Координация управления информацией в чрезвычайных ситуациях

Для обеспечения эффективности мероприятий в области IM требуется успешная координация. Она гарантирует, что учреждения не тратят время впустую, собирая одну и ту же информацию от одних и тех же осведомителей. Она также способствует достижению взаимопонимания между учреждениями, обеспечивая подготовку согласованной информации и других материалов об ответных мерах. Деятельность в области IM не может осуществляться изолированно, только в условиях координации мер, независимо от контекста.

Чрезвычайные ситуации могут повлечь за собой создание новых координационных механизмов или эволюцию существующих, так как в процессе могут прибывать новые перемещенные лица, появляться новые партнеры или возникать изменения в роли правительства в мерах реагирования. Чрезвычайные ситуации требуют частых циклов сбора свежей информации о деятельности организаций, и, согласно координационному мандату УВКБ ООН, за предоставление такой информации отмечает непосредственно УВКБ ООН. Следует рассматривать и использовать новые источники данных, обеспечивая при этом взаимодополняющий, а не противоречащий или избыточный характер охвата системами оценок и мониторинга между организациями.

Координация управления информацией и оценки потребностей в гуманитарных ситуациях имеют жизненно важное значение для:

• оперативных и предсказуемых ответных мер;
• принятия решений, основанных на фактических данных, в том числе в целях стратегического планирования; осуществления программ, мобилизации ресурсов, информационно-пропагандистской деятельности;
• наиболее эффективного использования всей информации, которая была собрана и доступна в контексте операции;
• избежания дублирования усилий в рамках мероприятий по сбору данных, из-за которых впустую тратятся время и ресурсы, а беженцы и принимающие сообщества подвергаются ненужному взаимодействию со счетчиками;
• максимизации эффективности расходов на управление информацией в целях обеспечения более широкого реагирования и воздействия на беженцев и принимающие сообщества.

a) Рабочая группа по управлению информацией

Основным механизмом координации деятельности в области управления информацией является Рабочая группа по управлению информацией (IMWG). Этот форум используется коллегами из различных учреждений (правительства, ООН, НПО, Красного Креста и т. д.) для совместного обсуждения, координации деятельности, планирования и осуществления мероприятий в области IM, а также обмена данными и информационными материалами. IMWG действуют в большинстве гуманитарных учреждений.

В задачи IMWG входит:

• координировать деятельность по управлению информацией, включая совместное использование материалов и инструментов IM (реестры, базы данных, карты, 3/4/5/6W, веб-сайты, общие оперативные наборы данных и т. д.) и координацию разработки и внедрения систем IM;
• обеспечивать межучрежденческую совместимость данных с помощью основного набора стандартов управления информацией для сбора, хранения данных и обмена ими. Межучрежденческая совместимость данных обеспечит возможность компиляции, сравнения и триангуляции данных, собранных различными организациями, и ответственного (повторного) использования данных большим количеством участников ответных мер; обеспечение приоритетного внимания созданию протокола обмена информацией (ISP) в начале чрезвычайной ситуации позволяет повысить осведомленность участников ответных мер об ответственности за работу с данными и закладывает основу для дополнительных действий на всех уровнях реагирования;
• поддерживать деятельность по оценке потребностей, включая оказание помощи в проведении совместных и многосекторальных оценок и их координацию, а также обеспечение ответственного обмена данными и информацией о завершенных оценках с целью сокращения пробелов и дублирования в географическом и тематическом охвате;
• поддерживать межучрежденческий мониторинг призывов к немедленным действиям, в том числе путем согласования процессов мониторинга и практик осуществления мер для планов реагирования на ситуации с беженцами, планов гуманитарного реагирования и т. д.

aa) В ситуациях с беженцами координационным механизмом служит модель координации в ситуациях с беженцами (RCM). УВКБ ООН созывает Рабочую группу по управлению информацией по делам беженцев и возглавляет ее.

