Aperçu
Ce document se penche sur la manière dont les échanges et les actions du HCR, lors de la préparation et de la réponse aux urgences, lui permettent de mieux mettre à disposition des personnes déplacées de force et apatrides une protection et une aide humanitaire qui peuvent sauver des vies, par l’intermédiaire de partenariats.
L’approche en matière de partenariats du HCR est guidée par les Principes de partenariat adoptés par le Dispositif mondial d’aide humanitaire le 12 juillet 2007, qui mettent en avant l’égalité, la transparence, une approche orientée sur les résultats, la responsabilité et la complémentarité. Les Procédures de gestion des partenariats du HCR proposent un cadre unifié et une direction globale pour les procédures tout au long des trois phases interconnectées du cycle de programmation : PLANIFICATION, OBTENTION et COMMUNICATION des résultats.
Les partenaires financés, qui bénéficient de l’appui financier du HCR, sont désignés dans le présent document sous le nom de « partenaires ». Les partenaires non financés sont désignés comme tels. Le HCR consacre une part importante de ses dépenses annuelles à ses plus de 1 200 partenaires ; l’efficacité de la mise en œuvre avec ces derniers est un aspect crucial dans toutes les interventions d’urgence.
Pertinence pour les opérations d'urgence
Le HCR coopère étroitement avec ses partenaires pour protéger et aider les personnes déplacées de force et apatrides, particulièrement au cours des situations d’urgence. Un accord de partenariat est un instrument qui doit obligatoirement être mis en œuvre dès lors que le HCR transfère des fonds à ses partenaires, y compris dans les situations d’urgence déclarées.
Dans les situations d’urgence, les partenariats permettent :
Il convient de faire preuve d’une gestion saine et de responsabilité à l’égard des organisations partenaires, des donateurs, des communautés, des individus et d’autres parties prenantes.
Conseils principaux
Planification des interventions d’urgence dans le cadre des partenariats
Lors de la planification des interventions d’urgence, les accords de partenariat et les plans de travail pour les projets existants, ainsi que la cartographie des parties prenantes, doivent être passés en revue afin d’identifier les lacunes potentielles en matière d’expertise, la portée des résultats escomptés, la population cible et le lieu de prestation au cours de la situation d’urgence.
Si des lacunes sont identifiées au cours de la planification des interventions d’urgence, les opérations-pays peuvent constituer une réserve de partenaires potentiels. Cela permet de répondre rapidement au devoir de diligence tout en faisant en sorte que le partenaire le plus adapté soit prêt à rejoindre rapidement l’intervention d’urgence lorsque c’est nécessaire. Ainsi :
Établir des partenariats dans une situation d’urgence
Il revient au représentant ou directeur de décider des modalités de mise en œuvre les plus adaptées, sans recommandation de l’IPMC. Cette décision doit tenir compte des besoins, de la capacité opérationnelle, de la présence et de la disponibilité d’autres parties prenantes, ainsi que d’autres paramètres propres au contexte. Après expiration de la déclaration d’urgence, le représentant passera en revue les modalités de mise en œuvre avant l’année de mise en œuvre suivante.
Une fois qu’une situation d’urgence d’un quelconque niveau a été déclarée, les procédures de gestion des partenariats suivantes s’appliquent pendant toute la durée couverte par la déclaration, prolongations comprises :
Assurer le suivi des partenariats dans une situation d’urgence
Le suivi des partenariats est une composante cruciale de toute intervention d’urgence. Les exigences en matière de suivi de la mise en œuvre et des résultats ne sont en aucun cas réduites au cours d’une situation d’urgence déclarée. La fréquence des activités de suivi concernant les partenariats peut au contraire augmenter.
La situation humanitaire dans un pays est souvent fluide et sujette à des évolutions constantes. Le suivi des projets de partenariats est par conséquent essentiel en vue de suivre et de confirmer leur progression par rapport aux cibles convenues en matière de performances, d’ajuster leur orientation et leur mise en place en fonction des besoins et d’identifier des mesures visant à améliorer leur impact et leur qualité. Le HCR, ses partenaires et d’autres parties prenantes, c’est-à-dire les autorités locales (le cas échéant) doivent surveiller et passer en revue ensemble les projets de partenariat et partager les informations et les coordonnées, afin de renforcer leur responsabilité conjointe et l’appropriation collective des résultats du projet.
Pour assurer l’efficacité de la surveillance des partenariats, il est recommandé aux opérations-pays de mettre à jour (ou de mettre au point) le plan de travail d’évaluation annuelle, de suivi et d’évaluation dès que possible, qui sera passé en revue une fois par an et s’appuie sur le plan de suivi et d’évaluation global. Cela permettra à l’opération de déterminer les principales activités de suivi et d’évaluation nécessaires dans le cadre de l’intervention d’urgence. Voir le Manuel de gestion des programmes pour de plus amples informations.
