Portales de datos operacionales

¿Cuándo y para qué fin?

El portal web muestra los últimos datos de la emergencia, los mapas, las estadísticas de población, los gráficos demográficos, los informes y las hojas informativas del ACNUR y sus asociados, los aspectos operativos destacados y los informes de situación, además de enlaces rápidos a una serie de páginas web de asociados. Centraliza todos datos operacionales y los productos de información sobre una situación de emergencia relacionada con refugiados que se deban difundir a los asociados, a los donantes y a los gobiernos, que son su principal público.
Un portal web coordinado y bien mantenido es una herramienta clave durante una emergencia. También es un ejemplo excelente del uso de la tecnología para mejorar las respuestas de emergencia, la coordinación y la prestación de servicios.

¿Cómo utilizar el modelo?

Paso 1. Puesta en marcha del portal
Se deben considerar varias cuestiones clave antes de solicitar un portal:

• ¿habrá personal adecuado disponible para mantener el contenido del portal?;
• ¿cuál será el enfoque del portal?, ¿se concentrará en una emergencia o proporcionará una panorámica de la situación de los refugiados en su conjunto?;
• ¿se cuenta ya con portales regionales?;
• ¿son claros las estructuras de las unidades administrativas y los nombres y están en consonancia con ProGres?;
• si se van a usar regiones, ¿cómo se definirá "región" (como área operativa o como distrito geográfico o administrativo)?
• ¿con qué frecuencia se publicarán nuevas cifras?, ¿cómo se consolidarán las nuevas cifras a nivel nacional y a nivel regional?;
• ¿qué cifras de población se mostrarán?, ¿cómo se desglosarán las cifras?

Para iniciar la implantación de un nuevo portal web regional, el gestor de la información nacional debe solicitar la aprobación del Representante en el país. El Representante presenta un formulario de solicitud para la implantación de un portal (véase el anexo en esta sección) al Representante Regional y/o al coordinador regional en materia de refugiados (según proceda), quien consulta con los representantes en el país y los gestores de información en la región pertinentes y después presenta la propuesta a la Oficina y al jefe de la Sección de Información sobre el Terreno y Apoyo a la Coordinación del ACNUR.

Para portales a nivel nacional, no se precisa consultar al
Representante Regional. El Representante en el país puede presentar un formulario de solicitud para la implantación de un portal directamente a la Oficina y a la Sección de Información sobre el Terreno y Apoyo a la Coordinación del ACNUR. En emergencias de nivel 2 o 3, el equipo de tareas de emergencia de la sede puede iniciar una solicitud para un portal.

En última instancia, la responsabilidad de gestionar el contenido del portal web recae en el Representante del ACNUR, respaldado por el líder del equipo de emergencias y el gestor de la información, que crearán muchos de los productos que muestre el portal. En colaboración con los asociados y otras partes interesadas sobre el terreno, el gestor de la información también será responsable de recopilar, gestionar y coordinar el contenido del portal.

Es importante subrayar que cada país o región debe establecer una estrategia de gestión del contenido y designar claramente a los coordinadores responsables de subir contenido al portal. El gestor de información en cada país o región es responsable de mantener actualizada la página web. En los casos en que los recursos sean limitados o haya problemas con el ancho de banda, se puede solicitar a los gestores de la información que gestionen el contenido durante un período de tiempo limitado. Se puede contar con el apoyo de la sede para configurar, mantener y mejorar el rendimiento y la capacidad de un portal; sin embargo, la sede no gestiona el contenido.

Paso 2. Responsabilidad de la estructura, del contenido y de la gestión de la información
La responsabilidad del contenido del portal web se ha definido de la siguiente manera:

Regional (por ejemplo, el Cuerno de África):

• Población total de refugiados en un país: el gestor de la información trabaja con el oficial de inscripción.
• Plan de respuesta regional a los refugiados e información financiera: el gestor de la información trabaja con el Representante, los líderes sectoriales y el Oficial de Información Pública. El marco y la estructura generales para el portal regional serán responsabilidad de la oficina regional, que también los gestionará. Sin embargo, la generación de los datos correspondientes a las páginas específicas del país en el portal regional será competencia del gestor de información nacional.

