إدارة الشراكات من أجل التأهب والاستجابة لحالات الطوارئ

التخطيط للاستجابة لحالات الطوارئ المتعلّق بالشراكات

كجزء من التخطيط للاستجابة لحالات الطوارئ، يتم استعراض خطط العمل القائمة للمشروع، وتجميع المعلومات حول أصحاب المصلحة، وتنظيمها لتحديد الفجوات المحتملة على مستوى الخبرة، ونطاق النتائج المطلوبة، والسكان المستهدفين، والمكان الجغرافي، من أجل إحراز النتائج أثناء حالة الطوارئ.

وفي حال حُدّدت الثغرات وكجزء من التخطيط للاستجابة لحالات الطوارئ، يمكن للعملية القطرية إنشاء مجموعة من الشركاء المحتملين. وهو ما يسمح ببذل العناية الواجبة في حينها مع ضمان استعداد الشريك الأفضل ملاءمةً للشروع في الاستجابة لحالات الطوارئ على وجه السرعة عندما تدعو الحاجة لذلك. وقد ينطوي ذلك على:

• تحديد المدة التي تظل فيها هذه المجموعة الاحتياطية من الشركاء صالحة ضمن طلب الإعراب عن الاهتمام. فقد تقوم على سبيل المثال إحدى العمليات القطرية بتعبئة شركاء محتملين من هذه المجموعة الاحتياطية حتى عام 20XX. 
• وتماشياً مع التزام المفوضية بالطابع المحلي، كما هو الحال بالنسبة لكافة عمليات اختيار الشراكات التنافسية، يوصى بألا تتضمن العمليات معايير مرجحة تتعلق «بمساهمة الموارد»، بل أن تنظر بالأحرى إلى الفعالية الإجمالية من حيث التكلفة عند مراعاة مبدأ الجودة العالية بأفضل الأسعار.
• في حال أصدرت اللجنة المعنية بتنفيذ إدارة الشراكات توصية بمجموعة معيّنة من الشركاء المحتملين من خلال طلب للإعراب عن الاهتمام، يجوز لممثل المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين (أو رئيس المكتب الفرعي) توقيع اتفاق مع شريك من المجموعة المختارة خلال فترة صلاحيتها، بغض النظر عما إذا كانت قد أُعلنت حالة الطوارئ أم لم تُعلن وعلى أي مستوى كان.

الشراكة في حالات الطوارئ

للممثّل أو المدير صلاحية اتخاذ القرار بشأن طرائق التنفيذ الأفضل ملاءمة، وذلك من دون الحاجة إلى أي توصية من اللجنة المعنية بتنفيذ إدارة الشراكات. يراعي هذا القرار احتياجات أصحاب المصلحة الآخرين، وقدرتهم التشغيلية، ووجودهم، وتوافرهم، وغيرها من المعايير الخاصة بالسياق.

وتماشياً مع الإجراءات الموحدة، حتى أثناء حالات الطوارئ، تهدف المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين إلى إعطاء الأولوية لطرائق التنفيذ التالية:

• دعم تطوير النظم الوطنية والمؤسسات العامة ذات الصلة وتعزيزها لتشمل النازحين قسراً وعديمي الجنسية في الخدمة العامة
• دعم الجهات المستجيبة على الصعيدَين الوطني والمحلي، بما في ذلك الحكومات، في الجهود التي تبذلها لكي تصبح أكثر استدامة وتأثيراً
• إيلاء أقصى قدر من الاعتبار لقدرة الأفراد والمجتمعات  ووكالتهم وكرامتهم عند تلبية احتياجاتهم، والحد من الحواجز التي تعترض وصولهم إلى الحقوق والمساعدات والخدمات

وبعد انتهاء فترة الإعلان عن حالة الطوارئ، يُعيد الممثل النظر في طرائق التنفيذ التي تتبعها اللجنة المعنية بتنفيذ إدارة الشراكات قبل العام التالي للتنفيذ.

بمجرد إعلان حالة طوارئ معيّنة من أي مستوى كانت، تنطبق الإجراءات التالية الخاصة بإدارة الشراكات طوال مدة الإعلان، وطوال فترات التمديد أيضاً:

• يستطيع رئيس المكتب الفرعي أو الممثل أو المدير توسيع نطاق الاتفاق الإطاري الحالي للشراكة (على سبيل المثال، لتغطية نتيجة أو منطقة جغرافية جديدة) من دون صدور أي توصية جديدة من اللجنة المعنية بتنفيذ إدارة الشراكات، وذلك في حال تمتّع الشريك بخبرة سابقة وأظهر قدرة مثبتة واستعداداً للتوسع. ويتم توثيق الظروف الاستثنائية في أداة Sharepoint الخاصة بالعملية ويُوقّعها رئيس المكتب الفرعي أو الممثل أو المدير.
• ويملك الممثل سلطة التعليق المؤقت للاختيار التنافسي لاتفاقات الشراكة الجديدة المبرمة خلال فترة الطوارئ. ينبغي توثيق هذا القرار. يتوجّب إتمام التسجيل والعناية الواجبة والتحقق على بوابة شركاء الأمم المتحدة للشركاء الجدد في حالات الطوارئ في أقرب وقت ممكن وفي موعد أقصاه ثلاثة أشهر بعد توقيع المفوضية والشريك على خطط عمل المشروع. وينبغي للشريك إصدار إعلان ذاتي يشمل التمييز، والاستغلال الجنسي، والكيانات الخاضعة للعقوبات، والاحتيال، والفساد، والإرهاب، والاتجار، وسوء السلوك الداخلي، والإفلاس، والتصفية، والضرائب، والامتثال القانوني. تقوم إحدى منظمات الأمم المتحدة المشاركة باستعراض التحقق من العناية الواجبة وإجرائه. وتشير الحالة التي «تم التحقق منها» إلى أن المنظمة تستوفي المتطلبات الدنيا للعناية الواجبة بما يخوّلها العمل بشكل قانوني في البلد، وإلى أنّها تضطلع بولاية تتماشى مع مهمة الأمم المتحدة، وتنفذ تدابير لحماية الموارد والنازحين قسراً وعديمي الجنسية، ولا تشكل أي مخاطر غير مقبولة على سمعة الأمم المتحدة.
• ويجري تقييم قدرة جميع الشركاء الجدد على الحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين في أقرب وقت ممكن وفي موعد أقصاه ثلاثة أشهر بعد توقيع المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين والشريك على خطط عمل المشروع. وفي حالة تمديد خطة عمل المشروع إلى ما بعد فترة الإعلان عن حالة الطوارئ، حيث يلزم إجراء تقييم المراقبة الداخلية/استبيان المراقبة الداخلية، يتعين إكمال التقييم/الاستبيان قبل انتهاء فترة إعلان الطوارئ. راجع دليل البرامج للحصول على مزيد من التفاصيل المتعلّقة بتعزيز قدرات الشركاء وإدارة المخاطر وبعمليات تقييم القدرات المطبّقة.
• بالنسبة للشركاء الجدد، تعمد العمليات إلى إنتاج وتوقيع واعتماد ورقة غلاف موحدة للاتفاق الإطاري للشراكة واتفاق حماية البيانات (عند الاقتضاء)، مع استكمال المعلومات الأساسية في نظام التخطيط المركزي للموارد على السحابة. كما ينبغي التفاوض على خطة مالية وتوثيقها في حلول المشاريع والإبلاغ والإشراف والرصد. ويمكن اختتام الخطة المالية على أساس رمز حساب واحد (بند ميزانية) لكل مخرج من المخرجات. وعند الانتهاء من تنفيذ المشروع في غضون فترة الإعلان (بما في ذلك فترات التمديد)، يمكن إغلاقه استناداً إلى الاتفاق الإطاري للشراكة (واتفاق حماية البيانات عند الاقتضاء) مع تضمين حد أدنى من تفاصيل خطة عمل المشروع إضافة إلى خطة مالية. وفي هذه الحالة، يخضع الاتفاق لتقرير مالي واحد على الأقل للمشروع. ويمكن أن تتم تصفية خطة عمل المشروع وإغلاقها ومراجعة حساباتها بعد انتهاء فترة الإعلان عن حالة الطوارئ. ويمكن وضع خطة عمل المشروع والتوقيع عليها في حالات الطوارئ في أي وقت خلال السنة.
• يجب تعديل خطة عمل المشروع في حالة تمديد الشراكة إلى ما بعد فترة الطوارئ (بما في ذلك فترات التمديد). ويشمل التعديل جميع تفاصيل خطة عمل المشروع وخطة النتائج وسجل المخاطر. لمزيد من المعلومات، يُرجى مراجعة ملخص عن إدارة الشراكات في حالات الطوارئ [مُتاح لموظفي المفوضية فقط].
• يحق للشركاء الحصول على إجراءات خاصة للإمدادات، بما في ذلك رفع السقف بالنسبة لطلبات التقدم بعروض الأسعار، وتقصير الفترة الفاصلة المتعلقة بالأساليب الرسمية لطلب تقديم العروض. راجع مدخل دليل المشتريات في حالات الطوارئ للحصول على مزيد من المعلومات المتصلة بجميع إجراءات الإمدادات الخاصة التي تنطبق تلقائياً على المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين عند إعلان حالة الطوارئ. راجع دليل البرامج لمزيد من التفاصيل حول قدرات الشريك في مجال المشتريات والتي تم تقييمها في طور تقييم المراقبة الداخلية/استبيان المراقبة الداخلية.

