إدارة الشراكات للتأهب والاستجابة لحالات الطوارئ

الشراكة في حالات الطوارئ

للممثّل أو المدير صلاحية اتخاذ القرار بشأن طرائق التنفيذ الأفضل ملاءمة، وذلك من دون الحاجة إلى أي توصية من لجنة إدارة برنامج التنفيذ. على هذا القرار مراعاة الاحتياجات والقدرة التشغيلية ووجود وتوافر أصحاب المصلحة الآخرين، وغيرها من البرامترات الخاصة بالسياق. وبعد انتهاء فترة إعلان الطوارئ، يقوم الممثل بإعادة النظر في طرائق التنفيذ قبل العام التالي للتنفيذ.

بمجرد إعلان حالة طوارئ معيّنة وبغض النظر عن مستواها، تنطبق الإجراءات التالية الخاصة بإدارة الشراكات طوال مدة الإعلان، وطوال مدة التمديد أيضاً:

• أثناء وجود حالة طوارئ معلنة، يمكن لرئيس المكتب الفرعي أو الممثل أو المدير توسيع نطاق الاتفاق الإطاري للشراكة الحالي (على سبيل المثال، لتغطية نتيجة أو منطقة جغرافية جديدة) من دون صدور أي توصية جديدة من لجنة إدارة برنامج التنفيذ - إذا كان لدى الشريك خبرة سابقة وقدرة مثبتة واستعداداً للتوسع. 
• يجب تسجيل الشريك على بوابة شركاء الأمم المتحدة والقيام بجميع عمليات تقييم القدرات المنطبقة في أقرب وقت ممكن، وفي موعد لا يتجاوز ثلاثة أشهر بعد التوقيع على خطة عمل المشروع. راجع دليل البرامج للحصول على مزيد من التفاصيل حول تعزيز قدرات الشريك وإدارة المخاطر وحول عمليات تقييم القدرات المنطبقة.
• للشركاء الجدد، يتم إنشاء اتفاق إطاري للشراكة. بالتوازي، يتم إنشاء خطة عمل للمشروع تراعي المتطلبات الإلزامية للخطة المالية، علماً أن العملية ليست بحاجة إلى إكمال وصف المشروع أو خطة النتائج أو سجل المخاطر قبل التوقيع على خطة عمل المشروع. ويمكن توقيع الخطة المالية برمز حساب (بند ميزانية) واحد لكل نتيجة. يتم إصدار الدفعة الأولى بناءً على شروط خطة عمل المشروع والخطة المالية وحدها.
• من ثم يجب تعديل خطة عمل المشروع في حالة تمديد الشراكة إلى ما بعد فترة الطوارئ المعلنة لتشمل وصف المشروع وخطة النتائج وسجل المخاطر وأي مكونات أخرى قابلة للتطبيق من مكونات خطة عمل المشروع.
• يحق للشركاء الحصول على إجراءات إمدادات خاصة، بما في ذلك زيادة سقف طلبات التقدم بعروض الأسعار وتقصير الفترة الفاصلة المتعلقة بالطرق الرسمية لطلبات تقديم العروض. راجع مدخل دليل المشتريات في حالات الطوارئ للحصول على مزيد من المعلومات حول جميع إجراءات الإمدادات الخاصة التي تنطبق تلقائياً على المفوضية عند إعلان حالة الطوارئ. راجع دليل البرامج لمزيد من التفاصيل حول قدرات الشريك في مجال المشتريات والتي تم تقييمها في طور تقييم المراقبة الداخلية أو استطلاع المراقبة الداخلية.
• يجوز الانتهاء من إغلاق خطة عمل المشروع خلال فترة حالة طوارئ معلنة ولو بعد إصدار دفعة واحدة فقط، على أن يتم إعداد اتفاق إطاري للشراكة، وخطة عمل للمشروع، وخطة مالية، وتقرير مالي واحد وأي تقارير أخرى (حسب العملية).

مراقبة الشراكات في حالات الطوارئ

تعد مراقبة الشراكات عنصراً حاسماً في الاستجابة لحالات الطوارئ. لا يمكن تخفيض متطلبات التنفيذ ومراقبة النتائج أثناء حالة طوارئ معلنة، إذ قد يزيد تواتر أنشطة المراقبة الخاصة بالشراكات.

غالباً ما يكون الوضع الإنساني في بلد معين مائعاً ويتسم بتغيرات متكررة. بالتالي، يُعتبر رصد مشاريع الشراكة أمراً ضرورياً لتتبع وتأكيد تقدمها مقابل أهداف الأداء المتفق عليها، وتعديل توجهها وتنفيذها حسب الحاجة، وتحديد التدابير التي من شأنها تحسين أثرها وجودتها. على المفوضية وشركائها وسائر أصحاب المصلحة، كالسلطات المحلية (حسب الاقتضاء) رصد مشاريع الشراكة واستعراضها، وتبادل المعلومات والتنسيق بغية تعزيز الملكية الجماعية وحس المسؤولية المشتركة عن نتائج المشروع.