País (por ejemplo, Kenya):

• Porcentaje total del perfil de población, tendencias de llegada: el gestor de la información trabaja con el oficial de inscripción.
• Aspectos destacados, noticias: el gestor de la información trabaja con el Representante, los líderes sectoriales y el Oficial de Información Pública.
• Documentos (hojas de cálculo de estadísticas, mapas, actualizaciones, informes, notas de las reuniones): el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.
• Calendario y eventos: el gestor de la información.
• Los grupos de trabajo deben contar con una página a efectos de coordinación (información de contacto, aspectos destacados, calendario, documentos de los grupos de trabajo): el gestor de información y los líderes sectoriales.

Nivel de suboficina (por ejemplo, Dadaab):

• Perfil de población, tendencias de llegada: el gestor de la información trabaja con el oficial de inscripción.
• Aspectos destacados, noticias: el gestor de la información trabaja con el Representante, los líderes sectoriales y el Oficial de Información Pública.
• Documentos (estadísticas, mapas, actualizaciones, informes): el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.
• Calendario y eventos: el gestor de la información.

Asentamiento o campamento (por ejemplo, Ifo):

• Perfil de la población: el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.
• Indicadores básicos: el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.
• Who's Doing What, Where? ("¿quién hace qué y dónde?") (3W): el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.
• Informes de distribución de artículos de socorro esenciales: el gestor de la información trabaja con los líderes sectoriales, además de recopilar y analizar información proporcionada por estos.

Nota: las cifras de población y la información 3W se añaden a nivel de asentamiento y se agregan en sentido ascendente a escala nacional y regional.

Paso 3. Metadatos
Al publicar datos en el portal, se deben incluir los siguientes metadatos:

• la fecha de validez de los datos;
• el/los organismo/s fuente de los datos;
• información sobre el método de recopilación de los datos; otras notas o comentarios.

Paso 4. Autorización de portales sectoriales específicos
Los grupos específicos, tanto a nivel nacional como sobre el terreno, pueden solicitar publicar evaluaciones sectoriales específicas en el portal. Las recomendaciones se deben acordar por consenso y las debe registrar el gestor de la información en las reuniones del grupo de trabajo de gestión de la información relativa a los refugiados.

Paso 5. Aspectos destacados
Los aspectos destacados son boletines informativos "en miniatura". No se deben confundir con las "noticias". Los boletines informativos que se suban a los portales web están limitados (sin excepción) a 160 caracteres.

Un grupo de trabajo puede proponer boletines informativos. Su presidente debe enviar por correo electrónico el borrador del boletín informativo al gestor de la información, para su autorización de acuerdo con el procedimiento operativo estándar.

Paso 6. Aprobación de noticias
El oficial superior de información pública o el gestor de la información pueden sugerir noticias para que el Representante considere su publicación. El gestor de la información está autorizado (por el Representante) a subir a la página web noticias de la página principal del ACNUR a petición del oficial superior de información pública. Las noticias que no sean de páginas web del ACNUR deben ser autorizadas por el Representante (a petición del oficial superior de información) antes de que el gestor de la información las pueda subir.

Paso 7. Mapas interactivos
Un mapa interactivo muestra las cifras de población por país, región y asentamiento. Se pueden añadir infraestructuras (escuelas, pasos fronterizos, almacenes, etc.) y vincular a asociados específicos. La vinculación de la infraestructura a los asociados es opcional; si se opta por realizarla, es importante asegurarse de que los puntos estén correctamente atribuidos a todos los asociados implicados. El gestor de la información puede decidir qué puntos quiere hacer visibles, empleando una casilla en la interfaz administrativa del portal.

