紧急信息管理战略

相关风险

• 信息和数据管理需要在整个联合国难民署内部以及与我们的合作伙伴协调并传播报告和业务信息。如果定期并以可预测的方式这样做，相关指南和信息管理产品将改善第 1 阶段难民紧急救援人员之间的协调工作。
• 如果未制定 IM 战略，未将其纳入此战略计划中，那么，重要的 IM 服务可能会关注错误的业务优先事宜。
• IM 战略是沟通工具，但也可以帮助联合国难民署和合作伙伴进行战略性关注。如果 IM 的功能缺乏良好的针对性并且未得到充分理解，它们可能会配置不当。

需要采取的步骤

步骤 1.制定并协调 IM 战略
要制定信息和数据管理战略，信息管理员需要回答以下问题：

• 存在哪些信息空白？
• 需要哪些类型的分析产品？
• 负责实施每个系统的联系人是谁？
• 应该使用哪些方法来获取所需数据？
• 运行系统需要哪些人力资源？
• 每个系统需要每隔多久进行汇报？
• 应该何时实施每个系统？

步骤 2.规划期间的考虑事项
在规划期间，信息管理员需要考虑以下某些因素，这些因素将影响信息管理系统的设计：

• 应急计划。 紧急情况最有可能如何发展？信息系统在以后可能需要如何改进？
• 方案和干预计划。哪些部门现在或可能变得最积极？某些部门是否有特殊的信息管理需求？
• 迁移模式。流离失所的人口是集体迁移还是分散迁移？是否存在二次迁移？人口是否稳定或是否出现了新的人口流动？流离失所的规模有多大？
• 物理接触。是否可以接触到有关人群？是否需要进行远程监控？数据收集的后勤工作将如何影响我们选择信息系统？数据收集的后勤工作如何影响信息产品的频率？
• 安全问题、人道主义空间和政府的立场。是否因安全状况而难以向相关人群获取某些数据？哪些限制条件限制了信息的传播？哪些类型的信息受到了这些限制？
• 其他合作伙伴的 IM 活动。联合国难民署应开展哪些数据管理活动？合作伙伴、业务合作伙伴和政府在实施中应开展哪些数据管理活动？应该联合开展哪些 IM 活动？
• 互联网连接和其他 IM 技术。在这种环境中，网站和电子邮件传播系统是最佳选择吗？是否应该将刻录光盘和硬拷贝信息分享给无法访问互联网的合作伙伴？来自偏远现场地点的数据如何传送到业务中心？

难民紧急情况：1-2 周

步骤 3.设置 IM 目标和报告程序，制作初始 IM 产品
在起草战略之前，信息管理员需要与代表和高级管理人员讨论 IM 的目标和产品，包括方案、保护措施和部门领导人。讨论办事处决策人员需要了解哪些类型的信息，其详细程度应该如何，以及他们为何需要此类信息。必须制定定期和清楚明确的每周传播时间表，以便同事和合作伙伴知道他们会收到什么类型的信息产品，以及何时收到它们。

信息管理员、代表和高级管理人员应确保将 IM 纳入协调会议议程中或确定 IM 协调会议，并认同相关计划，以便在难民紧急情况的前四周内准备以下的标准 IM 产品：

• IM 战略。
• 审查通过其他来源获得的二手数据和局势分析。
• 初步的人口快速估算。
• 业务合作伙伴的联系人列表。
• 初始需求评估报告。
• 地图、包括安全、局势和 3W 地图。
• 部署门户网站。

代表和其他高级管理人员、应急小组负责人（若安排了此职务）、部门负责人和信息管理员需要商定上述产品的批准程序和传播时间表。信息管理员也应该（根据需要）协力制定 IM 战略，以便针对具体部门制作报告，战略中应包括传播特定部门的信息产品。

