خطة عمليات المفوضية في حالات الطوارئ

متى ولأي غرض؟

إن حالة الطوارئ هي حالة تكون فيها حياة وحقوق ورفاه اللاجئين وغيرهم من الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية مهددة أو ستتعرض للخطر ما لم تُتخذ إجراءات فورية ومناسبة على نطاق لا يمكن أن توفره قدرة المفوضية الحالية على الصعيدين القطري والإقليمي. وبالتالي، لمعالجة حالة الطوارئ، تحتاج المفوضية إلى خطة، تدعمها الموارد، ستقدّم استجابة مناسبة وملائمة للاحتياجات المحددة في حالة الطوارئ وتضع إطار عمل لتتبع والإبلاغ عن التقدم، وبالتالي تجعل المفوضية مسؤولة عن الموارد الإضافية التي تتلقاها.

• في حالة الطوارئ، يكمن الهدف الأول في تأمين الموارد والقدرات المطلوبة لوضع وبدء وتقديم استجابة.

يحتاج مكتب المفوضية إلى تقديم طلب طارئ موجز يوفر التفاصيل الكافية للسماح للمقر الرئيسي للمفوضية بتعبئة الموارد المطلوبة. يتضمن تخصيص الموارد المالية لحالة الطوارئ الخاص بالمفوضية نماذج وجداول زمنية. وفي هذه المرحلة المبكرة، يتعين على المكتب تحديد الحد الأدنى من عناصر الخطة (هيكلها وأساسها ومجموعة السكان المخطط لها والهدف والغايات الرئيسية والأنشطة الأساسية الأولية).

يتعين إرسال طلب أولي في أقرب وقت ممكن، إذا لزم الأمر، قبل وضع خطط مشتركة بين الوكالات مع الشركاء. وهذا لا يعني أن تستبق المفوضية الخطة النهائية التي ستنبثق عن عملية تخطيط مشتركة بين الوكالات مطلعة على تقييمات سريعة للاحتياجات. إن الغاية من الطلب الأولي هو تمكين المفوضية من بدء تدخلات عاجلة منقذة للحياة.

• يتعين أن تكون عمليات التخطيط المشتركة بين الوكالات شاملة وتشاركية؛ ويتعين أن تعكس خطط المفوضية هذا النهج. ومن الممكن تعديل الخطة الأولية الداخلية عند الموافقة على الخطط المشتركة بين الوكالات، بما يتماشى مع دور المفوضية في هذه الخطط.

عند بداية حالة الطوارئ، غالباً ما يتم تلبية الاحتياجات الأولية من خلال الاعتمادات قصيرة الأمد من الاحتياط التشغيلي، الذي يلبي المتطلبات الفورية الإضافية للعملية. تُفوض سلطة نقل الاعتمادات من الاحتياطي المخصص للطوارئ والزيادة المقابلة في المستوى التشغيلي (OL) لإطلاق استجابة أولية لحالة طوارئ في البلدان المشمولة بحالات طوارئ معلنة حديثًا من المستوى 1 و2 و3 إلى:
أ) مديرو المكتب الإقليمي ذي الصلة بالنسبة للطلبات التي تصل إلى 5 ملايين دولار أمريكي لكل بلد؛
ب) المفوض السامي المساعد المعني بالعمليات (AHC-O) بالنسبة للطلبات التي تصل إلى 10 ملايين دولار أمريكي لكل بلد.

ولا يمكن استخدام اعتمادات الطوارئ هذه وزيادات المستوى التشغيلي المرتبطة بها إلا لمكتب خدمات المشاريع (OPS) والوثيقة المتعلقة باعتمادات الميزانية الإدارية (ABOD) في العمليات القطرية. وينبغي أن يتم صرف التخصيصات الأولية خلال 24 ساعة. وينبغي أن تغطي احتياجات الاستجابة الفورية، بما في ذلك الحاجة إلى الامتثال إلى المعايير الأمنية الدنيا للعمل (MOSS) أو متطلبات الأمن الحيوية الأخرى. وعندما تزيد الاحتياجات المقيمة للعملية عن 10 ملايين دولار خلال السنة المالية الواحدة، يتم خلق ميزانية تكميلية. يقوم مكتب المفوضية، بالتعاون مع المكتب المعني، بإعداد خطة مفصلة بالتكاليف التي يجب أن توافق عليها لجنة تخطيط الموارد وإدارتها (RPMB). عندما تصدر المفوضية نداءً تكميلياً بما يتماشى مع قواعدها الداخلية المالية. ولمزيد من المعلومات، مراجعة النداءات التكميلية لتمويل المفوضية فقط.