Au cours d’une situation d’urgence, la capacité des partenaires à prévenir les risques d’exploitation et d’abus sexuels, à les atténuer et à y réagir est régulièrement suivie par l’équipe multifonctionnelle du HCR et le point central pour la protection contre l’exploitation et les abus sexuels. Pour un partenaire intervenant dans un environnement à haut risque et dont la capacité de protection contre l’exploitation et les abus sexuels a précédemment été évaluée comme faible ou moyenne, et qui s’est donc vu à ce titre attribuer un plan de renforcement des capacités, l’opération assure le suivi de la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités après trois mois et contrôle les progrès tout au long de l’urgence déclarée, prolongations comprises. Dans un délai de six mois après le début de la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités (ou neuf mois dans le cas d’une prolongation), le partenaire devrait avoir atteint sa pleine capacité. Voir les Procédures de gestion des partenariats du HCR pour en savoir plus sur la poursuite des partenariats avec les partenaires qui n’ont pas été en mesure d’atteindre leur pleine capacité en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels pour d’autres années ou d’autres plans de travail de projet.
La signature d’un plan de travail de projet avec un partenaire malgré sa capacité faible ou moyenne dans le cadre d’une situation d’urgence peut être motivée par plusieurs aspects, notamment : l’expertise technique spécialisée du partenaire dans un domaine particulier, l’absence d’alternatives viables dans ce secteur ou dans ce lieu, ou une appréciation satisfaisante des risques du partenaire. Le renforcement des capacités en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels est une composante clé du travail du HCR auprès de ces partenaires.
Risques associés
La préparation aux situations d’urgence est déterminante pour pouvoir répondre aux crises humanitaires, atténuer leur impact et réduire les souffrances et les pertes de vie humaines. La gestion des risques permet d’anticiper les risques et les possibilités qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation des objectifs communs. Le HCR et ses partenaires sont tenus de gérer et d’atténuer efficacement les risques identifiés (pour plus d’informations, voir la boîte à outils pour la gestion des risques, qui peut vous aider à identifier les risques critiques au cours d’une opération). Il est nécessaire de respecter le devoir de diligence, car les risques suivants sont renforcés au cours d’une situation d’urgence :
Mesures d’atténuation associées
Phase post-urgence
Au cours d’une situation d’urgence déclarée, l’opération-pays doit commencer la planification de la phase postérieure à la situation d’urgence. Cela inclut notamment de passer en revue les accords de partenariat avec le bureau régional et les divisions du Siège concernées à la fin d’une situation d’urgence déclarée en vue d’assurer la continuité de l’intervention.
Il appartient au représentant de décider de la date de reprise de la procédure de sélection des partenaires après l’expiration d’une déclaration d’urgence. Le représentant a la responsabilité de veiller à ce que cette décision soit clairement documentée.
Pour les plans de travail du projet qui ont été créés au cours d’une situation d’urgence, s’ils sont prolongés au-delà de la période où l’urgence est déclarée, un amendement sera nécessaire. Celui-ci doit comprendre une description du projet, un plan de résultats, un registre des risques et toute autre composante pertinente des plans de travail du projet.
Les accords de partenariat exigent des partenaires qu’ils assurent un accès sans entrave aux équipes d’audit, de surveillance et d’inspection, au cours d’une situation d’urgence ou de la phase postérieure à la situation d’urgence. Le suivi, la vérification et les audits doivent garantir de manière raisonnable que les fonds du HCR sont dépensés aux fins prévues et utilisés pour assurer la protection et l’assistance de la manière voulue. Parmi les autres garanties et pour rester crédible auprès des donateurs, le HCR doit vérifier l’intégrité et les données des rapports de résultats et de dépenses des partenaires. Tous les projets financés et mis en place par le HCR avec des partenaires sont soumis à un audit. Les projets soumis à un audit sont identifiés par la Division de la planification stratégique et des résultats (DSPR)/le Service chargé de la gestion et de la garantie de la mise en œuvre (IMAS) dans le cadre d’une approche basée sur le risque.
Liste de contrôle
Avant qu’une situation d’urgence ne soit déclarée, intégrer les partenaires retenus dans le cadre d’une sélection concurrentielle au titre de la planification des interventions d’urgence.
Vérifiez que les nouveaux partenaires s’inscrivent sur le Portail des partenaires des Nations Unies dans un délai de trois mois suivant la signature d’un plan de travail de projet.
Signez un accord-cadre de partenariat et un plan de travail de projet, en fournissant autant d’informations que possible à ce moment-là, avec un plan financier seulement (un code de compte par résultat peut être utilisé). Le premier versement est réalisé selon les conditions exposées dans le contrat et le plan financier uniquement.
Évaluez la capacité du partenaire en ce qui concerne la protection contre l’exploitation et les abus sexuels dans un délai de trois mois suivant la signature d’un plan de travail de projet.
Évaluez les contrôles internes d’un nouveau partenaire, ou consultez son dernier questionnaire de contrôle interne sur l’évaluation des risques dans le cadre d’un audit de projet des Nations Unies.
Mettez à jour (ou mettez au point) le plan de travail d’évaluation annuelle, de suivi et d’évaluation afin de déterminer les principales activités de suivi et d’évaluation requises dans le cadre de la situation d’urgence.
Vérifiez tous les rapports de résultats et de dépenses avant d’effectuer les versements.
Coordonnez les audits de projet en conséquence.
Liens
Contacts principaux
Chef de l’unité de gestion des opérations et des partenariats, Administrateur principal chargé de l’appui et de la gestion des programmes, Division de la planification stratégique et des résultats du HCR [email protected]
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