пробелов: выявите и проанализируйте любые пробелы или недостатки, принимая во внимание существующие процессы регистрации или структуры, которые нуждаются в дополнении или замене.
3. Анализ рисков: оцените риски, с которыми сталкиваются перемещенные лица и персонал, включая потенциальные угрозы и стратегии их смягчения.
4. Элементы данных для сбора: опишите конкретные данные, подлежащие сбору, включая персональную информацию и другую информацию о защите персональных данных.
5. Надлежащее использование биометрических данных: определите, будут ли использоваться биометрические данные и каким образом, обеспечивая этичное и безопасное обращение с такими данными. При отсутствии биометрических данных включите в планирование другие элементы обеспечения целостности данных.
6. Методы и технологии: с учетом уникальных потребностей и ограничений операции определите методы регистрации и технологии, которые будут использоваться.
7. Местоположения и обозначение местоположения объекта: обозначьте места, где будет проходить регистрация, уделив внимание доступности, эффективности и безопасности при подготовке макета объекта.

Эти элементы также должны быть проанализированы в стратегии для определения потребностей в персонале и технической поддержке, ролей и обязанностей заинтересованных сторон, а также необходимого финансирования и оборудования. Сотрудник по регистрации может обратиться за помощью к региональным коллегам по управлению идентификацией данных и анализу (DIMA) или в отдел цифровой идентификации и регистрации (DIRS) в штаб-квартире для обеспечения соответствия своей деятельности передовой практике и политике организации.

• Выберите и подготовьте объекты и помещения для регистрации. Объекты, где будет проводиться регистрация, должны располагаться вдали от районов, затронутых вооруженными конфликтами и насилием, или небезопасных районов. Объекты должны быть доступны как для беженцев, так и для персонала. Разработайте макет объекта, позволяющий лицам быстро проходить процесс регистрации таким образом, чтобы поток лиц двигался только в одно сторону. Обеспечьте проверку безопасности, контроль толпы, систему очередей, зоны ожидания, тень, туалеты и санитарные помещения, освещение, уединенные места для интервью и т. д.
• Определите потребности в данных домохозяйств и отдельных лиц. Потребности в данных в первую очередь определяются целью регистрации. Групповая предварительная регистрация – это сбор основных данных о группе лиц, путешествующих вместе. Как правило, этот процесс не считается официальной регистрацией. Групповая предварительная регистрация в основном используется для организации передвижения населения, облегчения распределения первоначальной помощи (включая наличные деньги) и составления графика индивидуальной регистрации. В ситуациях достаточных инфраструктуры, уровня грамотности и навыков работы с компьютером рассмотрите возможность внедрения цифровых или удаленных методов (предварительной) регистрации. Они могут включать онлайн-инструменты, предназначенные для самостоятельной предварительной регистрации и записи на прием, выдачу цифрового подтверждения регистрации и предоставление информации онлайн перед интервью в целях регистрации. Эти технологии повышают доступность, сокращают избыточность данных и расширяют охват регистрацией, особенно в сложных ситуациях, связанных с массовым перемещением. Интеграция цифровых стратегий с традиционными методами регистрации позволит обеспечить комплексный подход.
• Проведите индивидуальную регистрацию всех лиц как можно скорее. Подробную информацию о минимальном наборе данных для различных уровней индивидуальной регистрации см. в Руководстве по регистрации.
• Подготовьте стандартные операционные процедуры (СОП), описывающие, как выполнять каждый шаг процесса регистрации, как вести учет данных, ролей и обязанностей, механизмов направления в другие службы и т. д.
• Создайте механизмы борьбы с мошенничеством и подачи жалоб. Строгий надзор и эффективный механизм подачи жалоб также являются важными компонентами процедуры выявления и предотвращения случаев мошенничества. Обязанности должны быть четко распределены и отражены в СОП.
• Подготовьте соглашения об обмене данными и определите условия обмена данными. Правительствам принимающих стран и партнерам часто требуется доступ к определенным элементам регистрационных данных для целей планирования и осуществления своей собственной деятельности. Прежде чем заключать соглашение об обмене данными (DSA) или подписывать соглашения о партнерстве, УВКБ ООН должно оценить уровень защиты данных, предоставляемый правительством или другими партнерами, участвующими в регистрации. Провести проверку уровня защиты данных можно с помощью анализа воздействия на защиту данных (DPIA), чтобы гарантировать, что системы и инструменты правительства или другой третьей стороны обеспечивают уровень защиты данных, сопоставимый с тем, который обеспечивает УВКБ ООН согласно Общей политике в отношении защиты персональных данных и неприкосновенности частной жизни (GDPP) и Политике защиты персональных данных лиц, подмандатных УВКБ ООН.
• Разработайте и проведите информационную кампанию по разъяснению преимуществ и рисков регистрации. Люди могут не иметь представление о деятельности УВКБ ООН, поэтому не до конца понимать причины регистрации. Чтобы предоставить людям информацию, связанную с процессом регистрации, организуйте информационную кампанию с использованием различных средств массовой информации и форматов распространения информации. Точная информация улучшает доступ к регистрации, снижает уровень беспокойства, позволяет избежать недоразумений и способствует добровольному участию лиц. Убедитесь, что язык и форматы распространения информации соответствуют культурным особенностям, учитывайте общий уровень грамотности и разнообразие языков, а также используйте иллюстрации, которые точно передают основные идеи.
• Обучите персонал, который будет задействован в рамках регистрации. Подготовьте руководство по принципам защиты данных и процедурам регистрации. Качественное обучение является важным предварительным условием эффективной регистрации и обеспечения защиты данных. После начала регистрационных действий за формальным обучением должен последовать инструктаж на рабочем месте.
• Проведите интервью в целях регистрации с каждым человеком. Интервью следует проводить либо очно, либо, если это возможно, удаленно. Вместе с коллегами в области защиты уточните содержание интервью в целях регистрации. Включите соответствующее руководство по проведению опросов. Руководство должно соответствовать конкретному оперативному контексту чрезвычайной ситуации. Запись на прием может осуществляться с помощью приложения, где лицо регистрируется самостоятельно, что позволит сократить количество лиц, прибывающих на объект, где проводится регистрация. Предоставление информации заранее перед интервью в целях регистрации, например, онлайн, может сократить время такого интервью.
• Качество и целостность данных. Поддержание высочайших стандартов качества данных играет важную роль в процессе регистрации. К основополагающим соображениям относятся:

