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概述
"主体、事件、地点"(3W)工具是进行协调和活动差距分析的实用信息管理工具。在紧急情况下,3W应力求简单;但随着事态的发展,可以添加额外的W(时间、原因、对象),将该工具扩展到6W。
在方案、保护和部门主管、对外关系官员和高级管理人员的支持和协作下,信息管理干事可以领导导该流程。
在整个紧急情况中,与外部合作伙伴一起创建、维护和分享3W,可以促进联合国难民署在信息管理方面发挥协调和沟通作用。3W工具中的原始数据可以帮助监控紧急方案,其对承载力(可与需求进行比较)的描述有助于进行总体差距分析。
在方案、保护和部门主管、对外关系官员和高级管理人员的支持和协作下,信息管理干事可以领导导该流程。
在整个紧急情况中,与外部合作伙伴一起创建、维护和分享3W,可以促进联合国难民署在信息管理方面发挥协调和沟通作用。3W工具中的原始数据可以帮助监控紧急方案,其对承载力(可与需求进行比较)的描述有助于进行总体差距分析。
主要指導
何时,为何目的?
第1步:责任和报告理想情况下,在紧急情况之初,信息管理员在其行动中应使用此条目中包含的3W模板建立3W,并监督相关3W信息在内部和向合作伙伴的传播。紧急情况之初,若现有信息尚不足以完成3W模板,但协调和报告需要较少的3W信息,则可使用简化版报告模板(也包含在此条目中)。
由于合作伙伴需要知道行动步骤和时机,所以必须为3W制定定期和可预测的批准和传播计划。应定期向代表介绍情况,并应商定日程表以便频繁地传播 3W(每月至少两次或三次,在外部和内部进行传播)。
经过联合国难民署代表批准以后,就可以将3W关联并上传到联合国难民署的门户网站。在可能的情况下,请使用创造性的传播技术(群发短信、电子邮件列表),还要确保向信息台提供硬拷贝并将硬拷贝放入简报包中。
第2步:关键信息
3W是在建立网络(通过会议、人道主义简报、部门工作组)、进行非正式接触以及外地工作人员的监测工作中填充起来的。它会追踪部门和分部门参与者、活动地点、资金的信息,并追查信息是否公开。
每当新成员加入协调或部门会议时,请与他们取得联系并收集信息以填充到3W中,并将其副本分享给相关人员。如果已经创建联合国难民署门户网站,应尽快将该信息整合和更新到该平台上。要做到这一点,您可能需要使用离线3W矩阵(参见附件1和附件2)。
如何使用模板?
对于什么信息应纳入(和不纳入)3W,其标准应在高级管理人员的指导下由国家决定。例如,捐助者和实施者应该纳入吗?如果拟定活动尚未开始,该活动是否应该纳入?是否只有经政府授权的活动才能纳入?在决定3W矩阵的追踪对象和追踪内容时,应明确考虑此类问题。可以在电子表格模板中添加列和过滤器(计划-开始-完成、捐助者-实施者、正式授权等),以区分不同形式的人道主义活动,从而可以为不同目的推导出不同的3W矩阵。高级管理人员应决定哪些3W矩阵显示在公共领域(例如门户网站)。
主要聯繫人
联合国难民署在日内瓦的方案支助和管理司 (DPSM)/外地信息和协调支助科(FICSS)。邮箱:[email protected]