رصد الشراكات في حالات الطوارئ

يعد رصد الشراكات عنصراً حاسماً في الاستجابة لحالات الطوارئ. لا يمكن تخفيض متطلبات التنفيذ ورصد النتائج أثناء حالة طوارئ معلنة. إذ قد تزداد وتيرة أنشطة الرصد الخاصة بالشراكات.

غالباً ما يكون الوضع الإنساني في بلد معين غير ثابت وعرضة لتغيرات متكررة. بالتالي، يُعتبر رصد مشاريع الشراكة أمراً ضرورياً لتتبع وتأكيد تقدمها مقابل غايات الأداء المتفق عليها، وتعديل توجهها وتنفيذها حسب الحاجة، وتحديد التدابير التي من شأنها تحسين أثرها وجودتها. ينبغي أن تعمل المفوضية وشركاؤها وأصحاب المصلحة الآخرون كالسلطات المحلية على سبيل المثال معاً لرصد المشاريع واستعراضها، وتبادل المعلومات والتنسيق فيما بينها، بغية تعزيز حس المسؤولية الجماعية والمشتركة لنتائج المشروع.

ولضمان الرصد الفعال للشراكات، يوصى بأن تعمد العملية القطرية إلى تحديث (أو تطوير) خطة عمل التقدير والرصد والتقدير في أقرب وقت ممكن، على أن يعاد النظر فيها على أساس سنوي. وتسترشد خطة عمل التقدير والرصد والتقييم بالخطة الشاملة للرصد والتقييم. فهذه الخطوات كفيلة بتمكين العملية من تحديد أنشطة الرصد والتقييم الرئيسية المطلوبة للاستجابة لحالات الطوارئ. راجع دليل البرامج لمزيد من المعلومات.

أثناء حالات الطوارئ، يتعيّن على فريق المفوضية المتعدد الوظائف وجهة التنسيق المعنية بالحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسيين رصد قدرة الشركاء على تفادي مخاطر الاستغلال والاعتداء الجنسيين والتخفيف منها والتصدّي لها بشكل منتظم. بالنسبة للشريك الموجود في بيئة شديدة المخاطر والذي تم تقييمه مسبقاً على أنه يتمتع بقدرة منخفضة أو متوسطة على منع الاستغلال والانتهاك الجنسيين، وبالتالي لديه خطة تنفيذ لتعزيز القدرات، تراقب العملية تنفيذ أنشطة الخطة بعد مرور ثلاثة أشهر وتتابع التحقق من سيرها طوال فترة الإعلان عن حالة الطوارئ وأي فترة تمديد. في غضون ستة أشهر من بدء خطة التنفيذ لتعزيز القدرات أو في غضون تسعة أشهر في حالة التمديد الاستثنائي، ينبغي أن يكون الشريك قد حقّق قدرته الكاملة. لمزيد من المعلومات حول الشراكات المستمرة مع الشركاء غير القادرين على تحقيق قدرتهم الكاملة في ما يختصّ بالاستغلال والاعتداء الجنسيين لسنوات/خطط عمل إضافية، يُرجى الاطلاع على إجراءات المفوضية بشأن إدارة الشراكات.

ثمة أسباب عديدة تدعو إلى توقيع خطة عمل المشروع مع الشريك على الرغم من قدرته المنخفضة أو المتوسطة أثناء حالة الطوارئ، منها الخبرات التقنية المتخصصة للشريك في منطقة معينة، أو الافتقار إلى بدائل مستدامة في قطاع أو موقع معيّن، أو تقييم مُرضي لمخاطر الشريك. يعد تعزيز القدرات في ما يتعلق بالحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين مجالاً رئيسياً لعمل المفوضية مع هؤلاء الشركاء.

