Estrategia de gestión de la información durante una emergencia

Riesgos asociados

• La gestión de datos y de información requiere de la coordinación y distribución de informes e información operativa a través del ACNUR y con nuestros asociados. Al hacer esto de manera regular y predecible, las directrices y los productos de gestión de la información mejorarán la coordinación entre los equipos de respuesta de la primera fase de una situación de emergencia relacionada con refugiados.
• Si todavía no se cuenta con una estrategia de gestión de la información integrada en el plan estratégico, los valiosos servicios de gestión de la información pueden centrarse en prioridades operativas incorrectas.
• Una estrategia de gestión de la información es una herramienta de coordinación, pero también puede ayudar al ACNUR y a sus asociados a concentrar sus esfuerzos en objetivos estratégicos. Si las funciones de gestión de la información no están bien orientadas y entendidas, existe el riesgo de que se asignen de manera incorrecta.

Pasos a dar

Paso 1. Elaborar y coordinar una estrategia de gestión de la información

Para diseñar una estrategia de gestión de datos y de información, los gestores de información deben responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué lagunas informativas existen?
• ¿Qué tipos de productos analíticos se precisan?
• ¿Quiénes son los coordinadores responsables de poner en marcha cada sistema?
• ¿Qué métodos se deben usar para obtener los datos necesarios?
• ¿Qué recursos humanos se requieren para ejecutar los sistemas?
• ¿Qué frecuencia de notificación requiere cada sistema?
• ¿Cuándo se debe poner en marcha cada sistema?

Paso 2. Consideraciones durante la planificación
Durante la planificación, los gestores de información deben considerar algunos de los factores siguientes, que afectarán al diseño de los sistemas de gestión de la información:

• Planes para imprevistos. ¿Cómo es más probable que evolucione la emergencia? ¿Qué cambios cabe esperar que sea necesario introducir en los sistemas de información en el futuro?
• Programa y planes de intervención. ¿Qué sectores son ahora, o es probable que sean, los más activos? ¿Tienen determinados sectores necesidades excepcionales de gestión de la información?
• Patrón de desplazamiento. ¿La población desplazada se está moviendo en masa o está dispersa? ¿Hay algún desplazamiento secundario? ¿La población es estable o se está produciendo algún nuevo movimiento? ¿Cuál es la magnitud del desplazamiento?
• Acceso físico. ¿La población de la competencia del ACNUR es accesible? ¿Se requiere una supervisión remota? ¿Cómo influirá la logística de la recopilación de datos en la elección de los sistemas de información? ¿Cómo afectará la logística de la recopilación de datos en la frecuencia de los productos de información?
• Cuestiones de seguridad, espacio humanitario y postura del gobierno. ¿Las condiciones de seguridad dificultan la obtención de determinados datos sobre la población? ¿Qué restricciones limitan la difusión de información? ¿Qué tipos de información están sujetos a estas restricciones?
• Acciones de gestión de información de otros asociados. ¿Qué acciones de gestión de la información debe emprender el ACNUR y cuáles deben acometer sus asociados, sus socios operativos y el gobierno? ¿Qué acciones de gestión de la información se deben acometer de manera conjunta?
• Conectividad a Internet y otras tecnologías de gestión de la información. Según el contexto, ¿son los sitios web y los sistemas de correo electrónico la mejor opción? ¿Se deben compartir los DVD grabados y las copias impresas con asociados que no tengan acceso a Internet? ¿Cómo se transmitirán al centro de operaciones los datos de ubicaciones remotas sobre el terreno?

Situación de emergencia relacionada con refugiados: semanas 1 y 2 Paso 3. Establecer los objetivos de gestión de la información y las líneas jerárquicas, elaborar los productos iniciales de gestión de la información Antes de elaborar una estrategia, los gestores de información deben analizar los objetivos y productos de gestión de la información con el Representante del ACNUR y con los directivos superiores, incluidos los líderes de programa, de protección y de sector. Estudian qué tipo de información precisan conocer las personas de la oficina que toman las decisiones, qué nivel de detalle requieren y por qué necesitan la información en cuestión. Es importante establecer un calendario semanal periódico y claramente comunicado, de modo que los colegas y asociados sepan con qué tipo de productos de información pueden contar y cuándo.

El gestor de información, el Representante del ACNUR y los directivos superiores deben asegurarse de que la gestión de la información se incluya en las reuniones de coordinación o que se establezcan reuniones de coordinación, además de acordar un plan para preparar los siguientes productos estándar de información durante las cuatro primeras semanas de una situación de emergencia relacionada con refugiados:

• una estrategia de gestión de la información;
• un análisis de los datos secundarios disponibles de otras fuentes y un análisis de la situación;
• una estimación inicial rápida de la población;
• una lista de contactos de los asociados operativos;
• un informe inicial de evaluación de necesidades;
• mapas, incluidos mapas de seguridad, de situación y 3W;
• la instalación de un portal web.

