عمليات إدارة الشراكات

يناقش هذا الإدخال عمليات إدارة الشراكات.

تطّبق المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين برامجها بالشراكة مع العديد من المنظمات الإنسانية: وكالات الأمم المتحدة، والمؤسسات الحكومية، والمنظمات الحكومية الدولية، والمنظمات غير الحكومية، والهيئات الأكاديمية، والكيانات التطوعية، وغيرها من المنظمات غير الربحية. بالنسبة للمفوضية، تسهم شراكاتها إسهاماً أساسياً في توفير الحماية والحلول للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاصها. وتسترشد علاقات الشراكة بمبادئ الشراكة (انظر http://www.unhcr.org/5735bd464.html وhttps://intranet.unhcr.org/en/support-services/implementing-partnership…).

ينظر الإدخال في مجموعةٍ من عمليات إدارة الشراكات، بما في ذلك اختيار الشركاء والاحتفاظ بهم، وأنواع اتفاقية الشراكة، وإدارة الاتفاقيات والموارد، ومراجعة المشاريع (انظر: إدارة اتفاقيات الشراكة الممولة من المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين،UNHCR/AI/2017/16؛ والتدابير الخاصة بشأن إدارة الشراكات في حالات الطوارئ).

ينبغي اختيار نموذج التنفيذ المناسب، بناءً على ما تسهم به الشراكة في المشروع أو العملية (القيمة التي تضيفها) وبالتالي للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية. يجب مراعاة عوامل مختلفة عند تحديد أفضل ترتيب للتنفيذ في سياقٍ تشغيليٍ معين. وتشمل هذه العوامل ما يلي:

• الالتزامات الناشئة عن ولاية المفوضية ومسؤولياتها.
• شخصية وتكوين وموقع السكان اللاجئين.
• المتطلبات التشغيلية (النطاق، الوصول، الأمن، عوامل أخرى).
• الخبرة والمهارات التقنية والمعرفة المتاحة في المفوضية وبين الشركاء أو المقاولين التجاريين.
• الموارد التي يسهم بها الشركاء.
• القيمة مقابل المال والفعالية من حيث التكلفة.
• وجود مكتب للمفوضية في البلد، وتوافر موظفي المفوضية.
• توافر وتجربة الشركاء المحتملين والمقاولين التجاريين.
• سمعة المفوضية؛ وقضايا البروز في ما يتعلق بالعملية.
• الاستمرارية والجدوى.

اختيارالشركاءوالاحتفاظبهملتنفيذالمشاريع
قبل توقيع الاتفاقية، يجب على المكاتب إجراء عملية اختيار للشركاء (انظر السياسة بشأن اختيار الشركاء والاحتفاظ بهم، IOM/052-FOM/052/2013).

خلال حالات الطوارئ، ترغب المنظمات في كثيرٍ من الأحيان في إقامة شراكة مع المفوضية، وتصدر المفوضية "دعوات للتعبير عن الاهتمام" من أجل زيادة مجموعة الشركاء المحتملين. وفي الوقت نفسه، تختلف قدرات المنظمات وخبراتها ومواصفاتها ووجودها ومساهماتها، وكذلك تكلفة المشاريع. ويتعين على المفوضية أن تظهر عن إدارة سليمة وشفافية في شراكاتها. وتتطلب السياسة المتعلقة باختيار الشركاء والاحتفاظ بهم أن تقوم جميع العمليات باختيار الشركاء بطريقةٍ موضوعيةٍ وشفافةٍ ومتسقةٍ من خلال لجنة متعددة الاختصاصات معنية بإدارة شراكات التنفيذ. تقوم اللجان متعددة الاختصاصات المعنية بإدارة شراكات التنفيذ بتقييم قدرة الشركاء المحتملين وتحديد الشركاء الأكثر ملاءمةً والذين سيحققون أفضل النتائج في عمليةٍ معينة.
في الظروف الخاصة (بما في ذلك حالات الطوارئ)، عندما يتعذر إجراء عملية اختيار كاملة، يمكن السعي للحصول على تنازل من دائرة إدارة شراكات التنفيذ (دائرة إدارة التنفيذ وضمان جودته/قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج). وخلال الأشهر الستة الأولى من حالة إعلان طوارئ من المستوى 2 أو المستوى 3، تصبح هذه التنازلات لا مركزية ويمنحها الممثل نيابةً عن دائرة إدارة شراكات التنفيذ / شعبة الإدارة المالية والتنظيم الإداري. ومع ذلك، تبقى العملية القطرية ملزمةً بتوثيق مبرر قرار التنازل وإيداعه في سجل الأمن الإلكتروني.

