Gestión de asociaciones para la preparación y la respuesta ante situaciones de emergencia

Planificación de contingencia de la asociación

Como parte del plan de contingencia, se revisan los planes de trabajo de los proyectos existentes y el mapeo de las partes interesadas a fin de identificar posibles lagunas en cuanto a los conocimientos especializados, el alcance de los resultados necesarios, la población destinataria y el lugar geográfico de la prestación de servicios durante una situación de emergencia.

Asimismo, como parte de dicho plan, si se encuentran carencias, una operación en el país puede establecer un grupo de posibles socios. De este modo, es posible llevar a cabo la diligencia debida en el momento oportuno y garantizar que el socio más idóneo esté listo para embarcarse rápidamente en la respuesta ante una situación de emergencia cuando sea necesario, lo cual puede suponer lo siguiente:

• Establecer en la convocatoria de manifestaciones de interés la duración de la validez de este grupo de socios de contingencia. Por ejemplo, una operación en el país puede movilizar posibles socios de la reserva de contingencia hasta 20XX.
• Si el IPMC recomienda un grupo de posibles socios mediante una convocatoria de manifestaciones de interés, el Representante del ACNUR (o el jefe de la suboficina) podrá firmar un acuerdo con un socio del grupo seleccionado, así se haya declarado o no una emergencia de cualquier nivel.

Asociaciones en situaciones de emergencia

El Representante o Director tiene la potestad para decidir las modalidades de ejecución más adecuadas, sin necesidad de una recomendación del IPMC. Esa decisión tiene en cuenta las necesidades, la capacidad operacional, la presencia y la disponibilidad de otras partes interesadas, entre otros parámetros específicos del contexto. Cuando vence la vigencia de la declaración de emergencia, el Representante revisa nuevamente las modalidades de implementación antes del siguiente año de ejecución.

Una vez declarada una emergencia de cualquier nivel, se aplican los siguientes procedimientos de gestión de asociaciones mientras dure la declaración, incluida toda prórroga:

• Durante una declaración de emergencia, el jefe de la suboficina, el Representante o el Director pueden ampliar el alcance de un acuerdo marco de asociación existente (p. ej., para que cubra un nuevo resultado o zona geográfica) sin una nueva recomendación del Comité de Gestión de Asociados en la Ejecución, siempre que el socio tenga experiencia previa, capacidad demostrada y disposición para efectuar una ampliación.
• El registro de un socio en el Portal de Socios de las Naciones Unidas y la totalidad de los procesos aplicables de evaluación de la capacidad deben completarse sin dilaciones, dentro de un plazo máximo de tres meses luego de haber firmado sus planes de trabajo para el proyecto. Para más información sobre el fortalecimiento de la capacidad y la gestión de riesgos de un socio, así como sobre los procesos de evaluación de la capacidad aplicables, véase el manual del programa.
• Para los nuevos socios, se formula un acuerdo marco de asociación. Al mismo tiempo, se crea un plan de trabajo del proyecto que establezca la obligatoriedad de contar con un plan financiero. No es necesario que la operación complete la descripción del proyecto, el plan de resultados o el registro de riesgos antes de que se firme el plan de trabajo del proyecto. Para firmar el plan financiero, basta que este incluya un código de cuenta (partida presupuestaria) por producto. El primer pago se libera únicamente a partir de las condiciones del plan de trabajo del proyecto y del plan financiero.
• Si la asociación se prolonga más allá del periodo de la declaración de emergencia, deberá modificarse el plan de trabajo del proyecto para incluir una descripción de este último, un plan de resultados, un registro de riesgos y cualquier otro componente aplicable del plan de trabajo del proyecto.
• Los socios tienen derecho a utilizar procedimientos especiales de suministro, lo que incluye un aumento del límite máximo para la solicitud de cotizaciones y un plazo más reducido para los métodos formales de licitación. Para más información sobre todos los procedimientos especiales de suministro que se aplican automáticamente al ACNUR cuando se declara una emergencia, véase la entrada sobre adquisiciones del manual para situaciones de emergencia. Consulte el manual del programa para obtener más información sobre la capacidad de adquisiciones del socio determinada mediante la evaluación o el cuestionario de control interno.
• La finalización del plan de trabajo de un proyecto puede llevarse a cabo dentro del periodo de la declaración de emergencia, habiendo liberado únicamente un pago, con el acuerdo marco de asociación, el plan de trabajo del proyecto, el plan financiero, un informe financiero del proyecto y cualesquiera otros informes (en función de lo acordado por la operación).

Seguimiento de las asociaciones en situaciones de emergencia

El seguimiento de las asociaciones es una pieza fundamental de la respuesta a situaciones de emergencia. Durante una emergencia declarada, no se reduce la necesidad de monitoreo de la implementación y de los resultados. De hecho, puede aumentar la frecuencia de las actividades de vigilancia de las asociaciones.

La situación humanitaria en un país suele ser dinámica y está sujeta a cambios frecuentes. Por consiguiente, el seguimiento de los proyectos de asociación es una tarea esencial para supervisar y confirmar sus avances en relación con las metas de desempeño acordadas, introducir ajustes en su dirección y ejecución cuando sea necesario e identificar medidas para mejorar su impacto y su calidad. El ACNUR, sus socios y otras partes interesadas, es decir, las autoridades locales (si corresponde) deberán monitorear y revisar conjuntamente los proyectos de asociación, compartir información y coordinarse, con el objeto de fortalecer la responsabilidad conjunta y la aceptación colectiva de los resultados del proyecto como propios.