要做到这一点，信息管理员应在出现紧急情况时完成以下事宜：

• 要求查看行动的应急计划，或者（如果不存在）请管理层描述（情景）紧急情况最有可能如何演变。
• 询问同事是否已开展任何信息管理准备活动，例如需求评估。
• 查看人道主义社区目前使用的标准地理数据，并了解其更新流程。（如果尚未商定此流程，信息管理员应创建该流程。）
• 会见保护干事，以便阐明现有保护措施的风险和约束条件，并了解哪些类型的信息是敏感数据。
• 搜索紧急情况前的基准数据（该国的年度统计报告、gfi.unhcr.org 上的联合国难民署全球焦点洞察力、政府统计办公室、发展行动者等可提供此类数据）。
• 确定可以协力收集和分析数据的联合国难民署和合作伙伴工作人员，因为他们拥有的技能将影响各方采用多少有点复杂的信息系统。设计在业务能力方面切合实际和可持续的信息管理战略。
• 确定 IM 产品的 批准和发布 SOP。

步骤 4.在协调会议中纳入 IM 议题
经代表同意，信息管理员应确保将 IM 纳入实地和首都的所有机构间协调会议的议题中。

立即参加机构间协调会议并开始接触合作伙伴。在联合国难民署门户网站上发布联系人名单并在会议上分发。始终在会议上提供信息产品、人口数据、地图和联系人名单，加强与合作伙伴之间的关系并确定信息需求。

步骤 5.创建联系人列表和每周会议安排表
信息管理员应立即开始与联合国难民署的行政同事（由代表指定）合作，以创建和跟踪所有业务伙伴的联系人名单。该名单可以分发给合作伙伴。除非另有约定，对于名单的所有更改，信息管理员应为其联系人，并且应始终是该名单的保管人。如果可行的话，最好将联系人名单的副本保存在共享驱动器上，以便所有难民署工作人员都可以访问它。信息管理员应始终保留主联系人名单的备份，每天保存在其个人驱动器上。

可以从主联系人列表中提取选定的联系人名单并用于特定目的。例如，水卫部门联系人名单仅包括该部门的工作人员，并且可以作为协调会议的登录表。这样，同事们就能够确保他们的联系信息准确无误，并在追踪会议出勤情况时节省时间。

也不妨分发技术专家的名单（联合国难民署保护群组的同事、方案同事、水卫、健康和庇护所等部门负责人）。本节中包括联系人名单的样本模板，见附件 4：IM 战略模板；选项卡 2：电子邮件分发列表。可以按活动过滤主联系人名单，从而按部门生成联系人名单。

步骤 6.二手数据和局势分析
在抵达后的两天以内，信息管理员应该开始与保护干事合作，联合分析二手数据并提供局势分析结果。

‘应通过对现有信息的案头审查来分析局势，其中包括收集的人口数据。这也包括确定不同的利益攸关方，以了解他们的利益和优先事项，并绘制他们的活动、资源和专业知识。'（联合国难民署《联合国难民署以社区为基础的办法》，2007 年，第 27 页）

在编制局势分析报告时，确定难民社区已建立了哪些类型的营地管理方式（如果有的话），并注意营地层面的难民应对机制。局势分析应描述东道国政府对难民情况的参与情况和应对措施，并追踪营地协调和东道国政府援助的进展。

联合国难民署"保护方面的差距分析框架工具"可能适用于紧急情况分析（见难民署《应急手册》，2007 年，第 28 页）。可在线获取该工具：www.unhcr.org/refworld/pdfid/430328-b04.pdf。

步骤 7.分析紧急登记情况和人口统计数据
信息管理员应与登记干事携手合作，以便编辑和三角测量人口数据。应完成和维护人口报告模板，以便对人口数据进行三角测量/分析。可在"紧急信息管理工具包"的"人口统计"部分找到该模板。

• 如果已经进行紧急登记，则开始根据人口数据编制跨部门分析结果，并应根据 3W 和二次调查中编制的信息考虑到特定地点的任何行动范围。
• 如果没有进行紧急登记，请参阅"紧急信息管理工具包"的"紧急情况登记"部分（第 4 节），以了解紧急情况登记和相关的 IM 考虑因素。
• 如果在所有地区都不可能进行紧急登记，请使用快速人口估算技术（参阅"紧急信息管理工具包"第 5 节以寻求指导）。

