Gestion des projets de construction et de restauration des infrastructures

Politiques principes ou normes sous-jacents

Le manque de ressources, la hausse des coûts de l'énergie, la durabilité et les pratiques respectueuses de l'environnement sont tous des enjeux de grande préoccupation pour le HCR et ne doivent pas être ignorés au cours de la planification et de la conception des travaux de génie civil. Le développement durable doit répondre aux besoins humains tout en conservant l'environnement naturel pour les générations actuelles et futures. La clé de voûte de la conception durable est de fournir des bâtiments écoénergétiques, salubres, confortables, à entretien minimal, à utilisation flexible, construits avec des matériaux respectueux de l'environnement et conçus pour une longue durée de vie.

Tout projet de restauration ou de construction d'infrastructures doit viser à bâtir des installations qui sont socialement, économiquement et écologiquement durables après leur achèvement, et qui respectent les principes du HCR et les normes internationales. Cet objectif sera atteint par les actions suivantes :

• coopérer avec les autorités du gouvernement locales et nationales, les agences des Nations unies, les organisations non gouvernementales et d'autres partenaires ;
• consulter les réfugiés et les communautés d'accueil pendant les étapes de planification et de conception ;
• consulter les spécialistes en environnement et assurer le respect de tous les règlements environnementaux déterminés par la loi qui s'appliquent à la zone d'opérations ;
• promouvoir les matériaux de construction durables et respectueux de l'environnement ;
• s'assurer que la conception et les travaux minimisent les contraintes d'entretien au cours du cycle de vie des installations.
  

Recommandations de bonnes pratiques

Les bonnes pratiques s'assurent que la plupart des pièges courants en matière des travaux de restauration et de construction sont évités. Voici des exemples de pièges :

• le manque de mécanismes en compréhension de planification et de contrôle de l'approvisionnement ;
• l'adoption relâchée et peu rigoureuse du processus d'approvisionnement (l'appel d'offres, les critères de sélection, l'évaluation, la signature du contrat) ;
• l'adoption précipitée du processus d'approvisionnement. L'approvisionnement conformément aux bonnes pratiques requiert du temps et de la planification. Il doit comprendre le niveau adéquat de détails afin d'éviter des coûts supplémentaires ou d'autorisations de modification. Le personnel d'approvisionnement et du programme ne communique pas clairement ni suffisamment et, par conséquent, manque une compréhension mutuelle des contraintes relatives à la mise en œuvre. De la même manière, la complexité des travaux de construction et des ressources requises afin de les mettre en œuvre ne sont pas entièrement comprises ;
• la portée du projet et ses caractéristiques techniques ne sont pas suffisamment détaillées ;
• les détails quantitatifs estimatifs sont peu clairs ou incomplets, les estimations de coût sont incorrectes et les délais sont peu réalistes ;
• le manque d'expérience en gestion, en supervision et en contrôle des travaux de restauration ou de construction ;
• le manque de moyens financiers et de temps pour les urgences. le coût et le temps peuvent augmenter quand les des circonstances sont imprévues, comme dans les retards administratifs ou à la réception d'autorisations ou des permis d'accès au à l'emplacement de l'installation ou du camp délivrés par les autorités locales.

Rapport d'évaluation 1. Objectif des travaux de génie civil 2. Admissibilité 3. Portée des travaux, des dessins, des détails quantitatifs estimatifs, descaractéristiques techniques et des composants 4. Budget, financement et estimation des coûts 5. Etude du terrain et de la faisabilité technique 6. Mise en œuvre a) Plan et horaires de la mise en œuvre b) Mécanisme de supervision du dessin et des travaux de construction c) Services de consultation (le cas échéant) d) Opérations et entretien (selon le besoin) e) Surveillance et contrôle de qualité 7. Méthodes d'approvisionnement 8. Incidence environnementale et sociale 9. Mesures de prévention et réduction des risques 10. Avantages et longue durée de vie 11. Les consultations des intervenants et la participation des personnesprises en charge (le cas échéant)