Paso 8. Documentos
La cantidad de etiquetas (sector, asociado, tipo de documento, categoría, idioma, ubicación) que se pueden adjuntar a los documentos es ilimitada. Dado que las etiquetas facilitan considerablemente las referencias y las búsquedas, se recomienda incluir tantas etiquetas como sea posible.

Paso 9. Who's Doing What, Where? ("¿quién hace qué y dónde?") (3W)
El gestor de la información es el responsable de crear y administrar la información 3W. Esta información debe actualizarse de manera manual en el portal, basándose en los informes de un sistema de información 3W. Cada asociado dispondrá de una página en el portal, con el logotipo y la información sobre la organización, que se podrá actualizar. El gestor de la información puede emplear el grupo de trabajo de gestión de la información relativa a los refugiados para aportar a los asociados información actualizada para sus páginas.

Paso 10. Registro de evaluación
El gestor de la información se encarga de crear y administrar la información sobre el registro de evaluación. Debe actualizarse de manera manual en el portal, basándose en informes de evaluación aportados por los asociados, los gobiernos o el ACNUR. Los metadatos esenciales y las descripciones de las evaluaciones deben añadirse de manera individual. Si hay disponible un documento de evaluación para su difusión, se puede añadir al registro.

Paso 11. Informar de posibles errores
Al informar de un posible error, aporte tantos detalles como sea posible. Indique con claridad las circunstancias en que se detectó el error y su incidencia. Para permitir al equipo de desarrollo reproducir el error, describa paso por paso qué ocurrió. Incluya información sobre los siguientes aspectos:

• ¿qué acciones llevó a cabo, qué resultado logró y qué esperaba obtener? (por ejemplo: "He editado el título de un artículo de noticias y no se ha cambiado o guardado").

Aporte siempre detalles. En el ejemplo anterior, por ejemplo, indique con claridad los pasos que dio, el artículo de noticias que editó y el título del nuevo archivo que no se guardó. Resultará útil para el equipo de desarrollo que usted aporte capturas de pantalla. Indique el navegador que empleó y su número de versión.

Se puede informar de errores a la dirección de correo electrónico genérica ([email protected]) o por medio del formulario de comentarios en línea que encontrará en la sección de administración.

Paso 12. Características del portal
Páginas de los grupos de trabajo sectoriales. Permiten desplegar la información por sectores, temas y áreas geográficas. Los sectores pueden usar esta característica del portal web para centralizar sus documentos de trabajo, información de contacto, calendario de eventos, boletines informativos e imágenes.

Cifras clave de respuesta. Destacan cifras específicas que son pertinentes para una operación, ayudando de esta manera a contar la historia de manera sucinta y completa.

Exportación de datos brutos. Los datos brutos se encuentran disponibles para descargar desde diversos niveles de ubicación (regional, nacional, etc...) y desde módulos escogidos (calendario, 3W, el gráfico de financiación).

Módulo de financiación. Visualiza los requisitos financieros de la respuesta, incluidas las diferencias entre el presupuesto y los recursos, desglosados por país.

Galería de imágenes. Esta característica sube fotografías a las páginas del asentamiento, el país o la región y a las de los grupos de trabajo.

Enlaces. Esta función proporciona enlaces a las páginas web operacionales y a la información de los asociados que sean relevantes para la emergencia y para la respuesta.

Feed RSS. El Feed RSS presenta noticias relacionadas con la situación de emergencia relacionada con refugiados.

Página de descripción narrativa (opcional). La administración del módulo de descripción narrativa compete al ACNUR; narra las historias de los refugiados desde la perspectiva de este organismo y de los propios refugiados. El módulo también presenta noticias, vídeos y fotos que destacan el aspecto humano de una emergencia. Hay que destacar que el objetivo de un portal es facilitar las operaciones; no se trata de una página web de relaciones públicas. Antes de añadir esta página a su sitio web, sus coordinadores locales de información pública y de relaciones públicas deben autorizar la decisión, además de establecer una estrategia para actualizar la página con contenido que no provenga de la página web UNHCR.org u otros sitios web relacionados.