• تحدد النداءات التكميلية للمفوضية لحالة الطوارئ العناصر الأساسية للخطة (أرقام التخطيط المتفق عليها والافتراضات والاستراتيجيات الرئيسية والأنشطة والميزانية). تتقاسم المفوضية النداء مع الجهات المانحة والشركاء لجمع التمويل المطلوب.

تشكل الخطوات والعمليات المذكورة أعلاه عناصر التخطيط الرئيسية التي يتعين إعدادها وتقديمها وتسجيلها بما يتماشى مع إجراءات المفوضية. ومن خلال ربط عمليات التخطيط الخاصة بها، ومراجعة باستمرار وثائقها الخاصة بالتخطيط، تتمكن المفوضية من إعداد خطط مصممة جيداً ومتناسقة يمكن إرسالها إلى الجمهور الداخلي والخارجي وتنفيذها بسرعة والإبلاغ عنها من حيث الشروط التي يمكن قياسها، ما يمكنها من إظهار الإنجازات والتقدم.

موجز عن التوجيه و/أو الخيارات

تلخيصالتوجيهو/أوالخيارات
يركز نهج المفوضية للتخطيط على احتياجات السكان الذين تعنى بهم المفوضية في مجال الحماية والمساعدة وتستخدم إطار نتائج المفوضية. ويحدد هذا التسلسل الهرمي للأهداف ومجموعات الحقوق والأهداف والنتائج، فضلاً عن مؤشرات لقياس الإنجازات مقارنةً بالأهداف والنتائج.
يتم وضع الميزانية مقارنةً بالنتائج.

(أ) وضعالخطةوالخطواتالرئيسية

• تحديد الركيزة. تحدد المفوضية أربع ركائز للميزانية، تتطابق مع حالة الأشخاص الذين تعنى بهم. ويندرج اللاجئون وطالبو اللجوء تحت الركيزة 1، والأشخاص النازحون داخلياً تحت الركيزة 4. وبالنسبة للحالات الأخرى، مراجعة الرسم البياني أدناه.
• اختيار أو خلق مجموعة التخطيط السكاني. يتعين أن يمثل ذلك فئة محددة للتخطيط والميزانية والإبلاغ.
• تحديد الهدف المناسب.

يبدأ التخطيط لمجموعة التخطيط السكاني عند تحديد هدف مجموعة التخطيط السكاني الجديدة أو القائمة. وكقاعدة، يتعين على العمليات اختيار هدف الاستجابة الطارئة. ومع ذلك، قد لا يكون ذلك مطلوباً في كافة حالات الطوارئ؛ النظر في السياق المعين للبلد أو المنطقة.

الاعتبارات الأخرى:

• في المعتاد، ينبغي استخدام مجموعة تخطيط سكاني (PPG) حالية، إلى جانب هدف طوارئ جديد. ومن أجل تجنب التعقيدات غير الضرورية في الوصف السردي لخطة العمليات ولتسهيل دمج الأنشطة في التخطيط الطبيعي بعد انتهاء حالة الطوارئ، ينبغي إنشاء مجموعة تخطيط سكاني جديدة فقط إذا كان هناك تدفق من اللاجئين من بلد أصلي مختلف غير مشمول في مجموعة تخطيط سكاني حالية أو إلى منطقة جديدة من شأنها أن تتطلب خطة استجابة مختلفة بعد انتهاء حالة الطوارئ. في حال كانت حالة الطوارئ تشمل مجموعة جديدة من السكان، قم بتشكيل مجموعة تخطيط سكاني جديدة. املأ "نموذج طلب إنشاء مجال التخطيط" وتقديمه إلى قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج/دائرة المراجعة والتحليل السنوي للميزانية، قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج/شعبة إدارة التنفيذ وضمان جودته/نظام Focus والمكتب.
• في حال هناك حاجة إلى إنشاء مكتب جديد، مع مركز تكاليف مخصص أو جديد للميزانية المنفصلة وتتبع النفقات، قم بإنشاء مركز تكاليف جديد. واملأ "نموذج طلب إنشاء مجال التخطيط" وقدمه إلى المكتب؛ عند الموافقة، يتعين على المكتب إرساله إلى قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج/دائرة المراجعة والتحليل السنوي للميزانية.
• في حال هناك مواقع جديدة (مثلاً مخيمات) فمن المستحسن إنشاء موقع (مواقع) جديد لتخطيط ووضع ميزانية ومراقبة البرامج على مستوى الموقع. واملأ "نموذج طلب إنشاء مجال التخطيط" وقدمه إلى شعبة الإدارة المالية والتنظيم الإداري/دائرة ميزانية البرنامج، مع إرسال نسخة إلى قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج/دائرة المراجعة والتحليل السنوي للميزانية، قسم التخطيط الاستراتيجي والنتائج/شعبة إدارة التنفيذ وضمان جودته/نظام Focus والمكتب.

(ب) سلسلةنتائجللوضعالجديد
عندما يتم تحديد البنية الأساسية للخطة، وإنشاء مجال التخطيط وتسجيله باعتباره ضرورياً (بالنسبة لمجموعة التخطيط السكاني الجديدة أو مراكز النفقات أو المواقع)، قم بإنشاء سلسلة نتائج. وينبغي أن تكون سلسلة النتائج لعمليات الطوارئ بسيطة، مع التركيز على النتائج الرئيسية المتوقع أن تحققها العملية في مرحلة الطوارئ، على أن تحتوي على عدد محدود فقط من الأغراض والمخرجات والمؤشرات. وهذا من شأنه أن يسهل عملية وضع الميزانية (بما في ذلك طلبات الحصول على موارد إضافية)، واتفاقيات الشراكة، وعمليات المراقبة ورفع التقارير. وهناك دائمًا فرصة لإضافة أغراض ومخرجات ومؤشرات جديدة لاحقًا بعد انتهاء حالة الطوارئ. إن اختيار المؤشرات وتحديد خطوط الأساس والأهداف وتضمين الوصف في خطة العمليات غير إلزامي فورًا، ولكن يوصى بتضمينها في أبكر وقت ممكن بما يتوافق مع طلبات لجنة تخطيط الموارد وإدارتها.

• اختيار مجموعات الحقوق المعنية (مجموعات المواضيعية للأهداف). مع القليل من التوقعات، من الممكن أن تقع أي مجموعة حقوق تحت أي هدف.
• اختيار الأهداف والنتائج من القائمة المحددة مسبقاً.
• إضافة أو اختيار مؤشرات الأثر لكل غرض تم اختياره؛ تحديد الأساس؛ تحديد الغايات (ذات الأولوية والشاملة على حد سواء).
• إضافة أو اختيار مؤشرات الأداء لكل نتيجة تم اختيارها؛ تحديد الغايات (ذات الأولوية والشاملة على حد سواء).

ما هو الأساس؟
الأساس: يبين حالة مؤشر التأثير في بداية فترة التخطيط (عند حدوث حالة طوارئ) ويستخدم لقياس التقدم مع مرور الوقت.

ما هي الغاية الشاملة؟
الغاياتالشاملة (غاياتخطةالعمليات): لمؤشرات التأثير ومؤشرات الأداء التي تعرض مستوى التحقيق المخطط له للخطة الشاملة وإذا توفرت الميزانية الكاملة للخطة العملية لتحقيق الغرض أو النتيجة خلال فترة التنفيذ المخطط لها .

ما هي الغاية ذات أولوية؟
الغاياتذاتأولويةأوعلىالمستوىالعملي: لمؤشرات التأثير ومؤشرات الأداء تعرض مستوى أولوية الإنجاز المخطط له مع الميزانية على المستوى العملي.