المخاطر ذات الصلة

يعد التأهب لحالات الطوارئ أمراً بالغ الأهمية للتمكن من الاستجابة للأزمات الإنسانية والتخفيف من أثرها والحد من المعاناة البشرية والخسائر في الأرواح. وتساعد إدارة المخاطر على توقع المخاطر والفرص التي يمكن أن تؤثر على تحقيق الأهداف المشتركة. يتعيّن على كل من المفوضية وشركائها إدارة المخاطر المحددة والتخفيف من حدتها بشكل فعال (لمزيد من الإرشادات، يُرجى الاطلاع على مجموعة أدوات إدارة المخاطر للمساعدة في تحديد المخاطر الحرجة في العمليات). وتدعو الحاجة إلى بذل العناية الواجبة نظراً لتزايد المخاطر التالية أثناء حالات الطوارئ:

• لا بد من إجراء توسع كبير في العملية مع ظهور احتياجات جديدة للحماية والمساعدة وبروز أولويات جديدة.
• يبدو المجتمع المدني غير متطور بما فيه الكفاية وتبدو القدرات غير كافية لدى المنظمات غير الحكومية أثناء تنفيذ العملية.
• يفتقر الشركاء إلى القدرة على توسيع نطاق عملهم لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتزايدة.
• لا يتم تحديد المخاطر والفرص الرئيسية خلال حالات الطوارئ لأن سجل المخاطر في خطة عمل المشروع ليس إلزامياً ما لم يتم تمديد خطة عمل المشروع إلى ما بعد فترة الإعلان عن حالة الطوارئ.
• يؤثر الوضع الأمني أو سائر الاضطرابات على التنفيذ وإمكانية الوصول إلى النازحين قسراً وعديمي الجنسية.
• تؤثر الأولويات المتنافسة بين عدد محدود من الموظفين على القدرة على التخطيط والتنفيذ.
• يحدث الغش أو أي سوء سلوك آخر نتيجة للخلل في أنظمة الرقابة الداخلية (لمزيد من التوجيهات، راجع أداة إدارة المخاطر المتعلقة بمنع الغش الصادرة عن المفوضية). 
• لا يتم استخدام الموارد المقدّمة لأغراضها المقصودة.
• يتم إنفاق الأموال بدون كفاءة، ما يقلل من جودة أو توافر الخدمات التي يتلقاها النازحون قسراً وعديمو الجنسية. 
• لا يخضع بعض الشركاء للمساءلة الكاملة عن الأموال المعهودة إليهم مِن قِبل المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين. 
• إبداء سلوك غير أخلاقي لدى الموظفين، بما في ذلك مخاطر الاستغلال والاعتداء الجنسيين.

تدابير التخفيف من المخاطر ذات الصلة

• ضمان آليات التنسيق مع الشركاء وأصحاب المصلحة
• تشجيع الشركاء على المشاركة المبكرة في التخطيط للاستجابة لحالات الطوارئ
• إشراك شركاء تكميليين استناداً إلى التغطية الجغرافية
• تحديث خطة عمل التقييم والرصد والتقدير السنوية بناءً على المخاطر المحددة
• تنفيذ آليات الرصد، بما في ذلك الرصد عن بعد (إذا كان الوصول الفعلي غير ممكن)
• التحقق من ضوابط الشريك والإجراءات التشغيلية الموحدة وتسجيلات المعاملات والحرص على الفصل بين الواجبات.
• إذكاء الوعي وإجراء تدريب على الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسيين، وكذلك منع الغش والفساد والإبلاغ عنهما على مستوى الشركاء وموظفي المفوضية والنازحين قسراً وعديمي الجنسية
• إنشاء آليات فعالة لاستقاء الشكاوى/التعقيبات بالتشاور مع المجتمعات
• توسيع النطاق في عملية رصد الخدمات المقدّمة وإبقائها في متناول النازحين قسراً وعديمي الجنسية

الإبلاغ وإدارة المعلومات في حالة الطوارئ

تُعدّ التقارير الوصفية المنتظمة، الداخلية منها والخارجية، مطلوبة بشدّة في سياق حالات الطوارئ من أجل تلبية الاحتياجات العالمية للمعلومات لدى الجهات المانحة ووسائط الإعلام وغيرها من الجماهير الخارجية. ويتم نشر التقارير الخارجية على صفحة البلد و/أو الحالة ذات الصلة على الموقع الإلكتروني Global Focus.

يعد الإصدار العام والمنتظم لمنتجات بيانات CORE إلزامياً في جميع حالات الطوارئ المتعلقة باللاجئين المعلنة حديثاً من المستوى الثاني والمستوى الثالث، بالإضافة إلى حالات الطوارئ المعلنة من المستوى الأول التي تشمل الأشخاص المتنقلين (بدلاً من رفع مستوى التأهب). وتركز هذه المنتجات على التنقلات السكانية والاحتياجات الإنسانية وإيصال المساعدات، وهي مصممة لتصبح أكثر تفصيلاً وتركز على البيانات مع مرور الوقت. وبما أن عملية الطوارئ تنشئ نظماً منتظمة، ينبغي التخلص تدريجياً من منتجات CORE والاستعاضة عنها بمواد إعلامية موحدة تحمل علامة المفوضية السامية للأمم المتحدة لشؤون اللاجئين.