Demande d’un déploiement d’urgence

Quand et dans que but?

Lorsque le bureau du HCR dispose de peu de ressources humaines pour intervenir d'urgence, la DESS et l'ES peuvent déployer des effectifs supplémentaires dans des délais très brefs pour renforcer les opérations d'urgence du HCR et répondre aux besoins des réfugiés, déplacés internes (IDP) ou autres personnes concernées.

Risques associés

• Retards dans le déploiement. Les intervenants déployés pourraient arriver en retard pour bon nombre de raisons : retard dans l'obtention des visas, problèmes de sécurité, autres difficultés d'accès, prises de décisions lentes concernant les termes de référence (TOR), les codes budgétaires ou les questions administratives.
• Listes épuisées. Si les urgences se présentent consécutivement ou simultanément, les effectifs de réserve pourraient se tarir ou alors les candidats ayant le bon profil pourraient ne pas être disponibles.
  

• Tensions dans les équipes. Lorsque les intervenants déployés rejoignent des équipes à la dernière minute, ou que de nouvelles équipes sont formées, ils mettent du temps à se stabiliser. Pour permettre aux nouvelles équipes d'être performantes, l'opération requérante et les intervenants déployés doivent faire preuve d'ouverture d'esprit et de flexibilité. Les administrateurs jouent un rôle important dans l'intégration de tous les intervenants déployés et dans la préparation de termes de référence clairs et réalistes. Ainsi pourraient-ils prévenir de nombreux problèmes avant même que les intervenants ne commencent.
• Conditions de travail difficiles. Les nouvelles urgences posent de sérieux problèmes, lesquels affectent naturellement le rendement et le bien-être des équipes d'urgence : pression, chaos et incertitude, moyens insuffisants (ordinateurs portables, matériel de communication, véhicules, etc.), et logements et bureaux en dessous des normes ou improvisés. Bon nombre de ces difficultés peuvent être résolues par une bonne planification, gestion et administration : les personnes impliquées doivent être flexibles et montrer leur bonne volonté.

Etapes à suivre

1. Les listes d'urgence d'intervenants déployés
Au départ de tout déploiement d'urgence, l'opération soumet une liste à l'Unité de partenariat et de déploiement des Services des urgences (ES). Les listes doivent être accompagnées de la documentation requise (voir ci-dessous) et doivent être approuvées par le représentant. Une copie est adressée au bureau.

2. Examen par le service des urgences
L'ES examine toutes les demandes et décide s'il faut déployer le personnel figurant sur les listes internes de réserve d'urgence du HCR ou sur les listes des partenaires de réserve, auquel cas, ils nomment eux-mêmes un candidat.

3. Approbation des experts techniques
Les experts techniques qui font partie de la liste ERT sont approuvés d'avance pour figurer sur la liste, dans les unités techniques respectives. L'ES participe étroitement avec d'autres divisions à la coordination des « experts techniques » déployés par les partenaires de réserve.

4. Nomination du candidat
Ayant examiné les TOR, l'ES identifie le meilleur candidat équipé et consulte le bureau ainsi que le représentant sur ce choix. S'ils n'ont pas d'objections justifiées dans les 24 heures, le déploiement est activé.

5. Mobilisation et dispositions prises pour le voyage
Sile déploiement est autorisé au niveau des internes de réserve d'urgence du HCR (ERT ou SCER), l'ES mobilise le ou les intervenants déployés et en informe le superviseur concerné. Le bureau requérant donne le code budgétaire pour payer le voyage et une allocation journalière pour la subsistance (DSA). L'ES donne au bureau une autorisation de voyage pour préparer le PT8 et pour prendre les dispositions nécessaires au voyage et au paiement de la DSA.

Si le déploiement est externe (partenaires de réserve), l'ES sert d'intermédiaire entre l'opération requérante et le partenaire de réserve. Il veille à ce que l'opération et le partenaire reçoivent la documentation nécessaire. Le partenaire s'assure que l'intervenant déployé est bien informé.

6. Voyage vers le site de la mission
Dans tous les cas, l'ES s'assure que l'opération requérante est informée de l'arrivée de l'intervenant déployé. L'opération a la responsabilité d'aller chercher l'intervenant et de le loger.

7. Extension de la mission
Dans tous les cas, l'opération requérante prend contact avec l'ES si elle veut prolonger la mission de l'intervenant déployé. C'est l'ES qui joue les intermédiaires entre les parties concernées pour obtenir l'approbation de l'extension. Il fait donc le nécessaire requis à cet égard.

8. Évaluation de la performance
Les bureaux du pays où l'opération a cours sont censés effectuer une évaluation de la performance de l'intervenant déployé, laquelle est officiellement enregistrée, soit dans un document d'approbation du projet (E-pad) hors mission ou avec l'accord du superviseur attitré du membre du personnel, qui l'entrera dans l'E-pad annuel. Pour les intervenants déployés dépêchés par les partenaires de réserve, un formulaire d'évaluation standard doit être rempli.
9. Rapport de fin de mission
L'intervenant déployé soit soumettre un rapport de fin de mission au bureau du pays d'intervention, avec copie à la DESS et à l'ES.

Les quatre principales options de déploiement sont résumées ci-dessous.

