难民行动中的紧急登记

保护目标

紧急情况下的登记有助于确保：

• 受关注人员获得初步的基本保护，以防止他们被肆意逮捕、强行招募、拘留和驱回。
• 确定处境危险并具有特定需求的人员，并将其转介给恰当的保护服务机构。
• 规划、协调和实施保护措施、援助干预措施和方案，以便提供长久有效的解决方案。
• 确保联合国难民署和/或庇护国政府了解每个受关注人员，并平等地向男女发放证件。

基本原则和标准

尽管应由各国主要负责登记活动，但难民署可以协力与政府共同（或代表政府）筹划或开展登记活动。难民署还可根据其职责独立开展登记活动。

在紧急情况下，应使用难民署的登记标准来查明登记系统中的漏洞，规划紧急登记程序，评估各项决策对于保护工作的影响，并妥善地优先安排登记资源。

受关注人员在获得食物或其他形式的援助之前无需登记。如果难民署和粮食计划署之间签署的谅解备忘录有效，也是如此。

但是，尽早登记能够强化问责制，并便于实施保护和援助活动。

保护风险

如果没有充分的实地计划、资源或专业知识就启动紧急登记活动，则可能会导致漏登或多次登记。这可能导致登记结果无法提供帮助，或妨碍人口规划和管理以及有效的保护对策。

与未登记相关的保护风险：

• 未登记的受关注人员可能无法有效地获得服务或帮助。
• 受关注人员可能会被逮捕和拘留或被驱回。

与登记相关的保护风险：

• 可见度。寻求庇护者和难民可能不想登记，因为他们担心政府或当地社区会认出他们。
• 安全性。规划和执行不力的登记方案可能会让难民、寻求庇护者和工作人员面临人身风险。例如，如果登记机构过于靠近边境，则武装分子可能出现或进行干扰。
• 优先级。登记绝不应优先于挽救生命；没有登记绝不应妨碍提供救生援助。需要采取紧急行动时，可能需要延迟登记活动。
• 逃亡。如果难民尚未到达最终目的地，则登记手续可能会妨碍他们的逃亡之旅。难民也可能不得不多次登记。
• 接纳和排除错误。如果应该进行登记的受关注人员无法或不愿意登记，就会出现排除错误。如果相关方案登记了不应进行登记的人员（例如国民或战斗人员），就会出现接纳错误。

其他风险

紧急登记执行不当会设定不准确的人口基线。这可能会危及：

• 难民署、政府或合作伙伴的保护和援助对策的有效性和及时性。
• 行动的可信度，这反过来又可能损害与政府和捐助者的宣传努力。

为缓解上述风险，请参阅下面的"关键步骤"部分。

决策要点

为什么要进行登记？ 与负责应急阶段的其他保护同事和高级管理人员协商以后，确定契合保护目标的紧急登记目标。需要询问以下关键问题：登记的目的是什么？谁在接受登记？将如何使用登记信息？我拥有什么数据，需要什么信息？这些问题将帮助您：确定需要收集哪些数据；在收集数据时注重最重要的内容；并设计可靠的登记方法。设置紧急登记目标时，请记住，在紧急情况下开展的登记活动将为后续登记活动奠定基础。登记目标应预见到可能的长期需求。

谁将参加登记？ 许多利益攸关方都参与了登记活动，包括政府、行动合作伙伴和流离失所者社区。为确保登记活动取得成功，必须确定关键的利益攸关方，并确保各方了解并阐明他们在登记过程中的角色和职责。至少，必须完全明确国家当局和登记参与人员的角色；他们应充分参与登记活动的设计和交付工作。登记活动应满足许多援助和服务提供者的需求。数据共享的安排将确定需要收集哪些信息以及如何对其进行保护和管理。合作伙伴还可以为登记活动提供宝贵的资源和专业知识。

如何进行登记？ 要确定正确的登记方法和相关资源（地点、访谈方法、时间安排、设备、人员配备、培训、信息要求、投诉程序、数据收集、证件发放、预算），就需要花费时间，并了解保护、规划、行政管理、信息技术和登记事宜。需要安排团队来设计和实现圆满的登记结果。

