مشاريع إدارة البناء وإعادة تأهيل البنى التحتية (المتعاقدون التجاريون)

السياسات والمبادئ و/أو المعايير الجوهرية

يشكل كل من شحّ الموارد، وارتفاع تكاليف الطاقة، والثبات والاستدامة، والممارسات الملائمة للبيئة مصدر قلق كبير بالنسبة إلى المفوضية، ولا يمكن تجاهل أي من هذه المسائل عند تخطيط وتصميم الأعمال المدنية. ويجب أن تلبي التنمية المستدامة الاحتياجات الإنسانية مع الحفاظ على البيئة الطبيعية للأجيال الحالية والقادمة. والركيزة الأساسية للتصميم المستدام هي توفير مبان موفّرة للطاقة وسليمة ومريحة للسكن ولا تحتاج إلى الكثير من الصيانة ومرنة الاستخدام ومصنوعة من مواد صديقة للبيئة ومصممة للعيش طويلاً.

أي مشروع لإعادة تأهيل أو بناء البنى التحتية يجب أن يهدف إلى إنشاء مرافق مستدامة على الصعيد الاجتماعي والاقتصادي والبيئي بعد الانتهاء، ومتماشية مع مبادئ المفوضية والمعايير الدولية. وسيتم تحقيق هذا الهدف من خلال:

• التعاون مع السلطات الحكومية المحلية والوطنية ووكالات الأمم المتحدة والمنظمات غير الحكومية وشركاء آخرين.
• التشاور مع اللاجئين وأفراد المجتمعات المضيفة خلال مرحلتي التخطيط والتصميم.
• استشارة خبراء بيئيين وضمان الامتثال لكافة الأنظمة البيئية المطبقة في قطاع الحماية.
• تعزيز مواد البناء الصديقة للبيئة.
• ضمان أن التصميم والبناء يحدان من متطلبات الصيانة على مدى دورة حياة المرفق.

توصيات الممارسات الجيدة

تضمن الممارسات الجيدة تجنب العقبات الأكثر شيوعاً في أعمال إعادة التأهيل والبناء، على سبيل المثال:

• الافتقار إلى آليات الضبط والتخطيط للمشتريات.
• الإهمال في تطبيق عمليات الشراء (تقديم العروض ومعايير الاختيار والتقييم وتوقيع العقد).
• التسرع في تطبيق عمليات الشراء. حتى تتماشى عمليات الشراء مع الممارسات الجيدة، ثمة حاجة إلى تخصيص الوقت والتخطيط. ويجب أن تتضمن المستوى المناسب من التفاصيل لتجنب زيادة التكاليف أو تغيير الطلبات. ويؤدي عدم تواصل الموظفين المعنيين بعمليات الشراء بشكل واضح وفعال مع موظفي البرنامج إلى عدم وجود فهم متبادل لمتطلبات التنفيذ. كذلك قد لا يكون هناك فهم كامل لتعقيد أعمال البناء والموارد الضرورية لتنفيذها.
• عدم تحديد نطاق المشروع وخصائصه الفنية بشكل مفصل.
• جداول الكميات غير واضحة أو غير مكتملة وتقديرات التكاليف غير صحيحة والفترات الزمنية غير واقعية.
• عدم توفر الخبرة الكافية في مجال إدارة أعمال إعادة التأهيل أو البناء والإشراف عليها ومراقبتها.
• عدم توفر المال والوقت في حالة الطوارئ. قد ترتفع التكاليف وتطول الفترة الزمنية في ظروف غير متوقعة كحصول تأخيرات إدارية، مثلاً على صعيد الحصول على تصاريح من السلطة المحلية أو الإذن للدخول إلى الموقع.

ملخص عن تقرير التقييم 1. هدف الأعمال المدنية 2. الأهلية 3. نطاق الأعمال والرسوم وجداول كميات والمواصفات والمكونات 4. الميزانية والتمويل وتقدير التكلفة 5. معاينة الموقع ودراسة الجدوى الفنية 6. التنفيذ أ) خطة وجدول أعمال التنفيذ ب) آلية الإشراف على أعمال التصميم والبناء ج) الخدمات الاستشارية (إذا كان ذلك ممكناً) د) العمليات والصيانة (إذا لزم الأمر) ه) المراقبة وضبط الجودة 7. منهجية الشراء 8. البيئة والتأثيرات الاجتماعية 9. الخطر وتدابير التخفيف 10. المنافع ودورة الحياة الطويلة مشاورات أصحاب المصالح ومشاركة الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية (إذا كان ذلك ممكناً)