信息管理员应与该行动的其他信息专家密切合作。应包含联合国难民署和其他组织雇用的人员，以确保收集、分析和发布的所有数据都遵守联合国难民署的年龄和性别统计标准。

有关年龄和性别的信息应包含在所有标准 IM 产品中。利用联合国难民署的门户网站和其他方式，每天或每周（根据情况）与合作伙伴分享难民群体的人口统计资料。

步骤 8.各就其位，各尽其职（3 W）
信息管理员应不断让部门负责人和新的组织和合作伙伴参与其中。在履行任务期间，他们应使用工具包 3W 部分中包含的 3W 工具，创建和追踪 3W 信息，以确保各方持续地充分了解行动范围和紧急需求。

难民紧急情况：3-4 周

步骤 9.二次调查 (Survey of surveys)
必须编制联合国难民署和合作伙伴开展的二次调查和评估。联合国难民署的管理、方案和保护方面的同事将负责确定可以协力完成这项任务的合作伙伴和联系人。二次调查的模板（包含在本节的附件中）需要提供每个评估所涉及的组织、其类型和名称、地点、实地数据收集的开始和结束日期，以及评估的人口类型。

联合国难民署的官方人口类型包括：难民、处境类似难民者、回返难民、寻求庇护者、境内流离失所者、类似于境内流离失所者、已回返的境内流离失所者、无国籍人士和其他有关人员。如需了解完整定义，请参阅联合国难民署的《年度统计报告指南》（2012 年，第 37 页，见 http://www.unhcr.org/4fd6f87f9.html。）

在联系过所有主要合作伙伴并编制了调查和评估清单以后，就开始进行初步分析，以确定信息和知识空白。这可能涉及到尚未接受评估的人口群体、难以进入的地方、尚未覆盖的地方，等等。此外，如果多家组织在对特定地理或部门领域进行过多的评估，则应报告此类情况。应与合作伙伴（非政府组织、联合国机构、政府办事处）协调这个过程，以便合作伙伴能够分享和拥有分析结果。

如果信息管理员根据其对二次调查的分析结果建议进行紧急需求评估 (ENA)，则应在与合作伙伴举行的下次协调会议上与全体人员讨论该话题。有关 ENA 的指南，请参阅"紧急信息管理工具包"的"ENA"部分（第 7 部分）。

步骤 10.难民信息管理工作组 (RIM WG)
RIM WG是联合国难民署在难民行动中提供给合作伙伴的 IM 服务机构。在难民署以外的 IM 联系人的参与下，信息管理员应创建并领导 RIM WG。尽管在许多合作组织中并没有专人负责信息管理工作，但应要求每个组织至少安排 1 名联系人参加 RIM WG。本节的附件中列出了 RIM WG 的职权范围。

RIM WG 应在难民行动期间协调合作伙伴之间的机构间 IM 活动。必须进行协调，以确保各个组织交叉分析和协调他们所拥有的数据，防止数据系统之间出现重复或竞争，促进信息共享，并充分利用人道主义信息资源。信息管理员应绘制行动中心和首都可以使用的资源地图。该地图应指明哪些组织已拥有数据集和监测系统；哪些组织雇用了可以协助 IM 项目的数据收集者、数据库管理员、译员和数据分析员。

信息管理员应确保 RIM WG：

• 标明并协调所有业务合作伙伴的数据集。信息管理员应追踪位置、坐标、密码、共同业务数据集 (COD) 和基本业务数据集 (FOD)（见 Excel 数据库，地址为：http://cod.humanitarianresponse.info/terms-use）。联系当地的 OCHA 办事处，查找特定区域的 Pcodes。与所有业务合作伙伴共享 Pcodes、COD 和 FOD 的 Excel 数据库，以确保他们使用相同的评估单元来分析数据。
• 针对数据质量问题和数据标准，联系实施和采取行动的合作伙伴；参加或组织外地层面的机构间数据小组；并在必要时针对方法问题向合作伙伴提供建议，并促使他们按照商定的标准及时报告他们负责的数据。
• 确保各方针对初始人口数量达成共识，并定期向合作伙伴告知最新登记活动和不断变化的人口统计数据。
• 分发所有合作伙伴应使用的信息产品、COD 和基准数据。