تختار العملية مؤشرات التأثير والأداء من القائمة المحدد مسبقاً. ويتعين أن يكون لكل نتيجة وغرض مؤشر واحد على الأقل أو أكثر.
عندها تحدد العملية أساس مؤشرات التأثير وغايات كل من مؤشرات التأثير والأداء. ويتعين تحديد الغايات الشاملة أو العامة (التي تتولى كامل التمويل) والغايات ذات أولوية (في حال كان التمويل غير مكتمل) بشكل منفصل. ويتعين أن يترافق أن كل غرض مع سرد يعرض كل نتيجة وكيفية تنفيذها. ويتعين أن تتماشى كل من الغايات الشاملة وذات الأولوية مع الأغراض، وأن تتماشى النتائج مع الغايات والميزانيات ذات الصلة.

يتم تشجيع العمليات على اختيار عدد محدود من المؤشرات، مع الأخذ بعين الاعتبار أن كل منها يتطلب معيار قياس واضح وخطة مراقبة وآليات جميع البيانات. وفي حال لا يمكن قياس المؤشر، لا يمكن اختياره.

(ج) وضعالميزانيات
يتم تشجيع القائمين على العمليات على الاستفادة من نموذج إعداد الميزانية في الاستجابة لحالات الطوارئ بالمفوضية للمساعدة في إعداد ميزانيات معقولة. تتناول النظرة الشاملة أدناه الميزانيات الشاملة وذات الأولوية:

• الميزانيات الشاملة = خطة العمليات.
• الميزانيات ذات الأولوية = المستوى العملي.

يتم احتساب متطلبات الميزانية الشاملة (القائمة على الاحتياجات) للعناصر العملية وإدخالها لكل نتيجة مختارة، من خلال استخدام مجال التخطيط ذات الصلة.

تجمع الميزانية الشاملة لخطة العمليات الموارد التي ستُطلب لتنفيذ كافة التدخلات الضرورية لتلبية الاحتياجات الجديدة للأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية نتيجة حالة الطوارئ. وبما أن الاحتياجات هي أكبر من الموارد المتوفرة، تعطي المفوضية أيضاً الأولوية لتدخلاتها، استناداً إلى المستوى العملي.

يتم تقسيم كل خطة عمليات إلى عنصرين: الأنشطة والميزانيات على المستوى العملي؛ والأنشطة والميزانيات فوق المستوى العملي. الأنشطة والميزانيات على المستوى العملي+ الميزانيات فوق المستوى العملي= خطة العمليات

لإعطاء الأولوية، يتعين على الموظفين وضع كل غرض ونتيجة في واحدة من الفئات الثلاثة، ما يؤدي إلى تعيين الميزانية المناسبة. إن الغرض والنتيجة

• لا يتم إعطاؤهما الأولوية في حال كانا فوق المستوى العملي. والتنفيذ هو ذات أولوية منخفضة. المستوى العملي = 0.
• يتم إعطاؤهما أولوية بشكل جزئي في حال كانا أعلى بشكل بسيط من المستوى العملي. والتنفيذ هو ذات أولوية متوسطة. خطة العمليات < المستوى العملي.
• يتم إعطاءهما الأولوية في حال يقعان بشكل كامل ضمن المستوى العملي. والتنفيذ هو ذات أولوية عالية. خطة العمليات = المستوى العملي.

بما أن حالات الطوارئ هي متقلبة، غالباً ما يتعين مراجعة خطط العمليات الشاملة وذات الأولوية. ويتعين اعتبارها كوثائق يتم إعدادها وتستجيب لاحتياجات السكان الذين تعنى بهم المفوضية وتخطيط مشترك بين الوكالات وتوفير المعلومات القرارات المتخذة بشأن تخصيص الموارد.

(د) مرحلةمابعدالطوارئ
يتعين إدماج أو إلغاء تدريجياً تدخلات المفوضية في حالة الطوارئ في أنشطة التخطيط طويلة الأمد. ويتعين على مكتب المفوضية اتخاذ هذه القرارات (بما في ذلك عن وقتها والعملية) بالتشاور مع الإدارات المعنية. ويتعين على الإدارات تأييد القرارات المتعلقة بالإلغاء التدريجي أو الإدماج في الدورة المنتظمة لإدارة العمليات، بعد التشاور مع أقسام أخرى، في موعد أقصاه يناير من العام المقبل للتخطيط.

