Solicitud de despliegues de emergencia (personal)

¿Cuándo y para qué fin?

Cuando una oficina del ACNUR cuenta con recursos humanos insuficientes para responder a una emergencia, los Servicios de Emergencia de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros puede desplegar personal adicional con escasa antelación para fortalecer las operaciones de emergencia del ACNUR y dar respuesta a las necesidades de los refugiados, los desplazados internos y otras personas de la competencia del ACNUR.

Riesgos asociados

• Retrasos en el despliegue. El personal desplegado puede llegar tarde por diversos motivos: demoras en la expedición de visados, problemas de seguridad, otras dificultades de acceso, lentitud de las decisiones relativas a sus atribuciones, códigos presupuestarios u otras cuestiones de carácter administrativo.
• Listas de candidatos agotadas. Si se producen emergencias simultáneas o consecutivas, existe el riesgo de que no se disponga de recursos de reserva o de candidatos con el perfil adecuado.
• Tensiones en el seno de los equipos. Cuando el personal desplegado se une a los equipos que se encuentran sobre el terreno con escasa antelación de preaviso, o cuando se forman nuevos equipos, pueden tardar un tiempo en adaptarse. Con objeto de posibilitar que los nuevos equipos trabajen adecuadamente, tanto la operación solicitante como el personal adicional desplegado deben demostrar apertura y flexibilidad. Los directivos desempeñan un papel clave en la integración; además, la preparación de unos términos de referencia claros y realistas para todo el personal desplegado antes de que comience a trabajar también puede evitar numerosos problemas.
• Condiciones de trabajo complicadas. Las nuevas emergencias plantean desafíos que, naturalmente, afectan al desempeño y al bienestar de los equipos de emergencia: la presión de actuar, el caos y la incertidumbre, los recursos insuficientes (ordenadores portátiles, equipo de comunicación, vehículos, etc.), la baja calidad de los alojamientos y oficinas improvisados... Muchas de estas dificultades pueden abordarse a través de una planificación, gestión y administración adecuadas, pero todas las personas involucradas deben demostrar flexibilidad y buena voluntad.

Pasos a dar

1. Cursar una solicitud de despliegue de emergencia
Para poner en marcha un despliegue de emergencia, una operación presenta una solicitud a tal efecto a la Dependencia de Asociaciones y Despliegues de los Servicios de Emergencia. Las solicitudes deben ir acompañadas de la documentación requerida (veáse infra) y ser aprobadas por el Representante. Además, se deben enviar con copia a la Dirección.

2. Examen de la solicitud por parte de los Servicios de Emergencia
Los Servicios de Emergencia examinarán la solicitud y decidirán si desplegar personal de las listas de reserva de emergencia internas del ACNUR o si solicitar a los socios de reserva que designen un candidato de sus listas.

3. Autorización técnica
Los expertos técnicos que forman parte de la lista de equipos de respuesta de emergencia reciben la autorización antes de ser incluidos en la lista de candidatos de sus respectivas dependencias técnicas. Además, los Servicios de Emergencia se coordinan estrechamente con otras Divisiones en lo que respecta al despliegue de "expertos técnicos" por parte de los socios de reserva.

4. Designación del candidato
Tras examinar los términos de referencia, el Servicio de Emergencias identifica al candidato idóneo y consulta a la Dirección y al Representante sobre su elección. Si no recibe objeciones fundamentadas en un plazo de 24 horas, activa el despliegue.

5. Movilización y organización del desplazamiento
Si el despliegue se efectúa a partir de las listas de reserva de emergencia internas (equipo de reserva de emergencia o personal institucional superior), el Servicio de Emergencias moviliza al candidato e informa a su superior. La oficina solicitante proporciona el código presupuestario para el pago de los gastos de viaje y las dietas de manutención diarias. Los Servicios de Emergencias proporcionan a la oficina desde la que se transfiere a la persona seleccionada una autorización para viajar, con el fin de preparar el PT8 y organizar el viaje y el pago de dietas de manutención.

