应急准备和响应的合作伙伴管理

合作伙伴应急规划

作为应急规划的一部分，对现有的项目工作计划和利益攸关方摸底结果进行审查，以确定紧急情况下在专业知识、所需成果范围、目标人群和交付地点方面可能存在的差距。

作为应急规划的一部分，如果发现差距，国家行动部门可以建立一个潜在合作伙伴库。这样既能及时进行尽职调查，又能确保最佳合作伙伴做好准备，在需要时快速应对紧急情况。这可能需要：

• 在意向书中规定该应急合作伙伴储备库的有效期。例如，在20XX年之前，国家行动部门可以从应急储备库中调动潜在的合作伙伴。
• 如果IPMC通过征集意向书推荐了一批潜在的合作伙伴，难民署代表（或分办事处负责人）可与选中的合作伙伴签署协议，无论是否宣布了任何级别的紧急状态。

在紧急情况下合作

代表或主任有权决定最佳实施模式，无需IPMC推荐。这一决定需要考虑其他利益攸关方的需求、行动能力、参与度和准备度，以及其他特定环境因素。紧急状态宣布到期后，代表将在下一个实施年之前重新审视实施模式。

一旦宣布任何级别的紧急状态，以下合作伙伴管理程序适用于宣布期间，包括任何延长期：

• 在宣布紧急状态期间，分办事处负责人、代表或主任可以扩大现有PFA的范围（例如，涵盖一个新的成果或地理区域），而无需IPMC提出新的建议——前提是合作伙伴具有相关经验、经过验证的能力并愿意扩大范围。
• 合作伙伴在联合国合作伙伴门户网站上的注册和所有适用的能力评估程序应尽快完成，最迟不超过签署项目工作计划后三个月。如需有关合作伙伴的能力强化和风险管理以及适用的能力评估程序的更多详情，请参阅《方案手册》。
• 对于新的合作伙伴，会生成一个PFA。与此同时，还要制定项目工作计划，其中必须包括财务计划。在签署项目工作计划之前，行动部门无需完成项目描述、成果计划或风险登记册。可以签字核可财务计划，其中各项产出在单独的账簿代号（预算项目）下分列。只要满足项目工作计划和财务计划中规定的条件，即可发放首期付款。
• 如果伙伴关系延长到紧急状态宣布期之后，则需要对项目工作计划进行修订，以纳入项目描述、成果计划、风险登记册和任何其他适用的项目工作计划组成部分。
• 合作伙伴有权使用特殊的供应程序，包括提高报价的上限和缩短正式招标方法的提交期。如需详细了解在宣布紧急状态时自动适用于难民署的所有特殊供应程序，请参阅《采购应急手册》条目。有关开展内部控制评估或问卷调查（ICA/ICQ）期间所评估的合作伙伴采购能力的更多详情，请参阅《方案手册》。
• 在紧急状态宣布期内，只需发放一期付款并具备PFA、项目工作计划、财务计划、一份项目财务报告（PFR）和任何其他报告（经行动部门同意），项目工作计划的项目收尾部分即可视作完成。

紧急情况下的伙伴关系监测

监测伙伴关系是应急响应的重要组成部分。在宣布紧急状态期间，实施和结果监测要求不会放松。事实上，监测伙伴关系活动的频率可能会增加。

一个国家的人道主义局势往往变幻莫测。因此，必须对合作伙伴项目进行监测，以便根据商定的绩效目标跟踪和确认其进展情况，根据需要调整其方向和实施方式，并确定提高其影响和质量的措施。难民署、合作伙伴和其他利益攸关方（即地方当局，如适用）应共同监测和审查合作伙伴项目，分享信息并进行协调，以加强对项目成果的共同管理和责任。

为确保对合作伙伴进行有效监测，建议国家行动部门尽快更新（或制定）年度评估、监测和评价工作计划，并根据总体监测和评价计划每年重新审查。这将使行动部门能够确定应急响应所需的主要监测和评价活动。更多信息请参阅《方案手册》。

在紧急情况下，难民署多职能小组和PSEA协调人定期监测合作伙伴预防、减轻和应对性剥削和性虐待风险的能力。对于处于高风险环境中、先前被评估为具有低或中等PSEA能力并因此制定了能力强化实施计划（CSIP）的合作伙伴，行动部门将在三个月后监测CSIP活动的实施情况，并在整个紧急状态宣布期间和任何延长期内继续检查其进展情况。在实施CSIP后的6个月内（延期时为9个月内），合作伙伴应该已经具备充分能力。见难民署的《合作伙伴管理程序》，以了解关于与无法在今后几年/项目工作计划中实现充分的PSEA能力的合作伙伴继续保持伙伴关系的更多信息。

在紧急情况下，尽管某个合作伙伴的能力较低或中等，但仍与之签署了项目工作计划的原因可能包括该合作伙伴具有特定领域的专业技术知识、在该部门或地点缺乏可行的替代方案，或针对该合作伙伴进行的风险评估结果令人满意。加强PSEA的能力是难民署与这些合作伙伴合作的一个关键领域。

相关风险

应急准备对于应对人道主义危机、减轻影响、减少人类痛苦和生命损失至关重要。风险管理有助于预测可能影响实现共同目标的风险和机遇。难民署和合作伙伴需要管理并有效缓解已查明的风险（如需进一步指导，请参阅“风险管理工具包”，以帮助确定某一行动中的关键风险）。在紧急情况期间，以下风险会加剧，因此需要尽职尽责：

• 行动范围随着新的保护和援助需求以及新的优先事项的出现而大幅扩大。
• 民间社会发展不足，非政府组织在行动中缺乏能力。
• 合作伙伴缺乏能力/无法扩大规模来满足不断增长的行动需求。
• 安全局势或其他骚乱影响执行和与被迫流离失所者和无国籍者的接触。
• 因工作人员数量有限而令优先事项相互冲突，影响了规划和实施能力。
• 因内部控制系统有缺陷而发生欺诈或其他不当行为（进一步指导见难民署关于预防欺诈的风险管理工具）。
• 所提供的资源无法用于其预期目的。
• 资金得不到高效利用，从而降低被迫流离失所者和无国籍者所获服务的质量或可用性。
• 有些合作伙伴无法充分说明难民署委托给它们的资金的去向。
• 人员的不道德行为，包括性剥削和性虐待风险。

相关缓解措施

• 确保建立与合作伙伴和利益攸关方的协调机制。
• 让合作伙伴尽早参与应急规划。
• 考虑到地理覆盖范围，与补充性的合作伙伴合作。
• 根据风险更新年度评估、监测和评价计划。
• 实施监控机制，包括远程监控（如果无法实际进入）。
• 核查合作伙伴的控制措施、标准作业程序、交易记录以及职责分工是否得到遵守。
• 提高合作伙伴、难民署工作人员以及被迫流离失所者和无国籍者对PSEA以及预防和报告欺诈和腐败的认识，并开展相关培训。
• 与社区协商建立有效的投诉/反馈机制。
• 扩大外联监测，并保持与被迫流离失所者和无国籍者的联系。