لتجنب حصول تأخيرات وارتفاع التكاليف وانتهاك العقود، يتعين الأخذ في الاعتبار ما يلي:

• عدم المباشرة بالعمل إلا بعد الانتهاء من التخطيط. ويمكن تقسيم مرحلة التصميم إلى خطوات عديدة بحسب الضرورة لحل كافة مشاكل التصميم قبل بدء البناء.
• الأخذ في الاعتبار خدمات الشركات الخارجية أو المستشارين الذين يتمتعون بخلفية فنية لإعداد تصاميم معقدة. يمكن أن تتوفر الخبرة الفنية لدى الشركاء التنفيذيين أو ضمن المفوضية.
• في الحالات التي يكون فيها كل من التصميم ونطاق العمل وجداول الكميات صادراً عن الحكومة، يتعين مراجعة هذه الوثائق، وإذا لزم الأمر، يتعين تعديلها أو تطويرها أو إنهاؤها. ويجب السعي إلى توفير أكبر قدر من التفاصيل، ضمن القيود الزمنية، عن نطاق العمل وجداول الكميات والمواصفات.
• التشاور مع أصحاب المصالح في المراحل كافة لتجنب سوء التفاهم الذي قد قد يترتب عنه تكاليف إضافية.
• العمل بشكل وثيق مع الحكومة والسلطات المحلية وأخذ سياساتها في الاعتبار.
• التأكد من أن المشاريع تلبي توقعات الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية والمجتمعات المضيفة والسلطات.
• استخدام عمليات شراء البضاعة "للمباني الجاهزة" من خلال الحصول على المباني مباشرةً ووفقاً لمبادئ المفوضية الخاصة بالشراء.
• قد تختلف مواد أعمال البناء الفعلية بـنسبة ± 10% من الكميات المحددة في جدول الكميات.
• تشمل ميزانية الإشراف على الأعمال المدنية ومراقبتها في حالات الطوارئ تكاليف غير متوقعة تتراوح عادةً بين 12% و20% من التكلفة الإجمالية للأعمال المدنية.
• وفي معظم الحالات، تكون عقود خدمات التصميم منفصلة عن عقود البناء. وقد تكون العقود الإنجازية، التي يتحمل بموجبها المقاول مسؤولية كل من التصميم والبناء، صعبةً عندما يكون أداء المقاول غير معروف أو عندما يكون مدى المخاطر الخارجية غير مؤكد (مثلاً الوقت المطلوب لتخصيص المواقع والموافقة على رسومات التخطيط والمواصفات من قبل الحكومة، إلخ).
• يتعين على الموظفين في مجال الإمدادات/الشراء تولي عمليات شراء البضائع للمرافق كالمولدات والأجهزة السمعية البصرية ومعدات تكنولوجيا المعلومات والأثاث وغيرها، على نحو منفصل. ويمكن النظر في التصميم النسقي للحد من الحاجة إلى عدة تصاميم للوحدات التي تتشارك وظائف مماثلة. ويمكن أن يقلل ذلك من التكلفة والوقت خلال مرحلة التصميم. (التصميم النسقي هو نهج يقسم التصميم إلى أجزاء صغيرة (وحدات) يمكن تحديدها بشكل مستقل ومن ثم استخدامها في مواقع مختلفة).
• يعتبر وضع الموقع (التربة، إمكانية الوصول، الحدود، إلخ) عنصراً مهماً في التصميم ويمكن أن يؤثر على تكلفة ومدة البناء، لا سيما المواقع في المناطق البعيدة. وبالتالي، يتعين إدراج الاختلافات الخاصة بالمواقع في جميع عناصر التصميم (نطاق العمل، جداول الكميات، تقدير التكلفة، إلخ) في حال كان سيتم إجراء أنشطة أعمال مدنية مماثلة في مواقع عديدة.
• من ناحية أخرى، عندما يتم تنفيذ التصميم النسقي في مواقع عديدة، يجب إدراج الأسعار الفردية لكل موقع. بالتالي، يتعين إدراج الاختلافات الخاصة بالمواقع في تقييم الشراء وتقديم العروض من دون أن تنتج عنها مجموعة من الطلبات المختلفة.
• يتعين على أصحاب المصالح الرئيسيين (مثلاً المفوضية والحكومة والشريك التنفيذي، إلخ) التصديق على كامل وثائق التصميم ورسومات التخطيط والمواصفات قبل بدء تقديم العروض وأنشطة الشراء. وتصبح هذه الوثائق المصدق عليها الوثائق المرجعية الفنية للمشروع المدني ومشروع البناء.
• لا يجب القيام بأي تغييرات في وثائق التصميم النهائية بعد الانتهاء منها والموافقة عليها. فالتعديل في رسومات التصميم يرتب تكاليف عالية. كما أن التعديلات عند بداية عملية البناء تؤدي إلى تكاليف أكبر وتتطلب تغيير الطلبات.
• في حال كان إجراء تغييرات كبيرة في وثائق التصميم أثناء وضع التصاميم التفصيلية ورسومات التخطيط والمواصفات، يجب تعديل خطة التنفيذ المفصلة لتشمل وتعكس المتطلبات الجديدة.
• يجب أن يلبي التصميم النهائي قواعد ومعايير ومواصفات الحكومة وأنظمة البناء المحلية عند الإمكان. كما يجب أن يأخذ في الاعتبار الظروف المناخية المحلية ومخاطر الكوارث الطبيعية.
• إن توفير مجموعة شاملة من رسومات التخطيط ونطاق العمل وجداول الكميات يزيد من احتمال تلقي عروض قوية ومفصلة. ويساهم ذلك أيضاً في تسهيل عملية التقييم وإدارة العقود ومن المرجح أن يعزز الالتزام بعقد وتوقعات المفوضية وأصحاب المصالح الآخرين.
• تحتاج الأعمال المدنية إلى نطاق عمل واضح للتمكن من وضع خطط عمل مفصلة. ويمكن ربط معالم خطط العمل بجداول الكميات لتسهيل المراقبة وإجراءات الدفع.

