Procesos de gestión de alianzas

En este artículo se exponen los procesos de gestión de alianzas.

El ACNUR ejecuta sus programas en colaboración con numerosas organizaciones humanitarias: organismos de las Naciones Unidas, instituciones gubernamentales, organizaciones intergubernamentales, ONG, organismos académicos, entidades de voluntarios y otras organizaciones sin fines de lucro. Para el ACNUR, sus alianzas suponen una contribución esencial a la provisión de protección y soluciones para los refugiados y otras personas de su competencia. Las relaciones de asociación se rigen por los principios de colaboración (véase http://www.unhcr.org/5735bd464.html y https://intranet.unhcr.org/en/support-services/implementing-partnerships/partnership-handbook.html).

En este artículo se analizan diversos procesos de gestión de alianzas, incluida la selección y retención de socios, los tipos de acuerdos de colaboración, la gestión de acuerdos y recursos y la auditoría de proyectos (véase: Gestión de acuerdos de colaboración financiados por el ACNUR, UNHCR/AI/2017/16 ; y Medidas especiales para la gestión de alianzas en situaciones de emergencia).

Deberá elegirse un modelo adecuado de ejecución sobre la base de la contribución que realice la alianza al proyecto o la operación (y el valor que añada) y, por tanto, a los refugiados y otras personas de la competencia del ACNUR. A la hora de determinar el mecanismo de ejecución más adecuado en un determinado contexto operativo, se deberán tener en cuenta varios factores. Entre ellos se incluyen los siguientes:

• las obligaciones que emanan del mandato y las responsabilidades del ACNUR;
• la naturaleza, composición y ubicación de la población refugiada;
• los requisitos operativos (dimensión de la operación, acceso, seguridad y otros factores);
• la especialización, las aptitudes técnicas y los conocimientos disponibles en el seno del ACNUR y entre los socios o contratistas comerciales;
• los recursos que aporten los socios; la relación calidad-precio y la eficacia en función de los costos;
• la presencia de una oficina del ACNUR en un país, y la disponibilidad de personal del ACNUR;
• la disponibilidad y experiencia de posibles socios y contratistas comerciales;
• la reputación del ACNUR;
• las cuestiones relacionadas con la visibilidad de la operación;
• la viabilidad técnica y económica de la operación.

Selección y retención de socios para la ejecución de proyectos
Antes de firmar un acuerdo, las oficinas deben llevar a cabo un proceso de selección de socios (véase la Política sobre selección y retención de socios, IOM/052-FOM/052/2013).

Durante las emergencias, las organizaciones suelen desear colaborar con el ACNUR, y este organismo publica convocatorias de manifestaciones de interés con las que busca aumentar el elenco de socios potenciales. Al mismo tiempo, la capacidad, experiencia, perfil, presencia y contribuciones de las organizaciones son variables, como también el costo de los proyectos. El ACNUR debe demostrar una gestión prudente y transparencia en las asociaciones que establece. La Política sobre selección y retención de socios requiere que todas las operaciones seleccionen a sus colaboradores de manera objetiva, transparente y coherente, a través de un Comité Multifuncional de Gestión de Alianzas en la Ejecución. Estos comités evalúan la capacidad de los posibles socios e identifican aquellos que consideran que resultarán más adecuados y obtendrán los mejores resultados en una operación determinada.

En circunstancias especiales (incluidas las situaciones de emergencia), cuando no sea posible efectuar un proceso de selección íntegro, se podrá solicitar una exención al Servicio de Gestión de los Asociados en la Ejecución (dependiente de la División de Gestión Financiera y Administrativa). Durante los primeros seis meses de una emergencia declarada de nivel 2 o 3, estas exenciones se descentralizan y su concesión compete al Representante en nombre del IMAS/DSPR. No obstante, una operación en un país debe justificar documentalmente la decisión de conceder una exención y archivarla en e-Safe.

