عرض القائمة

عمليات إدارة الشراكات

النقاط الرئيسية
  • إنشاء لجنة متعددة الاختصاصات معنية بإدارة شراكات التنفيذ، للعملية.
  • اختيار الشركاء (باتباع الإجراءات المنصوص عليها في سياسة المفوضية بشأن اختيار الشركاء والاحتفاظ بهم) مسبقاً وإبقاء قائمة الشركاء المحتملين متاحة بسهولة. لا تطلب التنازلات من عملية اختيار الشركاء في حالة الضرورة القصوى.
  • التأكد من تسجيل الشركاء في بوابة الشركاء.
  • التأكد من أن الشركاء يعرفون ويفهمون التزاماتهم ومسؤولياتهم بموجب اتفاقيات الشراكات التي يوقعون عليها.
  • استشر الشريك عند إعداد أوصاف المشروع وخطط العمل وخطط الدفعات.
  • إنشاء اتفاقيات الشراكة حصرياً في مشروع تجديد نظم الإدارة: هذا إلزامي.
  • وضع ترتيبات رصد المشروع بالاشتراك مع الشريك.
  • لا تغير مواد أو تنسيقات اتفاقيات الشراكة.
  • لا تحوّل إلى الشركاء أموالاً أكثر مما هو مصرح به بموجب المستوى التشغيلي واتفاقية الشراكة الموقعة.لا تقم بتحويل الأموال نقداً. قم بتحويل الأموال فقط إلى الحساب المصرفي القانوني للشريك أو إلى وكيل معتمد لوكالة النقد.

لمحة عامة

يناقش هذا الإدخال عمليات إدارة الشراكات.

تطّبق المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين برامجها بالشراكة مع العديد من المنظمات الإنسانية: وكالات الأمم المتحدة، والمؤسسات الحكومية، والمنظمات الحكومية الدولية، والمنظمات غير الحكومية، والهيئات الأكاديمية، والكيانات التطوعية، وغيرها من المنظمات غير الربحية. بالنسبة للمفوضية، تسهم شراكاتها إسهاماً أساسياً في توفير الحماية والحلول للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاصها. وتسترشد علاقات الشراكة بمبادئ الشراكة (انظر http://www.unhcr.org/5735bd464.html وhttps://intranet.unhcr.org/en/support-services/implementing-partnership…).

ينظر الإدخال في مجموعةٍ من عمليات إدارة الشراكات، بما في ذلك اختيار الشركاء والاحتفاظ بهم، وأنواع اتفاقية الشراكة، وإدارة الاتفاقيات والموارد، ومراجعة المشاريع (انظر: إدارة اتفاقيات الشراكة الممولة من المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين،UNHCR/AI/2017/16؛ والتدابير الخاصة بشأن إدارة الشراكات في حالات الطوارئ).

ينبغي اختيار نموذج التنفيذ المناسب، بناءً على ما تسهم به الشراكة في المشروع أو العملية (القيمة التي تضيفها) وبالتالي للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية. يجب مراعاة عوامل مختلفة عند تحديد أفضل ترتيب للتنفيذ في سياقٍ تشغيليٍ معين. وتشمل هذه العوامل ما يلي:
  • الالتزامات الناشئة عن ولاية المفوضية ومسؤولياتها.
  • شخصية وتكوين وموقع السكان اللاجئين.
  • المتطلبات التشغيلية (النطاق، الوصول، الأمن، عوامل أخرى).
  • الخبرة والمهارات التقنية والمعرفة المتاحة في المفوضية وبين الشركاء أو المقاولين التجاريين.
  • الموارد التي يسهم بها الشركاء.
  • القيمة مقابل المال والفعالية من حيث التكلفة.
  • وجود مكتب للمفوضية في البلد، وتوافر موظفي المفوضية.
  • توافر وتجربة الشركاء المحتملين والمقاولين التجاريين.
  • سمعة المفوضية؛ وقضايا البروز في ما يتعلق بالعملية.
  • الاستمرارية والجدوى.