关键步骤

有关人群停止流动后，应尽快开始登记。 在紧急情况下，应努力在难民最初涌入后的 7 天以内开始登记或至少进行预登记活动。

登记会耗费大量的物质和人力资源，需要训练有素的专业人员进行妥善的规划。登记活动应由合格的登记干事进行。

进行初步评估。目前的人口数据 管理措施如何？
应将登记活动纳入行动中总体的数据管理方法中，并且与其他类型的人口数据管理措施紧密联系起来。它包括估算、需求评估、人口流动跟踪和统计报告。如果不了解受影响群体的大致规模、人口流动的动态以及难民在庇护国定居和安置的具体地点和方式，就无法规划登记活动。

必须整合和评估现有的基准数据。现有数据的三角分析和适当的边境监视活动有助于识别和评估可能的漏洞。创建正式和非正式入境点清单，估计每个入境点每天的入境人数，确认入境的模式和方法，辨别可能的目的地，并预测相关人员的概况。

如果没有其他记录或信息来源，则可能需要估算人口规模和概况。请参阅有关人口估算技术的条目。

登记战略旨在对庇护国境内的受关注人员进行登记。新来者可能定居在乡村、营地安置点或城市地区。如果受关注人员居住在营地或类似营地的安置点中，通常会在现场进行登记。如果难民分散在农村或城市地区，必须勘查难民定居的地点或村庄。确定可以支持登记活动的中心位置，并派遣巡回流动登记团队前往当地村庄。流动登记存在若干不足之处。如果不知道地点、资源有限或需要快速采取对策，则无法进行上门登记或村庄到村庄的登记。

制定登记战略。为什么要进行登记？
登记是很复杂的跨领域活动。从最开始，就应与保护和方案部门以及行政管理和供应部门的同事共同筹备和实施登记活动。

在敲定成熟、详细和完整的登记战略之前，可以启动登记应对措施。 尽管如此，战略仍旧是必不可少的。 如需了解相关指南，请参阅《登记和身份管理指南》的模块 6。

与其他保护同事协商以后，制定相关标准以便确定哪些人员有资格进行登记，并建立相关机制将不合格人员移交给恰当的机构。与确定难民身份的工作人员协商应收集哪些数据。确保在信息宣传活动中传达这些标准和决策（见下文），并将其记录在标准操作程序 (SOP) 中。联系高级区域登记干事或身份管理和登记科 (IMRS) 以寻求建议。

分析并确认关键合作伙伴（包括粮食计划署、执行伙伴和应对措施中的其他相关行动者）的数据需求，以确保在不重复收集数据的情况下可以采取必要的保护和援助措施。此外，还应咨询营养、医疗、儿童保护和其他专业伙伴；确保他们可以在适当的时候参与登记活动。采用包容性方法将提高人道主义对策的效率，更有效地利用资源，并有助于避免重复劳动。

登记干事应负责设计和提供紧急登记战略，该战略应基于应急计划（如果有）。登记战略是 1 个（或多个）文件，它应：从保护和行动角度阐明登记的目标；分析受关注人员和工作人员面临的风险（见上文）；描述要收集的数据，要使用的登记方法以及进行登记的地方；列出人员配备和技术支持需求、利益攸关方的角色和职责以及财务和设备要求。登记干事应与难民社区成员以及保护、社区服务、外地、方案和供应部门的同事进行密切协商和合作。最初的紧急登记活动应体现行动的优先事项和需求。


选择地点并准备登记设施。将在哪里进行登记？
不应在边境口岸进行登记。登记地点应远离受武装冲突、不安全和暴力影响的地区（请参阅上述保护风险）。通常在距边境不远的地方或初始接待设施中进行登记，或在庇护国的最终目的地进行登记。在边境向各个家庭发放令牌可能会帮助难民享受交通服务和其他援助，并安全到达目的地。如有可能，应在难民到达目的地以后进行登记。

接待设施必须始终保护受关注人员的安全和尊严，并保护工作人员的安全和保障。

选择接待或登记地点时，应留意以下因素：

• 难民和工作人员是否易于来到该地点。
• 满足紧急医疗转诊需求的方案。
• 与边界和难民署办事处的距离。
• 安全要求（与行政管理和外地安保顾问联系）。
• 环境状况（洪水、暴风雨等危险）。

