Portail de données opérationnelles

Quand et dans que but?

Le portail Web affiche les dernières données d'urgence, les cartes, les statistiques de la population, des graphiques démographiques, des rapports et des fiches d'information du HCR et de ses partenaires, les faits saillants opérationnels et les rapports de situation ainsi que des liens rapides vers une variété de sites Web des partenaires. Ce portail Web centralise toutes les données opérationnelles et les produits d'informations sur une crise de réfugiés devant être diffusés auprès des partenaires, des donateurs et des gouvernements représentant son public principal.

Un portail Web coordonné et bien entretenu est un outil clé en cas d'urgence. C'est également un excellent exemple d'utilisation de la technologie pour optimiser les interventions d'urgence, la coordination et la prestation des services.

Comment utiliser le modèle?

Étape 1. Déploiement du portail
Quelques questions clés doivent être prises en considération avant de faire la demande d'un portail.

• Aura-t-on le personnel approprié pour offrir un soutien technique au portail ?
• Sur quoi le portail mettra-t-il l'accent ? Se concentrera-t-il sur une situation d'urgence ou offrira-t-il un aperçu global de la situation des réfugiés ?
• Existe-t-il déjà des portails régionaux ?
• Les structures et les noms des unités administratives sont-ils clairs et conformes à ProGres ?
• Si l'on a recours aux régions, comment le mot « région » sera-t-il défini (comme une zone d'opération ou comme un district géographique ou administratif) ?
• À quelle fréquence les nouveaux chiffres seront-ils diffusés ? Comment les nouveaux chiffres seront-ils consolidés aux niveaux national et régional ?
• Quels sont les chiffres de la population qui seront affichés ? Comment seront ventilés ces chiffres ?

Pour lancer le déploiement d'un nouveau portail Web régional, le Représentant régional devra d'abord obtenir l'approbation du Représentant du pays. Ce Représentant soumettra un formulaire de demande de déploiement de portail (voir le modèle en annexe) au Représentant régional ou au Coordonnateur régional des réfugiés (le cas échéant) qui consultera les représentants du pays et les Directeurs de l'information concernés dans la région pour ensuite transmettre la proposition au Bureau et au Chef de section de la FICSS.

Pour les portails au niveau des pays, aucune consultation avec le Représentant régional n'est nécessaire. Le Représentant national peut soumettre un formulaire de demande de déploiement de portail directement au Bureau et au FICSS. Dans les situations d'urgence de niveaux 2 ou 3, le Groupe de travail d'urgence du Siège du HCR peut présenter une demande de portail.

La charge de la gestion du contenu du portail Web incombe en dernier recours au Représentant du HCR appuyé par le Chef de l'équipe d'urgence et le Directeur de l'information, qui contribueront à élaborer un grand nombre des produits affichés sur le portail. En association avec les partenaires et d'autres intervenants sur le terrain, le Directeur de l'information aura aussi la charge de la cueillette, de la gestion et de la coordination du contenu du portail.

Il est important de rappeler que chaque pays ou région doit mettre en place une stratégie de gestion de contenu et clairement nommer les points focaux (les personnes ressources) chargés de la mise à jour du contenu du portail. Le Directeur de l'information dans chaque pays ou région a la charge d'actualiser le site. Quand les ressources sont limitées ou si des problèmes de bande passante existent, on peut demander aux directeurs de l'information régionaux de gérer le contenu pour une période limitée. Le Siège offre une aide pour la configuration, la maintenance et l'amélioration de la tenue, des performances et de la capacité d'un portail ; le Siège ne gère cependant pas le contenu.

Étape 2. Structure, contenu et responsabilité de la gestion d'information
La charge du contenu de portail web est définie comme suit :

Régionale (par exemple : la Corne de l'Afrique)

• population totale des réfugiés par pays : le directeur de l'information travaillant avec l'agent d'inscription ;
• plan régional pour les réfugiés et information financière : le directeur de l'information en collaboration avec le Représentant, les responsables des secteurs et l'agent d'information publique. Le cadre général et la structure du portail régional relèvent du Bureau régional et doivent être administrés par celui-là, alors que les données pour les pages spécifiques à un pays figurant sur le portail régional doivent être générées par le directeur de l'information au niveau national.