اختيارالشركاءوالاحتفاظبهملتنفيذالمشاريع
قبل توقيع الاتفاقية، يجب على المكاتب إجراء عملية اختيار للشركاء (انظر السياسة بشأن اختيار الشركاء والاحتفاظ بهم، IOM/052-FOM/052/2013).

خلال حالات الطوارئ، ترغب المنظمات في كثيرٍ من الأحيان في إقامة شراكة مع المفوضية، وتصدر المفوضية "دعوات للتعبير عن الاهتمام" من أجل زيادة مجموعة الشركاء المحتملين. وفي الوقت نفسه، تختلف قدرات المنظمات وخبراتها ومواصفاتها ووجودها ومساهماتها، وكذلك تكلفة المشاريع. ويتعين على المفوضية أن تظهر عن إدارة سليمة وشفافية في شراكاتها. وتتطلب السياسة المتعلقة باختيار الشركاء والاحتفاظ بهم أن تقوم جميع العمليات باختيار الشركاء بطريقةٍ موضوعيةٍ وشفافةٍ ومتسقةٍ من خلال لجنة متعددة الاختصاصات معنية بإدارة شراكات التنفيذ. تقوم اللجان متعددة الاختصاصات المعنية بإدارة شراكات التنفيذ بتقييم قدرة الشركاء المحتملين وتحديد الشركاء الأكثر ملاءمةً والذين سيحققون أفضل النتائج في عمليةٍ معينة.
في الظروف الخاصة (بما في ذلك حالات الطوارئ)، عندما يتعذر إجراء عملية اختيار كاملة، يمكن السعي للحصول على تنازل من دائرة إدارة شراكات التنفيذ (دائرة إدارة التنفيذ وضمان جودته/قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج). وخلال الأشهر الستة الأولى من حالة إعلان طوارئ من المستوى 2 أو المستوى 3، تصبح هذه التنازلات لا مركزية ويمنحها الممثل نيابةً عن دائرة إدارة شراكات التنفيذ / شعبة الإدارة المالية والتنظيم الإداري. ومع ذلك، تبقى العملية القطرية ملزمةً بتوثيق مبرر قرار التنازل وإيداعه في سجل الأمن الإلكتروني.

قبل إقامة شراكة جديدة، يجب أن يكون الشركاء مسجلين في بوابة شركاء الأمم المتحدة. إن بوابة شركاء الأمم المتحدة هي عبارة عن مرفق/قاعدة بيانات تفاعلية على شبكة الإنترنت تحتوي على معلوماتٍ أساسيةٍ عن الشركاء وبياناتٍ محدّثةٍ عن الشراكات التي تمولها وكالات الأمم المتحدة المشاركة في العملية. من خلال البوابة، يمكن للشركاء الحاليين والمحتملين الوصول إلى "الدعوات للتعبير عن الاهتمام" والحصول على التوجيهات والمعلومات حول شراكات المفوضية. خلال حالات الطوارئ من المستوى 2 والمستوى 3، إذا تطلب الوضع ذلك، لا يلزم التسجيل المسبق للشركاء في البوابة. ومع ذلك، في جميع الحالات، يجب على العمليات ممارسة العناية الواجبة السريعة للتأكد من نزاهة وكفاءة الشركاء الجدد وينبغي إتمام تسجيلها في أقرب وقت يسمح الوضع به.

