التسليم قبل المغادرة والعودة

التسليم

إنّ إجراء التسليم بشكل منظم يعد جزءاً أساسياً من أي مهمة ناجحة. ومن الضروري ألا يُنظر إليه على أنه إجراء يتم لمرة واحدة، إذ أنه يعتمد على التفاعل المستمر والمتبادل مع الزملاء في الفريق، بما في ذلك الزملاء غير العاملين في فريق الاستجابة لحالات الطوارئ بالإضافة للزملاء المحليين الذين يبقون في العمل. وفي حال عدم وجود شاغل جديد للوظيفة يتحلى بصفة دولية فإن التسليم والانتقال سيتمان إلى زميل من البلد نفسه (لكن لا تفترض أن الشخص على دراية أساساً بجميع تفاصيل الوظيفة التي قمت بها).

إذا كان من الممكن إجراء التسليم بشكل شخصي، سيكون من المهم تحديد موعد للتعريف بشاغل الوظيفة الجديد من خلال اجتماعات تتم بشكل شخصي مع النظراء الداخليين والخارجيين. وستتحقق الفائدة من ذلك خاصةً لأن الاجتماعات الشخصية عادةً ما تكون أكثر فعالية في تأسيس العلاقات وبناء الثقة.

في حال عدم وجود فترة يتقاطع فيها وجود شاغل الوظيفة مع خلفه سيكون من واجب شاغل الوظيفة إبلاغ النظراء الداخليين والخارجيين بالبديل القادم بشكل شخصي أو كتابي موضحاً الاسم (إن كان معروفاً) والوظيفة قبل الوصول، وحث الجميع على الترحيب به وتقديم الدعم.

في حال كانت هناك قيود كثيرة تمنع تشكيل حزمة التسليم، سيكون من اللازم على الأقل ترتيب اتصال عبر تطبيق Teams مع شاغل الوظيفة الجديد لإطلاعه على أبرز النقاط وجهات الاتصال. وينبغي القيام بذلك قبل المغادرة. وتُظهر التجارب أنه بمجرد مغادرة الموظفين وعودتهم إلى وظائفهم العادية ستطغى الأولويات الأخرى وسيكون هناك وقت أقل ورغبة أضعف لإجراء تسليم يتسم بالفائدة.

محتويات يوصى بتضمينها في مذكرة التسليم

• توصيف للواجبات المطلوب القيام بها أثناء المهمة (والتي قد تختلف عن التوصيف الوظيفي الموحد)
• ملف ReadMe يحتوي على المستندات الرئيسية والمواد المرجعية
• قائمة بالاجتماعات المتكررة المطلوب حضورها
• قائمة بالتقارير الواجب تقديمها والمواعيد النهائية لها
• ملاحظة بشأن المشاريع والتقارير التي تم العمل عليها وإكمالها
• قائمة بالمشاريع قيد التنفيذ مع تعريف بوضعها الحالي بالإضافة للأولويات والتحديات وجهات الاتصال بالشركاء
• توصيات
• ملاحظات أخرى ومتفرقات
• قائمة جهات الاتصال الخاصة بالنظراء الخارجيين وأصحاب المصلحة، مع تقييم موجز إن أمكن

من الأفضل تجميع ملف ReadMe كجزء من العمل الاعتيادي عن طريق حفظ المستندات والملفات ذات الصلة في مجلد عبر الإنترنت مخصص لهذا الغرض يمكن بعد ذلك إتاحته لشاغل الوظيفة الجديد. وحتى في العصر الرقمي يتم الاحتفاظ بالملفات المادية التي تحتوي على النسخ الأصلية أو المطبوعة من المستندات الرئيسية (مثل العقود الموقعة)، ويجب تضمينها في عملية التسليم.

