应急准备和响应的伙伴关系管理

伙伴关系应急规划

作为应急规划的一部分，对现有的项目工作计划和利益攸关方摸底结果进行审查，以确定紧急情况下在专业知识、所需成果范围、目标人群和交付地点方面可能存在的差距。

作为应急规划的一部分，如果发现差距，国家行动部门可以建立一个潜在合作伙伴库。这样既能及时进行尽职调查，又能确保最适合的合作伙伴做好准备，在需要时快速应对紧急情况。这可能需要：

• 在意向书中规定该应急合作伙伴储备库的有效期。例如，在20XX年之前，国家行动部门可以从应急储备库中调动潜在的合作伙伴。 
• 根据难民署对本地化的承诺，和所有的竞争性合作伙伴遴选一样，建议行动部门不要纳入围绕“资源捐助”的加权标准，而是着眼于总体成本效益，考虑最高性价比。
• 如果IPMC通过征集意向书推荐了一批潜在的合作伙伴，难民署代表（或分办事处负责人）可在协议有效期内与选中的合作伙伴签署协议，无论是否宣布了任何级别的紧急状态。

在紧急情况下合作

代表或主任有权决定最合适的实施方式，无需IPMC建议。这一记录在案的决定需要考虑其他利益攸关方的需求、行动能力、参与度和准备度，以及其他特定环境因素。

根据标准程序，即使在紧急情况下，难民署的目标也是优先考虑以下实施模式：

• 支持发展和加强国家系统和相关公共机构，将被迫流离失所者和无国籍人纳入公共服务；
• 支持包括政府在内的国家和地方响应者努力提高可持续性和影响力；
• 在满足个人和社区的需求，减少他们在获得权利、援助和服务方面的障碍时，最大限度地考虑个人和社区的能力、能动性和尊严。

紧急状态宣布到期后，代表将在下一个实施年之前与IPMC重新讨论实施模式。

一旦宣布任何级别的紧急状态，以下合作伙伴管理程序适用于宣布期间，包括任何延长期：

• 分办事处负责人、代表或主任可以扩大现有PFA的范围（例如，涵盖一个新的成果或地理区域），而无需IPMC提出新的建议——前提是合作伙伴具有相关经验、经过验证的能力并愿意扩大范围。例外情况应记录在行动部门的SharePoint中，并由分办事处负责人、代表或主任签字。
• 代表有权暂停在紧急时期内签订的新伙伴关系协议的竞争性遴选。这一决定必须记录在案。新合作伙伴在UNPP系统上的登记、尽职调查和核查必须尽快完成，最迟不得晚于难民署和该合作伙伴签署项目工作计划后三个月。合作伙伴需要进行自我声明，内容应包括歧视、性剥削、受制裁实体、欺诈、腐败、恐怖主义、贩运、内部不当行为、破产、清算、税务和法律合规。由联合国的一个参与组织进行审查和尽职核查。“已核查”状态表示该组织符合在该国合法运作的最低尽职调查要求，其任务与联合国的使命相一致，有保障资源和被迫流离失所者及无国籍者的措施，不会对联合国构成不可接受的声誉风险。
• 应尽快评估所有新合作伙伴防止性剥削和性虐待（PSEA）的能力，最迟不超过难民署和该合作伙伴签署项目工作计划后三个月。如果项目工作计划延长到紧急状态宣布期之后，并且需要进行内部控制评估（ICA）/内部控制问卷调查（ICQ），则应在紧急状态宣布到期之前完成内部控制评估/内部控制问卷调查。如需有关合作伙伴的能力强化和风险管理以及适用的能力评估程序的更多详情，请参阅《方案手册》。
• 对于新合作伙伴，行动部门应生成、签署并批准标准的PFA封面、DPA（如适用）和项目工作计划，并在云ERP中填写基本信息。必须就财务计划进行谈判并记录在项目、报告、监督和监测解决方案（PROMS）中。敲定财务计划时，可以将各项产出在单独的账簿代号（预算项目）下分列。当项目的实施在宣布期内（包括任何延期）结束时，可根据PFA（和DPA，如适用）来结束项目，但需提供项目工作计划和财务计划的基本信息。在这种情况下，该协议须至少提交一份项目财务报告。项目工作计划的清算、结束和审计可在紧急状态宣布到期后进行。在紧急情况下，可以在一年中的任何时候创建和签署项目工作计划。
• 如果伙伴关系延长到紧急状态宣布期之后（包括紧急状态宣布期的任何延期），则需要对项目工作计划进行修订。修订内容应包括所有项目工作计划细节、成果计划和风险登记册。详见《紧急情况下的伙伴关系管理摘要》。
• 合作伙伴有权使用特殊的供应程序，包括提高询价的上限和缩短正式招标方法的提交期。如需详细了解在宣布紧急状态时自动适用于难民署的所有特殊供应程序，请参阅《应急手册》中的采购条目。有关合作伙伴采购能力的更多详情，请参阅《方案手册》，采购能力是在ICA/ICQ期间评估的。