Дополнительная информация представлена в инструментарии Модели координации в ситуациях с беженцами. Существует шаблон круга ведения (ToR) для IMWG по делам беженцев.

Как председатель RIMWG УВКБ ООН должно определить технических координаторов из числа партнеров и участвующих учреждений, которые присоединятся к Рабочей группе. УВКБ ООН отвечает за планирование и организацию встреч, ведение протоколов встреч, создание эффективных механизмов обмена информацией и данными, установление совместных стандартов данных и разработку межучрежденческих инструментов, разработку и поддержку выпуска информационных материалов, создание реестров оценок и других баз данных, которые способствуют пониманию экосистемы и повторному использованию информации, а также обеспечение контроля за осуществлением запланированных мероприятий. Поддержание активной деятельности RIMWG и ее соответствия целям многолетней стратегии операции является важной задачей и жизненно необходимо для обеспечения высококачественной информационной поддержки мер реагирования на ситуации с беженцами, включая чрезвычайные ситуации.

bb) В ситуации с ВПЛ или ином контексте, где за координацию ответных мер отвечает УКГВ, именно эта организация созывает IMWG. В то же время УВКБ ООН активно принимает участие в работе, как правило, представляя те кластеры, где является ведущим учреждением кластера. Эта роль требует от УВКБ ООН обеспечения соответствия его деятельности в области IM собственным потребностям учреждения, а также, насколько это возможно, соответствия более масштабной операции. Так как УВКБ ООН может возглавлять несколько кластеров, каждый из которых обладает потенциалом в области обмена информацией, возможно, что в состав IMWG войдут более одного сотрудника УВКБ ООН.

Более подробная информация о IMWG под руководством УКГВ представлена здесь.

Крайне важна межучрежденческая координация между всеми учреждениями, входящими в состав IMWG. В дополнение к межкластерной координации IM специалистам в области IM, поддерживающих кластеры, возглавляемые УВКБ ООН, следует также координировать деятельность в области IM в рамках соответствующих кластеров. Более подробная информация о ролях и обязанностях IMO внутри кластеров представлена здесь:

•            Глобальные кластеры в области защиты

•            Глобальный кластер CCCM

​​​​​​​​​​​​​​•            Глобальный кластер в области обеспечения убежищем

В чрезвычайной ситуации председателю IMWG необходимо уделить пристальное внимание новым организациям и персоналу, прибывающим в район реагирования для поддержки ответных мер, и тем, кого следует пригласить принять участие в деятельности форума.

Чрезвычайные ситуации, как правило, приводят к появлению новых территорий, куда перемещается пострадавшее население. Эти территории после присвоения им p-кода следует включить в стандартный справочник IMWG, чтобы все субъекты мер реагирования обладали согласованными данными о местоположении. Новая многосекторальная оценка потребностей (возможно, проводимая для поддержки нового призыва к немедленным действиям) также часто является частью мер реагирования на чрезвычайные ситуации, поэтому ее координацию может осуществлять IMWG в отсутствие Рабочей группы по оценке. В связи с увеличением масштабов перемещения населения, вызванным чрезвычайной ситуацией, координация демографических показателей также часто является постоянным пунктом повестки дня IMWG.

b) Инструменты IM​​​​​​​

1- Кто выполняет какие задачи и где (3/4/5W)

Координация требует понимания того, КТО принимает активное участие в ответных мерах, какие ЗАДАЧИ эти лица выполняют и ГДЕ. Основной инструмент, используемый гуманитариями для сбора и обмена этой информацией, известен как база данных «Кто, что и где делает», или 3W. Многие из этих систем собирают дополнительную информацию о том, КОГДА проводится то или иное мероприятие (4W), а также о том, для КОГО проводятся мероприятия, т. е. информацию о целевых и охваченных мерами бенефициарах (5W). Инструмент 3/4/5W — это ценный инструмент управления информацией в целях координации мер и анализа пробелов в деятельности.