Con el fin de garantizar un seguimiento eficaz de las asociaciones, se recomienda que la operación en el país actualice (o elabore) lo antes posible el plan de trabajo anual de análisis, seguimiento y evaluación, que se revisa cada año y se basa en el plan general de seguimiento y evaluación. De esa manera, la operación podrá determinar las actividades clave de seguimiento y evaluación que se necesitan para la respuesta ante situaciones de emergencia. Para más información, véase el manual del programa.

Durante una situación de emergencia, el equipo multifuncional del ACNUR y el punto focal de protección contra la explotación y los abusos sexuales (PEAS) hacen un seguimiento periódico de la capacidad de prevención, mitigación y respuesta de los socios frente a los riesgos de explotación y abusos sexuales. En el caso de aquellos socios que se encuentren en un entorno de alto riesgo y que, según evaluaciones previas, tengan una capacidad baja o moderada de PEAS y que, por ende, cuenten con un plan de ejecución para el fortalecimiento de la capacidad, la operación realiza el seguimiento de la implementación de las actividades de dicho plan de ejecución después de tres meses y continúa verificando su progreso durante la declaración de emergencia y sus prórrogas. Al cabo de seis meses de la puesta en marcha de un plan de ejecución —o a los nueve meses en caso de prórroga—, el socio debería haber alcanzado la plena capacidad. Véanse los procedimientos de gestión de asociaciones del ACNUR para obtener más información sobre la continuidad de las asociaciones con socios que no puedan alcanzar la plena capacidad de PEAS para los siguientes años o planes de trabajo del proyecto.

Las razones para firmar un plan de trabajo de proyecto con un socio pese a su capacidad baja o moderada durante una situación de emergencia pueden incluir los conocimientos técnicos especializados del socio en un tema concreto, la falta de alternativas viables en ese sector o lugar, o bien una evaluación de los riesgos del socio con resultado satisfactorio. El fortalecimiento de las capacidades en cuanto a PEAS constituye un aspecto clave del trabajo del ACNUR con estos socios.

Riesgos asociados

La preparación para situaciones de emergencia es crucial para poder responder a las crisis humanitarias, mitigar sus efectos y reducir tanto el sufrimiento humano como la pérdida de vidas. La gestión de riesgos ayudará a anticipar los riesgos y las oportunidades que podrían afectar la consecución de los objetivos compartidos. Tanto el ACNUR como sus socios deben gestionar y mitigar eficazmente los riesgos identificados (para más información sobre cómo identificar los riesgos críticos en una operación, véase el conjunto de herramientas para la gestión de riesgos). Es necesario actuar con la debida diligencia, dado que, durante una situación de emergencia, los siguientes riesgos aumentan:

• Expansión considerable de la operación con nuevas necesidades de protección y asistencia, y prioridades emergentes.
• Insuficiente grado de avance de la sociedad civil y falta de capacidad de las organizaciones no gubernamentales en la operación.
• Los socios pueden carecer de capacidad o de medios de ampliación para hacer frente a las crecientes necesidades operacionales.
• La situación de seguridad u otras alteraciones inciden en la implementación y en el acceso a las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado.
• La capacidad de planeación y ejecución se ve afectada por un personal limitado ante la existencia de distintas prioridades que reclaman atención.
• La existencia de sistemas de control interno defectuosos puede favorecer los fraudes u otras conductas indebidas (para obtener más orientación, véase la herramienta de gestión de riesgos del ACNUR sobre prevención del fraude).
• Puede que los recursos proporcionados no se utilicen para los fines previstos.
• Puede que los fondos se utilicen de manera ineficiente, lo que reduce la calidad o la disponibilidad de los servicios que reciben las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado.
• Es posible que algunos socios no justifiquen plenamente los fondos que les confía el ACNUR.
• Comportamiento poco ético del personal, incluido el riesgo de incurrir en actos de explotación y abusos sexuales.

Medidas de mitigación asociadas

• Establecer mecanismos de coordinación con los socios y las partes interesadas.
• Participación temprana de los socios en la planificación de contingencia.
• Involucrar a socios complementarios teniendo en cuenta la cobertura geográfica.
• Actualizar el plan anual de análisis, seguimiento y evaluación en función del riesgo.
• Poner en marcha mecanismos de seguimiento, incluido el monitoreo a distancia (si no es posible acceder físicamente).
• Verificar los controles de los socios, los procedimientos operativos estándar, los registros de transacciones y que se respete la separación de funciones.
• Sensibilizar y formar a los socios, al personal del ACNUR y a las personas apátridas y en situación de desplazamiento forzado con respecto a la PEAS, así como a la prevención y la denuncia del fraude y la corrupción.
• Desarrollar mecanismos de denuncia y de retroalimentación eficaces en consulta con las comunidades.
• Ampliar el seguimiento de las actividades de difusión y garantizar el acceso para las personas desplazadas por la fuerza y apátridas.