طلب نشر موظفين في حالات الطوارئ

متى ولأي غرض؟

عندما تتوفر لدى مكتب المفوضية موارد بشرية غير كافية للاستجابة لحالات الطوارئ، يمكن أن تقوم شعبة الطوارئ والأمن والتوريد/الطوارئ بنشر موظفين إضافيين في غضون مهلة قصيرة لتعزيز عمليات الطوارئ الخاصة بالمفوضية والاستجابة لاحتياجات اللاجئين والنازحين داخلياً وغيرهم من الأشخاص موضع الاهتمام.

المخاطر ذات الصلة

• التأخير في النشر. قد يصل المبعوثون متأخرين لعدة أسباب: التأخيرات في التأشيرات والشواغل الأمنية وصعوبات الوصول الأخرى والبطء في اتخاذ القرارات بشأن الشروط المرجعية وقوانين الميزانية وغيرها من المسائل الإدارية.
• القوائم المستنفدة. إذا حدثت حالات طوارئ على نحو متزامن، قد تستنفد الموارد الاحتياطية أو قد لا يتوفر مرشحون يتمتعون بالمؤهلات المناسبة.
• التوترات في الفرق. عندما ينضم المبعوثون إلى فرق في وقت قصير، أو يتم تشكيل فرق جديدة، قد يلزمهم وقت طويل للاستقرار. ولتمكين الفرق الجديدة من أداء مهامها بشكل جيد، يتعين على كل من العملية التي تطلب النشر والمبعوثين أن يظهروا انفتاحاً ومرونة. ويؤدي المديرون دوراً رئيسياً في الإدراج؛ فإن إعداد شروط مرجعية واضحة وواقعية لجميع الموظفين، قبل أن يبدأوا، يمكن أن يحول دون حدوث العديد من المشاكل.
• تحديات بيئة العمل. تشكل حالات الطوارئ الجديدة تحديات تؤثر بشكل طبيعي على أداء ورفاه فرق الطوارئ: الضغط على العمل والفوضى وعدم اليقين وعدم كفاية الموارد (الحواسيب المحمولة ومعدات الاتصالات والمركبات، وما إلى ذلك)؛ وأماكن الإقامة أو والمكاتب دون المستوى أو المرتجلة. ويمكن معالجة العديد من هذه الصعوبات من خلال التخطيط والإدارة والتنظيم الجيد، ولكن يتعين على جميع المعنيين أن يكونوا مرنين وأن يظهروا حسن النية.

الخطوات التي سيتم اتخاذها

1. طلب نشر الموارد البشرية في حالات الطوارئ
بغية بدء نشر الموارد البشرية في حالات الطوارئ، تقدم العملية طلباً إلى وحدة الشراكات والنشر في خدمات الطوارئ. ويجب أن تترافق الطلبات بالوثائق المطلوبة (راجع أدناه)، ويجب أن يوافق عليها الممثل وأن ترسل نسخة عنها إلى المكتب.

2. المراجعة من قبل خدمات الطوارئ
تراجع خدمات الطوارئ الطلب وتقرر ما إذا كان سيتم نشر موظفين من قوائم الطوارئ الاحتياطية الداخلية للمفوضية أو إذا كان سيطلب من الشركاء الاحتياطيين تسمية مرشح من قوائمهم.

3. التقييم التقني
يجري تقييم الخبراء التقنيين الذين يشكلون جزءاً من قائمة فريق الاستجابة للطوارئ قبل إدراجهم في القائمة مع الوحدات التقنية المعنية. كما تقوم خدمات الطوارئ بالتنسيق عن كثب مع الأقسام الأخرى بشأن نشر "الخبراء التقنيين" من قبل الشركاء الاحتياطيين.

4. تسمية مرشح
بعد مراجعة الاختصاصات، تحدد خدمات الطوارئ أفضل المرشحين المجهزين وتتشاور مع المكتب والممثل بشأن خيارها. إذا لم تتلقى اعتراضات مدعمة في غضون 24 ساعة، تقوم خدمات الطوارئ بتفعيل النشر.