El Representante del ACNUR y otros directivos superiores, el líder del equipo de emergencia (si se ha desplegado), los líderes sectoriales y el gestor de información deben acordar los procedimientos de aprobación y un calendario de distribución de los productos mencionados anteriormente. El gestor de información también debe ayudar (según proceda) a desarrollar las estrategias de gestión de la información para producir informes específicos de sector, un proceso que incluye la difusión de productos de información específicos de sector.

Para lograr todo lo anterior, a su llegada a una situación de emergencia los gestores de información deben hacer lo siguiente:

• solicitar el plan de imprevistos de la operación o (si no existe tal plan) pedir a la dirección que describa (escenarios) cómo es más probable que evolucione la emergencia;
• preguntar a sus colegas si se han llevado a cabo acciones de preparación de gestión de la información, como la evaluación de necesidades;
• localizar los datos geográficos estándar que la comunidad geográfica esté empleando y aprender a actualizarlos (si no se ha acordado un proceso para ello, el gestor de información debe crear uno);
• reunirse con el responsable de protección para esclarecer cuáles son los riesgos de protección operativos, las restricciones y para comprender qué tipos de información son confidenciales;
• buscar los datos de referencia previos a la emergencia (en el informe estadístico anual del país, en el Global Focus Insight del ACNUR en la dirección gfi.unhcr.org, en la oficina estadística del gobierno, de los agentes que trabajan en el ámbito del desarrollo, etc.);
• identificar al personal del ACNUR y de los asociados que pueda ayudarle con la recopilación de datos y el análisis, ya que las aptitudes existentes influirán en la adopción de sistemas de información más o menos complejos; diseñar una estrategia de gestión de la información realista y sostenible en términos de capacidad operativa;
• determinar los procedimientos operativos estándar (POE) para la aprobación y el lanzamiento de productos de gestión de la información.

Paso 4. Incluir la gestión de la información en las reuniones de coordinaciónCon el acuerdo del Representante del ACNUR, el gestor de información debe garantizar que la gestión de la información se incluya como un tema de debate del programa en todas las reuniones interinstitucionales de coordinación sobre el terreno y en la capital.

Asimismo, deberá asistir de inmediato a las reuniones interinstitucionales de coordinación y comenzar a ponerse en contacto con los asociados. Publicar listas de contactos en el portal web del ACNUR y distribuirlas en las reuniones. Llevar siempre consigo productos de información, cifras de población, mapas y listas de contactos a las reuniones, con el objetivo de fortalecer las relaciones con los asociados y de identificar las necesidades de información.
Paso 5. Establecer una lista de contactos y un calendario de reuniones semanales Los gestores de información deben comenzar a trabajar inmediatamente con un colega administrativo del ACNUR (designado por el Representante de este organismo) para crear y supervisar una lista de contactos de todos los asociados operativos. La lista se puede distribuir a los asociados. El gestor de información debe ser el coordinador de todos los cambios que se introduzcan en la lista y debe continuar siendo su custodio, salvo acuerdo en contrario. Si se encuentra disponible, es conveniente conservar una copia de la lista de contactos en una unidad compartida, de modo que todo el personal del ACNUR tenga acceso a ella. El gestor de información debe conservar siempre una copia de seguridad de la lista de contactos maestra y guardarla cada día en su unidad personal.

Se pueden extraer listas de contactos selectivas de la lista de contactos maestra y emplearse para fines específicos. Por ejemplo, la lista de contactos del sector sobre agua, saneamiento e higiene incluye solo a los miembros del personal de ese sector y puede servir como hoja de registro en las reuniones de coordinación. Esto permite a los colegas asegurarse de que su información de contacto es correcta y reduce el tiempo empleado en el control de la asistencia a las reuniones.

También es útil distribuir una lista de expertos técnicos (colegas del ACNUR encargados de las tareas de protección, compañeros de programa, líderes de los sectores de agua, saneamiento e higiene, salud y alojamiento, etc.). En esta sección se incluye una plantilla de muestra para las listas de contactos con el nombre de Annex 4: IM Strategy Template; pestaña 2: E-mail Dissemination List. Se puede crear una lista sectorial filtrando la lista de contactos maestra por actividad.
Paso 6. Datos secundarios y análisis de la situación En los dos días posteriores a la llegada, los gestores de información deben comenzar a trabajar con el responsable de protección en un análisis conjunto de los datos secundarios y en la elaboración de un análisis de la situación.