كيف يُنفذ ذلك على المستوى الميداني؟

(أ) المرحلةالأولية
عند بداية حالة الطوارئ، تكمن الأولوية الأولى في الحصول على الموارد اللازمة وأشكال الدعم الأخرى المقدم من المقر الرئيسي للمفوضية. ويقدم مكتب المفوضية طلباً لتخصيص بشكل أولي موارد الميزانية الإضافية.

يصف هذا الطلب العناصر الأساسية للخطة ويحدد الموارد المطلوبة. وللاستجابة لحالة الطوارئ الجديدة، إن العناصر الأساسية هي:

• هيكل الخطة (الأساس، الفريق المعني بتخطيط السكان، الهدف).
• الأنشطة الرئيسية، المصنفة بحسب الأغراض الرئيسية، مع الميزانيات على مستوى النتائج.

عند موافقة المقر الرئيسي للمفوضية، يتعين إدخال معلومات التخطيط الأساسية في Focus وتقديمها.

(ب) إدماجالتخطيطالمشتركبينالوكالات
يتم وضع الخطة الأساسية وتعديلها مع توفر المزيد من المعلومات عن احتياجات السكان الذين تعنى بهم المفوضية، ويمكن دور المفوضية في الاستجابة للطوارئ وخلال عمليات التخطيط المشترك بين الوكالات. يقوم مكتب المفوضية بتعديل الخطة الداخلية لتتماشى مع نتيجة التخطيط العملي المشترك بين الوكالات.

عندما تزيد متطلبات البرنامج خلال العام عن 10 ملايين دولار، يتعين على لجنة تخطيط الموارد وإدارتها إعداد برنامج إضافي مع خطة عملية إضافية ومستوى عملي. أما إجراءات تقديم الطلبات الداخلية فهي نفسها كتقديم الطلب الأولي. وبالإضافة إلى ذلك، يُطلب من المفوضية بموجب قواعدها الداخلية المالية إطلاق نداء الطوارئ.

ويتعين أن تترافق الطلبات الإضافية المقدمة لزيادة المتطلبات مع مذكرة تفاهم تبرر كل طلب، وملحق 1أ أو ملحق 1أأ يصف النتائج المتوقعة.

(ج) سجلاتالخطةالداخلية
عند تقديم الاستجابة والتنفيذ، يتعين على مكتب المفوضية تحديث الخطة في برنامج Focus للمساءلة وتمكينه من تقديم التقارير عن الإنجازات. ويتعين تعديل الخطة لتشمل:

• الأغراض المختارة والروايات النهائية على مستوى الأغراض.
• النتائج المختارة والمحددة.
• غايات وأساسيات مؤشرات التأثير.
• غايات مؤشرات الأداء لقياس أداء كل من المفوضية والوكالات الشريكة.

لا يوجد مصطلح محدد يلزم العملية بتسجيل كافة عناصر الخطة، لأنه بحكم تعريفها لا يمكن برمجة الاستجابة لحالات الطوارئ إلا عند حدوثها. ويتم تشجيع العمليات بقوة على تسجيل الخطة الداخلية في أنظمة وسجلات المفوضية الداخلية (Focus، مشروع تجديد نظام الإدارة، اتفاقات شراكة المشروع) قبل نهاية العام الذي يحدث فيه حالة الطوارئ.

(د) بعدحالةالطوارئ
في المرحلة الأخيرة لخطة العمليات في حالة الطوارئ، تدير المفوضية الانفصال أو الإلغاء التدريجي أو الإدماج في التخطيط على المدى الطويل. ويتم تحديد ذلك من خلال احتياجات الأشخاص الذين تعنى بهم المفوضية ويشمل التخطيط والتنفيذ والإبلاغ. ويتم اتخاذ القرارات بالتشاور مع الإدارات المعنية.