Gestion des partenariats pour la préparation et la réponse aux situations d’urgence

Planification des interventions d’urgence dans le cadre des partenariats

Lors de la planification des interventions d’urgence, les accords de partenariat et les plans de travail pour les projets existants, ainsi que la cartographie des parties prenantes, doivent être passés en revue afin d’identifier les lacunes potentielles en matière d’expertise, la portée des résultats escomptés, la population cible et le lieu de prestation au cours de la situation d’urgence.

Si des lacunes sont identifiées au cours de la planification des interventions d’urgence, les opérations-pays peuvent constituer une réserve de partenaires potentiels. Cela permet de répondre rapidement au devoir de diligence tout en faisant en sorte que le partenaire le plus adapté soit prêt à rejoindre rapidement l’intervention d’urgence lorsque c’est nécessaire. Ainsi :

• Il sera possible de préciser, dans l’appel à manifestation d’intérêt, la durée pendant laquelle cette réserve de partenaires d’urgence demeure valide. Par exemple, une opération-pays peut mobiliser des partenaires potentiels issus de la réserve d’intervention d’urgence jusqu’en 20XX.
• Si une réserve de partenaires potentiels est recommandée par l’IPMC dans le cadre d’un appel à manifestation d’intérêt, le représentant du HCR (ou le chef du bureau auxiliaire) pourra signer un accord avec un partenaire issu de la base sélectionnée, qu’une situation d’urgence d’un quelconque niveau ait été déclarée ou pas.

Établir des partenariats dans une situation d’urgence

Il revient au représentant ou directeur de décider des modalités de mise en œuvre les plus adaptées, sans recommandation de l’IPMC. Cette décision doit tenir compte des besoins, de la capacité opérationnelle, de la présence et de la disponibilité d’autres parties prenantes, ainsi que d’autres paramètres propres au contexte. Après expiration de la déclaration d’urgence, le représentant passera en revue les modalités de mise en œuvre avant l’année de mise en œuvre suivante.

Une fois qu’une situation d’urgence d’un quelconque niveau a été déclarée, les procédures de gestion des partenariats suivantes s’appliquent pendant toute la durée couverte par la déclaration, prolongations comprises :

• Lors d’une situation d’urgence déclarée, le chef du bureau auxiliaire, représentant ou directeur peut étendre la portée d’un accord-cadre de partenariat existant (par exemple, pour lui permettre de couvrir un nouveau résultat ou une nouvelle aire géographique) sans qu’il soit nécessaire à l’IPMC de formuler une nouvelle recommandation, à condition que le partenaire dispose de l’expérience et des capacités requises (et qu’il soit possible, pour ce dernier aspect, de le prouver), et qu’il soit d’accord avec ces dispositions.
• L’enregistrement d’un partenaire sur le portail des partenaires des Nations Unies et toutes les procédures d’évaluation des capacités applicables doivent être menés à bien dès que possible et dans un délai maximum de trois mois après la signature du plan de travail du projet. Voir le Manuel de gestion des programmes pour en savoir plus sur le renforcement des capacités d’un partenaire et la gestion des risques ainsi que sur les procédures d’évaluation des capacités applicables.
• Pour les nouveaux partenaires, un accord-cadre de partenariat doit être généré. En parallèle, un plan de travail comprenant obligatoirement un plan financier est créé pour le projet. L’opération n’a pas besoin de renseigner la description du projet, le plan de résultats ou le registre des risques avant la signature du plan de travail du projet. Le plan financier peut être signé à l’aide d’un code de compte (ligne budgétaire) par résultat. Le premier versement est réalisé selon les conditions indiquées dans le plan de travail de projet et le plan financier uniquement.
• Un amendement du plan de travail du projet sera requis dans le cas où le partenariat est prolongé au-delà de la durée de la situation déclarée : il doit inclure une description du projet, un plan de résultats, un registre des risques et toute autre composante pertinente des plans de travail du projet.
• Les partenaires ont droit à des procédures spéciales en matière d’approvisionnement, notamment une augmentation du plafond pour les demandes de devis et une période de flottement plus courte pour les méthodes formelles d’appel d’offres. Voir la page du Manuel des situations d’urgence consacrée aux achats pour plus d’information sur toutes les procédures spéciales en matière d’approvisionnement qui s’appliquent automatiquement au HCR lorsqu’une situation d’urgence est déclarée. Voir le Manuel de gestion des programmes pour en savoir plus sur la capacité d’achats des partenaires telle que mesurée au cours d’audits ou de questionnaires de contrôle interne.
• Il est possible de procéder à la clôture d’un plan de travail de projet au cours de la période d’urgence déclarée, même si un seul versement a été effectué ; il convient alors de fournir l’accord-cadre de partenariat, le plan de travail de projet, le plan financier, le rapport financier du projet (PFR) et tout autre rapport pertinent (de la manière convenue par l’opération).

Assurer le suivi des partenariats dans une situation d’urgence

Le suivi des partenariats est une composante cruciale de toute intervention d’urgence. Les exigences en matière de suivi de la mise en œuvre et des résultats ne sont en aucun cas réduites au cours d’une situation d’urgence déclarée. La fréquence des activités de suivi concernant les partenariats peut au contraire augmenter.

La situation humanitaire dans un pays est souvent fluide et sujette à des évolutions constantes. Le suivi des projets de partenariats est par conséquent essentiel en vue de suivre et de confirmer leur progression par rapport aux cibles convenues en matière de performances, d’ajuster leur orientation et leur mise en place en fonction des besoins et d’identifier des mesures visant à améliorer leur impact et leur qualité. Le HCR, ses partenaires et d’autres parties prenantes, c’est-à-dire les autorités locales (le cas échéant) doivent surveiller et passer en revue ensemble les projets de partenariat et partager les informations et les coordonnées, afin de renforcer leur responsabilité conjointe et l’appropriation collective des résultats du projet.

