بوابات البيانات التشغيلية

متى ولأي غرض؟

تعرض البوابة الإلكترونية أحدث البيانات المتعلقة بحالات الطوارئ والخرائط والإحصاءات السكانية والرسوم البيانية الديموغرافية وتقارير المفوضية وشركائها وصحائف الوقائع وآخر الأخبار التشغيلية وتقارير الوضع، بالإضافة إلى روابط سريعة إلى مجموعة متنوعة من مواقع الشركاء الإلكترونية. وتعرض البوابة جميع البيانات والمعلومات التشغيلية بشأن حالات الطوارئ الخاصة باللاجئين والتي ينبغي توزيعها على الحكومات والشركاء والمانحين الذين يشكلون جمهورها الأساسي.

وتشكل البوابة المنسقة والخاضعة لصيانة جيدة أداة رئيسية في حالات الطوارئ. كما هي أيضاً مثال ممتاز على استخدام التكنولوجيا لتعزيز الاستجابة لحالات الطوارئ والتنسيق وتقديم الخدمات.

كيف يُستخدم النموذج؟

الخطوة 1. إنشاء البوابة
يجب النظر في بعض المسائل الرئيسية قبل طلب إنشاء بوابة.

• هل سيتم استخدام موظفين ملائمي للحفاظ على محتوى البوابة؟
• علامَ ستركز البوابة؟ هل ستركز على حالة طوارئ أو ستعطي لمحة عن وضع اللاجئين ككل؟
• هل هناك بوابات إقليمية قائمة بالفعل؟
• هل تعتبر هيكليات الوحدة الإدارية والأسماء واضحة ومتوافقة مع نظام ProGres؟
• إذا كان سيتم استخدام المناطق، كيف سيتم تعريف "المنطقة" (كمنطقة تشغيل أو منطقة جغرافية أو إدارية)؟
• ما هو تواتر إصدار أرقام جديدة؟ كيف سيتم توحيد الأرقام الجديدة على المستويين القطري والإقليمي؟
• ما هي الأعداد سكانية سيتم عرضها؟ كيف سيتم تصنيف الأعداد؟

للبدء في إنشاء بوابة إلكترونية إقليمية جديدة، يتوجب على المدير القطري للمعلومات الحصول أولاً على موافقة الممثل القطري. يقدم الممثل استمارة طلب إنشاء بوابة (انظر المرفق في هذا القسم) إلى الممثل الإقليمي و/أو المنسق الإقليمي لشؤون اللاجئين (حسب الاقتضاء) الذي يستشير بدوره الممثلين القطريين ومدراء المعلومات المعنيين في المنطقة، ثم يرسل الاقتراح إلى الإدارة وإلى رئيس قسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني.

في ما يتعلق بالبوابات على المستوى القطري، ليس من الضروري استشارة الممثل الإقليمي. ويمكن للممثل القطري أن يقدم استمارة طلب إنشاء البوابة مباشرة إلى الإدارة وقسم دعم المعلومات والتنسيق الميداني. في حالات الطوارئ من المستويين 2 أو 3، يجوز لمجموعة العمل المعنية بحالات الطوارئ في المقر الرئيسي تقديم طلب إنشاء البوابة.

تقع مسؤولية إدارة محتوى البوابة الإلكترونية على عاتق ممثل المفوضية، ويدعمه رئيس فريق الطوارئ ومدير المعلومات اللذان سيبتكران العديد من المنتجات التي تعرضها البوابة. وبالتعاون مع الشركاء وأصحاب المصالح الآخرين على الأرض، سيكون مدير المعلومات مسؤولاً أيضاً عن جمع وإدارة وتنسيق محتوى البوابة.

ومن المهم التأكيد على أنه يتوجب على كل دولة أو منطقة أن تعتمد استراتيجية لإدارة المحتوى وأن تعيّن بوضوح جهات الاتصال المسؤولة عن تحديث محتوى البوابة. ويكون مدير المعلومات في كل دولة أو منطقة مسؤولاً عن الحفاظ على تحديث الموقع. وعندما تكون الموارد محدودة أو في حال وجود مشاكل في معدل نقل البيانات، قد يُطلَب من مدراء المعلومات الإقليميين إدارة المحتوى لفترة محدودة. ويكون دعم المقر الرئيسي متوفراً لضبط وصيانة وتعزيز أداء وقدرة البوابة؛ غير أن المقر الرئيسي لا يقوم بإدارة المحتوى.


الخطوة 2. مسؤولية إدارة الهيكلية والمحتوى والمعلومات
تم تحديد المسؤولية المتعلقة بمحتوى البوابة الإلكترونية على الشكل التالي:

على الصعيد الإقليمي (مثلاً، القرن الإفريقي)

• العدد الإجمالي للاجئين في كل دولة: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤول التسجيل.
• الخطة الإقليمية للاجئين والمعلومات المالية: مدير المعلومات بالعمل مع الممثل ومسؤولي القطاعات ومسؤول الإعلام. ويتولى المكتب الإقليمي مسؤولية وإدارة الإطار العام للبوابة الإقليمية وهيكليتها. في حين يتولى مدير المعلومات القطري جمع بيانات الصفحات الخاصة بالبلدان على البوابة الإقليمية.

