Mises à jour extérieures et fiches d’information

Quand et dans que but?

Les mises à jour extérieures les plus importantes au cours des premières phases d'une opération d'urgence sont les suivantes :

• Les mises à jour sur les opérations interinstitutionnelles, elles doivent être émises chaque fois que le HCR mène une intervention d'aide aux interventions interinstitutionnelles;
• Les mises à jour devant être émises pour les programmes du HCR.

Les opérations d'urgence doivent commencer à émettre des mises à jour sur les opérations extérieures aussi tôt que possible, à la suite d'une déclaration d'une urgence (en principe, dans les 7 ou 14 jours). Elles doivent ensuite être publiées hebdomadairement au cours des premières phases d'une situation d'urgence.

Les documents de mises à jour extérieures servent à informer les publics extérieurs, tels que les donateurs et les autres organismes sur les interventions du HCR et de leurs partenaires au cours d'une certaine situation d'urgence.

Les mises à jour sont diffusées par les Missions permanentes à Genève et les capitales des donateurs et sont affichées sur les sites Web Global Focus, refworld.org et unhcr.org.

Il est important d'utiliser les modèles normalisés afin de s'assurer de l'harmonisation de l'identité visuelle et du contenu des documents circulant au sein de l'organisation.

Comment utiliser le modèle?

Le HCR utilise sept modèles de mises à jour extérieurs. Les mises à jour peuvent traiter d'une opération précise ou contenir un rapport sur différentes opérations dans une région touchée par une seule et même urgence. Elles peuvent faire état d'une intervention interinstitutionnelle de grande envergure menée par le HCR ou faire état d'opérations menées uniquement par le HCR.

Les modèles comprennent des instructions sur l'information qu'on s'attend à trouver dans chaque section. Les mises à jour doivent être relues par le Bureau régional responsable et la personne ressource (point focal) du DRRM avant leur diffusion.

Mise à jour sur les opérations interagence
Ce modèle doit être utilisé pour effectuer un rapport sur les activités interinstitutionnelles dans le cadre d'une seule opération concernant les réfugiés (par exemple : les activités interinstitutionnelles au Liban). Ces mises à jour doivent comprendre des informations sur l'évolution des activités de tous les partenaires participant à l'intervention : les agences onusiennes, les ONG, les organismes gouvernementaux, etc.

Mise à jour sur les opérations régionales inter-agences
On doit utiliser ce modèle pour rendre compte des activités d'une opération d'urgence régionale donnée (par exemple : l'intervention interinstitutionnelle sur la situation des réfugiés en Syrie). Ces mises à jour doivent comprendre des informations sur l'évolution des activités de tous les partenaires participant à l'intervention : les agences onusiennes, les ONG, les organismes gouvernementaux, etc.

Mise à jour sur les opérations du HCR
Ce modèle doit être utilisé pour faire rapport sur les programmes du HCR dans le cadre d'une opération précise (par exemple : l'opération menée par le HCR au Burkina Faso).

Mise à jour sur les opérations régionales
On doit utiliser ce modèle pour faire rapport sur les activités du HCR dans le cadre de plusieurs opérations touchées par une crise commune (par exemple : la réponse du HCR à la situation au Mali, les interventions au Burkina Faso, au Mali, en Mauritanie et au Niger) or dans le cadre de plusieurs opérations localisées dans la même région (Afrique de l'Ouest).

Les fiches d'information du HCR

Les fiches d'information sont produites par les opérations de terrain afin d'offrir une vue d'ensemble de l'opération pour des publics extérieurs.

Mise à jour thématique du HCR
Les opérations de terrain et les bureaux régionaux peuvent produire des mises à jour thématiques sur des secteurs en particulier ou des projets sur lesquels ils aimeraient attirer l'attention. Ces mises à jour peuvent faire référence à des activités entreprises dans le cadre d'une opération ou de plusieurs (par exemple : activités transfrontalières, programmes éducationnels).

Mise à jour générique du HCR
Dans le cas d'autres documents de compte-rendu offrant une mise à jour sur une opération ou une activité en particulier n'appartenant pas à l'une des précédentes catégories.