Si el despliegue es externo (es decir, si la persona desplegada trabaja para un socio de reserva), los Servicios de Emergencia actúan a modo de enlace entre la operación solicitante y el socio de reserva para asegurarse de que tanto la operación como el socio reciban toda la documentación pertinente. El socio se asegura de que la persona desplegada permanezca plenamente informada.

6. Desplazamiento a la misión
En todos los casos, los Servicios de Emergencia se cercioran de que se mantenga informada a la operación solicitante de la llegada de una persona desplegada. La operación es responsable de recogerla en el aeropuerto y de proporcionarle alojamiento.

7. Ampliación de la misión
En todos los casos, la operación solicitante debe ponerse en contacto con los Servicios de Emergencia si desea ampliar la misión de una persona desplegada. Los Servicios de Emergencia actúan de enlace entre las partes implicadas para garantizar la aprobación de una extensión y adoptar las medidas necesarias al respecto.

8. Evaluación del desempeño
Se espera que las oficinas en el país aseguren el registro formal de una evaluación del desempeño de la persona desplegada, ya sea en un E-pad específico de la misión o bien, contando con el acuerdo del superior del miembro del personal, a través de su inclusión en el E-pad anual. En el caso del personal desplegado por medio de socios de reserva, deberá rellenarse un formulario de evaluación normalizado.
9. Informe de finalización de la misión
La persona desplegada debe presentar a la oficina en el país un informe de finalización de su misión, y entregar una copia de dicho informe a los Servicios de Emergencia de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros.


A continuación se resumen las cuatro opciones de despliegue más importantes.

A. Equipos de reserva permanentes de los Servicios de Emergencia de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros del ACNUR

Cuando se declara una emergencia, sea cual sea su nivel, se activa la Política sobre la activación de la respuesta de emergencia, el liderazgo y la rendición de cuentas. El Servicio de Emergencias se moviliza para prestar asistencia y asesoramiento técnico y (en el caso de una emergencia de nivel 2 o 3) despliega automáticamente uno o más equipos de reserva del Servicio de Emergencias, dirigido(s) por un Coordinador Principal o por un Coordinador Superior de Emergencias. Los equipos de reserva del Servicio de Emergencias se desplegarán con arreglo a términos de referencia normalizados, adaptados al entorno operacional según sea necesario. En las emergencias de nivel 1, el despliegue de un equipo de reserva de los Servicios de Emergencia no es automático, sino que depende de la capacidad adicional requerida.

Movilización. En un plazo de 72 horas.
Período. 2 meses como máximo.
Ampliación. Dependiendo de las necesidades, un mes (tres meses como máximo en total).
Costos. La operación receptora asume los costos de las dietas diarias y el desplazamiento.
Activación. Compete al Director de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros, en consulta con la Dirección Regional.

B. Lista de emergencia de personal institucional superior

La lista de emergencia de personal institucional superior es una lista formada por unos 20 miembros del personal del ACNUR de categoría P5 o superior, que se encuentran en reserva para su despliegue para desempeñar funciones superiores en emergencias de nivel 2 y 3 o para ser desplegados como coordinadores superiores de grupos temáticos en el marco del mecanismo interinstitucional de respuesta rápida para emergencias de nivel 3 del CPO que afecten a todo el sistema. Su activación requiere la aprobación del Alto Comisionado Adjunto (operaciones) o del Alto Comisionado a través del Director de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros. Los miembros de esta lista se despliegan con un mandato aprobado por el Director de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros o por el Alto Comisionado Adjunto (operaciones), en consulta con la Dirección Regional.