"El análisis se hace a través de la revisión de la documentación existente, incluyendo la información recolectada sobre la población. Requiere además identificar a las diferentes partes interesadas, para informarse sobre sus intereses y prioridades, mapear sus actividades, recursos y habilidades" (Enfoque Comunitario en las operaciones del ACNUR, ACNUR, 2008, p. 21).

Al elaborar el análisis de la situación, el gestor de información debe identificar qué tipos de administración de campamentos (si los hay) ha establecido la comunidad de refugiados y comprobar en los campamentos los mecanismos de supervivencia de los refugiados. El análisis de la situación debe describir la implicación del gobierno del país de acogida y la respuesta a la situación en materia de refugiados, además de supervisar el desarrollo de la coordinación de campamentos y de la ayuda del gobierno del país de acogida.

El documento Vacíos en la protección, marco de análisis se puede adaptar para el análisis de una situación de emergencia (véase la página 28 del documento Handbook for Emergencies del ACNUR, 2007). Esta herramienta se encuentra disponible en línea en la dirección www.unhcr.org/refworld/pdfid/430328-b04.pdf.
Paso 7: Analizar el registro de emergencia y las estadísticas de población Los gestores de información deben trabajar con el oficial de registro para recopilar y triangular las cifras de población. Se debe completar y mantener un modelo de informe de población para la triangulación/el análisis de las cifras de población. Encontrará uno en la sección sobre las estadísticas de población del Emergency Information Management Toolkit.

• Si ya se ha realizado un registro de emergencia, se deberá comenzar a elaborar un análisis intersectorial basado en las cifras de población, teniendo en cuenta cualquier cobertura operativa de ubicaciones específicas basada en información recogida en el 3W y en el estudio de las encuestas.
• Si no se ha realizado un registro de emergencia, consulte la sección sobre los registros durante una emergencia (sección 4) del Emergency Information Management Toolkit para obtener orientaciones adicionales sobre el registro de emergencia y otras consideraciones relativas a la gestión de la información.
• Si no es posible elaborar un registro de emergencia en todos los ámbitos, emplee las técnicas de cálculos rápidos de población (véase la sección 5 del Emergency Information Management Toolkit para obtener orientaciones al respecto).

Los gestores de información deben cooperar estrechamente con otros especialistas de la información durante la operación. Incluya a los que trabajen para el ACNUR y para otras organizaciones a fin de garantizar que todos los datos recogidos, analizados y publicados cumplan con las normas del ACNUR relativas a la demografía por edad y sexo.

La información sobre la edad y el sexo se debe incluir en todos los productos estándar de gestión de la información. Comparta con frecuencia diaria o semanal (dependiendo de la situación) los perfiles demográficos de la población de refugiados con los asociados mediante el portal web del ACNUR y a través de otros medios.
Paso 8. Who does what where (3W)? (es decir, "¿quién hace qué y dónde?") Los gestores de información deben implicar constantemente a los líderes sectoriales y a las nuevas organizaciones y asociados sobre el terreno. A lo largo de su misión, deben establecer y supervisar la información 3W, empleando la herramienta 3W incluida en la sección 3W del Toolkit para garantizar que la cobertura operativa y las necesidades de emergencia se siguen comprendiendo de manera adecuada.
Situación de emergencia relacionada refugiados: semanas 3 y 4 Paso 9. Estudiar las encuestas Es importante elaborar un estudio de las encuestas y de las evaluaciones que el ACNUR y sus asociados han llevado a cabo. Los colegas de gestión, programas y protección del ACNUR se encontrarán en condiciones de identificar a los asociados y contactos que puedan ayudar en esta tarea. El modelo de estudio de encuestas (incluido como anexo en esta sección) precisa información sobre la organización implicada en cada evaluación, su tipo y nombre, su ubicación, las fechas de inicio y final de la recopilación del trabajo de campo y el/los tipo/s de población/poblaciones evaluado/s.

Los tipos de población oficiales del ACNUR son: refugiados, personas en situación similar a la de un refugiado, refugiado retornado, solicitante de asilo, desplazado interno, personas en situación similar a la de un desplazado interno, desplazado interno retornado, apátrida y otras personas de la competencia del ACNUR. Si precisa una definición completa, consulte la página 37 del documento del ACNUR titulado Annual Statistical Reporting Guidelines (2007) en la siguiente dirección: http://www.unhcr.org/4fd6f87f9.html.