1. Точность и проверка данных: проверку собранных данных должен проводить специально привлеченный для этой цели персонал. Перед выдачей документов требуется непосредственная валидация путем проверки точности имен и дат рождения у субъекта данных после сбора данных. Отдельно также можно провести рутинные запросы на проверку данных и составить отчеты для усиления гарантии качества.
2. Предотвращение дублирования регистрации: обеспечение уникальности идентификационных данных имеет жизненно важное значение, особенно в том случае, когда оказание помощи напрямую связано с процессом регистрации. Дублирование может непреднамеренно привести к определенным последствиям, таким как предоставление чрезмерной помощи одним и тем же лицам. Меры по предотвращению дублирования регистрации включают:

• предотвращение дублирования как в рамках конкретной операции УВКБ ООН, так и на региональном уровне;
• управление внешними дубликатами данных, когда отдельные лица могут быть зарегистрированы как в УВКБ ООН, так и в других организациях;
• внедрение цифровых стратегий и технологий для повышения уникальности идентификационных данных и уменьшения избыточности данных.
   
• Создание механизмов направления в другие службы. Выявляйте лиц с особыми потребностями и уделяйте им приоритетное внимание. Процессы регистрации в чрезвычайных ситуациях всегда должны включать процедуры регистрации, направления в другие службы и отслеживания лиц с особыми потребностями. Это ключевая цель в области обеспечения защиты при регистрации.
• Дети без сопровождения и разлученные дети особенно уязвимы. Они должны быть зарегистрированы сразу же после их выявления, и о каждом случае следует немедленно сообщать специалисту УВКБ ООН по защите.
• Предоставление документов. В сотрудничестве с коллегами в области защиты и высшим руководством определите наиболее подходящий тип документов, которые будут выдаваться, и орган, выдающий эти документы. Учитывайте возможности операции при определении срока действия документов, таких как удостоверения личности, документы, подтверждающие регистрацию, сертификаты и аттестации (с государственным логотипом или без него). Поскольку наблюдается растущая тенденция к цифровой идентификации, крайне важно изучить потенциальные цифровые средства, позволяющие отдельным лицам удостоверять и аутентифицировать свою личность, облегчая тем самым их доступ к услугам.

Основные соображения в области управления

Руководители полевых операций, включая представителей и руководителей отделений, несут ответственность за проведение мероприятий по регистрации и управлению демографическими данными, соблюдение максимально высоких стандартов и обеспечение соблюдения оперативных требований сейчас и в дальнейшем.

Мероприятия по регистрации оказывают непосредственное влияние как на общие меры в области защиты, так и на планирование и осуществление программной деятельности. С самого начала чрезвычайной ситуации опыт регистрации имеет жизненно важное значение для обеспечения надзора, разработки и реализации стратегии регистрации, а также для стимулирования мер оперативного реагирования.

