Управление партнерством в целях обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям и реагирования на них

Планирование партнерства на случай чрезвычайных ситуаций

В рамках планирования на случай чрезвычайных ситуаций анализируют существующие рабочие планы проекта и определение круга заинтересованных сторон для выявления потенциальных пробелов в знаниях экспертов, масштаба требуемых результатов, целевой группы населения и географического места оказания помощи во время чрезвычайной ситуации.

Если в рамках планирования действий в чрезвычайных ситуациях выявлены пробелы, операция в стране может создать резерв потенциальных партнеров. Это позволяет своевременно провести комплексную проверку и гарантировать, что наиболее подходящий партнер будет готов быстро приступить к реагированию на чрезвычайную ситуацию, когда это станет необходимо. Это может повлечь за собой:

• Указание в запросе предварительных заявок срока действия резервного резерва партнеров. Например, операция в стране может мобилизовать потенциальных партнеров из резерва на случай непредвиденных обстоятельств до 20XX года.
• Если IPMC рекомендует группу потенциальных партнеров посредством запроса предварительных заявок, то представитель УВКБ ООН (или руководитель местного отделения) может подписать соглашение с партнером из выбранного резерва, независимо от того, объявлена ли эта чрезвычайная ситуация любого уровня или нет.

Партнерство в чрезвычайной ситуации

Представитель или директор имеет право принимать решение о наиболее подходящих условиях реализации без рекомендации IPMC. Это решение учитывает потребности, операционный потенциал, присутствие и доступность других заинтересованных сторон, а также другие параметры, зависящие от контекста. После истечения срока объявленной чрезвычайной ситуации представитель вновь рассмотрит условия реализации до следующего года.

После объявления чрезвычайной ситуации любого уровня, включая любое продление срока действия объявления, применяются следующие процедуры управления партнерством:

• Во время объявления чрезвычайной ситуации руководитель местного отделения, представитель или директор может расширить сферу действия существующего PFA (например, чтобы включить новый результат или географическую область) без новой рекомендации IPMC — если партнер имеет предыдущий опыт, подтвержденные возможности и желание расширить сотрудничество.
• Регистрация партнера на Партнерском портале ООН и все применимые процессы оценки потенциала должны быть завершены как можно скорее, но не позже трех месяцев после подписания рабочего плана проекта. Дополнительную информацию об укреплении потенциала партнера и управлении рисками, а также о применимых процессах оценки потенциала см. в Руководстве по программе.
• Для новых партнеров создается PFA. Параллельно создается рабочий план проекта с обязательным наличием финансового плана. Для подписания рабочего плана проекта не требуется завершение описания проекта, плана результатов или реестра рисков. Финансовый план может быть подписан одним кодом счета (бюджетной строкой) для каждого результата. Первый взнос выделяется согласно условиям рабочего плана только при наличии финансового плана проекта.
• В случае продления партнерства после срока объявленной чрезвычайной ситуации в рабочий план проекта необходимо внести изменения, включив в него описание проекта, план результатов, реестр рисков и любые дополнительно необходимые компоненты рабочего плана проекта.
• Партнеры имеют право на специальные процедуры поставок, включая увеличение верхнего предела для запроса ценовых предложений и сокращенный плавающий период для официальных методов запроса предложений. Дополнительную информацию обо всех специальных процедурах поставок, которые автоматически применяются к УВКБ ООН при объявлении чрезвычайной ситуации, см. в разделе «Справочник по закупкам в чрезвычайных ситуациях». Дополнительную информацию о возможностях партнера по закупкам, анализируемых путем оценки внутреннего контроля или заполнения опросника (ICA/ICQ), см. в Руководстве по программе.
• Закрытие проекта согласно рабочему плану проекта может быть завершено в течение периода объявленной чрезвычайной ситуации после хотя бы одного очередного платежа при наличии PFA, рабочего плана проекта, финансового плана, одного финансового отчета по проекту (PFR) и любых других отчетов (по согласованию операции).

Мониторинг партнерств в чрезвычайной ситуации

Мониторинг партнерств является важнейшим компонентом реагирования на чрезвычайные ситуации. Объявление чрезвычайной ситуации не дает оснований для какого-либо снижения требований к реализации и мониторингу результатов. Фактически частота мониторинга партнерств может увеличиться.

Зачастую гуманитарная ситуация в стране становится нестабильной и часто изменяется. Поэтому мониторинг партнерских проектов важен для отслеживания и подтверждения их прогресса в достижении согласованных целевых показателей, корректировки их направления и реализации по мере необходимости, а также для определения мер по улучшению их воздействия и качества. УВКБ ООН, его партнеры и другие заинтересованные стороны, например, местные органы власти (если применимо), должны совместно контролировать и анализировать партнерские проекты, обмениваться информацией и координировать свои действия для усиления коллективной и совместной ответственности за результаты проектов.

