Plans de réponse pour les réfugiés inter-organisations pilotés par le HCR

Quand et dans quel but?

Un PRR est préparé dans les situations où l'échelle d'une crise impliquant des réfugiés nécessite un plan de réponse inter-organisations formel et coordonné. Le PRR présente un plan de stratégie et de mise en œuvre détaillé qui offre un cadre à tous les partenaires impliqués. Le processus de planification doit être inclusif, s'appuyant sur l'avantage comparatif de chaque acteur clé pour produire une combinaison complémentaire d'interventions dans des contextes multiples dans le but de répondre à différents types de crises impliquant des réfugiés dès le début des urgences et jusqu'à des situations prolongées.
Étant donné que le gouvernement d'accueil est le premier porteur de devoirs dans toute situation de réfugiés, le PRR soutient le leadership et la coordination gouvernementaux par l'intermédiaire d'un appel à un soutien et à un financement internationaux, tout en cherchant à élargir le périmètre des partenariats pour mobiliser des ressources supplémentaires et renforcer la visibilité des besoins des réfugiés et de leurs communautés d'accueil.

Le PRR sert de base à partir de laquelle mettre en œuvre les situations de réfugiés et plaider en leur faveur. La dimension inclusive de l'approche de PRR du HCR rassemble les organisations : elles partagent leur analyse des risques de protection et des besoins de réfugiés et des communautés d'accueil, et élaborent conjointement une stratégie pour y répondre. Outre décider qui est responsable de quoi et quelles sont les exigences financières, le PRR constitue également un outil de levée de fonds pour les organisations impliquées dans la réponse.

L'implication du HCR dans les situations de déplacement interne et de réponse à des catastrophes naturelles n'est pas abordée dans un PRR. Un processus de planification distinct existe pour ces situations, piloté par le Coordinateur humanitaire, lui-même soutenu par le BCAH, et avec l'implication active des Coordinateurs sectoriels. Le HCR tient un rôle actif dans ce processus de planification en tant que membre de l'Équipe humanitaire de pays (EHP), et qu'organisme chef de file sectoriel.Si un Plan de réponse humanitaire (PRH) est déjà mis en place lors d'un afflux de réfugié, une synthèse de haut niveau du PRR pour une situation de réfugiés récemment émergée ainsi que de toute réponse en cours pour ces derniers, et une présentation des exigences liées en matière de ressources, sont incluses dans le PRH dans un chapitre distinct sur les réfugiés.

En réponse aux nombreux défis inhérents à l'identification et à la protection des réfugiés dans le cadre de mouvements plus larges de populations, un PRR pourrait également être mis au point pour les situations de déplacement mixtes impliquant des réfugiés et des migrants. Dans de telles situations, le Plan de réponse de migrants et de réfugiés (RMRP), habituellement copiloté par le HCR et l'OIM, cherche à garantir des interventions humanitaires, de protection et d'intégration pour répondre aux besoins des réfugiés, des demandeurs d'asile et des migrants, ainsi qu'à accompagner les communautés d'accueil en réponse aux flux de population mixtes.

Le PRR joue un rôle clé dans :

• la fourniture aux partenaires de la réponse pour les réfugiés d'une plateforme et d'outils visant à coordonner de manière effective la réponse inter-organisations, ainsi qu'à engager de nouveaux partenaires ;
• l'amélioration de la visibilité de l'assistance aux réfugiés parmi les différents plans inter-organisations, ainsi que dans le renforcement de l'inclusion des réfugiés dans les plans et politiques de développement locaux et nationaux :
• la mobilisation de ressources pour les partenaires, qui sont engagés d'un point de vue opérationnel, en présentant aux donateurs un plan convenu ensemble ;
• la communication au gouvernement d'accueil d'un aperçu des différents rôles de chacun dans le soutien aux réfugiés, assurant une vision d'ensemble et un engagement cohérent dans la recherche de la protection et de solutions.