Ресурсы и партнерские отношения

Внешние партнеры. К ключевым заинтересованным сторонам относятся принимающее правительство, перемещенные лица, другие учреждения ООН и НПО, как те, которые осуществляют деятельность, так и те, которые отвечают за ресурсы. С самого начала реагирования на чрезвычайные ситуации УВКБ ООН следует привлекать все соответствующие заинтересованные стороны и стремиться к налаживанию и поддержанию сотрудничества и взращиванию чувства сопричастности к достижению общих целей. Исходя из этого, УВКБ ООН и его партнеры должны сотрудничать в целях сокращения дублирования усилий, повышения прозрачности и улучшения коммуникации. Соответствующие координационные форумы включают, среди прочего, рабочие группы в области защиты или межучрежденческие рабочие группы, занимающиеся вопросом денежной помощи. УВКБ ООН, как правило, оказывает поддержку своим партнерам в рамках соглашений о партнерстве по проектам (которые включают соглашения об обмене данными) посредством обучения и управления служебной деятельностью.

Внутренние ресурсы. Сотрудникам, занимающимся регистрацией лиц, как правило, необходимо координировать свои действия со многими внутренними партнерами в УВКБ ООН, включая сотрудников по связям с общественностью, управлению информацией и ИКТ, охране на местах, противодействию сексуальному и гендерному насилию и другим специальным отделам в области защиты, снабжения/логистики и администрации/персонала. Им также может потребоваться заручиться поддержкой региональных бюро или штаб-квартиры или получить у них консультацию. Специалист по управлению идентификационными данными и регистрации может создать механизмы координации и коммуникации для обеспечения того, чтобы действия по регистрации лиц достигали своей цели и оказывали предполагаемое воздействие в области защиты и помощи.

База данных. В чрезвычайных ситуациях сотрудники могут использовать инструменты экосистемы регистрации населения и управления идентификационными данными (PRIMES), включая Rapid Application (Rapp), для быстрого сбора данных о записи на прием и регистрации, которые затем следует синхронизировать с proGres, инструментом корпоративной регистрации, идентификации и ведения дел УВКБ ООН. Также рекомендуется проводить сбор биометрических данных с помощью системы управления биометрической идентификацией (BIMS), если такое возможно в конкретном оперативном контексте. В зависимости от оперативного контекста правительству и партнерам может быть предоставлен доступ к инструментам PRIMES. Также следует рассмотреть инструменты для предварительной регистрации и инструмент самостоятельной записи на регистрацию. Консультации оказывают DIRS штаб-квартиры или региональные коллеги DIMA.

Предметы снабжения, необходимые для проведения регистрации. Подготовьте список всех необходимых материалов (включая их технические характеристики). DIRS располагает запасом материалов, необходимых для проведения регистрации, в Копенгагене, которые могут быть использованы для быстрого развертывания на местах. Материалы для регистрации, указанные в запросах в DIRS, следует ограничить материалами, которые невозможно своевременно приобрести на местах. Более подробная информация о хранилище, запасах и процедурах оформления заказов представлена здесь (доступ только для сотрудников УВКБ ООН).

Кадровое обеспечение. Если сотрудники на местном уровне не располагают необходимыми экспертными знаниями, следует привлечь опытных и квалифицированных сотрудников для участия в операции, оформив им командировку или краткосрочное назначение. Запросы о направлении сотрудников в области регистрации для планирования и надзора за персоналом в области регистрации следует направлять ОЧСБС. Дополнительная информация представлена в разделах «Запрос на экстренное развертывание, направленный внутренним механизмом развертывания |УВКБ ООН» и «Запрос на развертывание от резервных партнеров в чрезвычайных ситуациях | УВКБ ООН».

Потребности в персонале могут быть рассчитаны путем оценки численности соответствующего населения, планируемой пропускной способности каждого объекта регистрации и предполагаемого подхода к регистрации, включая наборы данных, инструменты и процесс регистрации. Примите во внимание масштаб и тип мер реагирования на чрезвычайную ситуацию. Так, в масштабных операциях руководители групп должны быть назначены на каждый этап процесса регистрации для координации персонала; мобильная регистрация или регистрация в каждом конкретном убежище может потребовать большего количества персонала, чем регистрация, которая проводится на одном объекте. В тех случаях, когда правительство принимающей страны руководит регистрацией в чрезвычайных ситуациях, УВКБ ООН, возможно, потребуется выделить меньшее количество сотрудников или сотрудников с другими компетенциями.

Определите, какой дополнительный персонал требуется, включая количество сотрудников каждой категории. В зависимости от срочности операция может предусматривать присутствие международного персонала, группы реагирования на чрезвычайные ситуации (ERT), временные назначения или контракты, договоренности о привлечении сотрудников аффилированных организаций и т. д. Местный персонал может быть первоначально набран по индивидуальным контрактам с подрядчиками, а также через партнеров. Ситуацию с кадровыми ресурсами необходимо регулярно пересматривать по мере развития чрезвычайной ситуации.