Для обеспечения эффективного мониторинга партнерских отношений рекомендуется, чтобы страновое отделение как можно скорее обновляло (или разрабатывало) годовой рабочий план по оценке, мониторингу и аттестации, который ежегодно пересматривается на основе общего плана мониторинга и оценки. Это позволит определить ключевые мероприятия по мониторингу и оценке, необходимые для реагирования на чрезвычайную ситуацию. Дополнительную информацию см. в Руководстве по программе.

Во время чрезвычайной ситуации многофункциональная команда УВКБ ООН и координатор PSEA регулярно контролируют способность партнеров предотвращать, смягчать и реагировать на риск сексуальной эксплуатации и жестокого обращения (SEA). В отношении партнера, который находится в среде высокого риска и ранее оценивался как имеющий низкий или средний потенциал PSEA и, следовательно, обладающий планом мероприятий по укреплению потенциала (CSIP), контролируют реализацию мероприятий CSIP через три месяца и продолжают проверять его исполнение в течение всего периода объявленной чрезвычайной ситуации и любого срока ее продления. В течение шести месяцев после реализации CSIP или девяти месяцев в случае продления деятельность партнера должна достичь максимального уровня. См. Процедуры управления партнерством УВКБ ООН для получения дополнительной информации о продолжении партнерства с партнерами, которые не могут достичь полного потенциала PSEA в течение последующих лет/рабочих планов проекта.

Причинами подписания рабочего плана проекта с партнером, несмотря на его низкий или средний потенциал во время чрезвычайной ситуации, могут быть специализированные технические знания партнера в определенной области, отсутствие жизнеспособных альтернатив в этой отрасли или регионе или удовлетворительная оценка рисков партнера. Ключевым направлением работы УВКБ ООН с такими партнерами является укрепление потенциала в области PSEA.

Связанные риски

Готовность к чрезвычайным ситуациям имеет решающее значение для возможности реагировать на гуманитарный кризис, смягчать его последствия и уменьшать человеческие страдания и количество жертв. Управление рисками поможет предвидеть риски и возможности, способные повлиять на достижение общих целей. УВКБ ООН и партнерам необходимо управлять выявленными рисками и добиваться их эффективного снижения (см. дополнительные рекомендации в Наборе средств по управлению рисками, который поможет выявить критические риски в ходе операции). При этом необходимо проявлять соответствующую осмотрительность, поскольку во время чрезвычайной ситуации повышаются следующие риски:

• Значительное расширение деятельности с учетом новых потребностей в защите и помощи и новых приоритетов.
• Гражданское общество недостаточно развито, а НПО не обладают потенциалом для осуществления своей деятельности.
• Партнерам может не хватать потенциала или они не могут масштабировать свою деятельность для удовлетворения растущих операционных потребностей.
• Ситуация с безопасностью или другие нарушения влияют на реализацию и доступ к принудительно перемещенным лицам и лицам без гражданства.
• При ограниченном персонале на возможности планирования и реализации могут влиять конкурирующие приоритеты.
• В результате слабой системы внутреннего контроля могут происходить случаи мошенничества или других неправомерных действий (дополнительные инструкции см. в Наборе средств по управлению рисками УВКБ ООН для предотвращения мошенничества).
• Предоставленные ресурсы не могут использоваться по назначению.
• Средства могут использоваться неэффективно, что снижает качество или доступность услуг, которые получают вынужденно перемещенные лица и лица без гражданства.
• Некоторые партнеры могут не полностью отчитаться за средства, доверенные им УВКБ ООН.
• Неэтичное поведение персонала, включая риск SEA.

Сопутствующие смягчающие меры

• Обеспечить механизмы координации с партнерами и заинтересованными сторонами.
• Раннее вовлечение партнеров в планирование на случай чрезвычайных ситуаций.
• Привлекать дополнительных партнеров с учетом географического охвата.
• Обновлять ежегодные планы оценки, мониторинга и аттестации с учетом рисков.
• Внедрить механизмы мониторинга, включая удаленный мониторинг (если физический доступ невозможен).
• Проверить средства контроля партнеров, стандартные рабочие процедуры, записи транзакций и соблюдение разделения обязанностей.
• Повысить осведомленность и провести обучение по вопросам PSEA, а также по предотвращению мошенничества и коррупции и по соответствующей отчетности среди партнеров, сотрудников УВКБ ООН, а также вынужденно перемещенных лиц и лиц без гражданства.
• После консультаций с сообществами создать эффективные механизмы подачи жалоб и обратной связи.
• Расширять информационно-разъяснительный мониторинг и сохранять доступность для вынужденно перемещенных лиц и лиц без гражданства.