Résumé des orientations ou options

Conformément à la Politique du HCR sur la préparation et la réponse aux situations d'urgence, les opérations dans le pays doivent dès le début d'une urgence élaborer des exigences en matière de ressources et des stratégies de mobilisation avec les partenaires et s'assurer que celles-ci sont reflétées dans les Plans de réponse pour les réfugiés.

La durée d'un PRR dépend de la nature de la situation d'urgence. Toutefois, elle devrait idéalement être alignée avec l'année calendaire, particulièrement l'« exercice financier biennal » du HCR, qui couvre la période allant du 1er janvier d'une année donnée au 31 décembre de l'année suivante.

Dans le cadre du PRR, les partenaires doivent collaborer pour développer et mettre en œuvre les réponses à très court, moyen et long terme dans le but d'assister et d'autonomiser les réfugiés, mais aussi de soutenir les communautés et le gouvernement d'accueil. Les activités inter-organisations incluses dans le PRR doivent viser à offrir une protection et une assistance multisectorielle, ainsi qu'à mettre davantage l'accent sur le développement de l'autosuffisance et de la résilience des réfugiés. Le plaidoyer en faveur de l'inclusion des réfugiés dans les plans de développement nationaux et les marchés professionnels doit également être inclus.

Selon le contexte de la situation de déplacement, ainsi que la capacité des communautés d'accueil à absorber l'impact de grands nombres de réfugiés, le PRR doit chercher avant tout à renforcer et à soutenir les structures nationales dès lors que les conditions le permettent.

Le plan de réponse doit s'appuyer sur l'élargissement des partenariats et l'opérationnalisation du Pacte mondial sur les réfugiés, étayé par le Cadre d'action global pour les réfugiés (CRRF) et intégrant le nexus humanitaire-développement-paix à la réponse.

Un PRR inclut :

• Une analyse situationnelle, y compris des informations contextuelles et des cartes ;
• Des chiffres de planification ;
• Une vue d'ensemble des besoins et vulnérabilité des réfugiés, des communautés d'accueil et des autres personnes relevant de la compétence du HCR selon ce qui est pertinent ;
• Des priorités en matière de protection et de solutions ;
• Des objectifs stratégiques et des priorités principales ;
• Des réponses spécifiques à chaque secteur clé par les partenaires impliqués, ainsi que leurs responsabilités ;
• Des indicateurs avec des références et des objectifs pour chaque résultat planifié ;
• Un budget inter-organisations ;
• Des dispositions en matière de coordination.

Lorsque des réfugiés fuient un pays en direction de plusieurs pays d'asile, un PRR régional est préparé. Celui-ci présente une stratégie régionale qui intègre les plans de réponse inter-organisations au niveau du pays de tous les pays recevant des réfugiés affectés par une situation de réfugiés particulière. Un PRR de pays est préparé pour refléter les besoins d'une population entière de réfugiés dans un pays d'asile. Le PRR de pays inclut la réponse inter-organisations proposée par les partenaires dans le pays.

Voir la Note d'orientation du HCR/de la DER sur les plans de réponse pour les réfugiés 2020-2021, qui vise à assurer la cohérence de la préparation des PRR et à promouvoir les bonnes pratiques.

PRR régional
Lorsque des réfugiés fuient un pays en direction de plusieurs pays d'asile, un PRR régional est mis au point. Celui-ci présente les plans de réponse inter-organisations de tous les pays recevant des réfugiés dans des sections distinctes, ainsi qu'une vue d'ensemble régionale. La coordination d'un PRR régional est pilotée par le Coordinateur des réfugiés régional, ou l'équipe du Directeur du bureau régional du bureau concerné. Les bureaux du HCR, en coordination et consultation avec les partenaires concernés, doivent collaborer avec le Bureau régional ou le Coordinateur des réfugiés régional et conviennent :

• d'une chronologie pour la préparation du PRR ;
• de chiffres et d'un scénario de planification, en consultation étroite avec l'opération dans le pays d'origine ;
• de priorités et d'objectifs stratégiques en matière de protection et de solutions ;
• d'un plan ou chapitre pour chaque pays recevant des réfugiés ;
• d'un groupe de travail et de dispositions sectorielles :
• d'exigences financières inter-organisations, réparties par pays d'asile et secteur ;
• de dispositions régionales en matière de coordination.