派遣登记团队成员进行家访，以确保将无法前往登记点的个人统计在内。

确保该地有足够的空间来容纳需要登记的人数。在不同的工作区域之间指定等待区。考虑到登记需求有可能会增加。

规划场地布局，以便人们可以快速完成登记流程。

确保登记点包括：

• 用来满足不同受理要求的单独队列（这个队列针对回访人员，那个队列针对当天预约的人员，等等）。
• 进行安全检查，以确保接待区和登记区不会藏匿武器。
• 专用人员的适当空间，以便识别并优先照顾具有特定需求的人员（例如，长期驻扎合格的保护工作人员的保护台）。
• 单独的入口和出口，以确保人口单进单出。
• 遮阳或供暖，免受恶劣天气的影响，等待区配备足够的座位。
• 独立的男女卫生设施，并充分供应水电和照明。
• 哺乳期母亲使用的私人空间，以及受到监护的儿童游乐空间（如果可能）。
• 能够保密的访谈区。
• 妥善保护登记设备和文件的存储区域。
• 酌情与卫生合作伙伴协作，在单独的区域进行医学检查和疫苗接种。
• 利用外聘的安保公司、东道国安保人员或在社区负责人或非政府组织的帮助下精心安排人群管理措施。
• 简易围栏或障碍物可缓解人群的拥挤程度。
• 适当的通信系统，例如大型场所的扩音器或扬声器。

确定家庭和个人的数据需求。需要核实或收集哪些信息？

团体预登记旨在收集某个团体的核心数据。团体预登记主要用于组织人口流动，协助分配最初的援助品和安排个人登记。不得将其视为正式登记，因为按照团体所收集的信息不会显示个人是否符合登记要求。与五口之家进行的团体预登记访谈大约需要花 3 分钟时间。

（针对住户、家庭或个案）应收集的团体信息

• 团体规模
• 其年龄和性别详细信息。
• 团体联络人的姓名。
• 团体联络人的原籍国。
• 团体内的特定需求。
• 唯一的团体标识符。
• 预登记日期。

可以选择记录 GPS 坐标，并且只有在预登记属于流动登记并且不在登记中心进行时才会发生这种情况。

请在最终目的地逐个登记所有受关注人员（如果此前无法这样做）。

对于个人紧急登记 (IER)，最小数据集是：
团体联络人在登记时提供的数据：

• 到达日期。
• 登记日期。
• 团体的唯一标识符。
• 法律地位。
• 当前的 CoA 地址（若有）。
• 电话号码（若有）。
• 同意/禁止共享信息。

团体中的每个人所提供的数据：

• 全名
• 性别。
• 出生日期。
• 与团体联络人的关系。
• 婚姻状况。
• 原籍国。
• 特殊需要。
• 照片。
• 生物识别信息。

IER 确保难民署和合作伙伴能够创建分发名单，识别和转介具有特殊需要的人员，并签发个人身份证件和配给卡，以便难民能够获得援助和服务。应使用 RApp 或 proGres 开展 IER。登记五口之家平均需要花 15 分钟时间。收集五口之家的生物识别信息（仅限虹膜）需要另外花 4 分钟时间，而同时收集虹膜和指纹则需要另外花 10 分钟时间。根据紧急行动的数据需求，可以将其他数据内容纳入标准数据集中。 登记干事应与保护同事共同定义 IER 数据集，并考虑到：

• 具体环境中的数据要求。其中包括有关特定需求的数据，以便评估和转介现有或拟定的服务。
• 个人准予标准。 这些信息对于紧急登记来说是必不可少的，它们将生成相关数据以确定未接受此类审查活动或不合格的人员。

必须记住，如果将其他数据字段添加到最小 IER 数据集中，这将增加登记所需的时间和资源。是否添加数据应取决于登记的目的、相关方案将如何使用这些数据以提供服务和保护，以及是否可以提供人力和其他资源。

