Управление партнерством в целях обеспечения готовности к чрезвычайным ситуациям и реагирования на них

Планирование партнерства на случай чрезвычайных ситуаций

В рамках планирования на случай чрезвычайных ситуаций анализируют существующие рабочие планы проекта и определение круга заинтересованных сторон для выявления потенциальных пробелов в знаниях экспертов, масштаба требуемых результатов, целевой группы населения и географического места оказания помощи во время чрезвычайной ситуации.

Если в рамках планирования действий в чрезвычайных ситуациях выявлены пробелы, операция в стране может создать резерв потенциальных партнеров. Это позволяет своевременно провести комплексную проверку и гарантировать, что наиболее подходящий партнер будет готов быстро приступить к реагированию на чрезвычайную ситуацию, когда это станет необходимо. Это может повлечь за собой:

• Указание в запросе предварительных заявок срока действия резервного пула партнеров. Например, операция в стране может мобилизовать потенциальных партнеров из резерва на случай непредвиденных обстоятельств до 20XX года. 
• В соответствии с приверженностью УВКБ ООН локализации, как и в случае любого отбора партнерских отношений на конкурентной основе, рекомендуется, чтобы операции не использовали взвешенные критерии, связанные с «вкладом ресурсов», но оценивали общую экономическую эффективность с учетом лучшего вложения средств.
• Если IPMC рекомендует группу потенциальных партнеров посредством запроса предварительных заявок, то представитель УВКБ ООН (или руководитель местного отделения) может подписать соглашение с партнером из выбранного резерва в течение срока его действия, независимо от того, объявлена ли чрезвычайная ситуация любого уровня или нет.

Партнерство в чрезвычайной ситуации

Представитель или директор имеет право принимать решение о наиболее подходящих условиях реализации без рекомендации IPMC. Это официально оформленное решение учитывает потребности, операционный потенциал, присутствие и доступность других заинтересованных сторон, а также прочие параметры, зависящие от контекста.

В соответствии со стандартными процедурами даже во время чрезвычайных ситуаций УВКБ ООН стремится в первую очередь использовать следующие условия реализации:

• поддержка развития и укрепления национальных систем и связанных с ними государственных институтов для обеспечения инклюзии вынужденно перемещенных лиц и лиц без гражданства в государственных службах;
• поддержка национальных и местных служб реагирования, включая правительства, в их усилиях по повышению устойчивости и эффективности;
• сосредоточение максимального внимания на возможностях, свободе действий и достоинстве отдельных лиц и сообществ в удовлетворении их потребностей и уменьшении барьеров для доступа к правам, помощи и услугам.

После истечения срока объявленной чрезвычайной ситуации представитель вновь рассмотрит условия реализации совместно с IPMC до следующего года.

После объявления чрезвычайной ситуации любого уровня, включая любое продление срока действия объявления, применяются следующие процедуры управления партнерством:

• Руководитель местного отделения, представитель или директор может расширить сферу действия существующего PFA (например, чтобы включить новый результат или географическую область) без новой рекомендации IPMC — если партнер имеет предыдущий опыт, подтвержденные возможности и желание расширить сотрудничество. Исключительные обстоятельства должны быть указаны в SharePoint операции за подписью главы местного отделения, представителя или директора.
• Представитель имеет право приостановить конкурсный отбор для новых партнерских соглашений, заключенных в период чрезвычайной ситуации. Это решение должно быть документально оформлено. Регистрация, процесс должной осмотрительности и проверка на портале ПРООН для новых партнеров в чрезвычайной ситуации должны были завершены не позднее, чем через три месяца после подписания УВКБ ООН и партнером рабочих планов проекта. Партнеру необходимо заполнить самодекларацию, охватывающую вопросы, связанные с дискриминацией, сексуальной эксплуатацией, субъектами, находящимися под санкциями, мошенничеством, коррупцией, терроризмом, торговлей людьми, внутренними нарушениями, банкротством, ликвидацией, соблюдением налоговых и юридических требований. Организация системы Организации Объединенных Наций, участвующая в процессе, проводит обзор и проверку с учетом принципа должной осмотрительности. Статус «проверено» указывает на то, что организация отвечает минимальным требованиям проверки с учетом принципа должной осмотрительности для ведения законной деятельности в стране, обладает мандатом, соответствующим миссии Организации Объединенных Наций, разработала меры по защите ресурсов и насильственно перемещенных лиц и лиц без гражданства, а также не создает неприемлемых репутационных рисков для Организации Объединенных Наций.
• Потенциал всех новых партнеров в области защиты от сексуальной эксплуатации и сексуальных надругательств (СЭ/СН) должен быть оценен как можно скорее, но не позднее, чем через три месяца после подписания УВКБ ООН и партнером рабочего плана проекта. Если продление рабочего плана проекта охватывает период после объявления чрезвычайной ситуации, в случаях, когда требуется оценка внутреннего контроля (ICA)/вопросник внутреннего контроля (ICQ), ICA/ICQ должны быть подготовлены до истечения срока действия объявления чрезвычайной ситуации. Дополнительную информацию об укреплении потенциала партнера и управлении рисками, а также о применимых процессах оценки потенциала см. в Руководстве по программе.
• Для всех новых партнеров сотрудники создают, подписывают и утверждают стандартный титульный лист PFA, DPA (если применимо) и план работ проекта с основной информацией, заполненной в облачной системе Cloud ERP. Финансовый план должен быть согласован и оформлен в виде официального документа в Решении для проекта, представления отчетности, надзора и мониторинга (PROMS). Финансовый план может быть заключен на основе одного кода счета (строки бюджета) для каждого промежуточного результата. Если процесс осуществления проекта завершается в течение периода объявления (включая любое продление), проект может быть закрыт на основании PFA (и DPA, если применимо) с минимально детальным рабочим планом проекта и финансовым планом. В таком случае соглашение регулируется одним или более финансовым отчетом проекта. Ликвидация, завершение и ревизия рабочего плана проекта могут быть проведены после истечения срока действия объявления чрезвычайной ситуации. Разработать и подписать рабочий план проекта в чрезвычайной ситуации можно в любой момент в течение года.
• Внесение поправки в рабочий план проекта требуется в случае, если партнерские отношения продлеваются после периода объявления чрезвычайной ситуации (включая любое продление последнего). Поправка вносится для учета всех деталей рабочего плана проекта, плана результатов и реестра рисков. Дополнительную информацию см. в разделе «Краткое резюме управления партнерством в чрезвычайных ситуациях».
• Партнеры имеют право на специальные процедуры поставок, включая увеличение верхнего предела для запроса ценовых предложений и сокращенный плавающий период для официальных методов запроса предложений. Дополнительную информацию обо всех специальных процедурах поставок, которые автоматически применяются к УВКБ ООН при объявлении чрезвычайной ситуации, см. в разделе «Справочник по закупкам в чрезвычайных ситуациях». Дополнительную информацию о возможностях партнера по закупкам, анализируемых путем заполнения опросника ICA/ICQ, см. в Руководстве по программе.

Мониторинг партнерств в чрезвычайной ситуации

Мониторинг партнерств является важнейшим компонентом реагирования на чрезвычайные ситуации. Объявление чрезвычайной ситуации не дает оснований для какого-либо снижения требований к реализации и мониторингу результатов. Фактически частота мониторинга партнерств может увеличиться.

Зачастую гуманитарная ситуация в стране становится нестабильной и часто изменяется. Поэтому мониторинг партнерских проектов важен для отслеживания и подтверждения их прогресса в достижении согласованных целевых показателей, корректировки их направления и реализации по мере необходимости, а также для определения мер по улучшению их воздействия и качества. УВКБ ООН, его партнеры и прочие заинтересованные стороны, например, местные органы власти (если применимо), должны совместно контролировать и анализировать партнерские проекты, обмениваться информацией и координировать свои действия для усиления коллективной и совместной ответственности за результаты проектов.

Для обеспечения эффективного мониторинга партнерских отношений рекомендуется, чтобы страновое отделение как можно скорее обновляло (или разрабатывало) рабочий план по оценке, мониторингу и аттестации и ежегодно пересматривало его. Рабочий план по оценке, мониторингу и аттестации должен основываться на общем плане мониторинга и оценки (МиО). Это позволит определить ключевые мероприятия по мониторингу и оценке, необходимые для реагирования на чрезвычайную ситуацию. Дополнительную информацию см. в Руководстве по программе.

Во время чрезвычайной ситуации многофункциональная команда УВКБ ООН и координатор PSEA регулярно контролируют способность партнеров предотвращать, смягчать и реагировать на риск сексуальной эксплуатации и жестокого обращения. В отношении партнера, который находится в среде высокого риска и ранее оценивался как имеющий низкий или средний потенциал PSEA и, следовательно, обладающий планом мероприятий по укреплению потенциала (CSIP), контролируют реализацию мероприятий CSIP через три месяца и продолжают проверять его исполнение в течение всего периода объявленной чрезвычайной ситуации и любого срока ее продления. В течение шести месяцев после реализации CSIP или девяти месяцев в случае продления в связи с исключительными обстоятельствами деятельность партнера должна достичь максимального уровня. См. Процедуры управления партнерством УВКБ ООН для получения дополнительной информации о продолжении партнерства с партнерами, которые не могут достичь полного потенциала PSEA в течение последующих лет/рабочих планов проекта.