Afin d'éviter des retards, des augmentations des coûts et des manquements contractuels, il faut prendre en considération les éléments suivants :

• agir uniquement après avoir complété la planification. La conception elle-même peut se subdiviser en plusieurs étapes, selon le besoin, afin de régler tous les problèmes relatifs à la conception, avant de débuter la construction ;
• tenir compte des services offerts par des compagnies ou les conseillers externes ayant les compétences techniques requises en élaboration de conceptions complexes. On pourra trouver ces compétences techniques auprès des partenaires de la mise en œuvre ou au sein du HCR ;
• dans les cas où la conception, l'étendue des travaux (PDT) et les détails quantitatifs estimatifs (DQE) proviennent du gouvernement, ces documents doivent être mis en revue et modifiés, développés ou complétés selon le besoin. Viser à préciser avec le plus de détail, dans la contrainte de temps, les informations comprises dans la portée des travaux, dans les détails quantitatifs estimatifs et dans les caractéristiques techniques.
• effectuer des consultations approfondies avec les intervenants à toutes les étapes afin d'éviter des malentendus qui peuvent être coûteux
• travailler en étroite collaboration avec le gouvernement et les autorités locales et tenir compte de leurs politiques
• s'assurer que les projets répondent aux attentes des personnes prises en charge, des communautés d'accueil et des autorités ;
• les processus relatifs à l'approvisionnement en biens seront utilisés par les « bâtiments préfabriqués » en obtenant directement les bâtiments et conformément aux normes de l'Approvisionnement du HCR ;
• les biens des travaux publics de génie civil dans le Cahier des charges et des spécifications peuvent permettre un écart de ±10 % des quantités réelles ;
• le budget prévisionnaire pour superviser et effectuer le suivi des travaux de génie civil comprend les besoins en coûts imprévisibles qui, normalement varient entre 12 % à 20 % du coût total des travaux de génie civil ;
• dans la plupart des cas, les services de conception relèvent de contrats distincts des contrats de construction. Les contrats de construction clés en main indiquant que le maître d'œuvre a la charge de la conception et de la construction peuvent être compliqués lorsque le rendement du maître d'œuvre est inconnu ou lorsque l'ampleur des risques externes est incertaine (p. ex., le temps requis pour l'attribution des emplacements de installations et des camps, l'approbation des dessins et les caractéristiques techniques du Gouvernement, etc.) ;
• l'achat des biens pour les installations, tels que des générateurs, le matériel audiovisuel, le matériel informatique, le mobilier, etc. doit être effectué séparément par les collègues de l'approvisionnement. La conception modulaire peut être envisagée afin de réduire le besoin de conceptions multiples pour les unités ayant des fonctions similaires. Cela peut réduire les coûts et le temps pendant l'étape de conception. (La conception modulaire est une approche qui subdivise une conception en des parties plus petites [modules] qui peuvent être construites indépendamment et puis utilisées dans des sites différents.)
• les conditions du campement (la terre, l'accès, les limites, etc.) sont un facteur important dans la conception et peuvent affecter les coûts et la durée des travaux de construction, particulièrement en ce qui a trait aux campements et installations dans des régions éloignées. Par conséquent, les variances de campement doivent être comprises dans tous les éléments de la conception (l'énoncé de travail, le détail quantitatif estimatif, l'estimation des coûts, etc.) si des activités similaires en matière de travail de génie civil ont lieu sur plusieurs campements ;
  