在紧急阶段结束之后的核实或登记活动过程中，应酌情进行个人基本登记（IBR，以前称为 2 级）和个人全面登记（ICR，以前称为 3 级）。有关登记所用数据集的更多指南，请参阅《难民署登记和身份管理指南》。

应根据需要调整登记表格模板，并且在大规模使用之前，应对表格进行测试。确保妥善提供并有效使用表格、问题、代码表和访谈人员辅助工具，从而节省登记时间。

创建数据集以后，采用标准的难民署代码创建参考文件，供登记和访谈人员使用。

确保有关庇护国和原籍国的信息相符，并且分类正确。如果不存在基本的营地地址系统，则可能需要创建此类系统。

制定标准操作程序 (SOP) 以记录将如何开展工作

SOP 描述了登记过程的每个步骤，以及在每个步骤转入下个步骤之前需要完成的操作。它们是工作人员的"用户指南"，确保流程全面、可预测且不易出错。

SOP 应：

• 简要阐明登记的目标。
• 详尽定义登记的准予标准。
• 明确地描述注册过程从接收（访问）到结束期间的关键步骤。包括流程图以形象地展示登记过程。
• 描述参与登记的每个行动者的角色、权限、职责和责任。应包含工作人员的组织结构图（若有）。
• 描述登记的规划程序，包括应该采用什么样的方法来优先照顾具有特定需求的个人。
• 描述登记访谈的步骤，包括咨询、分组、数据收集、转介和文档管理。
• 列出登记期间要记录的数据项（例如生物数据、与保护相关的特定需求）。SOP 应描述每个数据项，并指明如何在 proGres 中正确输入数据。
• 说明要登记哪些生物识别信息。应该描述相关的任务，包括在登记生物识别信息时如何向个人做出解释或提供指导。
• 描述登记过程中的转介机制，包括提供保护和诉讼台。
• 描述不间断登记的方案。
• 描述发放每类证件的方案。
• 附上相关的标准表格、文件和模板。

建立欺诈管理和投诉机制
登记规划应包括防止欺诈的程序。应在标准操作程序中明确地区分职责。在识别和防止欺诈的程序中，强有力的监督和有效的投诉机制也非常重要。

• 清点登记资料并将其妥善封存。
• 严格控制发布和更新文档的材料和流程。
• 使用生物识别信息来确定和核实身份。
• 确保访谈技术和数据收集标准相符。
• 创建人员配备齐全的诉讼台，能够调查矛盾之处或欺诈指控。
• 启动审核检查，针对员工责任和监督确定明显的界限。
• 对人员进行培训。
• 开展信息宣传活动，表明难民署不会容忍欺诈或腐败行为。

建立机密的投诉机制，以便人们能够投诉，识别声称错过登记时间的个人，并举报登记人员的不当行为。投诉机制必须纳入适当的程序以便进行有效的跟进。该程序应：

• 包括标准投诉表。
• 确保妥善地审核和跟进通过各种方式收到的所有投诉。
• 让投诉者有机会向管理层表明自己的身份（如果愿意的话），如果他们担心受到打击报复，则应尊重他们的匿名权。
• 确保投诉人有权通过投诉对象以外的工作人员提出投诉。
• 鼓励每个人举报登记相关活动中发生的不当行为。

制定数据共享协议并确定数据共享的条件和条款
东道国政府和合作伙伴通常需要访问某些登记数据，以便进行规划并实施其活动。在达成数据共享协议 (DSA) 之前，难民署必须评估政府或其他相关第三方具备的数据保护力度。为此，它可以利用数据保护影响评估 (DPIA)，以确保政府或其他第三方的系统和工具所具备的数据保护力度类似于《难民署数据保护政策》所规定的保护力度。 《数据保护政策》第 6 部分和《数据保护指南》第 9 部分针对 DSA 的要求以及其必须包含的关键条款提供了具体指南。 总部已经制定了数据共享协议样本，可以在"数据保护工具箱"中找到该样本。总部将根据需要与行动部门共享 DSA 模板，并将提供指导和支持。数据保护干事和 LAS 必须在最终敲定所有 DSA 之前对其进行审查和批准。
应记住：