قبل إقامة شراكة جديدة، يجب أن يكون الشركاء مسجلين في بوابة شركاء الأمم المتحدة. إن بوابة شركاء الأمم المتحدة هي عبارة عن مرفق/قاعدة بيانات تفاعلية على شبكة الإنترنت تحتوي على معلوماتٍ أساسيةٍ عن الشركاء وبياناتٍ محدّثةٍ عن الشراكات التي تمولها وكالات الأمم المتحدة المشاركة في العملية. من خلال البوابة، يمكن للشركاء الحاليين والمحتملين الوصول إلى "الدعوات للتعبير عن الاهتمام" والحصول على التوجيهات والمعلومات حول شراكات المفوضية. خلال حالات الطوارئ من المستوى 2 والمستوى 3، إذا تطلب الوضع ذلك، لا يلزم التسجيل المسبق للشركاء في البوابة. ومع ذلك، في جميع الحالات، يجب على العمليات ممارسة العناية الواجبة السريعة للتأكد من نزاهة وكفاءة الشركاء الجدد وينبغي إتمام تسجيلها في أقرب وقت يسمح الوضع به.

اتفاقياتالشراكة
اتفاقية الشراكة هي وثيقةٌ ملزمةٌ قانوناً بين المفوضية والشريك (الشركاء)، وتنص على الشروط والأحكام والمسؤوليات والالتزامات ومسؤوليات 5. IMPLEMENTING IN PARTNERSHIP 136 UNHCR / May, 2019 التي ستنفذ بموجبها الأطراف المشاركة الأنشطة المحددة لتوفير الحماية والمساعدة للأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية، وبموجب اتفاقية الشراكة يجوز للمفوضية أن تسهم بالموارد المالية وغيرها لتنفيذ الأنشطة المحددة ذات الصلة بالبرنامج، في حين يضطلع الشريك بالمسؤولية كاملة عن تحقيق النتائج المتفق عليها، وكذلك يخضع للمساءلة أمام المفوضية عن الاستخدام الرشيد للموارد وفقًا للقواعد المالية للمفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين. ويجب إيلاء الاهتمام باحتياجات تعزيز القدرة التشغيلية والإدارية، إحداهما أو كلتيهما، للشركاء الصغار أو الأقل خبرة للوفاء بهذه المتطلبات، لا سيما عندما تحظى بإمكانية الوصول والثقة والاتصالات اللازمة على مستوى المجتمع المحلي لتحقيق النتائج المنشودة.

يجب التوقيع على اتفاقيات الشراكة في الوقت المناسب، بحيث يمكن للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية الحصول على المساعدة والحماية بسرعةٍ وفعالية. ويجوز لمكاتب المفوضية توقيع اتفاقيات ثنائية أو ثلاثية مع منظماتٍ غير حكوميةٍ محليةٍ أو وطنيةٍ أو إقليميةٍ أو دوليةٍ، أو منظماتٍ غير ربحيةٍ، أو حكوماتٍ مضيفةٍ، أو منظماتٍ حكوميةٍ دوليةٍ، أو الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر ووكالات الأمم المتحدة. يجب أن تعكس الاتفاقيات الطابع المحدد للشراكة وأنواع الشركاء المعنيين. يسرد الجدول أدناه أنواع اتفاقيات الشركاء. (يمكن العثور أيضاً على قائمةٍ مفصلةٍ في إدارة اتفاقيات الشراكة الممولة من المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين، UNHCR/AI/2017/16).

ثنائية (منظمة غير حكومية/غير ربحية)	ثنائية (حكومة)	ثلاثية (المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين/شريك/حكومة مضيفة)	خطاب نوايا متبادلة
	ثنائية (اتفاقية الصليب الأحمر والهلال الأحمر – الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر)		ثنائية (وكالة الأمم المتحدة)
اتفاقية بشأن الشريك الوطني في جمع الأموال	اتفاقية بشأن شراكة النشر		اتفاقيات ممتلكات المشاريع (لاستخدام أو نقل الأصول والممتلكات)

عادةً ما تكون وحدة البرامج في العملية مسؤولةً عن إعداد اتفاقيات الشراكة. يتمتع الممثل أو رئيس العمليات المفوض له فقط بسلطة التوقيع على اتفاقية شراكة نيابةً عن المفوضية.
في حالات الطوارئ أو عندما يجب اتخاذ إجراءات على وجه السرعة، يمكن إبرام خطاب نوايا متبادلة. إن خطاب النوايا المتبادلة هو آليةٌ مؤقتةٌ تسمح للعمليات بإطلاق الأنشطة من خلال الإفراج عن الأموال القائمة بذاتها أو المرحلية بموجب دفعة واحدة للتدخلات العاجلة ريثما يتم التفاوض على اتفاقية معيارية. يمكن أن تغطي خطابات النوايا المتبادلة فترةً تصل إلى ستة أشهر؛ يجوز الموافقة على تمديد لهذه المدة في ظروفٍ استثنائية. يجب بذل كل الجهود للتوقيع على اتفاقية شراكة معيارية في أقرب وقتٍ ممكن. بمجرد التوقيع عليها، تحل اتفاقية الشراكة المعيارية محل خطابات النوايا المتبادلة وتندمج معها. تصبح الأموال التي تم صرفها بالفعل بموجب خطاب نوايا متبادلة الدفعة الأولى بموجب اتفاقية الشراكة التي تحل محله. إذا لم يتم إبرام اتفاقية شراكة معيارية بحلول تاريخ انتهاء خطاب النوايا المتبادلة، يجب عندها إغلاق كتاب خطاب النوايا والإبلاغ عن ذلك.