Pays (exemple, le Kenya)

• profil global de la population, tendances d'arrivée : le directeur de l'information en collaboration avec l'agent d'inscription ;
• points forts, nouvelles : le directeur de l'information, en collaboration avec le représentant, les responsables des secteurs et l'agent d'information publique ;
• documents (les statistiques des feuilles de calcul, les cartes, les mises à jour, les rapports, les notes des réunions) : le directeur de l'information, travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;
• calendrier et événements : le directeur de l'information ;
• les groupes de travail doivent avoir une page qui leur est dédiée, et ce à des fins de coordination (coordonnées, faits saillants, calendrier, documents de travail de groupe) : le directeur de l'information et les responsables des secteurs.

Niveau des bureaux auxiliaires (exemple, Dadaab)

• Profil de la population, tendances des arrivées : le directeur de l'information travaillant avec l'agent d'inscription ;
• points forts, nouvelles : le directeur de l'information, en collaboration avec le représentant, les responsables des secteurs et l'agent d'information publique ;
• documents (statistiques, cartes, mises à jour, rapports) : le directeur de l'information travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;
• calendrier et événements : le directeur de l'information.

Zone d'installation ou camp (par exemple : Ifo)

• Profil de la population : le directeur de l'information travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;
• indicateurs de base : le directeur de l'information travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;
• qui fait quoi, où ? (3 W) : le directeur de l'information travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;
• rapport de distribution du CRI : le directeur de l'information, travaillant avec les responsables des secteurs et recueillant et analysant les informations que ces derniers lui fournissent ;

À noter que les chiffres de la population et les informations 3W sont ajoutées au niveau de l'implantation, regroupés et remontés aux niveaux national et régional.

Étape 3. Métadonnées
Quand on affiche des données sur le portail, les métadonnées suivantes doivent y figurer :

• la date de validité des données ;
• l'organisation (les organisations) qui est (qui sont) la source des données ;
• de l'information sur la méthode de cueillette des données ; d'autres notes ou commentaires.

Étape 4. Autorisation propres au secteur
Les groupes sectoriels, tant au niveau national que sur le terrain, peuvent demander à afficher sur le portail des évaluations propres aux secteurs. On doit parvenir à une entente consensuelle sur les recommandations et les faire inscrire par le directeur de l'information durant les réunions du groupe de travail pour la gestion de l'information sur les réfugiés (RIM).

Étape 5. Faits saillants
Les faits saillants constituent des « micro-flashes » d'information. On ne doit pas les confondre avec les « nouvelles ». Les faits saillants téléchargés sur les portails web doivent absolument se limiter à 160 caractères, et ce sans exception.

Un groupe de travail sectoriel peut proposer des faits saillants. Son président doit transmettre par courriel une ébauche de texte en surbrillance au directeur de l'information, et ce afin d'obtenir son autorisation, conformément au SOP pertinent.


Étape 6. Autorisation des nouvelles

L'administrateur principal chargé de l'information publique ou le responsable de l'information pourra proposer des nouvelles que le Représentant des publications examinera. Le directeur de l'information est autorisé (par le représentant) à télécharger sur le site web des sujets d'actualité du site web public principal du HCR, et ce sur demande de l'agent d'information publique principal. Ces sujets d'actualité des sites Web qui ne sont pas des sites du HCR doivent être autorisés par le représentant (à la demande de l'agent d'information publique principal), et ce avant que le directeur de l'information ne puisse les télécharger.

Étape 7. Cartes interactives

Une carte interactive affiche les chiffres de la population par pays, par région et par implantation. Les infrastructures (écoles, postes-frontière, entrepôts, etc.) peuvent être ajoutées et reliées à des partenaires précis. Relier les infrastructures aux partenaires est facultatif ; si cela est fait, il est important de s'assurer que les points sont correctement attribués à tous les partenaires participants. Le responsable de l'information peut décider des points qu'il ou qu'elle veut rendre visibles en utilisant une case à cocher dans l'interface administrative du portail.
Étape 8. Documents

Il n'y a pas de limite au nombre de balises (tags) (secteur, partenaire, type et catégorie de document, langue, emplacement) qui peuvent être attachés à des documents. Parce que les balises facilitent le référencement et la recherche, il est recommandé d'attacher autant de balises que possible.

