تنسيق إدارة معلومات الطوارئ

يتطلب التنسيق معرفة مَن ينشط في الاستجابة وماذا يفعلون وأين يقومون بذلك. إن الأداة الأساسية التي يستخدمها العاملون في المجال الإنساني لجمع هذه المعلومات ومشاركتها تُعرف باسم قاعدة بيانات "من يقوم بماذا وأين" وهي معروفة أيضاً باسم 3W. إن العديد من هذه الأنظمة تجمع معلومات إضافية عن متى يحدث النشاط (4W)، وكذلك لِمن يتم إجراء التدخلات أي المستفيدين المستهدفين والذين يتم الوصول إليهم (5W). تُعد أداة 3/4/5W ذات قيمة كبيرة في إدارة المعلومات من أجل التنسيق وتحليل الثغرات في النشاط.

إن حالات الطوارئ تستوجب إجراء تحول سريع في أنشطة الاستجابة التي ستتطلب تحديدها والتعرف عليها. وسيكون هناك العديد من الأنشطة الجديدة التي سيتم التخطيط لها، كما قد يتم إيقاف بعض أنشطة التي كانت موجودة في فترة ما قبل الطوارئ. يجب أن تميز أدوات «3/4/5W» بين الأنشطة "المخطط لها" وتلك التي "قيد التنفيذ" والأنشطة "المكتملة" لأنه في بعض الأحيان قد تعاني العديد من الأنشطة "المخطط لها" في بداية حالة الطوارئ من نقص في التمويل أو قد تواجه تحديات أمنية أو عملية تمنعها من الانطلاق. وقد تقرر الإدارة في بعض الحالات نشر الأنشطة التي هي بالفعل قيد التنفيذ أو التي تم تأكيد التمويل لها.

يمكن تنفيذ هذه الأنواع من أدوات 3W بطرق متنوعة ابتداءً من استخدام جدول بسيط على برنامج «Excel» وصولاً إلى اعتماد قاعدة بيانات أكثر تعقيداً باستخدام أدوات مثل «ActivityInfo». مهما كان المنهج الذي يتم اتباعه فسيكون من المهم تيسير تقديم التقارير للشركاء (مثلاً من خلال تجنب المناهج التي تتطلب منهم إعادة تقديم البيانات التي قد تم توثيقها بالأساس) والتأسيس لانسياب واضح للعمل مدعوماً بجداول زمنية وأدوار. من المهم أن يكون هناك مستند خاص بإجراءات التشغيل الموحدة بغض النظر عن حجمه إذ أنه غالباً ما يفيد في إمكانية التنبؤ بشأن إنتاج معلومات متعلقة بـ "من يقوم بماذا وأين" وكذلك بخصوص المواد الإعلامية التي تعتمد على تلك البيانات.

عادةً ما يتم في الأسابيع الأولى من حالة الطوارئ استخدام حل بسيط مثل «.xlsx» أو «Google sheet». وفقاً لما تسمح به حساسية البيانات فسيكون من المطلوب التمتع بالمرونة لأنه قد لا يكن معلوماً بعد من يشارك في الاستجابة وما هي المواقع بدقة التي تحدث فيها الاستجابة وما هي أنواع الأنشطة التي يتم إجراؤها. ليس من الممكن فرض "المفردات المضبوطة" الواردة في استمارة جمع البيانات إذا لم تكن الإجابات المقبولة معروفة بعد. وبمجرد أن تصبح الاستجابة أكثر استقراراً فسيكون من الأفضل إعداد حل لجمع البيانات يعمل على توحيد المعلومات وعملية جمعها. على سبيل المثال، قد تسمح الإصدارات المبكرة من أداة "من يقوم بماذا وأين" بتقديم إجابات نصية حرة على السؤال بخصوص ماذا تقوم به وكالة إنسانية ما. إلا أن الإصدارات اللاحقة قد تقيّد ذلك وتحصر الإجابات بقائمة منسدلة تحتوي على لائحة بالأنشطة المتضمنة كجزء من خطة الاستجابة الإنسانية أو خطة الاستجابة للاجئين.

قد تتم هذه العملية بقيادة أحد موظفي إدارة المعلومات بدعم وتعاون من مسؤولي البرامج والحماية والقطاع وكذلك مسؤول العلاقات الخارجية بالإضافة لكبار المدراء.

تشكل أداة «3/4/5W» جانباً أساسياً من جوانب التنسيق، وينبغي أن تكون أحد مخرجات مجموعة عمل إدارة المعلومات (انظر أعلاه). يجب أن تضطلع مجموعة عمل إدارة المعلومات بتصميم الأداة بما في ذلك المعلومات التي يتم جمعها ومدى تواتر التقارير وانسياب العملية، ويتضمن ذلك مثلاً تحديد من يجب أن يقدم التقارير إلى من، وغير ذلك من المعلومات. ينبغي تشجيع جميع المنظمات التي تنشط في الاستجابة على المساهمة في المعلومات المتعلقة بـ "من يقوم بماذا وأين"، وهذه المنظمات تتضمن وكالات الأمم المتحدة والصليب الأحمر/الهلال الأحمر والمنظمات غير الحكومية الوطنية والدولية فضلاً عن الحكومة.

تمتلك أداة "من يقوم بماذا وأين" أهدافاً عدة:

• تحديد الوجود التنفيذي وتعريفه. ينبغي أن يجيب ذلك على استفسارات من قبيل: "لدي خطة للعمل في المأوى في موقع (س)، فبمَن عليّ أن أتصل لأضمن التنسيق الفعال؟"، أو "ما هي استجابتنا بما يتعلق بالحماية المجتمعية؟".
• ضمان وضوح الاستجابة الإنسانية. ينبغي أن تتوفر الإمكانية بشكل سريع لأي شخص مهتم للحصول على لمحة عامة عما يفعله الشركاء في المجال الإنساني لصالح الأشخاص الذين نخدمهم وبالنيابة عنهم وكيف نستخدم الأموال التي اؤتمنّا عليها من قبل الجهات المانحة. ولذلك فإن الأنشطة المتعلقة بـ "من يقوم بماذا وأين" يجب أن تركز على سلع وخدمات الإغاثة التي تعمل على تحسين حياة اللاجئين بشكل ملموس. يجب عدم إدراج أنشطة التخطيط والرصد وتقديم التقارير كالاجتماعات لعدم تمتع هذه الأنشطة بطبيعة تنفيذية، إذ أنها ليست جزءً من الاستجابة التنفيذية التي تظهر للاجئين.
• ضمان المساءلة وخاصة أمام الحكومة. تعمل المفوضية وكذلك نموذج تنسيق الأنشطة المتعلقة باللاجئين على دعم الحكومة التي تقع عليها المسؤولية الأساسية في حماية اللاجئين وملتمسي اللجوء الذين وصلوا إلى البلد. يجب أن تتوفر القدرة دائماً لدى نموذج تنسيق الأنشطة المتعلقة باللاجئين على الأقل على تقديم شرح للحكومة يبيّن الجهات الفاعلة التي تشارك في الاستجابة (سواء كانت جهات وطنية أو دولية) وأين تعمل تلك الجهات وماذا تقوم به.