Чрезвычайная ситуация требует быстрого изменения ответных мер, что необходимо своевременно обозначать. При этом проводится планирование значительного числа новых мероприятий, а некоторые прежние мероприятия, проводившиеся до возникновения чрезвычайной ситуации, напротив, прекращаются. Инструменты 3/4/5W должны проводить различие между «запланированными», «осуществляемыми» и «завершенными» мероприятиями. Это необходимо, поскольку в некоторых случаях многие «запланированные» мероприятия в начале чрезвычайной ситуации могут не получить достаточного финансирования. Они также могут не быть начаты из-за проблем в области безопасности или практических проблем. В некоторых ситуациях руководство может принять решение опубликовать информацию о тех мероприятиях, которые фактически осуществляются или финансирование которых подтверждено.

Подобные типы инструментов 3W могут принимать различные формы, от простой таблицы Excel до более сложной базы данных с использованием таких инструментов, как ActivityInfo. Каким бы ни был подход, важно облегчить процессе представления отчетности для партнеров (например, отказавшись от подходов, требующих от них повторной отправки данных, которые уже должны быть представлены) и установить четкую последовательность процессов с указанием сроков и распределением обязанностей. Документ СОП, несмотря на его краткость, часто полезен для обеспечения предсказуемости при подготовке 3W и информационных материалов, основанных на этих данных.

Как правило, в первые недели чрезвычайной ситуации используется самое простое решение (файлы формата .xlsx или Google sheet). Чувствительность данных позволяет обеспечить гибкость, поскольку в начале ситуации может быть неизвестно, кто участвует в ответных мерах, точные места, где предпринимаются меры реагирования, и тип проводимых мероприятий. Невозможно ограничивать формы сбора данных, если приемлемые ответы до сих пор не известны. Как только ситуация в области ответных мер станет более стабильной, рекомендуется создать решение для сбора данных, которое стандартизирует информацию и процесс ее сбора. Например, ранние версии 3W могут допускать свободный ответ в формате текста на вопрос о том, какие ЗАДАЧИ выполняет гуманитарное учреждение. Более поздние версии могут ограничить варианты ответа выпадающим меню со списком действий, вошедших в состав HRP или RRP.

Специалист по управлению информацией может руководить этим процессом при поддержке руководителей программ, служб защиты и секторов, специалистов по внешним связям и старших руководителей и в сотрудничестве с этими лицами.

Инструмент 3/4/5W является важным аспектом координации. Его разработка должна стать результатом деятельности Рабочей группы по управлению информацией (см. выше). IMWG следует разработать инструмент, в том числе определив, какую информацию необходимо собирать, периодичность представления отчетов и последовательность процессов, например, кто и кому представляет отчетность и т. д. Следует призывать все организации, принимающие активное участие в мерах реагировании, включая учреждения системы ООН, движение Красного Креста и Красного Полумесяца, международные и национальные НПО и правительства, вносить свой вклад в 3W.

Инструмент 3W преследует несколько целей:

• Картографирование и определение оперативного присутствия. Этот раздел должен содержать ответ на вопрос: «В случае, если я планирую работать над созданием убежища в месте XXX, с кем мне следует связаться для обеспечения эффективной координации?» или «Каковы наши ответные меры в области защиты на уровне сообщества?».
• Обеспечение видимости гуманитарной помощи. Все заинтересованные лица должны иметь возможность быстро ознакомиться с общим обзором деятельности гуманитарных партнеров в интересах людей, которым мы служим, и о имени таких людей, а также обзором расходов денежных средств, доверенных нам донорами. По этой причине деятельность, описанная в 3W, должна быть сосредоточена на товарах и услугах по оказанию чрезвычайной помощи, которые существенно улучшают жизнь беженцев. Не следует включать в данные мероприятия в области планирования, мониторинга и представления отчетности, такие как встречи, поскольку они не носят оперативного характера, т. е. не являются частью оперативного реагирования на ситуации с беженцами.
• Обеспечение подотчетности, в особенности перед правительством. УВКБ ООН и RCM оказывают поддержку правительству, которое несет главную ответственность за защиту беженцев и лиц, ищущих убежища, прибывших в страну. Как минимум, RCM всегда должна обладать данными, которые позволят объяснить и показать правительству, какие субъекты участвуют в мерах реагирования (как международные, так и национальные), где они работают и каковы их задачи.