5. التعبئة وترتيبات السفر
إذا تم النشر من قوائم الطوارئ الاحتياطية الداخلية (قائمة فريق الاستجابة للطوارئ أو قائمة كبار موظفي الطوارئ)، تقوم خدمات الطورئ بتعبئة المبعوث وإبلاغ المشرف عليه. ويقوم المكتب المقدم للطلب بتوفير قانون الميزانية لدفع تكاليف السفر وبدلات الإقامة اليومية. وتعطي خدمات الطوارئ المكتب الذي يرسل الموظف إذناً بالسفر، لإعداد نموذج PT8 وترتيب السفر ودفع بدلات الإقامة اليومية.

أما إذا كان النشر خارجياً (من شريك احتياطي)، فتكون خدمات الطوارئ صلة الوصل بين العملية المقدمة للطلب والشريك الاحتياطي. وهي تضمن حصول العملية والشريك على جميع الوثائق ذات الصلة. فيما يحرص الشريك على إطلاع المبعوث بكامل المعلومات ذات الصلة.

6. السفر إلى البعثة
في جميع الحالات، تحرص خدمات الطوارئ على إبقاء العملية المقدمة للطلب على علم بوصول المبعوث. وتكون العملية مسؤولة عن نقله من المطار وإقامته.

7. تمديد البعثة
في جميع الحالات، تتصل العملية المقدمة للطلب بخدمات الطوارئ إذا رغبت في تمديد مهمة المبعوث. وتكون خدمات الطوارئ صلة الوصل بين الأطراف المعنية لتأمين الموافقة على التمديد واتخاذ أي ترتيبات إرسال لازمة.

8. تقييم الأداء
يتوقع من المكاتب القطرية الحرص على تسجيل تقييم لأداء المبعوث رسمياً، إما في لوحة إلكترونية مستقلة خاصة بالبعثة، أو من خلال إدراج اللوحة الإلكترونية السنوية، بموافقة المشرف المعتاد على الموظف. أما في ما يتعلق بالمبعوثين من الشركاء الاحتياطيين، فيجب تعبئة استمارة تقييم موحدة.

9. تقرير نهاية البعثة
يتوجب على المبعوث أن يقدم تقرير نهاية البعثة إلى المكتب القطري، مع نسخة إلى شعبة الطوارئ والأمن والإمداد/خدمات الطوارئ.


يرد أدناه موجز لخيارات النشر الأربعة الرئيسية.

أ‌. الفرق الاحتياطية الدائمة التابعة لشعبة الطوارئ والأمن والإمداد – خدمات الطوارئ
عندما يتم الإعلان عن أي مستوى من حالات الطوارئ، يتم تفعيل سياسة تفعيل الاستجابة لحالات الطوارئ والقيادة والمسؤوليات.فتتم تعبئة خدمات الطوارئ لتقديم المشورة والدعم التقنيين (في حالات الطوارئ من المستويين 2 و3) وتقوم تلقائياً بنشر فريق واحد أو أكثر من فرق خدمات الطوارئ الاحتياطية، يقودها مدير رئيسي أو منسق طوارئ عالي المستوى. ويتم نشر فرق خدمات الطوارئ الاحتياطية بموجب الشروط المرجعية التي يتم تكييفها حسب الضرورة مع البيئة التشغيلية. أما في حالات الطوارئ من المستوى 1، فلا يتم نشر فريق خدمات طوارئ احتياطي تلقائياً ويعتمد النشر على القدرة الإضافية المطلوبة.

التعبئة. خلال 72 ساعة.
المدة. تصل إلى شهرين.
التمديد. بحسب المتطلبات، شهر واحد (تصل إلى 3 أشهر بشكل عام)
التكاليف. تغطي العملية المستقبلة بدلات الإقامة اليومية وتكاليف السفر.
التفعيل. مدير شعبة الطوارئ والأمن والإمداد بالتشاور مع المكتب الإقليمي.

