Procédures de gestion des partenariats

Le présent chapitre aborde le sujet des procédures de gestion des partenariats. Le HCR applique ses programmes en partenariat avec de nombreuses organisations humanitaires : agences des NU, institutions gouvernementales, organisations intergouvernementales, ONG, organismes de l'enseignement, organismes de bénévoles et autres organisations à but non lucratif. Pour le HCR, ces partenariats constituent une contribution essentielle à la fourniture de protection et de solutions aux réfugiés et autres personnes concernées. Les relations de partenariat s'appuient sur les Principes de partenariat (voir http://www.unhcr.org/5735bd464.html et https://intranet.unhcr.org/en/support-services/implementing-partnerships/partnership-handbook.html).

Ce chapitre envisage diverses procédures de gestion des partenariats, comme la sélection et la fidélisation des partenaires, les types d'accords de partenariat (PA), la gestion des accords et des ressources et l'audit de projets (voir Gestion des accords de partenariat financés par le HCR, UNHCR/AI/2017/16 et Mesures spéciales pour la gestion des partenariats dans les cas d'urgence).

Il convient de choisir un modèle convenable de mise en place, sur lequel s'appuiera le partenariat pour contribuer au projet ou à l'opération (la valeur ajoutée) et donc favoriser les réfugiés et autres personnes relevant de la compétence du HCR. Divers facteurs sont à prendre en compte pour déterminer la meilleure mise en place dans un contexte opérationnel donné, comme :

• Obligations issues du mandat et des responsabilités du HCR.
• Caractéristiques, composition et emplacement de la population de réfugiés.
• Exigences opérationnelles (échelle, accès, sécurité, autres facteurs).
• Compétences, aptitudes techniques et connaissances disponibles au HCR et parmi des partenaires ou sous-traitants commerciaux.
• Ressources apportées par les partenaires.
• Rapport qualité-prix et rentabilité.
• Présence d'un bureau du HCR dans un pays et disponibilité du personnel HCR.
• Disponibilité et expérience des partenaires et sous-traitants commerciaux potentiels.
• Réputation du HCR, questions de visibilité en rapport avec l'opération.
• Viabilité et faisabilité.

Sélection et fidélisation des partenaires pour engager des projets Avant de signer un accord, les bureaux doivent procéder à une sélection des partenaires (voir Politique de sélection et de fidélisation des partenaires, IOM/052-FOM/052/2013).

Lors d'urgences, les organisations souhaitent souvent s'associer au HCR. Le HCR publie des « Appels à manifestation d'intérêt » afin d'accroître sa base de partenaires potentiels. Or, la capacité, l'expérience, le profil, la présence et les contributions des organisations varient, de même que le coût des projets. Le HCR doit faire preuve d'une saine gérance et de transparence dans ses partenariats. La politique de sélection et de fidélisation des partenaires exige que toutes les opérations choisissent des partenaires de façon objective, transparente et homogène, via un Comité de gestion des partenariats de mise en œuvre multi-fonctionnels (IPMC). Les IPMC évaluent la capacité des éventuels partenaires et identifient ceux qui seront les plus adaptés et qui obtiennent les meilleurs résultats dans une opération donnée.

Dans des cas particuliers (y compris des situations d'urgence), lorsqu'il est impossible d'engager une sélection complète, une dérogation peut être demandée au Service de gestion des partenariats de mise en œuvre (IPMS/DFAM). Lors des six premiers mois d'une urgence déclarée de niveau 2 ou 3, de telles dérogations sont décentralisées et octroyées par le représentant au nom du Service chargé de la gestion et de la garantie de la mise en œuvre de la Division de la planification stratégique et des résultats (IMAS/DSPR). Une opération nationale est néanmoins tenue d'étayer la décision de dérogation par des documents et de la consigner dans e-Safe à des fins d'archivage.

Avant de débuter un partenariat, les partenaires doivent être inscrits sur le Portail des partenaires des Nations Unies. Le Portail des partenaires des Nations Unies est une structure Web/base de données interactive contenant des informations de base sur les partenaires et des données actualisées sur les partenariats financés par les agences des Nations Unies participantes. Grâce au Portail, les partenaires actuels et potentiels peuvent accéder aux « Appels à manifestation d'intérêt » et obtenir des directives et des informations sur les partenariats du HCR. Lors des urgences de niveau 2 et 3, et si la situation l'exige, la pré-inscription des partenaires sur le Portail n'est pas nécessaire. Toutefois, dans tous les cas, les opérations doivent mener une procédure rapide de vérification préalable afin d'évaluer l'intégrité et les compétences des nouveaux partenaires et l'enregistrement devrait être effectué dès que la situation le permet.

Accords de partenariat Un accord de partenariat (PA) est un document juridiquement contraignant entre le HCR et le(s) partenaire(s) stipulant les modalités, les conditions, les responsabilités et la redevabilité des parties concernant la mise en œuvre d'activités déterminées visant à fournir une protection et une assistance aux personnes relevant du mandat du HCR. En vertu de l'accord de partenariat, le HCR est autorisé à fournir des ressources financières et autres pour les activités déterminées du programme, tandis que le partenaire est pleinement responsable d'obtenir les résultats convenus et pleinement redevable envers le HCR concernant l'utilisation appropriée des ressources conformément au Règlement financier du HCR. Les besoins de renforcement des capacités de gouvernance et/ou opérationnelles des partenaires plus petits ou moins expérimentés pour répondre à ces obligations doivent être pris en considération, en particulier l'accès, la confiance et les contacts nécessaires au niveau de la communauté pour parvenir aux résultats attendus.