Les PRR régionaux ne doivent pas inclure la réponse du HCR aux situations impliquant des déplacés internes dans un pays d'origine. S'il est vital d'assurer la coordination avec les opérations dans les pays d'origine au sujet des scénarios probables, des modèles et des chiffres d'exode possibles et des causes des exodes de réfugiés, les PRR régionaux n'abordent que la réponse aux besoins des réfugiés, des communautés d'accueil et des autres personnes relevant de la compétence du HCR dans les pays d'asile.

Un PRR est mis au point en collaboration et consultation étroite avec les homologues gouvernementaux concernés dans les pays d'asile, mas il ne doit toutefois pas inclure les exigences financières des gouvernements d'accueil.

PRR de pays
Si les PRR régionaux continuent à être essentiels pour la coordination des crises de réfugiés ayant des implications régionales, lorsque c'est possible, les opérations sont encouragées à développer des Plans de réponse pour les réfugiés de pays (PRR de pays), qui consistent en un plan inter-organisations pluriannuel couvrant toutes les populations de réfugiés dans un pays.
Le développement d'un PRR de pays est coordonné par le HCR sous l'égide du Représentant de ce dernier, y compris les plans de toutes les organisations multilatérales pour l'assistance humanitaire, et au-delà, pourrait ouvrir la voie au développement de plans complets pour les réfugiés pilotés par le gouvernement d'accueil.
Le PRR de pays suit la structure du PRR régional et soutient les interventions de l'assistance humanitaire dans les réponses à moyen et long terme, s'axant sur la résilience et les solutions. À cet égard, le PRR de pays inclut des activités prenant pour base un budget inter-organisations sur deux ans (conformément à l'exercice biennal du HCR et des partenaires), tandis que la stratégie en matière de protection couvre une période allant de trois à cinq ans.

Comment mettre cela en œuvre sur le terrain

Lors de la mise au point d'un PRR, les étapes suivantes sont recommandées.

Étape 1 : convoquer un groupe de stratégie principal et mettre en place des structures de coordination pour le processus de planification
Sous l'égide du Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR, un groupe de stratégie principal doit être réuni pour contribuer à définir les priorités et les objectifs stratégiques du PRR.

Ce groupe doit être composé de représentants des organisations impliquées dans la réponse (y compris les organisations de l'ONU, ainsi que les ONG internationales et nationales), et le Responsable du Groupe de travail sur la protection des réfugiés. Selon ce qu'exige la situation, le gouvernement d'accueil doit aussi participer.

Les dispositions en matière de coordination pour les Groupes de travail sectoriels doivent être passées en revue et confirmées aussi tôt que possible dans une urgence (idéalement avant le début du processus de planification) et doivent être modelées par les plans de contingences et les actions de préparation. Les coordinateurs sectoriels doivent provenir d'organisations de l'ONU, d'ONG et, s'il y a lieu, du gouvernement.

Si un tel groupe n'est pas encore mis en place, il est particulièrement important d'établir un Groupe de travail sur la protection des réfugiés piloté par le HCR qui représente une large palette d'organisations, afin de faire en sorte que tous les secteurs intègrent les priorités de protection transversales et alignent leurs plans en fonction.

Étape 2 : formuler des hypothèses de planification et des objectifs stratégiques larges
Sous l'égide du Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR soutenu par
le Responsable du Groupe de travail sur la protection des réfugiés, le groupe de stratégie principal entreprend une analyse commune de la situation et formule les hypothèses de planification globales qui doivent orienter la réponse. Il passe également en revue ensemble les priorités en matière de protection et de solutions et définit les objectifs stratégiques correspondants pour guider la réponse.