Pour assurer l’efficacité de la surveillance des partenariats, il est recommandé aux opérations-pays de mettre à jour (ou de mettre au point) le plan de travail d’évaluation annuelle, de suivi et d’évaluation dès que possible, qui sera passé en revue une fois par an et s’appuie sur le plan de suivi et d’évaluation global. Cela permettra à l’opération de déterminer les principales activités de suivi et d’évaluation nécessaires dans le cadre de l’intervention d’urgence. Voir le Manuel de gestion des programmes pour de plus amples informations.

Au cours d’une situation d’urgence, la capacité des partenaires à prévenir les risques d’exploitation et d’abus sexuels, à les atténuer et à y réagir est régulièrement suivie par l’équipe multifonctionnelle du HCR et le point central pour la protection contre l’exploitation et les abus sexuels. Pour un partenaire intervenant dans un environnement à haut risque et dont la capacité de protection contre l’exploitation et les abus sexuels a précédemment été évaluée comme faible ou moyenne, et qui s’est donc vu à ce titre attribuer un plan de renforcement des capacités, l’opération assure le suivi de la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités après trois mois et contrôle les progrès tout au long de l’urgence déclarée, prolongations comprises. Dans un délai de six mois après le début de la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités (ou neuf mois dans le cas d’une prolongation), le partenaire devrait avoir atteint sa pleine capacité. Voir les Procédures de gestion des partenariats du HCR pour en savoir plus sur la poursuite des partenariats avec les partenaires qui n’ont pas été en mesure d’atteindre leur pleine capacité en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels pour d’autres années ou d’autres plans de travail de projet.

La signature d’un plan de travail de projet avec un partenaire malgré sa capacité faible ou moyenne dans le cadre d’une situation d’urgence peut être motivée par plusieurs aspects, notamment : l’expertise technique spécialisée du partenaire dans un domaine particulier, l’absence d’alternatives viables dans ce secteur ou dans ce lieu, ou une appréciation satisfaisante des risques du partenaire. Le renforcement des capacités en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels est une composante clé du travail du HCR auprès de ces partenaires.

Risques associés

La préparation aux situations d’urgence est déterminante pour pouvoir répondre aux crises humanitaires, atténuer leur impact et réduire les souffrances et les pertes de vie humaines. La gestion des risques permet d’anticiper les risques et les possibilités qui pourraient avoir une incidence sur la réalisation des objectifs communs. Le HCR et ses partenaires sont tenus de gérer et d’atténuer efficacement les risques identifiés (pour plus d’informations, voir la boîte à outils pour la gestion des risques, qui peut vous aider à identifier les risques critiques au cours d’une opération). Il est nécessaire de respecter le devoir de diligence, car les risques suivants sont renforcés au cours d’une situation d’urgence :

• L’opération peut être considérablement élargie et de nouveaux besoins en matière de protection et d’assistance, ainsi que de nouvelles priorités, peuvent émerger ;
• La société civile peut ne pas être suffisamment développée et la capacité des ONG peut être insuffisante au cours de l’opération ; Les partenaires peuvent ne pas disposer des capacités nécessaires ou ne pas être en mesure d’intensifier leurs activités pour répondre aux besoins opérationnels croissants ; La situation en matière de sécurité ou d’autres perturbations peuvent avoir une incidence sur la mise en œuvre et l’accès aux personnes déplacées de force ou apatrides ;
• Les priorités concurrentes auxquelles doivent répondre les effectifs limités peuvent avoir une incidence sur la capacité de planification et de mise en œuvre ; Des cas de fraude ou autres fautes professionnelles peuvent avoir lieu en raison de systèmes de contrôle interne défectueux (voir l’outil de gestion des risques sur la prévention de la fraude du HCR pour plus d’informations) ;
• Les ressources fournies peuvent ne pas être utilisées aux fins prévues ;
• Les fonds peuvent être dépensés de façon inefficace, ce qui réduit la qualité ou la disponibilité des services reçus par les personnes déplacées de force ou apatrides ;
• Certains partenaires peuvent ne pas justifier correctement les fonds qui leur ont été confiés par le HCR ; Certains membres du personnel peuvent adopter un comportement contraire à l’éthique (par exemple, risque d’exploitation et d’abus sexuels).

Mesures d’atténuation associées

• Mettre en place des mécanismes de coordination avec les partenaires et les parties prenantes ;
• Mobiliser de manière précoce les partenaires dans la planification des interventions d’urgence ;
• Engager un ou plusieurs partenaires supplémentaires pour assurer la couverture géographique souhaitée ;
• Mettre à jour le plan d’évaluation annuelle, de suivi et d’évaluation en fonction des risques ;
• Mettre en œuvre des mécanismes de surveillance, y compris de surveillance à distance (si l’accès physique est impossible) ;
• Vérifier les contrôles, les procédures opérationnelles standard et les enregistrements des transactions des partenaires et faire en sorte que la séparation des responsabilités soit effective ;
• Organiser des actions de sensibilisation et des formations sur la protection contre l’exploitation et les abus sexuels ainsi que sur la prévention et le signalement des cas de fraude et de la corruption auprès des partenaires, du personnel du HCR et des personnes déplacées de force et apatrides ;
• Mettre en place des mécanismes efficaces de plainte et de retour d’informations en consultation avec les communautés ;
• Élargir le suivi en matière de services de proximité et garantir l’accès des personnes déplacées de force et apatrides aux services.