A. Les équipes permanentes de réserve des Services des urgences de la DESS du HCR
Lorsqu'un niveau d'urgence est déclaré, l'Activation de la politique de réponse d'urgence, de leadership et responsabilités (ERALA) est mise en œuvre. L'ES est mobilisé pour donner les conseils et le soutien technique, et (en cas d'urgence L2 ou L3), déploie automatiquement une ou plusieurs équipes de réserve ES, dirigées par un coordonnateur principal ou un cadre supérieur d'urgence. Les équipes ES de réserve seront déployées en vertu de ToR standards, adaptés comme il se doit à la situation opérationnelle. Le déploiement de l'équipe de réserve ES n'est pas automatiquement placé en urgence L1 et dépend de ressources autres.

Mobilisation. Dans les 72 heures.
Période. Jusqu'à 2 mois.
Extension. Selon les besoins, un mois (mais jusqu'à 3 mois maximum).
Coûts. L'opération réceptrice couvre le coût de la DSA et les frais de voyage.
Activation. Le directeur de la DESS en consultation avec le bureau régional.

B. Liste d'urgence de cadres supérieurs d'entreprises (SCER)
Les SCER sont environ au nombre de 20 et font partie du personnel de réserve du HCR au niveau P5 et plus; ils sont déployés dans leurs rôles de cadres supérieurs pour les urgences L2 and L3 ou déployés à titre de coordonnateurs principaux de groupes sectoriels dans le cadre d'un mécanisme de réponse interagences rapide (IARRM) dans les urgences L3 de l'ensemble du système IASC. Son activation nécessite l'approbation du AHC-O ou du Haut Commissaire, par l'intermédiaire du directeur du DESS. La liste des membres est déployée avec les ToR, approuvée par le directeur de la DESS ou l'AHC-O, en consultation avec le bureau régional.

Mobilisation. Dans les 72 heures.
Période. Deux mois.
Extension. Exceptionnellement, les missions pourraient être prolongées d'un troisième mois.
Coûts. L'opération réceptrice couvre les coûts de la DSA et les frais de voyage.
Activation. Le déploiement est enclenché par le directeur du DESS, le bureau régional et/ou l'AHC-O.

C. Liste de l'équipe d'intervention d'urgence interne (ERT) du HCR
L'équipe d'intervention d'urgence (ERT) est composée de quelque 100 personnes formées par le personnel du HCR; elle constitue la réserve pour un déploiement d'urgence. Les listes de membres proviennent des lieux d'affectation hors siège et des divisions du Siège. La liste de l'ERT comprend le personnel du niveau GS6 au niveau P4 et couvre presque tous les profils, sauf certain spécialistes techniques.

Mobilisation. Dans les 72 heures.
Période. 2 mois, au départ.
Extension. Les missions pourraient être prolongées d'un mois supplémentaire.
Coûts. L'opération réceptrice couvre le coût de la DSA et les frais de voyage. Si une opération décide de prolonger le déploiement pour un troisième mois, elle couvre aussi le salaire de l'intervenant déployé.
Activation. Suivant les listes de l'opération d'urgence, en consultation avec le bureau régional, et après l'approbation par l'ES. Le Bureau, les divisions, l'ES, pourraient aussi proposer le déploiement de profils spécifiques.

D. Listes du personnel administré par les partenaires de réserve d'urgence
Pour renforcer la capacité d'intervention, le HCR peut appeler à l'aide les experts externes pour compléter les effectifs internes. Grâce aux accords signés avec les partenaires de réserve d'urgence, la DESS a grandement renforcé ses capacités externes de déploiement. Pour plus d'information, voir le chapitre « Les partenaires de réserve d'urgence » et le Guide des partenaires de réserve d'urgence du HCR.

Mobilisation. Entre 72 heures et 2 semaines.
Période. Généralement un minimum de 3 mois, avec possibilité d'extension.
Extension. La plupart des partenaires demanderont au HCR de partager les coûts ou de financer entièrement les déploiements de longue durée, et ce, en vertu d'un contrat de « prêt remboursable » (RLA).
Coûts. En principe, les partenaires de réserve couvrent les coûts pour une durée de 3 mois (voyage international, salaire, logement, assurance pour évacuation médicale incluse). Le HCR couvre le voyage régional et intérieur, et les frais de transport relatif au déplacement dans les lieux récréatifs et de repos. Pas de DSA payée, ni aucun paiement forfaitaire, sauf avis contraire.
Activation. Suivant les listes de l'opération d'urgence, en consultation avec le bureau régional, l'approbation par l'ES (en coordination avec les divisions, tel que demandée), et son acceptation par le partenaire de réserve concerné.

Les listes de chaque bureau, dans chaque pays où les déploiements ci-dessus ont lieu, doivent être accompagnées de la documentation suivante :

• Termes de référence. Les Services des urgences peuvent mentionner dans les listes les termes de référence (TOR) standards ou génériques ou certaines fonctions; les TOR doivent être adaptés à chaque opération spécifique.
• La fiche des opérations.
• Un formulaire officiel des listes (internes ou externes), qui peut être envoyé par courrier électronique, si l'on veut, et qui indique les renseignements suivants :
• Lieu de la mission.
• Niveau de sécurité/situation.
• Délivrance des visas.
• Durée de la mission.
• Exigences linguistiques.
• Description des conditions de travail (ordinateurs portables, matériel de communication, véhicules, accès à Internet, etc.).
• Description des conditions de vie (logement, électricité, nourriture, eau, etc.).
• Code budgétaire pour le voyage et la DSA : personnel interne du HCR (ABOD), ou volontaires internationaux des Nations Unies (Project).