يمكن الاعتماد على نفس النهج لإعداد مذكرة التسليم. وبهذه الطريقة يمكن تفادي أن تتحول هذه المهام إلى عبء إضافي خلال فترة المغادرة التي عادة ما تتسم بالتوتر. ومن الضروري مشاركة الرابط الخاص بملف ReadMe ومذكرة التسليم مع المشرف المسؤول عنك. يمكن الاطلاع على نموذج من مذكرة التسليم مرفق بهذا المدخل.

أخيراً وليس آخراً، ينبغي إكمال إجراءات المغادرة وترك تفاصيل الاتصال (رقم الهاتف والبريد الإلكتروني) بغية الاستفسار عن أي أمور محتملة لاحقاً. تشمل إجراءات المغادرة إعادة المعدات الخاصة بالمنظمة (الهاتف المحمول وشريحة الاشتراك والحاسوب المحمول وجهاز الراديو وما إلى ذلك) والتوقيع على ورقة الإيداع وتسليم بطاقات الهوية الخاصة بالأمم المتحدة أو البطاقات الأخرى وتسوية جميع المدفوعات والالتزامات.

العودة

في الوقت الذي تتطلع فيه للعودة إلى المنزل قد تكون المغادرة مرهقة، كما أن العودة إلى الحياة الطبيعية يمكن أن تشوبها التحديات. وقد يكون من الصعب تجاوز مرحلة عملية الطوارئ وترك الفريق وإنهاء الالتزامات. على الرغم من استمرار الاحتياجات المتعلقة بحالة الطوارئ، ستنتقل مهمة التعامل معها إلى شخص آخر، وسيكون هناك شاغل جديد للوظيفة، مما يعني إدراكنا لحقيقة أنه من الممكن استبدالنا بأشخاص آخرين.

من الضروري اختتام مهمتك بعقد لقاء غير رسمي للزملاء يساعدك على النظر في التجربة التي قمت بها والمساهمة التي أديتها في العملية (من الناحية المهنية والشخصية)، وستكون تلك فرصة للتعبير عن الشكر وتوديع الزملاء. وينبغي كذلك إبلاغ النظراء الخارجيين بمغادرتك، وشكرهم على تعاونهم معك ودعمهم لك.

في حالة البعثات إلى مراكز عمل من التصنيف هـ أو د، يجب الترتيب لإجراء إحاطة ما بعد المهمة مع قسم الرفاه النفسي الاجتماعي، كما ينبغي تحديد تاريخ الإجازة التعويضية الإلزامية مباشرة بعد المهمة من أجل أن تكون هناك "مساحة فاصلة" يمكنك من خلالها تخصيص بعض الوقت لنفسك وإعادة تأسيس نمط حياتك الطبيعي. وإذا لم يكن يحق لك الحصول على إجازة تعويضية، ينبغي طلب إجازة سنوية لأخذ قسط من الراحة.

بعد عودتك ستلاقي العائلة والأصدقاء ممن استمرت حياتهم في غيابك. ومن خلال البقاء على اتصال معهم عبر الإنترنت، يمكن إلى حد ما سد الفجوة التي تسبب بها الانفصال وبعد المسافة عنهم ولكن ليس بشكل كامل. تخيل كيف ستكون عودتك وما هي التوقعات التي ستكون لدى أحبائك ولديك أيضاً. قد تتولد لديك الرغبة في التحدث عن تجربتك، إلا أنها قد لا تكون مناسبة للمشاركة بشكل كامل. إن كانت هناك أشياء صعبة لا تقدر على مشاركتها مع العائلة والأصدقاء، فكر في الإفصاح عنها لمستشار مهني لكي لا تؤثر عليك سلبياً بمرور الوقت.

سوف يتوقع زملاؤك أن تعود كما كنت في السابق وأن ترجع إلى دورك بشكل كامل وتتحمل المسؤوليات كما كانت عليه من قبل. لكن إن كنت بحاجة للوقت لإعادة التكيف، اطلب من زملائك ومشرفك أن يراعوا ذلك. وإذا وجدت صعوبة في العودة إلى عملك وحياتك العادية فإن ذلك قد يكون مؤشراً على ضرورة طلب النصيحة والمشورة المهنية.