En cuanto se haya contactado con los principales asociados y se haya elaborado un inventario de encuestas y evaluaciones, comience un análisis inicial para identificar las lagunas de información y de conocimiento. Estas lagunas pueden referirse a grupos de población que no se hayan evaluado, ubicaciones de difícil acceso, ubicaciones que no se hayan cubierto, etc. Además, informe sobre si determinadas áreas geográficas o sectoriales están siendo evaluadas en exceso por varias organizaciones. Coordine este proceso con los asociados (ONG, organismos de las Naciones Unidas, oficinas gubernamentales) de modo que compartan los resultados y los hagan suyos.

Si los gestores de información recomiendan, basándose en un análisis del estudio de las encuestas, una evaluación de las necesidades de emergencia, este tema se debe tratar en sesión plenaria en la siguiente reunión de coordinación con los asociados. Si precisa orientación sobre las evaluaciones de las necesidades de emergencia consulte la sección sobre evaluaciones de las necesidades de emergencia (sección 7) del Emergency Information Management Toolkit.
Paso 10. El grupo de trabajo de gestión de la información relativa a los refugiados Se trata de un servicio de gestión de la información que ofrece el ACNUR a los asociados que se encuentren en operaciones relacionadas con refugiados. Con la participación de coordinadores de gestión de la información ajenos al ACNUR, el gestor de la información establece y dirige un grupo de trabajo de gestión de la información en materia de refugiados. A pesar de que en muchas organizaciones asociadas no haya un responsable específico de la gestión de la información, se debe pedir a cada organismo que aporte un coordinador para que participe en este grupo de trabajo. El mandato del grupo de trabajo de gestión de la información relativa a los refugiados se incluye como anexo en esta sección.

Este grupo de trabajo se encarga de coordinar las acciones de gestión de la información a nivel interinstitucional entre los asociados en una operación relacionada con refugiados. La coordinación es importante para garantizar que las organizaciones efectúen un análisis transversal, unifiquen los datos con los que cuenten, eviten que los sistemas se dupliquen o compitan unos con otros, faciliten el intercambio de información y aprovechen lo mejor posible las fuentes de información humanitaria. Los gestores de información deben identificar los recursos disponibles para el centro de operaciones y en la capital. A tal efecto, se deberá indicar qué organizaciones cuentan con conjuntos de datos y sistemas de supervisión en marcha; además de qué organismos emplean a recopiladores de datos, administradores de bases de datos, traductores y analistas de datos que puedan ayudar en los proyectos de gestión de la información.

Los gestores de información deben garantizar que un grupo de trabajo de gestión de la información relativa a los refugiados:

• esquematice y unifique los conjuntos de datos entre todos los asociados. Los gestores de información deben hacer un seguimiento de las ubicaciones, las coordenadas, los Pcodes, los conjuntos de datos operativos comunes y los conjuntos de datos operativos fundamentales en una base de datos de Excel en la dirección https://www.humanitarianresponse.info/es/applications/data/terms-use. Póngase en contacto con la oficina local de la OCAH si precisa Pcodes específicos de zona. Comparta la base de datos de Excel de Pcodes, los conjuntos de datos operativos comunes y los conjuntos de datos operativos fundamentales con todos los asociados operativos para garantizar que empleen las mismas unidades de evaluación para analizar los datos;
• coopere con los socios ejecutores y los socios operativos en cuestiones de calidad y estándares de datos; participe en u organice grupos de datos interinstitucionales sobre el terreno; además, cuando sea necesario, deberá aconsejar a los asociados sobre cuestiones metodológicas y promover la presentación de informes oportunos, según los estándares acordados, de los datos de los que sean responsables;
• asegure que se alcance un acuerdo sobre las cifras de población iniciales y que a los asociados se les informe con regularidad sobre las actividades de registro y los cambios demográficos;
• distribuya productos de información, conjuntos de datos operativos comunes y datos básicos que todos los socios deben usar.

Paso 11: Establecer un portal web y un quiosco de información Los gestores de información deben:

• previa aprobación del Representante del ACNUR/los directivos superiores, ponerse en contacto con los administradores del portal web para poner en marcha un portal web de emergencia (si precisa orientación sobre cómo abrir un portal web, consulte la sección sobre portales web, sección 17 del Emergency Information Management Toolkit). En colaboración con los directivos superiores, defina la frecuencia con la que se deben actualizar los productos de gestión de la información en el portal web y comience a redactar la autorización de procedimientos operativos estándar para actualizar y mantener el contenido del portal web;
• comience a alimentar el portal web con productos aportados por los gestores de información. Reúnase con el Representante del ACNUR y con el responsable de relaciones externas para tratar las necesidades del portal web (noticias destacadas, requisitos para subir archivos, fechas de divulgación);
• establezca y mantenga un quiosco de información en la oficina del ACNUR y se asegure de que las copias impresas de los productos de información estén disponibles en cuanto se elaboren y aprueben;
• emplee una variedad de canales de difusión para compartir los productos de información y análisis (listas de correos electrónicos, SMS, reuniones) tanto en la oficina como con los asociados.