• 执行伙伴通常不需要 DSA，因为"项目伙伴关系协议"(PPA) 涵盖了数据共享和传输问题。但是，如需共同使用"人口登记和身份管理生态系统"(PRIMES)，则可以在"数据保护工具箱"中参考 PPA 模板的附录。
• 2018 年 9 月的《世界粮食计划署-难民署 2011 年谅解备忘录的全球数据共享附录》旨在简化两个机构在业务层面的数据共享。如果要求提供的数据超出附录所涵盖的标准数据，则工作人员应参考难民署"数据保护政策和指南"中有关数据共享的通用原则。

与合作伙伴和其他办事处签署的数据共享协议必须：

• 避免重复、矛盾和混乱。
• 降低欺诈风险。
• 反映数据收集的具体目标。
• 对于指定目的必不可少并且相称。
• 与预期成效相称。
• 最大限度地发挥双方的优势和机会。
• 遵守国际数据保护原则。

所有数据处理工作，包括与合作伙伴之间的数据共享，都应遵循难民署数据保护政策第 2.1 条中规定的原则。数据共享应具有合理基础，具备明确和合理的目的，必要且相称，并且应遵守准确性、保密性和尊重当事人权利的原则。如需解读这些原则，请参阅《难民署数据保护政策》第 2 部分；如需更深入地解释和讨论，请参阅相关的数据保护指南。

在登记期间，必须向所有受关注人员告知他们在收集、访问和转移其个人数据时所享有的权利，以及他们针对难民署与合作伙伴签署的相关数据共享协议所享有的权利。在难民署与合作伙伴共享其数据之前，个人应向难民署提供免费知情许可。在紧急情况下，可能会无法事先征得许可；如果是这样，则需要其他合理理由。难民署可能会认为，共享有关数据符合受关注人员的"根本或最大利益"（例如，使用预登记的数据以便分发救生援助物品），或者必须共享某些数据以便"难民署能够履行其职责"（例如，如果东道国政府要求难民署提供基本生物数据）。


设计并开展宣传运动，以便解释登记的好处和风险
登记可能是新来者在进入庇护国以后面对的首个正式程序。许多人可能不了解难民署及其职责，因此可能无法充分地了解登记的原因。 如需提供此类信息，应安排宣传运动。采用参与式方法，以便覆盖所有人，包括边缘化群体和处于危险中的个人。要向不同的群体询问其信息需求以及其信息获取方式，这会提高宣传活动的效率，并增加登记活动的参与度和认可度。在使用信息产品之前应对其进行测试，以确保其内容易于理解，并且无需解释或额外的知识。宣传活动应敏锐地觉察到不同群体所表达的信息需求的多样性，同时确保每个人针对登记程序及其影响都能接收到相同的基本信息。准确的信息可以增加登记机会，减少焦虑，避免误会，并促进自愿参与。 确保语言和形式符合其文化习俗，考虑到整体识字水平和所讲语言的多样性，并使用图片准确地表达基本信息。确保译文准确，并体现不同社区的信息需求。在特定紧急情况下选择的信息渠道必须：

• 被目标群体所接受。
• 采用多种形式，包括书面、口头和插图形式。
• 满足不同的信息需求。
• 传达可信的消息。
• 采取措施，确保无人操纵信息。

如果可能，大多数目标群体应该至少通过两个渠道（例如，焦点小组讨论、难民署公告栏、NHCR 社交媒体页面、公告）获得相同（或相似）的信息。这减少了不了解或误解信息的风险。可以通过广播、会议、传单或海报、群众聚会、入境点等传播信息，并由合作伙伴、医疗/社会/社区工作者以及地方/宗教或传统领导人等进行传播。

向社区提供的信息始终应解释：

• 为什么要进行登记。
• 将要与谁共享收集来的信息，用于什么目的。
• 将使用哪些总体条件和标准来确定哪些人员可以登记。
• 登记活动向所有符合条件的人员开放，无论其性别、种族、年龄、宗教信仰和其他特征如何。
• 登记不收取费用。
• （除非另有说明）登记并不意味着有权获得物质援助。
• 登记访谈期间提供的信息应真实无误。
• 特定程序适用于具有特定需求的人员。
• 登记的时间、地点和流程。此类信息应涉及到方法和材料、开放时间、申请登记的预约程序以及访谈时间表。
• 注册和保护之间的联系，以便消除恐惧和担忧。
• 投诉程序的运行机制。此类信息应涉及到举报工作人员不当行为或难以进入难民署办公楼或登记处的程序。
• 难民署针对预防和消除欺诈的承诺。