اتفاقياتالشراكة
اتفاقية الشراكة هي وثيقةٌ ملزمةٌ قانوناً بين المفوضية والشريك (الشركاء)، وتنص على الشروط والأحكام والمسؤوليات والالتزامات ومسؤوليات 5. IMPLEMENTING IN PARTNERSHIP 136 UNHCR / May, 2019 التي ستنفذ بموجبها الأطراف المشاركة الأنشطة المحددة لتوفير الحماية والمساعدة للأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية، وبموجب اتفاقية الشراكة يجوز للمفوضية أن تسهم بالموارد المالية وغيرها لتنفيذ الأنشطة المحددة ذات الصلة بالبرنامج، في حين يضطلع الشريك بالمسؤولية كاملة عن تحقيق النتائج المتفق عليها، وكذلك يخضع للمساءلة أمام المفوضية عن الاستخدام الرشيد للموارد وفقًا للقواعد المالية للمفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين. ويجب إيلاء الاهتمام باحتياجات تعزيز القدرة التشغيلية والإدارية، إحداهما أو كلتيهما، للشركاء الصغار أو الأقل خبرة للوفاء بهذه المتطلبات، لا سيما عندما تحظى بإمكانية الوصول والثقة والاتصالات اللازمة على مستوى المجتمع المحلي لتحقيق النتائج المنشودة.

يجب التوقيع على اتفاقيات الشراكة في الوقت المناسب، بحيث يمكن للاجئين وغيرهم من الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية الحصول على المساعدة والحماية بسرعةٍ وفعالية. ويجوز لمكاتب المفوضية توقيع اتفاقيات ثنائية أو ثلاثية مع منظماتٍ غير حكوميةٍ محليةٍ أو وطنيةٍ أو إقليميةٍ أو دوليةٍ، أو منظماتٍ غير ربحيةٍ، أو حكوماتٍ مضيفةٍ، أو منظماتٍ حكوميةٍ دوليةٍ، أو الحركة الدولية للصليب الأحمر والهلال الأحمر ووكالات الأمم المتحدة. يجب أن تعكس الاتفاقيات الطابع المحدد للشراكة وأنواع الشركاء المعنيين. يسرد الجدول أدناه أنواع اتفاقيات الشركاء. (يمكن العثور أيضاً على قائمةٍ مفصلةٍ في إدارة اتفاقيات الشراكة الممولة من المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين، UNHCR/AI/2017/16).

ثنائية (منظمة غير حكومية/غير ربحية)
ثنائية (حكومة)
ثلاثية (المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين/شريك/حكومة مضيفة)
خطاب نوايا متبادلة



ثنائية (اتفاقية الصليب الأحمر والهلال الأحمر – الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر)
ثنائية (وكالة الأمم المتحدة)
اتفاقية بشأن الشريك الوطني في جمع الأموال
اتفاقية بشأن شراكة النشر
اتفاقيات ممتلكات المشاريع (لاستخدام أو نقل الأصول والممتلكات)

عادةً ما تكون وحدة البرامج في العملية مسؤولةً عن إعداد اتفاقيات الشراكة. يتمتع الممثل أو رئيس العمليات المفوض له فقط بسلطة التوقيع على اتفاقية شراكة نيابةً عن المفوضية.
في حالات الطوارئ أو عندما يجب اتخاذ إجراءات على وجه السرعة، يمكن إبرام خطاب نوايا متبادلة. إن خطاب النوايا المتبادلة هو آليةٌ مؤقتةٌ تسمح للعمليات بإطلاق الأنشطة من خلال الإفراج عن الأموال القائمة بذاتها أو المرحلية بموجب دفعة واحدة للتدخلات العاجلة ريثما يتم التفاوض على اتفاقية معيارية. يمكن أن تغطي خطابات النوايا المتبادلة فترةً تصل إلى ستة أشهر؛ يجوز الموافقة على تمديد لهذه المدة في ظروفٍ استثنائية. يجب بذل كل الجهود للتوقيع على اتفاقية شراكة معيارية في أقرب وقتٍ ممكن. بمجرد التوقيع عليها، تحل اتفاقية الشراكة المعيارية محل خطابات النوايا المتبادلة وتندمج معها. تصبح الأموال التي تم صرفها بالفعل بموجب خطاب نوايا متبادلة الدفعة الأولى بموجب اتفاقية الشراكة التي تحل محله. إذا لم يتم إبرام اتفاقية شراكة معيارية بحلول تاريخ انتهاء خطاب النوايا المتبادلة، يجب عندها إغلاق كتاب خطاب النوايا والإبلاغ عن ذلك.