ب‌. قائمة كبار موظفي الطوارئ
قائمة كبار موظفي الطوارئ هي تجمع يضم حوالي 20 موظفاً من موظفي المفوضية من المستوى P5 وما فوق، المتأهبين ليتم نشرهم في الأدوار العليا في حالات الطوارئ من المستويين 2 و3 أو ليتم نشرهم كمنسقي مجموعات كبار في إطار آلية الاستجابة السريعة المشتركة بين الوكالات لحالات الطوارئ من المستوى 3 على نطاق منظومة اللجنة الدائمة المشتركة بين الوكالات. ويتطلب تفعيلها موافقة مكتب المركز الصحي الأكاديمي أو المفوض السامي من خلال مدير شعبة الطوارئ والأمن والإمداد. ويتم نشر أعضاء القائمة وفق الشروط المرجعية المعتمدة من قبل مدير شعبة الطوارئ والأمن والإمداد أو مكتب المركز الصحي الأكاديمي، بالتشاور مع المكتب الإقليمي.

التعبئة. خلال 72 ساعة.
المدة. شهرين.
التمديد. يمكن تمديد البعثات لشهر ثالث بصورة إستثنائية.
التكاليف. تغطي العملية المستقبلة بدلات الإقامة اليومية وتكاليف السفر.
التفعيل. يتم تفعيل النشر من قبل مدير شعبة الطوارئ والأمن والإمداد، المكتب الإقليمي و/أو مكتب المركز الصحي الأكاديمي.

ج‌. قائمة فريق الاستجابة للطوارئ الداخلي التابع للمفوضية
فريق الاستجابة للطوارئ هو مجموعة من حوالي 100 فرد من موظفي المفوضية المدربين المتأهبين ليتم نشرهم في حالات الطوارئ. ويتم اختيار أعضاء القائمة من مراكز العمل في الميدان وفي أقسام المقر الرئيسي. وتشمل قائمة فريق الاستجابة للطوارئ موظفين من المستوى GS6 وحتى المستوى P4 وتغطي كل الاختصاصات تقريباً باستثناء بعض الأخصائيين التقنيين.

التعبئة. خلال 72 ساعة.
المدة. 3 أشهر.


التكاليف. تغطي العملية المستقبلة بدلات الإقامة اليومية وتكاليف السفر. كما تؤمن العملية المستقبلة رواتب الموظفين الذين تم نشرهم للشهر الثالث.
التفعيل. بناءً على طلب عملية الطوارئ، بالتشاور مع المكتب الإقليمي، بعد موافقة خدمات الطوارئ. يمكن أن يقترح المكتب أو الأقسام أو خدمات الطوارئ أيضاً نشر موظفين ذوي اختصاصات محددة.

د‌. القوائم الوظيفية (في الموارد البشرية والإمداد والتسجيل والإدارة/التمويل)

القوائم الوظيفية هي مجموعة من موظفي المفوضية الذين خضعوا للتدريب أو حصلوا على شهادة في وظيفة محددة، والذين هم على أهبة الاستعداد للنشر في حالات الطوارئ. ويتم اختيار أعضاء القائمة من مراكز الخدمة الميدانية والأقسام في المقر الرئيسي. تضم هذه القوائم التي تديرها خدمات الطوارئ بالاشتراك مع الأقسام، موظفين من المستوى GS6إلى P4، وتغطي مواصفات الموارد البشرية والإمداد والتسجيل والإدارة/الشؤون المالية.


التعبئة. تتراوح ما بين 72 ساعة إلى أسبوعين.
المدة. تتراوح من شهرين بحد أقصى إلى شهرين مع إمكانية التمديد لمدة شهر واحد.
التكاليف. تؤمن العملية المستقبلة بدلات الإقامة اليومية وتكاليف السفر. كما تؤمن العملية المستقبلة رواتب الموظفين الذين تم نشرهم للشهر الثالث، عند الاقتضاء.
التفعيل. بناءً على طلب من عملية الطوارئ، وبالتشاور مع المكتب الإقليمي وبعد التصريح من قبل خدمات الطوارئ والمكتب، تتشاور خدمات الطوارئ مع الشعبة وقد تقترح النشر بمواصفات محددة على هذه القوائم الوظيفية.