如需详细了解如何规划和实施宣传活动，请参阅《登记和身份管理指南》的模块 4。

对登记人员进行培训。针对保护原则和登记程序提供相关指导

在紧急情况下，可能很难拔出时间来对登记人员进行充分的培训。但是，良好的培训是有效登记和保护的必要前提。在登记活动开始时，应在完成正式培训之后提供入职辅导。

应该与保护同事和社区保护同事共同组织以下培训，并提供给所有工作人员和合作伙伴：

• 总体的行动应急措施；拟定的登记活动；各种登记相关活动之间的联系（边界监测、有组织的流动和预登记、接待和个人紧急登记等）；随后的保护和援助活动。
• 难民署行为守则。
• 角色和职责。
• 处理流程。
• 转介机制。
• 投诉程序。
• 保护工作就职方案（若有，且时间允许）。

可能需要由专业保护人员来提供培训（例如，针对儿童保护事宜），以便登记人员能够识别和访谈处境危险的个人。酌情邀请具有专业知识的合作伙伴来协力培训工作人员并支持此类领域的登记过程。
在进行登记活动之前，所有工作人员、合作伙伴员工和安保人员必须接受有关《难民署行为守则》和《防止性剥削和性虐待政策》的培训，并且必须签署《行为守则》。难民署聘用的安保人员也应接受适当的宣传培训。

参阅：
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/Code_of_conduct_ethics/Standards_of_Conduct.
https://intranet.unhcr.org/intranet/unhcr/en/home/staff_resources/administrative_forms/code_of_conduct.html.


进行登记访谈并会见每个人
与保护同事共同指定登记访谈的内容。针对提问提供适当的指南。指南必须针对紧急行动的行动环境。

访谈人员和登记人员应：

• 自我介绍并简要说明访谈的目的。
• 核查受访者此前是否已经登记过（例如，通过预先搜索数据库）。
• 获取受访者的同意以便与其他人道主义行动者共享其数据（例如，通过免责声明），并告知受访者其生物数据将共享给东道国政府。
• 采用 SOP 来标明疑似战斗人员、当地居民和其他不符合要求的人员。将不符合要求的人员介绍给适当的服务台或联络人。
• 在可能的情况下，访谈团队中应包括能够通过语言识别被访者原籍国或原籍地的工作人员。
• 应包含相关问题以便核实受访者是否了解其所述的原籍地。应咨询了解这些地区的人员。为便于进行交叉核对，登记团队应与其他保护同事协作，整理地图和事件清单。
• 咨询受关注人群，他们通常有助于确定核实原籍国/地的技术（基于他们对该地区或语言的了解）。
• 将在登记访谈中确定的具有特定需求的个人推荐给具有适当资格的工作人员或合作伙伴。

确保数据质量
在整个登记过程中必须监测数据质量。数据采集​​应由专职人员进行审查。无论是在收集硬拷贝数据时，还是在将数据输入数据库以后，都应每天进行质检控制。

应包含转介机制。识别并优先关注具有特殊需要的人员
紧急登记过程应始终包含恰当的程序，以便记录、转介和跟踪具有特殊需要的人员。这是登记活动的关键保护目标。

应优先考虑具有特定需求的人员。团队应亲自邀请他们站在登记队伍的前面，并向他们收集其他信息（例如，有关其医疗需求的紧迫性和特征），以确保他们能够获得定向援助。

必须优先进行紧急登记的人员包括：

• 孤身和失散的孩子。
• 以儿童为户主的家庭。
• 老年人，特别是孤身老年人。
• 残疾人及其家人。
• 具有特殊保护问题的人员及其家人。
• 特定情况下的单身女性。
• 具有特殊医疗需求的人员。