Étape 3 : développer une réponse au niveau sectoriel
Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR réunit les organisations de coordination sectorielles et le Responsable du Groupe de travail sur la protection des réfugiés afin de formuler des conseils de haut niveau pour la planification au niveau sectoriel, en se fondant sur les priorités et les objectifs stratégiques en matière de protection et de solutions définis par le groupe de stratégie principal de manière à permettre l'émergence d'une réponse collective qui répond aux besoins des réfugiés et tire parti des capacités de tous les acteurs. En tenant compte des priorités en matière de protection et de la stratégie d'ensemble, et en coopérant avec les partenaires dans leurs secteurs, les coordinateurs sectoriels déterminent des objectifs spécifiques par secteur et des activités clés (basées sur les évaluations au niveau sectoriel) et identifient les lacunes et les besoins prioritaires.

Les plans sectoriels doivent comprendre :

• une analyse situationnelle pour le secteur ;
• des chiffres de planification globaux pour les populations ciblées (répartis par région ou localisation lorsque c'est pertinent, et ventilés a minima par genre et âge) ;
• une vue d'ensemble des besoins et vulnérabilités ;
• une liste des localisations géographiques clés dans lesquelles les partenaires doivent mettre en place des interventions ;
• les hypothèses clés qui affectent le travail du secteur (telles que les politiques gouvernementales, les risques liés aux besoins spécifiques et à la protection des réfugiés, les problèmes de sécurité, etc.) ;
• les exigences financières, avec une répartition par partenaire et par secteur, dans chaque pays d'asile.

Étape 4 : consolider et passer en revue le plan
Lorsque les plans au niveau sectoriel sont achevés, le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR convoque les organisations de coordination sectorielles et le Responsable du Groupe de travail sur la protection des réfugiés pour passer en revue les plans et identifier les zones de recoupements ou de doublons. Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR doit ensuite confirmer les besoins, les priorités et les exigences d'ensemble avec le groupe de stratégie principal, ainsi que les partenaires impliqués dans la réponse et le Bureau régional concerné.

Étape 5 : lancer le plan
Une fois que le plan de réponse a été validé et convenu par l'ensemble des partenaires impliqués, y compris au niveau de leur siège ou Directeur régional, le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR organise le lancement officiel du PRR, en coordination avec le gouvernement d'accueil, les partenaires et les parties prenantes concernées.

Étape 6 : assurer le suivi du plan
Un cadre de suivi doit être défini au cours de la phase de développement du PRR, avec des responsabilités claires quant à qui doit suivre quoi et quand. Les données sur la progression doivent être collectées auprès des partenaires, et des rapports de progrès réguliers sur les indicateurs et les objectifs du PRR doivent être coordonnés et publiés. Pour les PRR de pays, les opérations sont responsables de la mise en place d'un système de suivi. Pour les PRR régionaux, le Bureau régional/du Coordinateur des réfugiés est responsable de la coordination du suivi et du reporting. Des mécanismes et outils sont nécessaires pour permettre aux opérations dans le pays de suivre les résultats collectifs et de produire des rapports sur les réussites collectives de manière régulière. La mise en œuvre précoce d'un système de gestion de l'information est essentielle.

Gestion de l'information : au début du processus de planification du PRR, le HCR renforcera sa capacité de gestion des données et de l'information dans le pays. Des portails de données sont créés pour faciliter la coordination et le partage d'informations parmi les parties prenantes engagées dans la réponse. Un portail de PRR inter-organisations en ligne (portails de données opérationnels : http://www.data.unhcr.org/) doit être installé avec l'aide du siège du HCR. En outre, le HCR occupe un rôle de gestion de l'information et les opérations sur le terrain doivent produire des Mises à jour opérationnelles inter-organisations externes pour communiquer sur les progrès réalisés par toutes les organisations dans les PRR de pays et régionaux, ainsi que des mises à jour spécifiques au HCR.