Situación de emergencia relacionada con refugiados: semanas 5 y 6 Paso 12. Recopilar datos de los especialistas sectoriales y comprender las necesidades de información de cada sector Al comienzo de la quinta o sexta semana (incluso antes), los gestores de información deben reunirse con los especialistas de programa y los especialistas sectoriales para conocer qué sistemas de información específicos de sector están en marcha y qué necesidades informativas tienen los sectores. Deben ayudar a los especialistas sectoriales a llevar a cabo un análisis transversal y a preparar o ajustar herramientas de gestión y seguimiento de datos sectoriales (consulte las secciones 9 a 14, Minimum Sectoral Data, del Emergency Information Management Toolkit, si precisa más información sobre la gestión de la información específica de sector y de protección). Los gestores de información deben:

• reunirse con el Oficial de Programas para estudiar si un sistema de supervisión de la distribución de alojamiento y artículos de socorro esenciales funciona y qué necesidades actuales se han identificado; si no hay un sistema de seguimiento en marcha, establecer uno (si precisa orientación sobre los sistemas de seguimiento, consulte la sección 11 del Emergency Information Management Toolkit, titulada Minimum Sectoral Data: C. Core Relief Items);
• trabajar con el responsable de protección para recopilar informes sobre la supervisión de la protección o la evaluación de necesidades sobre cuestiones que puedan afectar al estado de protección de las personas de la competencia del ACNUR (seguridad, estrategias de adaptación, patrones de movimientos demográficos, etc.);
• reunir informes y análisis de los especialistas sectoriales sobre salud, seguridad alimentaria, agua, saneamiento e higiene y mortalidad;
• en los casos en que haya en marcha un sistema de seguimiento de personas vulnerables, reflejar esa información en los análisis intersectoriales (si precisa orientación sobre el registro, consulte la sección 4, Registration in Emergencies,, del Emergency Information Management Toolkit).
• notificar a los líderes sectoriales si la información que los sectores presentan al análisis intersectorial es contradictoria o incoherente, de modo que se puedan solventar las anomalías.

Cuando se hayan dado estos pasos, incorpore los análisis transversales específicos de sector a los productos de información, con el acuerdo del Representante del ACNUR.

En los campamentos, se deben elaborar perfiles de los diversos campamentos para coordinar las acciones humanitarias entre ellos y para difundir información multisectorial sobre campamentos específicos.
Paso 13. Identificar las necesidades de gestión de la información, elaboración de productos de información y planes de imprevistos Continúe supervisando los informes de datos mínimos de sector de los dirigentes sectoriales e identifique otras necesidades de gestión de la información según vayan surgiendo. Incluya esta información y este análisis en los productos estándar de gestión de la información para una emergencia. Presente la información sectorial más interesante de manera visual, como en una infografía, por ejemplo.

Puede ser necesario trasladar la información de los sistemas de información establecidos al inicio de una emergencia a sistemas que sean sostenibles durante un período más largo de tiempo o que permitan un mayor detalle. Por ejemplo, las estimaciones rápidas de población pueden ser reemplazadas por un registro de emergencia.

Recursos / datos necesarios

• Coordinadores de gestión de contenidos para el plan de difusión de datos e información.
• Cumplir con los plazos de reunión de los coordinadores para cada reunión.
• Coordinadores de datos 3W por sectores/grupos temáticos.
• La evaluación de necesidades y la supervisión de los coordinadores por iniciativa del sector/grupo temático/interinstitucional.

Sistemas de gestión de ACNUR relacionados

• Focus. En ocasiones, cuando una operación haya precedido a una emergencia, los datos sectoriales sobre protección y sobre sectores se pueden extraer de Focus.
• proGress. El personal de registro y de manejo de casos que trabaja con proGress realiza una contribución fundamental.
• MRSP. El personal que se encuentre trabajando en MSRP en logística y en recursos humanos debe coordinarse estrechamente con el personal de gestión de información.
• Twine y GBVIMS. Los sistemas sectoriales y de grupos temáticos (Twine para la salud, GBVIMS para la supervisión de la violencia de género) suponen una contribución esencial para la respuesta global.