如果时间或工作人员能力有限，根据办事处内部达成的协议，紧急登记期间收集的数据可能仅限于某些特定需求。

孤身和失散的孩子
孤身和失散的儿童 (UASC) 特别容易受到伤害。发现他们以后必须立刻进行登记，并应立即向难民署保护干事报告此类案件。
提供证件。满足身份和福利证件需求
根据情况的不同，证件可能是福利卡（例如配给卡）或登记卡证明。与其他保护同事和高级管理人员商定由谁发放哪种类型的证件。确定证件的有效期，要考虑到业务部门处理证件续签事务的能力（用于提供援助的配给卡、注册证明、证书、带有或不带有政府徽标的证明以及其他文件）。

在紧急情况的最初几个月中，发放难民身份证通常是不可行的，因为发放个人证件很费时；通常需要与国家当局进行广泛讨论，并与受关注人员进行多次会谈。但是，在登记后，应向每个家庭的户主发放包含该群体所有成员信息的登记证明，并且如果可行的话，应向每个人签发登记证明。难民署或合作伙伴随后可以使用该证件来识别各个家庭和个人。在可行或适当的时候，应在核实或不间断登记过程中发放身份证。

如果在登记之前已经发放了令牌或腕带，请用它们换取配给卡（用于分发援助物品）和/或登记证书或证明。始终在数据库中记录唯一标识符（配给卡号、证书序列号等）。

尽可能向女户主发放福利证件，特别是配给卡。如果文化上禁止向妇女发放福利证件，则配给卡应同时注明1 名男户主和 1 名女户主的姓名。

证件只应包含为满足特定目的而需要的信息，并且不应显示任何可能导致歧视的信息，例如个人的种族或其他敏感数据。

如需更多指导，请参阅以下条目：

• 识别具有特殊需要的人员 (PWSN)。
• 营地的营养。
• 物品分发。
• 人口估算技术。
• 难民身份确定 (RSD)

管理的关键因素

外地行动的管理人员（包括代表和办事处负责人）应负责确保开展登记和人口数据管理活动，秉持最高标准，遵守并继续满足行动要求。

登记活动直接影响总体保护对策以及人口规划和管理措施。从紧急情况之初就需要具备登记专业知识，以便进行恰当的监督。

难民署对难民的国际保护负有全面责任，因此，难民署应尽快部署合格的登记人员，以便协助评估，制定登记战略并支持行动对策。

资源和合作

外部合作伙伴
关键利益攸关方包括东道国政府、受关注群体、其他联合国机构和非政府组织（无论它们是否正在开展活动或提供资源）。从应急对策之初，难民署就应与相关的所有利益攸关方进行接触，并努力培养和保持合作关系以及对于共同目标的责任感。本着这种精神，难民署及其合作伙伴应携手合作，以便减少重复，并增加透明度和沟通力度。相关的协调论坛包括保护工作组和难民信息管理工作组。 难民署还需要通过培训和绩效管理等方式，根据项目伙伴关系协议 (PPA) 为其执行伙伴提供支持。有关更多信息，请参阅与合作伙伴合作的条目。
内部资源
登记人员可能需要与难民署的许多内部合作伙伴进行协调，包括 PI/通信、信息管理和 ICT 同事、外地保护、SGBV 和其他特定保护工作单位、供应/后勤和行政管理部门。他们可能还需要获得区域办事处或总部的支持和建议。身份管理和登记干事可以建立协调和沟通机制，以确保登记活动实现其目的，并对保护和援助工作产生预期影响。

预算
制定详细的预算。应附上预算示例模板。与方案部门的同事联系，以确认有可用资金。

预算应涵盖（如适用）：

• 支持登记活动所需的全部设备。
• 人员、员工餐饮、DSA 以及针对政府和安保人员的奖励措施。
• 人员住宿和基础设施。
• 登记点（市政厅、学校、其他场所）的租金。
• 员工交通，包括车辆租赁和燃料。