ذ‌. قوائم الموظفين التي يديرها الشركاء الاحتياطيين لحالات الطوارئ
بغية تعزيز قدرتها على الاستجابة، يمكن للمفوضية أن تستعين بخبرات خارجية لتكملة مواردها الداخلية. ومن خلال اتفاقاتها مع الشركاء الاحتياطيين لحالات الطوارئ، طورت شعبة الطوارئ والأمن والإمداد قدرة واسعة على النشر الخارجي. لمزيد من المعلومات، راجع المدخل بشأن "الشركاء الاحتياطيين لحالات الطوارئ" ودليل المفوضية بشأن شركاء المفوضية الاحتياطيين لحالات الطوارئ.

التعبئة. من 72 ساعة إلى أسبوعين.
المدة. لا تقل عادةً عن ثلاثة أشهر قابلة للتمديد.
التمديد. سيطلب معظم الشركاء من المفوضية تقاسم التكاليف أو تمويل النشر الممدد بالكامل بموجب "اتفاق قرض قابل للسداد".
التكاليف. تغطي العملية المستقبلة مبدئياً التكاليف لثلاثة أشهر (السفر الدولي، الراتب، الإقامة، التأمين، بما في ذلك الإجلاء الطبي). أما المفوضية بتغطي تكاليف السفر الإقليمي والداخلي وتكاليف النقل إلى الأماكن المخصصة للراحة والاستجمام. ولا يتوجب دفع بدل إقامة يومية أو مبالغ مقطوعة أخرى، ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك.
التفعيل. بناءً على طلب عملية الطوارئ، بالتشاور مع المكتب الإقليمي، بعد موافقة خدمات الطوارئ (بالتنسيق مع الأقسام على النحو المطلوب) وبموافقة الشريك الاحتياطي المعني.

يجب أن تترافق الطلبات المقدمة من مكتب قطري لأي من عمليات النشر المذكورة أعلاه مع الوثائق التالية:

• الشروط المرجعية. قد تستخدم شروط مرجعية موحدة أو عامة لبعض الوظائف؛ وينبغي تكييفها مع سياق العمليات المحددة وتعديل التوقعات حسب وقت/ مدة النشر.
• صحيفة الوقائع العملية.
• نموذج طلب رسمي (داخلي أو خارجي). يمكن تقديمه عبر البريد الإلكتروني إذا كان ذلك مفضلاً، ويجب أن يتضمن المعلومات التالية:
• موقع البعثة.
• المستوى/الوضع الأمني.
• متطلبات التأشيرة.
• مدة البعثة.
• المتطلبات اللغوية.
• وصف لظروف العمل (توافر أجهزة الكمبيوتر المحمولة ومعدات الاتصال، والمركبات، والوصول إلى

الإنترنت، وما إلى ذلك).

• وصف للظروف المعيشية (السكن، والكهرباء، والغذاء، والمياه، وما إلى ذلك).
• قانون الميزانية لتكاليف السفر وبدلات الإقامة اليومية: للموظفين الداخليين التابعين للمفوضية (وثيقة الميزانية

الإدارية والالتزامات( أو لبرنامج متطوعي الأمم المتحدة الدوليين (المشروع).


سياسة المفوضية أو توجيهها أو تعليماتها الإدارية الجوهرية

• نموذج طلب رسمي للموظفين في حالات الطوارئ (داخلي).
• نموذج طلب رسمي من شريك احتياطي (خارجي).
• نموذج تقييم أداء الشركاء الاحتياطيين.
• دليل شركاء المفوضية الاحتياطيين لحالات الطوارئ.
• مذكرات تفاهم مع الشركاء الاحتياطيين.