ولضمان المراقبة الفعالة للشراكات، يوصى بأن تقوم العملية القطرية بتحديث (أو تطوير) خطة العمل السنوية للتقييم والمراقبة في أقرب وقت ممكن، على أن تعيد النظر فيها على أساس سنوي وتسترشد بخطة المراقبة والتقييم الشاملة. فهذه الخطوات كفيلة بتمكين العملية من تحديد أنشطة المراقبة والتقييم الرئيسية المطلوبة للاستجابة لحالات الطوارئ. راجع دليل البرامج لمزيد من المعلومات.

أثناء حالات الطوارئ، على فريق المفوضية متعدد الوظائف وجهة التنسيق المعنية بالحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين مراقبة قدرة الشركاء على تفادي مخاطر الاستغلال والانتهاك الجنسيين والتخفيف منها والاستجابة لها، وذلك بشكل منتظم. بالنسبة للشريك الموجود في بيئة عالية المخاطر والذي  قُيّم مسبقاً على أنه يتمتع بقدرة منخفضة أو متوسطة على منع الاستغلال والانتهاك الجنسيين وبالتالي لديه خطة تنفيذ لتعزيز القدرات، تراقب العملية تنفيذ أنشطة الخطة بعد ثلاثة أشهر وتتابع التحقق من سيرها طوال فترة إعلان الطوارئ وأي فترة تمديد. في غضون ستة أشهر من بدء خطة تنفيذ تعزيز القدرات أو تسعة أشهر في حالة التمديد، ينبغي أن يكون الشريك قد وصل إلى قدرته الكاملة. راجع إجراءات المفوضية بشأن إدارة الشراكات لمزيد من المعلومات حول الشراكات المستمرة مع الشركاء غير القادرين على تحقيق الحماية الكاملة من الاستغلال والانتهاك الجنسيين لسنوات/خطط عمل إضافية.

توقيع خطة عمل المشروع مع الشريك على الرغم من قدرته المنخفضة أو المتوسطة أثناء حالة الطوارئ قد يكون له عدة أسباب، منها الخبرات التقنية المتخصصة للشريك في منطقة معينة، أو الافتقار إلى بدائل مستدامة في قطاع أو موقع معيّن، أو تقييم مُرضي لمخاطر الشريك. يعد تعزيز القدرات في ما يتعلق بالحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين مجالاً رئيسياً لعمل المفوضية مع هؤلاء الشركاء.

المخاطر ذات الصلة

يعد التأهب لحالات الطوارئ أمراً بالغ الأهمية للتمكن من الاستجابة للأزمات الإنسانية والتخفيف من أثرها والحد من المعاناة البشرية والخسائر في الأرواح. وتساعد إدارة المخاطر على توقع المخاطر والفرص التي يمكن أن تؤثر على تحقيق الأهداف المشتركة. على المفوضية وشركائها إدارة المخاطر المحددة والتخفيف من حدتها بشكل فعال (لمزيد من التوجيه، راجع مجموعة أدوات إدارة المخاطر للمساعدة في تحديد المخاطر الحرجة في العمليات). هناك حاجة إلى بذل العناية الواجبة نظراً لتزايد المخاطر التالية أثناء حالات الطوارئ:

• توسع كبير في العملية مع ظهور احتياجات جديدة للحماية والمساعدة وبروز أولويات جديدة.
• عدم تطور المجتمع المدني بما فيه الكفاية ووجود نقص في قدرات المنظمات غير الحكومية على مستوى العملية.
• افتقار الشركاء إلى القدرة على توسيع نطاقهم لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتزايدة.
• تأثير وضع أمني أو اضطرابات أخرى على التنفيذ وإمكانية الوصول إلى النازحين قسراً وعديمي الجنسية.
• تأثير الأولويات المتنافسة بين عدد محدود من الموظفين على القدرة على التخطيط والتنفيذ.
• حدوث غش أو أي سوء سلوك آخر نتيجة لأنظمة رقابة داخلية خاطئة (انظر أداة إدارة المخاطر الخاصة بالمفوضية بشأن منع الغش لمزيد من التوجيه).
• عدم استخدام الموارد المقدّمة لأغراضها المقصودة.
• إنفاق الأموال بصورة غير فعالة، ما يقلل من جودة أو توافر الخدمات التي يتلقاها النازحون قسراً وعديمو الجنسية.
• عدم خضوع بعض الشركاء للمساءلة المناسبة عن الأموال المعهودة إليهم من قبل المفوضية.
• سلوك غير أخلاقي لدى الموظفين، بما في ذلك خطر الاستغلال والانتهاك الجنسيين.