数据库
在紧急情况下，建议工作人员使用 RApp 来收集接收和登记数据，这些数据应与 proGres 同步。建议使用生物识别技术 (BIMS)。如果必须快速登记，该行动可以收集 1 个指标（不是 10 个手指，而时 2 个虹膜）。在这样做时，应继续确保问责制。
标准表格和材料
尽可能使用标准表格。如果某项行动需要收集家庭数据（例如，以便管理有组织的人口迁徙）时，请使用标准控制表或 RApp，这样就可以收集和分析此类信息。可以将令牌当成交通票使用。必要时可以使用腕带识别目标人群。
登记用品
准备所需全部用品的清单（包括规格）。IMRS 保留并储备了登记材料，以便快速部署到现场。向 IMRS 提出的登记材料申请应限于无法在本地购买的材料（例如，标准配给卡、显示集中生成的序列号的其他证件以及某些必须符合难民署标准的 IT 设备）。申请应抄送给区域登记支持人员。
人员配备
如果当地没有专门知识，则请求经验丰富的合格工作人员参加该行动或短期任务。向 DESS 请求派遣登记干事，以便规划和监督登记人员。首先务必要评估现有员工的能力。

可以估算相关人群的规模、每个登记点的拟定接待能力以及预期的登记方法（包括数据集、工具和流程），从而计算人员配置需求。应考虑到应急措施的规模和类型。例如，在大规模行动中，应为登记流程的每个步骤指定团队负责人，以便协调工作人员；流动登记或逐户上门登记可能比在固定地点登记需要更多​​的人手。如果由东道国政府主持紧急登记活动，则难民署可能只需要派遣较少的其他类型的工作人员。例如，可能需要更多地关注培训。

要确定需要哪些额外技能和工作人员，请评估现有人员的能力。额外工作人员的角色和职责以及紧迫性决定了应选择何种合同安排：

• 如果国家行动部门或地区无法满足相关需求，则最初应从应急小组 (ERT) 名册中寻找满足要求的国际工作人员。部署 ERT 人员最多不得超过三个月。应制定计划以便在该期限结束时替换 ERT 部署人员（除非无需替换）。也可以通过（区域办事处、其他行动部门或 IMRS 派遣的）特派团、临时任务、任命和编外员工合同（包括 UNOPS、IUNV 和备用合作伙伴计划）征聘国际工作人员。
• 根据紧急情况的规模，经常需要延长登记和行动数据管理人员的值勤期限。在这种情况下，建议行动部门通过快速通道程序（而不是通过紧急部署程序，或为取代紧急部署程序）创建和发布招聘消息。
• 最初可以根据个体承包商协议招募当地员工。随着紧急情况的发展，需要定期重新评估所有的人员配置方案。较长期的合同包括 TA、UNOPS 和 UNV 合同，以及针对当地工作人员新职位或晋升型职位的合同。 如果经验丰富的难民署工作人员能够进行监督，则执行伙伴也可以开展登记活动，前提是他们已经接受过适当的培训。

在编制最终预算之前应确定总的人员需求。安排足够的人力资源来处理入境人数并收集所需的登记信息。定期重新评估人员需求。

考虑以下职责以后，计算必须招聘的人员岗位、数量和等级：

• 入境和安全。
• 接待和许可。
• 数据收集和访谈。
• 由保护或社区服务人员进行的评估工作。
• 数据输入和数据质量控制（如果使用了数据库，并且数据输入与访谈分开进行）。
• 采集照片/生物识别信息（若适用）。
• 证件发放。
• 监督（登记干事、行动数据管理人员、团队负责人）。
• 难民帮助人员、人群管理人员、口译员、行政和档案管理员、司机。

在登记的每个步骤都要考虑工作人员数量，以确保难民能够顺利地完成该过程。乐于给工作人员重新安排新职位，并采取步骤以解决瓶颈问题。确定并招募恰当的登记人员，以便他们能够使用难民易懂的语言进行沟通，并且会使用该国家行动中的联合国官方语言。

尽量聘用同等数量的男性和女性员工。确保登记和数据输入助手具备计算机知识。可能需要更多人员在非正式安置点进行流动紧急登记。

考虑为员工提供福利。预见各种各样的工作环境（从差到好），并相应地规划轮班、休息、员工区域、住宿和餐饮事宜。定期召开员工会议，制定反馈和投诉机制；并听取员工的建议。