紧急情况下的伙伴关系监测

监测伙伴关系是应急响应的重要组成部分。在宣布紧急状态期间，实施和结果监测要求不会放松。事实上，监测伙伴关系活动的频率可能会增加。

一个国家的人道主义局势往往变幻莫测。因此，必须对合作伙伴项目进行监测，以便根据商定的绩效目标跟踪和确认其进展情况，根据需要调整其方向和实施方式，并确定提高其影响和质量的措施。难民署、合作伙伴和其他利益攸关方（即地方当局，如适用）应共同监测和审查合作伙伴项目，分享信息并进行协调，以加强对项目成果的共同管理和责任。

为确保对合作伙伴进行有效监测，建议国家行动部门尽快更新（或制定）年度评估、监测和评价工作计划，并每年重新审查该计划。评估、监测和评价工作计划以总体监测和评价（M&E）计划为依据。这将使行动部门能够确定应急响应所需的主要监测和评价活动。更多信息请参阅《方案手册》。

在紧急情况下，难民署多职能小组和PSEA协调人定期监测合作伙伴预防、减轻和应对性剥削和性虐待风险的能力。对于处于高风险环境中、先前被评估为具有低或中等PSEA能力并因此制定了能力强化实施计划（CSIP）的合作伙伴，行动部门将在三个月后监测CSIP活动的实施情况，并在整个紧急状态宣布期间和任何延长期内继续检查其进展情况。在实施CSIP后的6个月内（例外延期时为9个月内），合作伙伴应该已经具备充分能力。见难民署的《合作伙伴管理程序》，以了解关于是否与无法在今后几年/项目工作计划中充分保持PSEA能力的合作伙伴继续保持伙伴关系的更多信息。

在紧急情况下，尽管某个合作伙伴的能力较低或中等，但仍与之签署了项目工作计划的原因可能包括该合作伙伴具有特定领域的专业技术知识、在该部门或地点缺乏可行的替代方案，或针对该合作伙伴进行的风险评估结果令人满意。加强PSEA的能力是难民署与这些合作伙伴合作的一个关键领域。

相关风险

应急准备对于应对人道主义危机、减轻影响、减少人类痛苦和生命损失至关重要。风险管理有助于预测可能影响实现共同目标的风险和机遇。难民署和合作伙伴需要管理并有效缓解已查明的风险（如需进一步指导，请参阅“风险管理工具包”，以帮助确定某一行动中的关键风险）。在紧急情况期间，以下风险会加剧，因此需要尽职尽责：

• 行动范围随着新的保护和援助需求以及新的优先事项的出现而大幅扩大。
• 民间社会未得到充分发展，非政府组织在行动中缺乏能力。
• 合作伙伴缺乏能力/无法扩大规模来满足不断增长的行动需求。
• 在紧急状态期间无法识别关键风险和机遇，因为项目工作计划风险登记不是强制性的，除非项目工作计划延长到紧急状态宣布期之后。
• 安全局势或其他骚乱影响执行和接触被迫流离失所者和无国籍者。
• 因工作人员数量有限而令优先事项相互冲突，影响了规划和实施能力。
• 因内部控制系统有缺陷而发生欺诈或其他不当行为（进一步指导见难民署关于预防欺诈的风险管理工具）。 
• 所提供的资源未用于其预期目的。
• 资金使用效率低下，降低了被迫流离失所者和无国籍者所获得服务的质量或服务的可用性。 
• 有些合作伙伴无法充分说明难民署委托给它们的资金的去向。 
• 工作人员存在不道德行为，包括性剥削和性虐待的风险。

相关缓解措施

• 确保建立与合作伙伴和利益攸关方的协调机制。
• 鼓励合作伙伴尽早参与应急规划。
• 考虑到地理覆盖范围，与补充性的合作伙伴合作。
• 根据风险更新评估、监测和评价工作计划。
• 实施监控机制，包括远程监控（如果无法实际进入）。
• 核查合作伙伴的控制措施、标准作业程序、交易记录，并确保职责分工得到遵守。
• 提高合作伙伴、难民署工作人员以及被迫流离失所者和无国籍者对PSEA以及预防和报告欺诈和腐败的认识，并开展相关培训。
• 与社区协商建立有效的投诉/反馈机制。
• 扩大外联监测，并保持与被迫流离失所者和无国籍者的联系。

紧急情况下的报告和信息管理

在紧急情况下，强烈建议定期进行内部和外部的叙述性报告，以满足全球捐助者、媒体和其他外部受众对相关信息的需求。外部报告应发布在Global Focus（全球焦点）的相关国家和/或情况网页上。

对于所有新宣布的2级和3级难民紧急情况，以及宣布的涉及流动人口的1级紧急情况（而不是加强准备），都必须公开和定期发布CORE数据产品。这类产品侧重于人口流动、人道主义需求和援助的提供，旨在随着时间的推移变得更加详细和以数据为中心。随着紧急行动部门建立起常规系统，应逐步淘汰CORE产品，代之以难民署品牌的标准信息产品。