Поскольку чрезвычайные ситуации могут варьироваться в зависимости от контекста, не существует стандартного шаблона 3/4/5W, который должны использовать операции. Любое решение, отвечающее вышеуказанным целям, эффективно, если будут приняты необходимые меры для управления конфиденциальными данными. В случае координации ответных мер УКГВ организация может внедрить стандартные шаблоны, которым должны следовать все учреждения, а в случае координации ответных мер УВКБ ООН такие стандартные шаблоны должно подготовить УВКБ ООН.

Прежде чем создавать систему 3W с нуля, необходимо провести консультации с коллегами в стране, чтобы узнать, какой подход используется сейчас (или в прошлом), что предпочитают партнеры, что эффективно и т. д. Если в течение некоторого времени в рамках операции отсутствовал потенциал IM, обратитесь в соответствующее подразделение по управлению данными, идентификационными данными и анализу (DIMA) в вашем региональном бюро, чтобы узнать, используются ли в регионе стандартные или рекомендуемые инструменты. Такой подход особенно актуален, если в стране разработан региональный план реагирования на ситуации с беженцами (RRRP). Шаблон 6W размещен на странице Координация IM Центра данных сообщества (доступ только для сотрудников УВКБ ООН). Этот шаблон, а также вопросы из библиотеки Kobo можно скачать и отредактировать в соответствии с вашим контекстом для последующего использования. https://im.unhcr.org/imtoolkit/chapters/view/who-s-doing-what-where/lang:eng

Важно помнить, что информация 3W предназначена непосредственно для использования. С использованием данных 3W следует создавать и публиковать информационные материалы, такие как отчеты, информационные панели, карты и инфографика. Подготовка материалов всегда должна вестись с учетом предполагаемой целевой аудитории, чтобы материалы соответствовали конкретной цели (целям), имеющей отношение к ответным мерам и положительному воздействию, которое УВКБ ООН стремится оказать на жизни беженцев и представителей принимающего сообщества. Такие материалы могут использоваться внутри организации и/или быть общедоступными, а также содержать различную информацию, предоставляемую как для устранения рисков, так и для решения других проблем, связанных с конфиденциальностью данных, зависящей от конкретного контекста.

Роль УВКБ ООН в 3/4/5W варьируется в зависимости от контекста ситуации. В случае чрезвычайной ситуации, связанной с беженцами (RCM), УВКБ ООН несет ответственность за подготовку целостного общего обзора всех ответных мер, включая все соответствующие секторы. Задача УВКБ ООН заключается в определении наиболее эффективного способа сбора этой информации и предоставлении ее в распоряжение гуманитарного сообщества.

В ситуации с ВПЛ или в другом гуманитарном контексте роль УКГВ, как правило, заключается в подготовке широкого обзора всех мер реагирования. Следовательно, от УВКБ ООН ожидается следующее:

• В качестве ведущего учреждения кластера (защита, CCCM, предоставление убежища): сбор информации о деятельности всех членов кластера и ее представление межкластерной группе 3/4/5W под руководством УКГВ. Согласно этому сценарию, ведущие учреждения кластера должны иметь детальное представление о том, что происходит в их кластере, в то время как УКГВ должно располагать основной информацией обо всех кластерах.
• В качестве члена кластера (например, ВССГ, здравоохранение и т. д.) предоставлять информацию о деятельности УВКБ ООН учреждению, возглавляющему кластер, используя систему, принятую в этом кластере.