لا تتطلب اتفاقيات الشراكة التي يتم إبرامها خلال حالة طوارئ من المستوى 2 أو المستوى 3 (وفي الحالات الطارئة) سوى الموافقة الإلزامية لمشروع تجديد نظم الإدارة على الميزانية/إدارة النظم والأفراد والموارد (الملحق ب) عند التوقيع. ويمكن وضع الصيغة النهائية للملحقات الأخرى (الملحق ب: وصف المشروع والملحق ج: معالجة البيانات الشخصية للأشخاص الذين تعني بهم المفوضية وحمايتها) في غضون شهر واحد من التوقيع. يُطلب نموذج تعديل الاتفاقية (وثيقة بسيطة من ثلاث صفحات من مشروع تجديد نظم الإدارة) والميزانية (الملحق ب) فقط عند التوقيع على تعديل.

إدارةالموارد
تحدد اتفاقية الشراكة الميزانية التي يتطلبها المشروع. يجب تحويل أموال المشروع على الفور بموجب أقساط إلى الحساب المصرفي المحدد رسمياً من قبل الشريك. لا يسمح بأي مدفوعات نقدية. يجب إجراء تحويلات الأموال وجميع المعاملات المالية وتسجيلها في مشروع تجديد نظم الإدارة وإدارتها وفقاً لأحكام اتفاقية الشراكة.

ملاحظة: في الظروف الاستثنائية، إذا لم يتم إجراء تحويل مصرفي، يجوز للمراقب المالي أن يطلب الموافقة على الدفع بوسائل أخرى.

يجب على المفوضية ممارسة العناية الواجبة الخاصة عندما تنقل الموارد إلى طرفٍ ثالثٍ أثناء عمليات الطوارئ. ويجب أن توفر عمليات الرصد والتحقق والمراجعة التي تقوم بها ضماناً معقولاً بأن أموال المفوضية تُنفق على الغرض المقصود وتُستخدم لتوفير الحماية والمساعدة للأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية بالطرق الأكثر فعاليةً من حيث التكلفة. ومن بين الضمانات الأخرى، ولأغراض الحفاظ على المصداقية مع الجهات المانحة، ينبغي للمفوضية التحقق من نزاهة التقارير عن أداء ونفقات الشركاء والبيانات الواردة في هذه التقارير. وتخضع المشاريع التي تمولها المفوضية وتنفذها مع الشركاء للمراجعة. ويتم تحديد المشاريع التي ستخضع للمراجعة من خلال تطبيق نهج قائم على المخاطر. تقيّم دائرة إدارة التنفيذ وضمان جودته التي تخضع للمراجعة وتعيّن مراجعين خارجيين للمشاريع، بالتشاور مع المكاتب الميدانية للمفوضية والمكاتب والشعب ذات الصلة. تتطلب اتفاقيات الشراكات من الشركاء ضمان الوصول دون عوائق لفرق المراجعة والمراقبة والتفتيش.

غالباً ما تكون عمليات الطوارئ مرنةً وهي عرضة للتغيير المتكرر. بالتالي، فإن رصد المشاريع أمرٌ ضروريٌ لتتبع وتأكيد تقدمها مقابل أهداف الأداء المتفق عليها، وتعديل توجهها وتنفيذها حسب الحاجة، وتحديد التدابير التي من شأنها تحسين أثرها وجودتها. ينبغي أن تقوم المفوضية وشركاؤها وأصحاب المصلحة الآخرون معاً برصد المشاريع واستعراضها، وتبادل المعلومات والتنسيق، بغية تعزيز حس المسؤولية الجماعية والمشتركة عن نتائج المشروع.