اعتبارات التنفيذ العملي

يعتبر مشروع بناء أو إعادة تأهيل البنى التحتية ناجحاً عندما يلبي توقعات البرنامج القطري وأصحاب المصالح الآخرين، ويتماشى مع نطاق المشروع، ويلبي معايير النوعية المحددة، ويُسلّم في الوقت المناسب، ويتبع الميزانية. وتخضع إدارة العقود التجارية إلى إجراءات شراء منتظمة أو الإجراءات الاستثنائية للشراء خلال حالات الطوارئ، وذلك كما هو مطلوب من قبل المكتب وموافق عليه من قبل لجنة العقود في المقر الرئيسي. ولعمليات الشراء الممولة من قبل المفوضية والتي يقوم بها الشركاء، تطبق سياسة وإجراءات المفوضية بشأن عمليات الشراء التي يقوم بها الشركاء بتمويل من المفوضية UNHCR Policy and Procedures on Procurement by Partners with UNHCR Funds (UNHCR/HCP/2014/11)

تتبع معظم مشاريع البناء الخطوات نفسها. وسيتم إجراء تعديلات في حال كان نطاق المشروع يتطلب ذلك. ويحدد الجدول أدناه المراحل المشتركة لإدارة البناء:

الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بأعمال إعادة التأهيل و/أو البناء
المرحلة	الوصف	المسؤولية	الدعم
1	تعريف الاحتياجات	الإدارة*
2	دراسة الجدوى	العملية	المهندسون
3	خطة التنفيذ	الإدارة**	المهندسون
4	وثائق التصميم (رسوم التخطيط، نطاق الأعمال، إلخ)	المهندسون	العملية الإدارة*
5	تنفيذ الاستراتيجية والأسلوب	الإدارة* الشراء	العملية المهندسون
6	عمليات الشراء والتعاقد	الشراء	الإدارة* العملية المهندسون
7	أنشطة البناء	المهندسون	الإدارة* العملية التمويل
8	التسليم وإنهاء العقد	كل ما ذكر أعلاه
9	الصيانة	الحكومة/المستفيدون
10	الدروس المكتسبة	كل ما ذكر أعلاه

* الإدارة: مدير أو منسق المشروع المعني

الموارد والشراكات

• السلطات الحكومية المحلية أو المركزية
• قادة المجتمع والقادة الدينيون
• المجتمع المضيف
• المنظمات غير الحكومية الوطنية والدولية
• الاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر واللجنة الدولية للصليب الأحمر
• منظمات دولية أخرى ومنظمات تابعة للأمم المتحدة
• مؤسسات أكاديمية
• القطاع الخاص