على الصعيد القطري (مثلاً، كينيا)

• لمحة إجمالية عن السكان واتجاهات الوفود: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤول التسجيل.
• آخر المستجدات والأخبار: مدير المعلومات بالعمل مع الممثل ومسؤولي القطاعات ومسؤول الإعلام.
• الوثائق (جداول بيانات الإحصاءات والخرائط والتحديثات والتقارير ومذكرات الاجتماعات): مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.
• الجداول الزمينة والأحداث: مدير المعلومات.
• يجب أن يكون لمجموعات العمل صفحة خاصة لأغراض التنسيق (معلومات الاتصال وآخر الأخبار والجدول الزمني ووثائق مجموعات العمل): مدير المعلومات ومسؤولو القطاعات.

على صعيد المكتب الفرعي (مثلاً، داداب)

• لمحة عن السكان واتجاهات الوفود: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤول التسجيل.
• آخر المستجدات والأخبار: مدير المعلومات بالعمل مع الممثل ومسؤولي القطاعات ومسؤول الإعلام.
• الوثائق (الإحصاءات والخرائط والتحديثات والتقارير): مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.
• الجداول الزمينة والأحداث: مدير المعلومات.

على صعيد التجمع أو المخيم (مثل إيفو)

• لمحة عن السكان: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.
• المؤشرات الأساسية: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.
• من يقوم بماذا وأين؟ (3W): مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.
• تقرير توزيع لوزام الإغاثة الأساسية: مدير المعلومات بالعمل مع مسؤولي القطاعات، ومن خلال جمع المعلومات منهم وتحليلها.

ملاحظة: تضاف أعداد السكان ومعلومات (3W) على صعيد التجمّع، وتُجمع على المستويين القطري والإقليمي.

الخطوة 3. البيانات الوصفية
عند نشر البيانات على البوابة، يجب إدراج البيانات الوصفية التالية:

• تاريخ صلاحية البيانات.
• المنظمة أو المنظمات التي صدرت عنها البيانات.
• معلومات بشأن طريقة جمع المعلومات؛ والملاحظات أو التعليقات الأخرى.

الخطوة 4. الموافقة على النشر الخاص بقطاعات محددة على البوابة
قد تطلب مجموعات قطاعية، على المستوى القطري أو الميداني، نشر تقييمات خاصة بقطاعات محددة على البوابة. وينبغي الاتفاق على التوصيات بالتراضي وتسجيلها من قبل مدير المعلومات في اجتماعات مجموعة عمل إدارة المعلومات الخاصة باللاجئين.

الخطوة 5. آخر المستجدات
آخر المستجدات هي موجزات أخبارية صغيرة الحجم. ولا ينبغي الخلط بينها وبين "الأخبار". وتكون آخر المستجدات التي يتم تحميلها على البوابات الإلكترونية (بدون استثناء) محدودة بـ160 حرفاً.

يجوز أن تقترح مجموعة عمل قطاعية آخر المستجدات. فيتوجب على رئيسها إرسال مسودة لنص آخر المستجدات عبر البريد الإلكتروني إلى مدير المعلومات لتتم الموافقة عليه بموجب إجراءات التشغيل المعيارية.

الخطوة 6. الموافقة على نشر الأخبار
يمكن أن يقترح كبير مسؤولي الإعلام أو مدير المعلومات بنوداً إخبارية لينظر فيها الممثل بغية نشرها. ويُسمح لمدير المعلومات (من قبل الممثل) أن يقوم بتحميل بنود إخبارية وذلك من موقع المفوضية الرئيسي العام على الموقع، بناءً على طلب كبير مسؤولي الإعلام. يجب أن تتم الموافقة على البنود الإخبارية المأخوذة من مواقع غير تابعة للمفوضية من قبل الممثل (بناءً على طلب كبير مسؤولي الإعلام) قبل أن يتمكن مدير المعلومات من تحميلها.

الخطوة 7. الخرائط التفاعلية
تعرض الخريطة التفاعلية أعداد السكان بحسب البلد والمنطقة والتجمع. ويمكن إضافة البنى التحتية (المدارس ونقاط عبور الحدود والمستودعات، إلخ) وربطها بشركاء معينين. يعتبر ربط البنى التحتية بالشركاء اختيارياً؛ وإذا تم القيام بذلك، من المهم التأكد من أن النقاط مسندة بصورة صحيحة إلى جميع الشركاء المعنيين. ويجوز لمدير المعلومات أن يحدد النقاط التي يريد عرضها، وذلك باستخدام مربع الاختيار في الواجهة البينية الخاصة بالبوابة.