步骤 11.创建门户网站和信息台，信息管理员应：

• 经代表/高级管理人员批准以后，联系门户网站管理员，以启动紧急情况门户网站。（有关如何启动门户网站的指南，请参阅"紧急信息管理工具包"的第 17 部分，即"门户网站"部分。） 与高级管理人员合作，确定在门户网站上更新 IM 产品的频率，并开始起草用于更新和维护门户网站内容的审批 SOP。
• 开始将信息管理员提供的产品添加至门户网站。会见代表和对外关系干事，以讨论门户网站的需求（新闻亮点、上传要求、传播时间表）。
• 在联合国难民署办事处设立和维护信息台，并确保信息产品的硬拷贝在开发和批准以后即可提供给各方。
• 利用系列传播渠道，与办事处内部人员和合作伙伴共享信息产品和分析结果（电子邮件列表、短信、会议）。

难民紧急情况：5-6 周

步骤 12.向部门专家收集数据并了解部门的信息需求
在第五周或第六周刚开始时（或更早），信息管理员应会见相关方案和和部门的专家，以了解具体部门现已拥有哪些信息系统，以及各个部门需要哪些信息。他们应协助部门专家进行交叉分析，并创建或调整部门数据管理和追踪工具。（如需了解与保护措施和部门相关的 IM，请参阅"紧急信息管理工具包"中的"最小部门数据"部分（第 9-14 节）。 信息管理员应：

• 会见方案干事，了解住房和核心救济物品 (CRI) 的分配监测系统是否在正常运行，以及目前已确定哪些需求。如果没有追踪系统，则创建此类系统。（关于追踪系统的指南，请参阅"紧急信息管理工具包"第 11 节"最小部门数据：C. 核心救济物品"。）
• 与保护干事合作，针对可能影响相关人员受保护状况的事项（安全、应对策略、人口流动模式等），收集保护监测或需求评估报告。
• 向部门专家收集健康、食品安全、水卫和死亡率报告和分析结果。
• 若弱势人员案例追踪系统在正常运行，则将现有信息纳入跨部门分析中。（有关注册的信息，请参阅"紧急信息管理工具包"第 4 节的"紧急情况登记"。）
• 如果部门提交给跨部门分析的信息存在冲突或矛盾之处，则应告知部门领导人，以便消除分歧。

完成这些步骤后，经代表认可，将特定部门的交叉分析结果纳入信息产品中。

在营地情况下，应提供营地概况，以便协调营地内的人道主义活动，并传播有关特定营地的多部门信息。

步骤 13.确定 IM 需求、信息产品的生产、应急规划
继续监控行业负责人提供的最低部门数据报告，并在出现其他紧急 IM 需求时识别出来。将此类信息和分析纳入标准的 紧急 IM 产品中。以信息图的方式直观地提供最令人信服的部门信息。

可能有必要将信息从刚出现紧急情况时创建的信息系统中转移到可持续更长时间或更详细的系统中。例如，紧急登记可能会取代快速人口估算。

所需资源/投入

• 数据和信息传播计划的内容管理联系人。
• 每次会议的会议安排联系人。
• 每个部门/群组的 3W 数据联系人。
• 按部门/群组/机构间倡议进行需求评估和监测的联系人。

相关的联合国难民署管理系统

相关的联合国难民署管理系统

• Focus。有时候，在紧急情况发生之前采取行动时，可以通过 Focus 收集有关保护措施和部门的部门数据。
• proGress。使用 proGres 的登记和案例管理人员能够做出重大贡献。
• MRSP。利用 MSRP 管理后勤和人力资源的工作人员应 与 IM 工作人员密切协作。
• Twine 和 GBVIMS。部门和群组系统（用于健康的 Twine，用来监测基于性别的暴力的 GBVIMS）大大有利于整体对应措施。