Причинами подписания рабочего плана проекта с партнером, несмотря на его низкий или средний потенциал во время чрезвычайной ситуации, могут быть специализированные технические знания партнера в определенной области, отсутствие жизнеспособных альтернатив в этой отрасли или регионе или удовлетворительная оценка рисков партнера. Ключевым направлением работы УВКБ ООН с такими партнерами является укрепление потенциала в области PSEA.

Связанные риски

Готовность к чрезвычайным ситуациям имеет решающее значение для возможности реагировать на гуманитарный кризис, смягчать его последствия и уменьшать человеческие страдания и количество жертв. Управление рисками поможет предвидеть риски и возможности, способные повлиять на достижение общих целей. УВКБ ООН и партнерам необходимо управлять выявленными рисками и добиваться их эффективного снижения (см. дополнительные рекомендации в Наборе средств по управлению рисками, который поможет выявить критические риски в ходе операции). При этом необходимо проявлять соответствующую осмотрительность, поскольку во время чрезвычайной ситуации повышаются следующие риски:

• Существует значительное расширение деятельности с учетом новых потребностей в защите и помощи и новых приоритетов.
• Гражданское общество не достаточно развито, однако НПО не обладают потенциалом для осуществления своей деятельности.
• Партнерам не хватает потенциала / они не могут масштабировать свою деятельность для удовлетворения растущих операционных потребностей.
• Ключевые риски и возможности остаются незамеченными во время чрезвычайной ситуации, поскольку реестр рисков плана работ проекта не является обязательным, если план работ проекта не продлевается на время, превосходящее период объявления чрезвычайной ситуации.
   
• Ситуация с безопасностью или другие нарушения влияют на реализацию и доступ к принудительно перемещенным лицам и лицам без гражданства.
• При ограниченном персонале на возможности планирования и реализации могут влиять конкурирующие приоритеты.
• В результате слабой системы внутреннего контроля происходят случаи мошенничества или других неправомерных действий (дополнительные инструкции см. в Наборе средств по управлению рисками УВКБ ООН для предотвращения мошенничества). 
• Предоставленные ресурсы не используются по назначению.
• Средства используются неэффективно, что снижает качество или доступность услуг, которые получают вынужденно перемещенные лица и лица без гражданства. 
• Некоторые партнеры не предоставляют полную отчетность о средствах, доверенных им УВКБ ООН. 
• Со стороны персонала наблюдается неэтичное поведение, включая риск сексуальной эксплуатации и сексуальных надругательств.

Сопутствующие смягчающие меры

• Обеспечить механизмы координации с партнерами и заинтересованными сторонами.
• По возможности вовлекать партнеров в планирование на случай чрезвычайных ситуаций на ранних этапах.
• Привлекать дополнительных партнеров с учетом географического охвата.
• Обновлять рабочие планы оценки, мониторинга и аттестации с учетом рисков.
• Внедрить механизмы мониторинга, включая удаленный мониторинг (если физический доступ невозможен).
• Проверить средства контроля партнеров, стандартные рабочие процедуры и записи транзакций и обеспечить соблюдение разделения обязанностей.
• Повысить осведомленность и провести обучение по вопросам PSEA, а также по предотвращению мошенничества и коррупции и по соответствующей отчетности среди партнеров, сотрудников УВКБ ООН, а также вынужденно перемещенных лиц и лиц без гражданства.
• После консультаций с сообществами создать эффективные механизмы подачи жалоб и обратной связи.
• Расширять информационно-разъяснительный мониторинг и сохранять доступность для вынужденно перемещенных лиц и лиц без гражданства.

Представление отчетности и управление информацией в чрезвычайной ситуации

Настоятельно рекомендуется регулярно представлять нарративную отчетность – как внутреннюю, так и внешнюю – в условиях чрезвычайных ситуаций для удовлетворения глобальных информационных потребностей доноров, средств массовой информации и прочей внешней аудитории. Внешние доклады публикуются на странице, посвященной соответствующей стране и/или ситуации на сайте Global Focus.

Публичный и регулярный выпуск информационных продуктов CORE является обязательным для всех вновь объявленных чрезвычайных ситуаций, связанных с беженцами, уровня 2 и уровня 3, а также для объявленных чрезвычайных ситуаций уровня 1, связанных с перемещением населения (а не повышенной готовностью). Подобные материалы ориентированы на перемещение населения, гуманитарные потребности и оказание помощи и со временем становятся более подробными и основанными на данных. Поскольку в ходе операции в условиях чрезвычайной ситуации создаются регулярные системы, продукты CORE следует постепенно выводить из обращения и заменять стандартными информационными продуктами с логотипом УВКБ ООН.