• d'autre part, lorsque la conception modulaire est mise en œuvre sur plusieurs campements, un prix individuel doit être compris pour chaque campement. Cela comprend les variations spécifiques au campement relativement à l'approvisionnement et à l'évaluation des offres et ne pas ordonner des changements successifs dans l'exécution des travaux ;
• les intervenants clés (p. ex., le HCR, le gouvernement, le partenaire de la mise en œuvre, etc.) devront être d'accord l'ensemble des documents dans son intégralité, à savoir la conception, les dessins et les caractéristiques techniques avant le début des appels d'offres et les activités d'approvisionnement. Cet ensemble approuvé de documents deviendra la documentation de référence du projet de génie civil et de construction ;
• idéalement, aucune modification ne doit être apportée aux documents une fois que la conception finale est terminée et approuvée. Les modifications des dessins de la conception sont très coûteuses. Les modifications faites après le début des travaux de construction sont plus coûteuses et requièrent des autorisations de modification ;
• si des modifications importantes doivent être effectuées dans les documents pendant la conception des dessins et des spécifications techniques, la mise en œuvre détaillée du plan doit être modifiée afin d'y intégrer les nouvelles conditions et les refléter ;
• la conception finale devra respecter les normes et les caractéristiques techniques du gouvernement, ainsi que les règlements locaux en matière des travaux de construction s'il y a lieu. Elle doit aussi tenir compte des conditions météorologiques locales et des risques de catastrophes naturelles ;
• un ensemble complet de dessins, d'énoncés de travail et de détails quantitatifs estimatifs augmente la probabilité de recevoir des offres solides et détaillées. Cet ensemble facilite aussi le processus d'évaluation, la gestion du contrat et il est plus probable de produire des résultats qui satisfont les conditions du contrat et les attentes du HCR et les autres intervenants ;
• les travaux de génie civil nécessitent un énoncé de travail clair afin de pouvoir élaborer des plans de travail détaillés. Des plans de travail comportant des étapes et des jalons peuvent être arrimés sur un Cahier de charges et de spécifications, et un devis afin de faciliter le contrôle et les procédures de paiement.

Considérations pour une mise en œuvre pratique

Un projet pour construire ou pour restaurer les infrastructures est réussi lorsqu'il répond aux attentes du programme du pays et des autres intervenants, est à la mesure de son envergure, respecte les normes de qualité spécifiées, respecte les délais et fait suite au budget. Les contrats commerciaux sont régis par les procédures d'approvisionnement régulières ou par les procédures exceptionnelles relatives à l'approvisionnement pendant les urgences, comme l'a demandé le bureau et l'a approuvé le Comité des marchés du Siège. Pour l'approvisionnement auprès des partenaires financé par le HCR, la politique et les procédures du HCR sur l'approvisionnement par des partenaires financé par le HCR (UNHCR Policy and Procedures on Procurement by Partners with UNHCR Funds) s'appliquent (HCR/HCP/2014/11).

La plupart des projets de construction suivront des étapes similaires. Des ajustements seront effectués selon les besoins de l'envergure portée du projet. Les étapes courantes de la gestion des travaux de construction sont décrites sur le tableau ci-dessous :

Les rôles et les responsabilités lors d'effectuer destravaux de restauration et de construction
Etape	Description	Responsable	Soutien
1	Définition des besoins	* Direction*
2	Etude de faisabilité	Opération	Ingénieurs
3	Plan de mise en œuvre	Direction*	Ingénieurs
4	Documents de la conception (dessin, envergure des travaux, etc.)	Ingénieurs	Responsables des opérations * Direction*
5	Stratégie et modalités en matière de la mise en œuvre	* Direction* Fournisseurs	Responsables des opérations Ingénieurs
6	Processus d'approvisionnement et d'établissement de contrats	Fournisseurs	* Direction* Responsables des opérations Ingénieurs
7	Activités physiques liées aux travaux de construction	Ingénieurs	* Direction Responsables des opérations Responsables des finances
8	Transfert et achèvement du contrat	Tousles responsables ci-dessous
9	Maintenance Entretien	Gouvernement/Bénéficiaires
10	Leçons apprises	Tousles responsables ci-dessous

*Direction : le chef ou coordonnateur du projet

Ressources et partenariats

• Autorités du gouvernement locales ou centrales
  
• Chefs communautaires et religieux
  
• La communauté hôte
  
• ONG nationales et internationales
  
• FICR et CICR
  
• Autres organisations internationales et de l'ONU
  
• Etablissements universitaires
  
• Secteur privé