في الحالات الأمنية الصعبة، قد يتعيّن استكشاف طرق بديلة للرصد: الرصد عن بعد، ورصد الأطراف الثالثة، ونشر التكنولوجيا المبتكرة، إلخ. انظر الإدخال بشأن الإدارة عن بُعد.

يبقى الأمر الإداري بشأن المشتريات من قبل الشركاء بموجب اتفاقيات الشراكة (مع المذكرة التوجيهية رقم 4، التنقيح 1، UNHCR/AI/2018/1 بشأن إدارة شراكات التنفيذ)، سارياً في حالات الطوارئ من المستوى 2 والمستوى 3. بموجب هذا الأمر الإداري، تقتصر المشتريات التي يقوم بها الشركاء على الظروف التي يتمتع فيها الشريك بميزةٍ مثبتة بوضوح. يجب أن تبرر الوثائق مشاركة الشريك، ويجب أن يتمتع الشركاء بصفة التأهيل المسبق للاشتراء. مع ذلك، في الحالات العاجلة والاستثنائية، يجوز إشراك الشريك الذي يتعهد بتقديم طلب للحصول على صفة تأهيل مسبق للاشتراء في غضون ستة أشهر بموجب اتفاقية شراكة للقيام بالمشتريات (بقيمة تفوق 100,000 دولار أمريكي).

التوجيه الرئيسي

متى ولأي غرض؟

تُعد إقامة الشراكات أداةً حيوية تستخدمها المفوضية لحماية ومساعدة الأشخاص المشمولين باختصاصها، ولا سيما في حالات الطوارئ. تصرف المفوضية حوالي 35% من نفقاتها السنوية من خلال أكثر من ألف شريك. ويُعتبر التنفيذ الفعال مع الشركاء أمراً أساسياً لنجاح عملية الطوارئ. تتيح اتفاقيات الشراكة ما يلي:

  • تحديد احتياجات الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية والاستجابة لها على الفور.
  • التعاون بطريقةٍ قائمةٍ على المبادئ مع المستجيبين الإنسانيين الآخرين.
  • توفير الموارد للشركاء، وتمكينهم من تقديم البرامج الأساسية.
  • إظهار الإشراف السليم والمساءلة، داخل المفوضية وفي العلاقات مع المنظمات الشريكة، وتجاه المانحين، والجماعات المشمولة باختصاص المفوضية وأصحاب المصلحة الآخرين.

إن اتفاقيات الشراكة إلزاميةٌ كلما قامت المفوضية بتحويل أموال المفوضية إلى الشركاء، بما في ذلك في حالات الطوارئ.

المخاطر ذات الصلة

إن غياب التصميم أو التفاوض السليم بشأن اتفاقيات الشراكة أو عدم إدارتها بفعالية يخلق عدداً من المخاطر المحتملة.

المخاطر
التشغيلية
  • ستكون الاستجابة لحالات الطوارئ أقل فعاليةً، مما يضر بحياة ورفاهية اللاجئين والأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية.
  • لن تكون الشراكات فعالة وقد لا تتحقق النتائج المتوقعة.
  • ستكون الضمانات معيبة أو غير كافية.

المخاطرالماليةوالمخاطرعلىالمواردالأخرى
  • لا يجوز استخدام الموارد التي قدّمتها المفوضية لأغراضها المقصودة.
  • ﻗد ﻻ يخضع الشركاء للمساءلة المناسبة عن الأموال المعهودة إليهم من قبل المفوضية.
  • قد يتم إنفاق الأموال بصورةٍ غير فعالةٍ، مما يقلل من جودة أو توافر الخدمات التي يتلقاها الأشخاص المشمولين باختصاص المفوضية.
  • قد يحدث احتيال أو سوء سلوك آخر نتيجة لنظم الرقابة الداخلية الخاطئة.