لا تتطلب اتفاقيات الشراكة التي يتم إبرامها خلال حالة طوارئ من المستوى 2 أو المستوى 3 (وفي الحالات الطارئة) سوى الموافقة الإلزامية لمشروع تجديد نظم الإدارة على الميزانية/إدارة النظم والأفراد والموارد (الملحق ب) عند التوقيع. ويمكن وضع الصيغة النهائية للملحقات الأخرى (الملحق ب: وصف المشروع والملحق ج: معالجة البيانات الشخصية للأشخاص الذين تعني بهم المفوضية وحمايتها) في غضون شهر واحد من التوقيع. يُطلب نموذج تعديل الاتفاقية (وثيقة بسيطة من ثلاث صفحات من مشروع تجديد نظم الإدارة) والميزانية (الملحق ب) فقط عند التوقيع على تعديل.

إدارةالموارد
تحدد اتفاقية الشراكة الميزانية التي يتطلبها المشروع. يجب تحويل أموال المشروع على الفور بموجب أقساط إلى الحساب المصرفي المحدد رسمياً من قبل الشريك. لا يسمح بأي مدفوعات نقدية. يجب إجراء تحويلات الأموال وجميع المعاملات المالية وتسجيلها في مشروع تجديد نظم الإدارة وإدارتها وفقاً لأحكام اتفاقية الشراكة.

ملاحظة: في الظروف الاستثنائية، إذا لم يتم إجراء تحويل مصرفي، يجوز للمراقب المالي أن يطلب الموافقة على الدفع بوسائل أخرى.

يجب على المفوضية ممارسة العناية الواجبة الخاصة عندما تنقل الموارد إلى طرفٍ ثالثٍ أثناء عمليات الطوارئ. ويجب أن توفر عمليات الرصد والتحقق والمراجعة التي تقوم بها ضماناً معقولاً بأن أموال المفوضية تُنفق على الغرض المقصود وتُستخدم لتوفير الحماية والمساعدة للأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية بالطرق الأكثر فعاليةً من حيث التكلفة. ومن بين الضمانات الأخرى، ولأغراض الحفاظ على المصداقية مع الجهات المانحة، ينبغي للمفوضية التحقق من نزاهة التقارير عن أداء ونفقات الشركاء والبيانات الواردة في هذه التقارير. وتخضع المشاريع التي تمولها المفوضية وتنفذها مع الشركاء للمراجعة. ويتم تحديد المشاريع التي ستخضع للمراجعة من خلال تطبيق نهج قائم على المخاطر. تقيّم دائرة إدارة التنفيذ وضمان جودته التي تخضع للمراجعة وتعيّن مراجعين خارجيين للمشاريع، بالتشاور مع المكاتب الميدانية للمفوضية والمكاتب والشعب ذات الصلة. تتطلب اتفاقيات الشراكات من الشركاء ضمان الوصول دون عوائق لفرق المراجعة والمراقبة والتفتيش.

غالباً ما تكون عمليات الطوارئ مرنةً وهي عرضة للتغيير المتكرر. بالتالي، فإن رصد المشاريع أمرٌ ضروريٌ لتتبع وتأكيد تقدمها مقابل أهداف الأداء المتفق عليها، وتعديل توجهها وتنفيذها حسب الحاجة، وتحديد التدابير التي من شأنها تحسين أثرها وجودتها. ينبغي أن تقوم المفوضية وشركاؤها وأصحاب المصلحة الآخرون معاً برصد المشاريع واستعراضها، وتبادل المعلومات والتنسيق، بغية تعزيز حس المسؤولية الجماعية والمشتركة عن نتائج المشروع.

في الحالات الأمنية الصعبة، قد يتعيّن استكشاف طرق بديلة للرصد: الرصد عن بعد، ورصد الأطراف الثالثة، ونشر التكنولوجيا المبتكرة، إلخ. انظر الإدخال بشأن الإدارة عن بُعد.

يبقى الأمر الإداري بشأن المشتريات من قبل الشركاء بموجب اتفاقيات الشراكة (مع المذكرة التوجيهية رقم 4، التنقيح 1، UNHCR/AI/2018/1 بشأن إدارة شراكات التنفيذ)، سارياً في حالات الطوارئ من المستوى 2 والمستوى 3. بموجب هذا الأمر الإداري، تقتصر المشتريات التي يقوم بها الشركاء على الظروف التي يتمتع فيها الشريك بميزةٍ مثبتة بوضوح. يجب أن تبرر الوثائق مشاركة الشريك، ويجب أن يتمتع الشركاء بصفة التأهيل المسبق للاشتراء. مع ذلك، في الحالات العاجلة والاستثنائية، يجوز إشراك الشريك الذي يتعهد بتقديم طلب للحصول على صفة تأهيل مسبق للاشتراء في غضون ستة أشهر بموجب اتفاقية شراكة للقيام بالمشتريات (بقيمة تفوق 100,000 دولار أمريكي).