Movilización. En un plazo de 72 horas.
Período. Dos meses.
Ampliación. Con carácter excepcional, las misiones se pueden prorrogar durante un tercer mes.
Costos. La operación receptora asume los costos de las dietas diarias y el desplazamiento.
Activación. La competencia para ordenar el despliegue corresponde al Director de la División de Emergencias, Seguridad y Suministros, a la Dirección Regional y/o al Alto Comisionado Adjunto (operaciones).

C. Lista del equipo interno de respuesta de emergencia del ACNUR

El equipo de respuesta de emergencia es un grupo formado por unos 100 miembros del personal del ACNUR capacitados que se encuentran en reserva para su despliegue de emergencia. Los miembros de la lista se toman de los lugares de destino sobre el terreno y de diferentes secciones de la sede. Esta lista incluye personal desde la categoría GS6 hasta la P4 y abarca casi todos los perfiles, salvo determinados técnicos especialistas.

Movilización. En un plazo de 72 horas.
Período. Inicialmente 2 meses.
Ampliación. Las misiones se pueden prorrogar durante un mes más.
Costos. La operación receptora asume los costos de las dietas diarias y el desplazamiento. Si una operación prorroga un despliegue durante un tercer mes, también debe costear el salario de la persona desplegada.
Activación. Tras una solicitud presentada por la operación de emergencia, en consulta con la Dirección Regional y previa autorización de los Servicios de Emergencia. La Dirección, las Divisiones y los Servicios de Emergencia también pueden proponer el despliegue de perfiles específicos.

D. Listas de personal gestionadas por los socios de reserva de emergencia

Para fortalecer su capacidad de respuesta, el ACNUR puede pedir ayuda a expertos externos que complementen sus recursos internos. A través de los acuerdos que ha formalizado con socios de reserva de emergencia, la División de Emergencias, Seguridad y Suministros ha desarrollado una amplia capacidad de despliegue externo. Para obtener más información, consulte el artículo titulado "Socios de reserva de emergencia" y el documento del ACNUR Guide to UNHCR's Emergency Standby Partners.

Movilización. De 72 horas a 2 semanas.
Período. Normalmente tres meses como mínimo, con posibilidad de ampliación.
Ampliación. La mayoría de los socios solicitan al ACNUR que asuma parte del costo o que financie íntegramente los despliegues de mayor duración en virtud de un "contrato de préstamo reembolsable".
Costos.En principio, los socios de reserva sufragan los costos durante tres meses (desplazamiento internacional, salario, alojamiento y seguro, incluida la evacuación médica). El ACNUR cubre los viajes regionales e internos, así como los gastos de transporte a los lugares designados de descanso y ocio. No deben abonarse dietas ni prestaciones a tanto alzado a menos que se acuerde otra cosa.
Activación. Tras una solicitud formulada por la operación de emergencia, en consulta con la Dirección Regional, previa aprobación de los Servicios de Emergencia (en coordinación con las Divisiones involucradas) y aceptación del socio de reserva en cuestión.

Las solicitudes realizadas por una oficina en un país para cualquiera de los despliegues mencionados anteriormente deben ir acompañadas de la documentación siguiente:

• Mandato. Cuando se le solicite, los Servicios de Emergencia pueden proporcionar las atribuciones estándar o genéricas de determinadas funciones; estas deben adaptarse a la operación concreta de que se trate.
• La ficha técnica de la operación.
• Un formulario de solicitud oficial (interno o externo). Este puede facilitarse por correo electrónico si así se prefiere, y debe contener la información siguiente:
• ubicación de la misión;
• nivel/situación de seguridad;
• requisitos de visado;
• duración de la misión;
• requisitos lingüísticos;
• descripción de las condiciones de trabajo (disponibilidad de ordenadores portátiles y equipo de comunicaciones, vehículos, acceso a Internet, etc.);
• descripción de las condiciones de vida (alojamiento, electricidad, alimentación, suministro de agua, etc.);
• código presupuestario para los viajes y dietas; personal interno del ACNUR (DPOA) o voluntarios internacionales de las Naciones Unidas (proyecto).