الخطوة 8. الوثائق
إن عدد العلامات (القطاع والشريك ونوع الوثيقة وفئتها واللغة والموقع) التي يمكن وضعها على الوثائق غير محدود. ونظراً لأن العلامات تسهل عملية البحث ، من المستحسن أن يتم وضع أكبر عدد ممكن من العلامات.

الخطوة 9. من يقوم بماذا وأين؟ (3W)
يقوم مدير المعلومات بجمع معلومات 3W والحفاظ عليها. ويجب تحديث هذه المعلومات يدوياً على البوابة، بناءً على تقارير نظام معلومات 3W. وسيكون لكل شريك صفحة على البوابة، مع شعار ومعلومات عن المنظمة، يمكن تحديثها. ويستطيع مدير المعلومات استخدام مجموعة عمل إدارة المعلومات الخاصة باللاجئين لتزويد الشركاء بمعلومات محدثة لصفحاتهم.

الخطوة 10. سجل التقييمات
ينشئ مدير المعلومات سجل التقييمات ويحافظ عليه. ويجب تحديثه يدوياً على البوابة، بناءً على تقارير الشركاء أو الحكومات أو المفوضية. وتضاف البيانات الوصفية الرئيسية وأوصاف التقييمات بصورة فردية. وإذا توفرت وثيقة تقييم للنشر، يمكن إضافتها إلى السجل.

الخطوة 11. الإبلاغ عن الخطأ البرمجي
عند الإبلاغ عن خطأ برمجي، يجب تقديم تفاصيل قدر الإمكان. ويجب الإشارة بوضوح إلى الظروف التي حدث فيها الخطأ. لتمكين فريق التطوير من تصحيح، يتعين وصف ما حدث خطوة بخطوة. ويتعين تقديم المعلومات التالية:

• ما هي الإجراءات التي اتخذت وما كانت نتيجتها، وماذا كانت النتائج المتوقعة؟ (على سبيل المثال: "لقد قمت بتحرير عنوان مقال إخباري ولكنه لم يتغير أو يُحفظ").

يتعين تقديم التفاصيل دائماً. في المثل أعلاه، يتعين الإشارة بوضوح إلى الخطوات التي تم اتخاذها والمادة الإخبارية التي تم تحريرها وعنوان الملف الجديد الذي لم يُحفظ. كما سيجد فريق التطوير أن لقطات الشاشة مفيدة. ويتعين تحديد المتصفح المستخدم ورقم الإصدار الخاص به.

ويمكن الإبلاغ عن الخطأ إما من خلال إرسال بريد إلكتروني على العنوان العام ([email protected])أو من خلال استمارة التغذية الراجعة على الإنترنت التي يمكن العثور عليها في قسم الإدارة.

الخطوة 12. ميزات البوابة
صفحات مجموعات العمل القطاعية. تسمح هذه الصفحات بعرض المعلومات بحسب القطاع والموضوع والمنطقة الجغرافية. ويمكن أن تستخدم القطاعات هذه الميزة الخاصة بالبوابة الإلكترونية لتركيز وثائقها العملية ومعلومات الاتصال بها وجدوالها الزمنية وآخر مستجداتها وصورها.

أرقام الاستجابة الرئيسية. تسلط الضوء على أرقام محددة مرتبطة بالعملية، مما يساعد في تفسير قصة الاستجابة بطريقة موجزة ومفهومة.

تصدير المعلومات الأولية. هناك بيانات أولية متوفرة للتنزيل من مستويات مختلفة (إقليمي، قطري، إلخ...) ومن وحدات مختارة (الجداول الزمنية، 3W، جدول التمويل).

وحدة التمويل. تعرض هذه الوحدة متطلبات الاستجابة المالية، بما في ذلك الفجوات بين الميزانية والموارد، المصنفة بحسب الدول.

مجموعة الصور. تحمل هذه الوحدة الصور على صفحات التجمع أو الدولة أو المنطقة وصفحات مجموعة العمل.

الروابط. يوفر هذا القسم روابط إلى المواقع الإلكترونية التشغيلية ومعلومات الشركاء المرتبطة بحالة الطوارئ أو الاستجابة.

أخبار ملخص الموقع الغني. تعرض أخبار ملخص الموقع الغني قصصاً متعلقة بحالة الطوارئ المتعلقة باللاجئين.

صفحة القصص (اختيارية). تخضع وحدة القصص لإدارة المفوضية وهي تروي قصص اللاجئين من منظور المفوضية وشركائنا واللاجئين أنفسهم. قد تعرض الوحدة أيضاً قصصاً أخبارية ومقاطع فيديو وصوراً تسلط الضوء على الجانب الإنساني لحالات الطوارئ. ويجب التأكيد على أن الهدف من البوابة هو تسهيل العمليات؛ وهي ليست موقعاً خاصاً بالعلاقات العامة. قبل إضافة هذه الصفحة على الموقع، يجب توضيح القرار مع منسقي شؤون الإعلام/ العلاقات العامة محلياً، ووضع استراتيجية لتحديث الصفحة بمحتوى لا يأتي من UNHCR.org أو المواقع ذات الصلة.