المخاطرالمرتبطةبالسمعة
  • إذا لم تنفذ المفوضية ولايتها، فإن ذلك سيضرّ بسمعتها ومصداقيتها.
  • قد يفقد الأشخاص المشمولون باختصاص المفوضية ثقتهم في قدرة المفوضية على حمايتهم ومساعدتهم.

الخطوات التي سيتم اتخاذها

تسهّل قائمة التحقق الخاصة بإدارة اتفاقيات الشراكة اتباع الإرشادات من بداية الاتفاقية وحتى إغلاقها.

الموارد و/أو المدخلات المطلوبة

  • جب توفير ميزانية مصرّح بها للمستوى التشغيلي وموارد مالية كافية قبل أن تلتزم المفوضية باتفاقية شراكة.
  • المنظمات غير الحكومية ووكالات الأمم المتحدة والشركاء الحكوميين الدوليين الذين يتسمون بالمسؤولية والكفاءة والمهنية.
  • الإجراءات اللازمة لصياغة المشروع.
  • التدخلات المناسبة لتلبية احتياجات الجماعات المشمولة باختصاص المفوضية.
  • الموظفون المؤهلون لتعزيز الشراكات وإدارة اتفاقيات المشاريع.
  • ترتيبات الأمن والتنفيذ الفعالة.

النظام/الأنظمة الإدارية ذات الصلة الخاصة بالمفوضية

على الرغم من اختيار الشركاء وإدارة العلاقات مع الشركاء خارج نظام المفوضية لمشروع تجديد نظم الإدارة، ينبغي الاحتفاظ بسجل لعملية التقييم والاختيار في ملفات المشروع التي تحتفظ بها المكاتب الميدانية؛ ويجب تحميل الوثائق ذات الصلة إلى سجل الأمن الإلكتروني لاستعراضها ومراجعتها.

يجب تسجيل الشركاء على بوابة شركاء الأمم المتحدة وإعطاء كل شريك رمز خاص به للسماح بإنشاء اتفاقيات الشراكة في مشروع تجديد نظم الإدارة.

يجب أن يتم إنتاج جميع مشاريع الشراكة من مشروع تجديد نظم الإدارة. لا يتم إعداد وصف مشروع اتفاقية الشركة وخطة العمل أو الدفعات الخاصة بها كمستندات وورد أو إكسل. يتم إعداد ميزانيات اتفاقية الشراكة مع التركيز على مستوى تفاصيل النواتج ويتم تصديرها إلى مشروع تجديد نظم الإدارة ليتم طباعتها كمرفقات للاتفاقية.

يجب تقديم نسخ ممسوحة ضوئياً من اتفاقيات الشراكة (بما في ذلك خطابات النوايا المتبادلة والملحقات) الموقّعة في سجل الأمن الإلكتروني الخاص بالمفوضية.

جهات الاتصال الرئيسية

جهةالاتصال: اتصل بدائرة إدارة التنفيذ وضمان جودته، شعبة الإدارة الاستراتيجية والنتائج في قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج). على: [email protected].

في هذا القسم:

نرجو عدم التردد في تزويدنا بملاحظاتكم

أخبِرونا بآرائكم في الموقع الجديد وساعدونا في تحسين تجربة المستخدم الخاصة بكم....

نرجو عدم التردد في تزويدنا بملاحظاتكم

أخبِرونا بآرائكم في الموقع الجديد وساعدونا في تحسين تجربة المستخدم الخاصة بكم....

للمساعدة في تحديث الدليل
لاقتراح تحسينات لهذه الصفحة

مرحباً بكم في الموقع الإلكتروني الجديد لدليل العمل في حالات الطوارئ الخاص بالمفوّضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين. إذا كنتم من موظفي المفوّضية، يُرجى استخدام بيانات اعتماد المفوّضية لتسجيل الدخول. واعتباراً من 1 نيسان/أبريل 2023، سيكون بمقدور جميع الموظفين من خارج المفوّضية إعادة التسجيل هنا.