Antes de poner en marcha una nueva alianza, los socios deben registrarse en el Portal del Socio de la ONU. Se trata de una base de datos interactiva y basada en la Web que contiene información básica sobre los socios, así como datos actualizados sobre las alianzas que financian los organismos participantes de las Naciones Unidas. A través del Portal, los socios actuales y potenciales pueden acceder a las convocatorias de manifestaciones de interés y obtener orientaciones e información sobre las alianzas con el ACNUR. Durante las emergencias de nivel 2 y 3, si la situación lo requiere, no es necesario el registro previo de los socios en el Portal. Sin embargo, las operaciones deben llevar a cabo en todos los casos un proceso rápido de diligencia debida para determinar la integridad y la competencia de los nuevos socios y el registro debe realizarse en cuanto la situación lo permita.

Acuerdos de colaboración
Un acuerdo de colaboración es un documento jurídicamente vinculante entre el ACNUR y los socios que estipula los términos, condiciones, responsabilidades, obligaciones y rendiciones de cuentas de las partes para ejecutar actividades específicas con el fin de proporcionar protección y asistencia a las personas de interés. Bajo los términos del acuerdo de colaboración, el ACNUR está autorizado a aportar recursos financieros y otros recursos para actividades prográmaticas específicas, mientras que el socio asume la total responsabilidad para la consecución de los resultados acordados, así como la rendición de cuentas al ACNUR para el uso eficaz de recursos, de conformidad con la reglamentación financiera del ACNUR. Deberían tenerse en cuenta las necesidades de refuerzo de la capacidad operativa y/o de gobernanza de los socios más pequeños o con menos experiencia en el cumplimiento de estos requisitos, particularmente cuando tienen el acceso, la confianza y los contactos necesarios a nivel comunitario para lograr los resultados deseados.

Los acuerdos de colaboración deben firmarse en el momento oportuno, de manera que los refugiados y otras personas de la competencia del ACNUR puedan recibir asistencia y protección con prontitud y de manera eficaz. Las oficinas del ACNUR podrán firmar acuerdos bipartitos o tripartitos con ONG locales, nacionales, regionales o internacionales, organizaciones sin fines de lucro, Gobiernos de países de acogida, organizaciones intergubernamentales, Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y organismos de las Naciones Unidas. Estos acuerdos deben reflejar el carácter específico de la asociación establecida, así como los tipos de socios implicados en ella. En el cuadro siguiente se enumeran los diferentes tipos de acuerdos de colaboración (puede consultarse una lista detallada en el documento Gestión de acuerdos de colaboración financiados por el ACNUR, UNHCR/AI/2017/16.)

Acuerdos bipartitos (con una organización no gubernamental o sin fines de lucro)	Acuerdos bipartitos (con un Gobierno)	Acuerdos tripartitos (entre el ACNUR, un socio y el Gobierno de un país de acogida)	Carta de intención mutua
	Bipartitos (con la Cruz Roja y la Media Luna Roja: IFRC)		Bipartitos (con otro organismo de las Naciones Unidas)
Acuerdos para socios nacionales encargados de la recaudación de fondos	Acuerdos de colaboración para un despliegue		Acuerdos sobre la propiedad de los proyectos (para la utilización o transmisión de activos y propiedades)

Por lo general, la responsabilidad de la elaboración de acuerdos de colaboración recae en la Dependencia de Programas de una operación. El Representante o el Jefe de Operación delegado es la única persona facultada para firmar un acuerdo de colaboración en nombre del ACNUR. En situaciones de emergencia, o cuando es preciso intervenir con carácter urgente, cabe la posibilidad de formalizar una carta de intención mutua. Esta carta es un mecanismo temporal que permite a las operaciones poner en marcha rápidamente actividades mediante la liberación de fondos específicos o puente en un único pago para intervenciones urgentes mientras se negocia un acuerdo normalizado. Las cartas de intención mutua tienen una vigencia máxima de seis meses, aunque en circunstancias excepcionales puede concederse una ampliación de dicho plazo. Se deberá hacer todo lo posible por firmar un acuerdo de colaboración estándar cuanto antes. Tan pronto como se haya firmado este último, sustituye a la carta de intención mutua. Los fondos ya liberados en virtud de la carta de intención mutua se convierten en el primer pago efectuado al amparo del acuerdo de colaboración que la reemplaza. En el caso de que al término de la vigencia de una carta de intención mutua no se haya celebrado un acuerdo de colaboración, esta debe cancelarse y elaborar un informe al respecto.