Étape 9. Qui fait quoi, où ? (3W)

L'information répondant aux 3W est créée et mise à jour par le directeur de l'information. L'information 3W doit être mise à jour manuellement dans le portail, et ce en se basant sur les rapports figurant dans un système d'information 3W. Chaque partenaire aura une page sur le portail, avec son symbole social ou logo ainsi que des informations sur l'organisation concernée, informations qui pourront être actualisées. Le directeur de l'information pourra utiliser le groupe de travail pour la RIM pour transmettre aux partenaires des informations à jour destinées à alimenter leurs pages.

Étape 10. Registre d'évaluation

L'information du Registre d'évaluation est créée et maintenue par le directeur de l'information. Elle doit être mise à jour manuellement dans le portail en se basant sur les rapports d'évaluation fournis par les partenaires, les gouvernements ou le HCR. Les métadonnées et les descriptions des évaluations des données doivent être ajoutées individuellement. Si l'on souhaite faire circuler un document d'évaluation, ce dernier doit être ajouté au registre.

Étape 11. Signaler des bogues

Quand on signale un bogue, on doit donner le plus de détails possible. Indiquer clairement les circonstances dans lesquelles le bogue est survenu ainsi que ses conséquences. Pour permettre à l'équipe de conception et de développement de reproduire le bogue, décrire, par étape, l'événement. Donner des informations sur les points suivants :

• Quelles sont les actions que vous avez entreprises, et que s'est-il passé ? Que vouliez-vous réaliser ? (exemple : « J'ai édité le titre d'un article de nouvelles, et il ne s'est ni modifié ni sauvegardé »).

Donnez toujours des détails. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, indiquez clairement les mesures que vous avez prises, l'article de nouvelles que vous avez modifié et le titre du nouveau fichier qui n'a pas été sauvegardé. L'équipe de conception et de développement trouvera utile que vous lui transmettiez des captures d'écran. Précisez aussi le navigateur que vous utilisez ainsi que le numéro de sa version.

Les bogues peuvent être rapportés soit à l'adresse courriel générique ([email protected]) ou au moyen du formulaire de commentaires en ligne dans la section d'administration.

Étape 12. Caractéristiques du portail

Pages des groupes de travail sectoriels. Elles permettent d'afficher des informations par secteurs, par thèmes et par zones géographiques. Les secteurs peuvent utiliser cette fonctionnalité du portail Web pour centraliser leurs documents de travail, leurs coordonnées, leur calendrier, leurs faits saillants, et leurs images.

Principaux chiffres de la réponse. Il s'agit de chiffres précis mis en évidence et qui sont pertinents pour une opération ; ils permettent de raconter l'histoire de la réponse d'une manière concise et intelligible.

Exportation de données brutes. Les données brutes peuvent être téléchargées à partir de différents niveaux de localisation (régional, national, etc.), à partir de modules sélectionnés (les échéanciers, les 3W, le tableau de financement).

Module de financement. Ce module v permet de visualiser les besoins financiers de la réponse, y compris les écarts entre le budget et les ressources, ventilées par pays.

Galerie d'images. Cette fonction télécharge des photos de l'implantation, du pays ou des pages régionales ainsi que les pages du groupe de travail.

Liens. Cette installation procure des liens vers des sites opérationnels et offre de l'information sur les partenaires qui sont pertinents à la situation d'urgence et à la réponse.

Fils de nouvelles RSS. Les fils RSS montrent des reportages liés à la situation d'urgence des réfugiés.

Page de scénario (facultatif). Le module des scénarios est géré par le HCR et raconte les histoires des réfugiés du point de vue du HCR, de nos partenaires ainsi que des réfugiés eux-mêmes. Le module peut également mettre en vedette des reportages, des vidéos et des photos qui mettent l'accent sur le côté humain d'une situation d'urgence. Il est important de souligner que le but d'un portail est de faciliter les opérations : ce n'est donc pas un site de relations publiques. Avant de décider d'ajouter cette page à votre site, vous devez en demander l'autorisation aux points focaux (personnes ressources) du PI / PR au niveau local et mettre en place une stratégie pour la mise à jour de la page dont le contenu ne provient pas du site du HCR (UNHCR.org) ou de sites connexes.