Étape 7 : assurer le suivi des fonds
En tant qu'organisme chef de file de la coordination, le HCR est responsable du suivi du financement perçu par toutes les organisations pour les PRR et du partage des Mises à jour de financement inter-organisations. L'outil de suivi financier de la réponse pour les réfugiés (RRFT) a été mis au point par le HCR et déployé en 2019 en tant que plateforme unique et centralisée compilant toutes les données financières liées aux programmes pour les réfugiés. Les données disponibles incluent le financement perçu par les organisations impliquées dans la réponse pour les réfugiés. L'outil comprend le financement et les budgets pour les appels et les plans liés aux réfugiés tels que les Plans de réponse pour les réfugiés (PRR) de pays et régionaux. Voir HCR, Guide de l'outil de suivi du financement pour les réfugiés.

Calendrier et plan d'action
Selon le degré d'urgence de la situation, un nouveau PRR doit être finalisé dans un délai ne dépassant pas 20 jours ouvrés. Étant donné l'importance des consultations inter-organisations et de la compréhension de la complexité des défis rencontrés par les partenaires impliqués, y compris l'organisation d'évaluations des besoins appropriées, ce calendrier peut être étendu pour assurer un plan de réponse d'une plus grande qualité, particulièrement dans les situations prolongées où des révisions des plans annuels peuvent advenir.

Plan d'action : quoi et par qui

• Suite à une décision de mettre au point un PRR, le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR et le Bureau régional se mettent d'accord sur un projet de calendrier et sur la période que couvrira le PRR.
• Le HCR convient d'un calendrier détaillé avec le gouvernement et les acteurs participants dans le pays d'accueil, et met en place un mécanisme de coordination pour la préparation d'un PRR.
• Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR forme un petit groupe de stratégie principal composé de représentants de haut niveau des organisations clés impliquées dans la réponse et convoque une réunion de stratégie.
• Ce groupe prépare une analyse situationnelle, met au point le scénario et les hypothèses de planification, passe en revue les priorités en matière de protection et de solutions, et définit les objectifs stratégiques. Ceux-ci sont communiqués aux coordinateurs sectoriels et aux autres acteurs impliqués.
• Selon les critères établis et en consultation avec les organisations clés, le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR identifie des organisations de coordination sectorielle.
• Un projet de PRR est préparé. Il doit également comprendre les exigences financières des organisations participant à la réponse par secteur. Le PRR se fonde sur les données factuelles disponibles et une analyse des besoins.
• Un projet consolidé est passé en revue par le groupe de stratégie principal et toutes les organisations participant à la réponse ainsi que par les homologues gouvernementaux.
• Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR clôture le processus de feedback du groupe de stratégie principal, des partenaires et des homologues gouvernementaux et communique un projet de PRR consolidé au siège du HCR et au Bureau régional en vue de son examen.
• À partir de là, le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR partage le projet avec les sièges des organisations participantes à des fins d'information et de feedback supplémentaire. À ce stade, une réunion de validation peut être organisée entre tous les partenaires impliqués.
• Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR, en coopération avec le siège du HCR, passe en revue et intègre les commentaires des autres organisations et prépare le document final en vue du lancement. Suite à l'approbation du siège et du Directeur du bureau régional du HCR, le PRR est finalisé.
• Le Représentant ou Coordinateur des réfugiés du HCR, en coopération avec le siège du HCR, lance le PRR et le présente quand c'est possible au gouvernement d'accueil, aux partenaires, ainsi qu'aux donateurs et aux autres parties prenantes.
• Le HCR coordonne la collecte des données auprès des partenaires et des bureaux et publie régulièrement des mises à jour sur les progrès réalisés.