Los acuerdos de colaboración concluidos durante una emergencia de nivel 2 o 3 (o en casos urgentes) únicamente requieren la autorización de GSRP (que constituye un requisito obligatorio) para el presupuesto (anexo B) en el momento de la firma. Otros anexos (anexo B: descripción del proyecto y anexo C: tratamiento y protección de los datos personales de las personas de interés) pueden ultimarse en el plazo de un mes a contar desde la firma. Cuando se firma una modificación del acuerdo únicamente se exige el formulario de enmienda de este (un sencillo documento de tres páginas disponible en GSRP) y el presupuesto (anexo B).

Gestión de recursos
En un acuerdo de colaboración se establece también el presupuesto que requiere el proyecto. Los fondos deben transferirse con prontitud, abonándose a plazos en la cuenta bancaria oficialmente designada por el socio a tal efecto. No está permitido efectuar pagos en efectivo. Las transferencias de fondos y todas las transacciones financieras deben realizarse y consignarse en GSRP, además de gestionarse de conformidad con los términos previstos en el acuerdo de colaboración.

Nota: En circunstancias excepcionales en las que sea imposible realizar una transferencia bancaria, podrá pedirse autorización al Contralor para proceder a efectuar el pago por otros medios.

El ACNUR debe ejercer una diligencia especial cuando transfiera recursos a un tercero durante operaciones de emergencia. Su seguimiento verificación y auditorías deben proporcionar garantías razonables de que los fondos del ACNUR se están destinando a los fines previstos y utilizando para proporcionar protección y asistencia a las personas de la competencia del ACNUR de la manera más eficaz en función de los costos. Entre otras salvaguardias, y con el fin de conservar la credibilidad de los donantes, el ACNUR deberá verificar la integridad y los datos relativos al desempeño de los socios, así como los informes de gasto. Los proyectos que el ACNUR financia y ejecuta con sus asociados pueden someterse a auditorías. Los proyectos que se someterán a auditoría se seleccionan mediante la aplicación de un enfoque basado en el riesgo. El IMAS evalúa los proyectos que han de auditarse y, en consulta con las oficinas sobre el terreno del ACNUR y con las Direcciones y Divisiones pertinentes, contrata auditores externos que se encargan de llevar a cabo dichas auditorías. Los acuerdos de colaboración exigen a los socios que proporcionen acceso sin restricciones a los equipos de auditoría, seguimiento e inspección.

Las operaciones de emergencia son, a menudo, fluidas y están sujetas a cambios frecuentes. Por consiguiente, el seguimiento de los proyectos es una tarea esencial para supervisar y confirmar sus avances en relación con las metas de desempeño acordadas, introducir ajustes en su dirección y ejecución cuando sea necesario e identificar medidas para mejorar su incidencia y su calidad. El ACNUR, sus socios y otras partes interesadas deberán supervisar y revisar conjuntamente los proyectos, compartir información y coordinarse, con objeto de fortalecer su apropiación colectiva y su responsabilidad conjunta en relación con los resultados del proyecto.

En situaciones complejas desde el punto de vista de la seguridad, puede explorarse la adopción de enfoques alternativos en lo que atañe al seguimiento: seguimiento remoto, seguimiento por parte de terceros, despliegue de tecnología innovadora, etc. Consúltese el artículo "Gestión remota".

La Instrucción administrativa sobre adquisiciones por parte de asociados en el marco de acuerdos de colaboración (con la Nota de orientación sobre la gestión de asociados en la ejecución núm. 4, Rev. 1, UNHCR/AI/2018/1)
continúa vigente para las emergencias de nivel 2 y 3. Dicha instrucción limita las adquisiciones que pueden efectuar los asociados a aquellas circunstancias en la que estos ofrezcan una ventaja claramente demostrada. La documentación debe justificar el compromiso del socio, y este debe haber sido preseleccionado para efectuar adquisiciones. No obstante, en situaciones urgentes y excepcionales, se podrá permitir la realización de adquisiciones (por un valor superior a 100.000 dólares de los Estados Unidos) en virtud de un acuerdo de colaboración a un socio que se comprometa a someterse a la preselección para efectuar adquisiciones en un plazo de seis meses.