Les PA doivent être signés en temps opportun, pour que les réfugiés et autres personnes concernées puissent recevoir de l'aide et de la protection de manière rapide et efficace. Les bureaux du HCR peuvent signer des accords bipartis ou tripartis avec les ONG locales, nationales, régionales ou internationales, les organisations à but non lucratif, les gouvernements d'accueil, les organisations intergouvernementales, le Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et les agences des Nations Unies. Les accords doivent traduire l'aspect spécifique du partenariat et les types de partenaires impliqués. Le tableau ci-dessous énumère les types de PA. (Une liste détaillée figure également dans Gestion des accords de partenariat financés par le HCR, UNHCR/AI/2017/16
.)

Bipartis :(Organisation non gouvernementale/à but non lucratif)	Bipartis : (Gouvernement)	Tripartis(HCR/Pa rtenaire/Gouvern ement d'accueil)	Lettred'intention (LOMI)	mutuelle
	Biparti (accordCroix-R ouge et Croissant-Roug e- IFRC)		Biparti (agencedes Nations unies)
Accord pour partenaire de levée de fonds national	Accord de déploiement	partenariat de	Accords depropriété de projet (pour utilisation ou transfert d'actifs et de biens)

L'unité de programme d'une opération est généralement chargée de préparer les PA. Seul le représentant ou un chef d'opérations délégué a autorité pour signer un PA au nom du HCR. Dans des situations d'urgence ou lorsqu'une action doit être engagée de façon urgente, une lettre d'intention mutuelle (LOMI) peut être conclue.Une LOMI est un mécanisme temporaire permettant aux opérations de démarrer très rapidement des activités en libérant des fonds indépendants ou provisoires en un versement unique pour des interventions urgentes, alors même qu'un accord est en cours de négociation. Les LOMI peuvent couvrir une période allant jusqu'à six mois. Une extension peut être autorisée dans des cas exceptionnels. Tous les efforts doivent être engagés pour signer un PA standard dès que possible. Dès qu'il a été signé, un PA standard remplace et intègre une LOMI. Les fonds déjà libérés dans le cadre d'une LOMI deviennent le premier paiement au titre du PA qui suit. Si un PA standard n'a pas été conclu d'ici la date d'expiration d'une LOMI, la LOMI doit être clôturée et faire l'objet d'un rapport.

Les PA conclus au cours d'une urgence de niveau 2 ou 3 (et dans des cas impératifs) n'ont besoin que de l'accord obligatoire du MSRP pour le budget (annexe B) lors de la signature. D'autres annexes (Annexe B - Description du projet et Annexe C – Traitement et protection des données à caractère personnel des personnes relevant du mandat du HCR) peuvent être finalisées dans le mois suivant la signature. Seuls le formulaire de modification de l'accord (un simple document de trois pages du MSRP) et le budget (annexe B) sont obligatoires lors de la signature d'un amendement.

Gestion des ressources
Un PA précise le budget requis par le projet. Les fonds du projet doivent être transférés rapidement, sous forme de versements, sur le compte bancaire officiellement désigné du partenaire. Aucun versement en espèces n'est autorisé. Les transferts de fonds et toutes les transactions financières doivent être réalisés et enregistrés dans le MSRP et gérés conformément aux conditions du PA.

Note. Dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu'un virement bancaire est impossible, l'approbation du paiement par un autre moyen peut être demandée au Contrôleur.

Le HCR doit faire preuve de diligence particulière lorsqu'il transfère des ressources à un tiers lors des opérations d'urgence. Sa surveillance, sa vérification et ses audits doivent apporter l'assurance raisonnable que les fonds du HCR sont dépensés dans le but prévu et utilisés pour assurer protection et assistance aux personnes relevant de sa compétence, de la façon la plus économique. Parmi les autres garanties et pour rester crédible auprès des donateurs, le HCR doit vérifier l'intégrité et les données des rapports de résultats et de dépenses des partenaires. Les projets financés et mis en place par le HCR avec des partenaires sont soumis à audit. Les projets soumis à audit sont identifiés grâce à une approche basée sur le risque. L'IMAS évalue les projets soumis à audit et engage des vérificateurs extérieurs au projet, en consultation avec les bureaux de terrain du HCR et les bureaux et divisions compétents. Les PA exigent des partenaires qu'ils assurent un accès sans entrave aux équipes d'audit, de surveillance et d'inspection.

Les opérations d'urgence sont souvent fluides et soumises à des changements fréquents. La surveillance des projets est par conséquent essentielle afin de suivre et de confirmer leur progression par rapport aux objectifs de résultats convenus, d'ajuster leur orientation et leur mise en place en fonction des besoins et d'identifier des mesures qui amélioreront leur impact et leur qualité. Le HCR, ses partenaires et d'autres parties prenantes doivent surveiller et revoir ensemble les projets et partager informations et coordonnées, afin de renforcer leur responsabilité conjointe et la propriété collective des résultats du projet.

Dans des situations de sécurité difficiles, il peut être nécessaire d'étudier d'autres approches de la surveillance : surveillance à distance, surveillance des tiers, déploiement de technologies innovantes, etc. Voir le Chapitre sur la gestion à distance.

L'Instruction administrative sur l'approvisionnement par les partenaires au titre des accords de partenariat (avec Note directive sur la gestion des partenariats de mise en œuvre n° 4, Rév. 1, UNHCR/AI/2018/1)
reste applicable aux urgences de niveau 2 et 3. Elle limite l'approvisionnement par des partenaires aux circonstances dans lesquelles le partenaire présente un avantage clairement prouvé. Des documents doivent justifier l'engagement du partenaire et les partenaires doivent posséder une préqualification pour un statut d'approvisionnement (PQP). Dans des situations urgentes et exceptionnelles, un partenaire qui s'engage à demander le statut PQP dans les six mois peut être engagé via un PA afin d'assurer l'approvisionnement (évalué à plus de 100 000 USD).